Apa alasan Microsoft Excel banyak digunakan?

Alasan 1: Access dirancang untuk semua jenis pengguna

Meskipun Excel bukanlah database, database ini digunakan secara luas untuk menyimpan data, dan sering digunakan untuk menyelesaikan masalah database sederhana. Tetapi, Excel file adalah database file datar, bukan database relasional. Saat tabel sederhana perlu berkembang menjadi beberapa tabel data terkait, Access adalah pilihan pertama untuk pekerja informasi untuk membuat aplikasi database dengan cepat. Access selalu menjadi "tombol arahan data" yang hebat untuk mengumpulkan dan menggabungkan data berbeda di seluruh perusahaan, yang sebagian besar berada di dalam Excel kerja terpisah. Setelah data berada di Access, Anda dapat menambahkan lebih banyak tabel dan menggabungkannya, membuat kueri (atau tampilan data), menyusun data, dan menentukan tipe data untuk membantu memastikan integritas data, berbagi dan memperbarui data di antara banyak pengguna, serta membuat laporan dan formulir yang canggih.

Tidak seperti Excel lembar bentang sederhana, Access ditata secara berbeda dengan beberapa objek saling berhubungan yang mungkin tampak menakutkan pada awalnya. Namun, Anda tidak harus menjadi ahli untuk menggunakan Access. Access dirancang untuk semua jenis pengguna, dan Anda bisa menggunakannya hanya sejauh yang Anda perlukan.

Kembalikan Access lapisan dalam satu waktu.

1. Gunakan Access dengan tiga cara: sebagai pengguna, pengguna daya, atau pengembang.

2. Tabel, kueri, formulir, dan laporan saling menyusun dan membentuk inti dari aplikasi database.

3. Pengguna kadang-kadang memiliki panduan, penyusun properti, Office Fluent antarmuka pengguna, dan Excel serupa untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

4. Pengguna Power Memiliki makro, panel properti, ekspresi, dan alat desain database untuk mempelajari lebih mendalam dan melakukan lebih banyak hal.

5. Pengembang dapat bekerja dengan modul dan mengembangkan kode VBA untuk membuat solusi database kustom dan menyebarkan aplikasi runtime.

Alasan 2: Menyalin Excel kerja ke lembar data Access

Cara yang baik untuk memulai adalah menyalin data dari Excel ke Access. Anda bisa membuat tabel Access dan menampilkannya dalam tampilan lembar data, yang mirip dengan tabel Excel kerja. Anda dapat melakukan tugas pembuatan tabel umum, seperti menetapkan tipe data, nama bidang, atau bidang baru, langsung dalam tampilan lembar data. Misalnya, jika Anda memasukkan tanggal dalam bidang kosong, Access akan mengatur tipe data Tanggal/Waktu untuk bidang tersebut. Jika Anda memasukkan teks seperti nama, Access akan menerapkan tipe data Teks ke bidang tersebut. Jika Anda ingin memindahkan bidang, cukup klik dan seret bidang tersebut.

Saat menyalin data dari Excel dan menempelkannya ke Access, Anda bahkan tidak perlu membuat tabel terlebih dahulu, atau membuka tabel dalam tampilan lembar data. Access secara otomatis menanyakan apakah data Anda memiliki header, membuat perkiraan dengan menggunakan tipe data yang benar, dan membuat tabel Access. Tidak pernah sesederhana ini.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuka lembar data kosong.

Alasan 3: Berbagi data dengan menautkan ke lembar Excel kerja dari Access

Salah satu cara termudah untuk mendapatkan manfaat kedua produk tersebut Excel dan Access adalah menautkan Excel kerja tim ke tabel Access. Gunakan link Access saat Anda berencana untuk mempertahankan data di Excel, tapi juga secara rutin memaksimalkan beberapa fitur Access, seperti pelaporan dan kueri. Tautkan data dari Access, bukan dari Excel.

Access mendukung dua cara berbeda secara fundamental untuk membuat tabel database. Pengguna dapat membuat tabel asli baru untuk menyimpan data dalam database Access, atau membuat tautan ke data yang sudah ada di luar database Access. Data dalam tabel tertaut muncul dan berperilaku dalam banyak cara sama seperti tabel asli. Panduan Pengelola Tabel Tertaut membantu Anda melacak, menemukan, dan memperbarui lembar kerja Excel atau sumber data lain jika memindahkan dan tautan rusak.

Bila Anda menautkan ke sebuah Excel kerja atau sebuah rentang bernama, Access membuat tabel baru yang ditautkan ke Excel data. Jika ingin menambahkan, mengedit, atau menghapus data, Anda membuat perubahan di Excel, dan merefresh (atau merefresh kembali) data dalam tabel Access. Namun, Anda tidak bisa mengedit konten tabel di Access. Dengan data yang ditautkan ke Excel, Anda dapat membuat laporan, kueri, dan formulir baca-saja di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku Excel kerja.

Alasan 4: Memindahkan data dengan mengimpor Excel data ke Access

Jika memutuskan untuk memotong kabel data, Anda dapat memindahkan data Excel dengan mengimpor data ke Access. Perhatikan bahwa kata impor memiliki dua arti yang berbeda antara Excel dan Access. Dalam Excel, saat Anda mengimpor (atau menyambungkan), Anda membuat koneksi permanen ke data yang bisa di-refresh. Di Access, ketika mengimpor data, Anda hanya akan membawa data satu kali ke Access, tetapi tanpa koneksi data permanen. Saat Anda mengimpor data, Access menyimpan data di tabel baru atau yang sudah ada tanpa mengubah data di Excel. Di Access, Anda dapat mengimpor salah satu atau semua lembar kerja dalam Excel kerja sekali operasi.

Panduan Impor memandu Anda melewati langkah-langkah impor dan membantu Anda membuat keputusan penting tentang apakah akan mengubah tipe data dan menambahkan header. Jika menemukan kesalahan saat mengimpor data, Access akan memperingatkan Anda dan menyimpan kesalahan dalam tabel sehingga Anda dapat menemukan dan memperbaikinya dengan cepat. Misalnya, mungkin ada kode pos alfanumerik terkubur jauh di dalam kolom yang Anda kira semuanya numerik, atau ID duplikat terdeteksi untuk bidang kunci utama. Anda dapat membuat perubahan dalam buku Excel dan mengimpor kembali data, atau membuat perubahan dalam tabel Access yang baru. Saat menyelesaikan operasi, Anda dapat menyimpan langkah-langkah yang digunakan, bahkan membuat Outlook untuk mengingatkan kapan harus melakukan operasi impor secara berkala.

Setelah data diimpor, data kini merupakan bawaan Access, dan Anda dapat menggunakan lembar data dan formulir untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus data. Setelah mengimpor data, Anda dapat memutuskan apakah akan menghapus data dari Excel. Biasanya ide yang bagus untuk memiliki hanya satu lokasi untuk memperbarui data.

Catatan: Mengimpor data dari Excel ke Access tidak mengimpor rumus, hanya hasil dari rumus tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel

• Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi

• Menjadwalkan operasi impor atau ekspor

• Menjalankan operasi impor atau ekspor yang disimpan

• Mengelola Tugas Data

Alasan 5: Menyambungkan ke Access data dari Excel

Anda juga dapat menyambungkan kembali data Access ke Excel. Untuk melakukan ini, buat koneksi di Excel, sering kali disimpan di file Koneksi Data Office (.odc), ke database Access dan ambil semua data dari tabel atau kueri. Setelah tersambung ke data, Anda juga bisa secara otomatis melakukan refresh (atau memperbarui) buku kerja Excel Anda dari database Access asli setiap kali database diperbarui dengan informasi baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Memindahkan data dari Excel ke Access

Alasan 6: Menggunakan laporan Access dengan Excel data

Setelah data Anda berada di Access, Anda dapat memanfaatkan larik laporan dan alat kustomisasi. Ingin membuat laporan hanya dengan beberapa klik? Gunakan Panduan Laporan. Ingin mendesain dan mengubah tata letak laporan secara real time dengan data langsung, memindahkan dan mengubah ukuran blok data, menambahkan dan menghapus bidang, serta langsung melihat perubahan saat Anda menyusunnya? Gunakan tampilan Tata Letak. Ingin berinteraksi dengan laporan untuk mencari, memfilter, dan mengurutkan data langsung? Gunakan tampilan Laporan. Ingin menambahkan tombol perintah, nomor halaman, gambar, hyperlink, dan gaya dengan tampilan profesional sendiri? Gunakan banyak panduan kontrol dan galeri di grup Kontroldan Tata Letak pada tab Desain di Pita. Dengan menggunakan Access, Anda dapat dengan mudah membuat laporan sederhana, laporan ringkasan, label surat, laporan grafis, dan sub-laporan.

Setelah laporan dibuat, gunakan Access untuk mendistribusikan laporan secara elektronik. Misalnya, Anda dapat mengirim laporan menggunakan pesan email, atau menyimpan laporan dalam format lain, seperti snapshot Access atau file PDF, untuk menambahkannya ke halaman web atau situs SharePoint Anda.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Panduan mendesain laporan

• Membuat laporan sederhana

• Mengubah laporan

• Membuat laporan yang dikelompokkan atau laporan ringkasan

Alasan 7: Menggunakan formulir Access dengan Excel data

Setelah data ada di Access, Anda dapat memanfaatkan berbagai alat pembuatan dan kustomisasi formulir. Ingin membuat formulir hanya dengan beberapa klik? Menggunakan Panduan Formulir. Ingin mendesain dan mengubah tata letak formulir secara real time dengan data langsung, memindahkan dan mengubah ukuran blok data, menambahkan dan menghapus bidang, serta langsung melihat perubahan saat Anda menyusunnya? Gunakan tampilan Tata Letak. Ingin menambahkan tombol perintah, kotak daftar, kotak kombo, grup opsi, gambar, masker input, bagan, hyperlink, dan gaya yang terlihat profesional? Gunakan banyak panduan kontrol dan galeri di grup Kontroldan Tata Letak pada tab Desain di Pita. Dengan menggunakan Access, Anda dapat dengan mudah membuat formulir sederhana, formulir tab, formulir berkelanjutan, formulir popup, kotak dialog modal, dan subformulir.

Di Access, Anda bisa dengan mudah membuat formulir terpisah, yang menampilkan lembar data dan tampilan formulir yang disinkronkan sehingga Anda bisa mendapatkan keduanya dengan baik. Setelah membuat formulir halus, Anda dapat dengan mudah menggulir, memfilter, dan bahkan mencari data di belakang formulir menggunakan tombol navigasi standar dan kotak pencarian di bagian bawah formulir.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Membuat formulir menggunakan alat Formulir

• Membuat formulir terpisah

• Membuat daftar pilihan dengan menggunakan kotak daftar dan kotak kombo

• Memungkinkan pengguna menemukan rekaman dengan memilih nilai dari daftar

• Menemukan rekaman tertentu dalam database

Alasan 8: Pemfilteran, pengurutan, dan kueri di Access seperti Excel

Produk apa pun yang digunakan, filter data untuk bekerja dengan subset data, lalu urutkan data untuk mengurutkannya sesuai keinginan. Di Access, Excel Anda bisa memfilter dan mengurutkan data dalam tampilan lembar data tanpa harus mempelajari kembali antarmuka pengguna yang benar-benar baru. Ikon, menu perintah, perintah, kriteria, dan kotak dialog sangat mirip, baik Anda bekerja dengan teks, angka, tanggal, atau kosong. Anda bahkan bisa menyimpan filter dan mengurutkan bersama dengan tampilan lembar data.

Anda bisa membuat kueri di Access, dan tidak tahu apa yang SQL Anda kan. Empat panduan kueri membantu Anda membuat kueri sederhana, menemukan duplikat, menemukan rekaman yang tidak cocok, dan membuat kueri tab silang. Anda bahkan tidak perlu membuat kueri; cukup filter dan urutkan data sesuai dengan yang Anda inginkan dan data akan disimpan dengan lembar data.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Mengurutkan rekaman pada nilai teks, numerik, atau tanggal

• Menerapkan filter untuk menampilkan catatan pilihan di database Access

• Pengenalan ke kueri

Alasan 9: Melakukan Gabungan Surat atau membuat label

Kini setelah keluarga Anda berkembang, daftar kartu hari raya Anda menjadi lebih besar dan Anda perlu memantau hari ulang tahun dan hari jadi yang lebih banyak. Bukan masalah. Anda dapat menggunakan tabel atau kueri Access sebagai sumber data gabungan surat dan membuat operasi gabungan surat menggunakan Panduan Gabungan Surat Word, untuk surat, kartu, pesan email, dan amplop. Jika Anda hanya perlu membuat label surat, gunakan Panduan Label di Access untuk membuat dan mencetak label Anda dari laporan yang Anda buat. Anda bahkan bisa menambahkan kode batang yang terkait dengan setiap alamat pelanggan secara otomatis.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Menggunakan tabel atau kueri sebagai sumber data gabungan surat

• Membuat label surat di Access

Alasan 10: Menggabungkan Excel dan Access dengan SharePoint teknologi

Baik Access maupun Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data SharePoint daftar. Excel menyediakan koneksi baca-saja (satu arah) ke daftar SharePoint tertaut; Sementara Access memungkinkan Anda membaca dan menulis data (dua arah) dalam daftar SharePoint tertaut. Access dan SharePoint daftar berfungsi sangat baik bersama-sama. Tipe data Access dan SharePoint, seperti teks kaya, hanya penambahan (untuk mendukung riwayat revisi di bidang memo), lampiran, AutoNumber, pencarian, dan bidang multinilai— memudahkan integrasi dan beberapa inkonsistensi data, jika ada.

Setelah menautkan data daftar SharePoint Anda ke dalam database Access, Anda bahkan bisa membuat data daftar SharePoint offline dalam database Access lokal, bekerja dengan data secara lokal, lalu menyambungkan kembali ke situs SharePoint untuk mengunggah perubahan apa pun. Perubahan data berkonflik apa pun yang dibuat oleh pengguna lain akan ditangani oleh panduan penyelesaian konflik. Formulir dan laporan yang Anda buat di Access didasarkan pada data yang sama, tetapi ditautkan ke SharePoint daftar.

Excel menyediakan titik integrasi berikut ini SharePoint Server.

1. Lakukan impor satu kali lembar kerja Excel data ke dalam daftar SharePoint, atau ekspor data lembar kerja Excel data ke daftar SharePoint untuk membuat koneksi data permanen dan satu arah.

2. Gunakan koneksi data permanen dan satu arah untuk melakukan refresh data di lembar kerja Excel dari daftar SharePoint.

3. Terbitkan Excel kerja Anda di Excel Services, serta menampilkan dan berinteraksi dengan data dengan menggunakan Komponen Web Excel Web Access pada Halaman Komponen Web.

4. Impor (sambungkan) data ke dalam sebuah buku Excel kerja dari server OLAP, SQL Server dan Access, serta file datar.

Access menyediakan titik integrasi berikut ini dengan SharePoint Server.

1. Melakukan impor atau ekspor data satu kali antara tampilan Access dan daftar SharePoint.

2. Menautkan data antara tabel Access SharePoint daftar data dengan membuat koneksi dua arah permanen. (Data daftar yang diperbarui dapat dilihat dalam tabel Access; data tabel Access yang diperbarui dapat dilihat dalam daftar.)

3. Membawa data daftar offline, memperbarui di Access, membawa daftar data kembali online, menyinkronkan pembaruan, dan mengatasi konflik.

4. Menampilkan dan mengedit data daftar di lembar kerja Access, formulir, dan tampilan laporan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

• Mengimpor atau menautkan ke data dalam daftar SharePoint

• Mengekspor tabel Excel ke daftar SharePoint

Langkah Berikutnya: Menjadi pengguna power Access

Anda bisa membuat aplikasi database desktop yang sangat canggih tanpa pernah menulis satu baris kode VBA. Setiap objek Access memiliki serangkaian luas properti dan acara yang mudah diakses dari lembar properti untuk membantu Anda mengkustomisasi solusi. Setiap objek memiliki desainer mendetail yang mengungkap semua fitur yang tersedia untuk Anda. Templat database tambahan tersedia di Office Online. Templat bidang dan tabel membantu Anda membuat dan mengkustomisasi tabel baru dengan cepat. Anda dapat mendesain database baru dari awal dengan alat desain database bawaan.

Makro Access menggunakan lingkungan deklaratif yang tidak memerlukan penulisan kode VBA apa pun, sehingga Anda tidak perlu menjadi pengembang. Setiap tindakan makro menjalankan tugas, seperti membuka formulir, menjalankan kueri, menemukan rekaman, atau menampilkan pesan. Anda bisa menyematkan makro dalam kejadian laporan, formulir, atau kontrol apa pun. Sebagian besar makro memiliki argumen, dan Anda bisa menambahkan logika bersyarat ke makro agar makro dapat melakukan yang Anda inginkan. Anda bahkan bisa menentukan variabel dan melakukan pemeriksaan kesalahan lagi tanpa menulis kode VBA.

Desain prototipe dan jalankan oleh departemen IT. Buat solusi untuk tim Anda saat mereka memerlukanNYA ASAP, dan lakukan pada string navigasi dengan staf ahli ahli batang. Lacak tiket yang terjual untuk pesta perusahaan, lacak umur tambahan bahan produksi, atau cetak tag penerimaan untuk berbagai bagian. Melacak tugas, masalah, dan hasil kerja dalam proyek tim. Buat database pipeline penjualan untuk memantau prospek penjualan di dalam sekelompok kecil profesional penjualan.

Kenapa Excel banyak digunakan?

Mengapa Microsoft Excel banyak dipakai di semua kalangan hingga saat ini?

Mengapa Microsoft Excel sangat penting di dunia kerja?

Apa Kelebihan Microsoft Excel dibandingkan dengan program aplikasi pengolah angka lainnya?