Juru tik yang dibutuhkan dalam organisasi KEARSIPAN adalah

SUMBER DAYA DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Dalam dasar manajemen terdapat unsur-unsur manajemen yang dikenal dengan istilah the six M's in manajemen (enam M dalam manajemen), yaitu Man, Money, Methode, Materials, Machines, and Market. ini adalah sumber daya yang akan dikelola. dalam manajemen perkantoran, secara konkret dan terinci dapat disebutkan sumber daya sebagai berikut. 1.Pegaawai kantor, yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah menangani informasi. 2.alat tulis kantor, yaitu seperti kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis, tinta, dan sebagainya . benda-benda tersebut jangan sampai diabaikan karena dalam proses penanganan informasi benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting dan perlu pengelolaan agar tidak terjadi pemborosan. 3.perabot kantor, yang termasuk sumber daya ini yaitu lemari file, mesin tulis, kursi, dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan penggunaan untuk menangani informasi. 4.ruang kantor, pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. pada umumnya pekerjaan tidak mungkin dikerjakan tanpa tersedianya ruangan yang memadai. 5.mesin-mesin kantor, yang termsuk dalam sumber ini adalah mrsinn tulis, teleks, mesin fotocopy, komputer, dan lain-lain. 6.metode kantor, adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen kantor. 7.biaya kantor, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, tentu memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk menyewa peralatan yang diperlukan. 8.waktu khusus untuk pekerja kantor, dalam hal tertentu misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang waktu menangani informasi, maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi. 9.pasar, dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.

Page 2

tentukan filosofi dalam gambar tersebutmohon bantuannya yah​

MENINGKATKAN HASIL BELAJAR DALAM PEMBELAJARAN IPA MATERI JENIS-JENIS PESAWAT SEDERHANA MELALUI METODE DEMONSTRASI DAN KERJA KELOMPOK PADA SISWA KELAS … V SEMESTER II TAHUN PELAJARAN 2014/2015 SDN 2 TASIKMADU KECAMATAN WATULIMO KABUPATEN TRENGGALEK kk tolong cari kelebihan dan kekurangan ya kk​

tentukan filosofi nya dalam gambar tsbmohon bantuannya yah​

Lembar Kerja Untuk Percobaan Sederhana Yang Berkaitan dengan IPA.bahasa yang digunakan harus mudah dipahami, dimengerti oleh anak SD. kk tolong bantui … ya kk​

Lembar Kerja Untuk Percobaan Sederhana Yang Berkaitan dengan IPA.bahasa yang digunakan harus mudah dipahami, dimengerti oleh anak SD. kk tolong bantui … ya kk​

Lembar Kerja Untuk Percobaan Sederhana Yang Berkaitan dengan IPA.bahasa yang digunakan harus mudah dipahami, dimengerti oleh anak SD.kk tolong bantui … ya kk​

3. Gambarkan skema dari pengelolaan Daerah Aliran Sungai, serta jelaskan keterkaitan dari masing-masing permasalahan pengelolaan DAS, penanganan masal … ah dan faktor pendukung kelembagaan, teknologi dan pendanaan​

3. Gambarkan skema dari pengelolaan Daerah Aliran Sungai, serta jelaskan keterkaitan dari masing-masing permasalahan pengelolaan DAS, penanganan masal … ah dan faktor pendukung kelembagaan, teknologi dan pendanaan​

5. Jelaskan Penanggulangan Bencana, pasca bencana, dan kemukakan alasan pentingnya penanggulangan bencana setelah pasca bencana terjadi!​

4. Jelaskan pendekatan yang dilakukan dalam mitigasi bencana serta berikan contoh kasus bencana yang terjadi di Indonesia terkait munculnya beberapa i … ndustri eksekutif yang melakukan aktivitas pertambangan. Kemukakan pandangan saudara terkait dampak akibat bencana tersebut!​

TEAM 3

-RISKY USMANULLOH

-NUR ANISA FITRIANA

-INDAH MAULIDIA

-ADITYA RAHMANSYAH

B.Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.  

B. Syarat- syarat Arsip

1.Merupakan kumpulan warkat

2. Disimpan menurut sistem tertentu

3. Mempunyai nilai kegunaan

4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. Jenis- Jenis Arsip

(a)Arsip dinamis

    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

(b) Arsip statis

    Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

2. Berdasarkan Nilai Guna 

a.Nilai guna primer meliputi:  Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum,Nilai guna keuangan,Nilai guna ilmiah dan teknologi

b. Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian, Nilai     guna informasi

3. Berdasarkan sifat 

Arsip tertutup,Arsip Terbuka,Arsip Sentral,Arsip pemerintah,Arsip unit

4. Berdasarkan Keasliannya 

    Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. 

5. Berdasarkan Subyeknya 

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. 

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. 

D. Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis  merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara 

langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu  fungsi dinamis aktif(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.

b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, 

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi permanen dan mati.

Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa.

C. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.

2. Pencatatan, meliputi:

    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.

3. Penyimpanan, meliputi:

    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.

4. Perawatan, meliputi:

    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.

5. penggunaan/pelayanan, meliputi:

• menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
• Pelayanan terhadap peminjaman arsip
•  Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:

    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.

D. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

1. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi Arsip Statis

a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak        langsung.

b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.

c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.

d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

J.Peraturan Perundang-undangan Kearsipan Republik Indonesia

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 43 TAHUN 2009

                                                     TENTANG KEARSIPAN

Secara Umum pada bab 1 membahas tentang arsip dan macam-macam arsip antaranya meliputi :

a. Kerasipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Jadi segala sesuatu yang berkenaan dengan arsip disebut Kearsipan.

b. Arsip merupakan Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tehnologi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahan, organisasi politik

c. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memilki fungsi tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan arsip.

d. Perusahaan adalah Setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia.

e. Sistem Kearsipan Nasional merupakan Suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai komponen yang memiliki fungsi tugas tertentu , interaksi antara pelakuserta unsur lain yang slaing mempengaruhi dalam penyelengaraan kearsipan secara nasional.

C. Organisasi kearsipan

A. kedudukan kearsipan dalam organisasi

Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdir idari :

1. Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan

2. Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah

     Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara

Di dalam unit kearsipan pada lembaga Negara terdapa arsip nasional pusat. Arsip nasional pusat merupakan arsip nasional yang digunakan sebagai inti organisasi daripada lembaga kearsipan nasional, arsip nasional ini terdapat  di ibu kota Republik Indonesia.

 Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah

Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat di daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.

Arsip nasional ini terdapat ditiap – tiap ibukota daerah tingkat 1.

Dalam organisasi kearsipan pemerintah terdapat perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut diatas yaitu :

Arsip dinamis adalah arsip aparatur pemerintahan atau negara yang berbeda dalam lingkungan pemerintahan secara fungsional masih actual dan berlaku tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilai.

2. Arsip Statis / Abadi

Arsip statis dibentuk oleh organisasi kearsipan yang diberintikan arsip nasional republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan dan bukti pertanggungjawaban.

Namun saat ini, ketentuan yang telah ditetapkan dalam suatu system kearsipan tidak hanya mencakup lembaga Negara saja, melainkan mencakup lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan yang telah disetujuinya Rancangan Undang – Undang Kearsipan dan telah disahkan menjadi Undang – Undang. Oleh karena itu sistem kearsipan tidak harus selalu identik dengan bidang kepemerintahan ,karena setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip, dan secara tidak langsung sebuah instansi / organisasi yang berjalan akan terbentuk dengan sendirinya unit – unit pengolah dan unit – unit kearsipan. Kedua unit tersebut saling berkesinambungan, jadi harus dijalankan dan diwujudkan dengan baik sehingga organisasi dalam manajemen kearsipan tersebut dapat efektif dan efisien.

Pegawai kearsipan merupakan sebuah unit pengolah dari organisasi kearsipan. Pegawai yang mempunyai tujuan bersama dalam melakukan kegiatan pengarsipan agar menjadi pengelolaan  arsip yang baik, sistematis, dan prosedural. Namun ada beberapa factor sebagai penentu jumlah pegawai yang dibutuhkan, yaitu :

 Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan,

 Azas penyimpanan arsip yang di pergunakan (sentralisasi, desentralisasi atau azas campuran)

Maka semakin besar suatu badan usaha semakin komplekkegiatan yang dilakukan dan cenderung semakin banyak jumlah pegawai.

Adapun formasi yang diperlukan dalam administrasi kearsipan antara lain :

 Agendaris

Setiap pegawai yang bertugas mencatat dan membukukan surat dilakukan suatu buku atau kartu tergantung pada pola kearsipan yang digunakan .

Contohnya :

Pada bagian administrasi di rumah sakit, pegawai yang bertugas akan mendata pasien tersebut apakah sudah pernah berobat ataukah belum. Jika belum, petugas akan membuatkan kartu berobat dan mendatanya. Maka pasien tersebut telah terdaftar dan petugas telah memiliki data dirinya. Data diri tersebut berupa kartu yang nantinya akan diberikan pada pasien dan satunya disimpan oleh petugas arsip yang nantinya akan diarsipkan.

 Ekspeditor

Pegawai kearsipan yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim .

Contohnya :

Ekspeditur pada kantor pos memilah dan mengumpulkan antara surat kilat atau surat yang biasa (yang dikirim max. 10 hari) , lalu memberikannya pada kurir untuk segera diantarkannya lebih dahulu surat yang kilat daripada surat biasa.

Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan dan mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat seperti yang telah diatur oleh ekspeditor.

Kurir dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Kurir intern : kurir yang bertugas mengantarkan surat-surat didalam lingkungan kantor itu sendiri.

2. Kurir ektern : kurir yang bertugas mengantarkan surat-surat diluar kantor baik diantar langsung maupun melalui jasa pengiriman.

 Petugas Pengganda

Penggandaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan atau ketatausahaan untuk memperbanyak sesuatu warkat atau arsip sesuai dengan yang diperlukan, yang melakukan penggandaan ini disebut sebagai petugas pengganda.

Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi jika ada suatu arsip yang hilang dan masih punya cadangan arsip yang telah digandakan itu.

B. Tugas dan azas kearsipan

Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, dalam unit – unit kearsipan ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu :

 SENTRALISASI

Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi. Petugas administrasi tiap unit lebih ringan tugasnya karena dia tidak perlu membuang waktu untuk mengelola arsipnya, karena semua surat – surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip.

– Keuntungan  Sentralisasi :

1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat,

2. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,

3. Tidak ada duplikasi arsip,

4. Penggolongan arsip lebih sederhana.

– Kerugian Sentralisasi :

1. Sistem ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil saja,

2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan secara seragam,

3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip tersebut.

 DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relative besar.

–  Keuntungan Desentralisasi :

1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing – masing

2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi,

3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal baik.

–  Kerugian Desentralisasi :

1. Dapat menimbulakan duplikasi arsip karena penyimpanannya tersebar diberbagai lokasi,

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian sukar dijalankan.

Kedua asas pengorganisasian arsip ini memiliki masing – masing kekurangan dan kelebihan. Maka seharusnya kedua asas ini digabung, guna menghindari kelemahan disetiap asasnya dan dapat menghasilkan suatu sistem baru (gabungan dari asas Desentralisasi dan asas Sentralisasi) yang lebih efektif dan efisien.

C. Syarat-Syarat Petugas Arsip

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.

2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.

3. Memiliki kecermatan.

4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.

5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.

6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan

kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.

2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.

3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan

4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.

2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.

3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.

4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.

5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.

6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.

7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.

8. Sehat rohani dan jasmani.

9. Bekerja secara professional.

D. Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a) System abjad (alphabetic system)

b) System masalah (subject system)

c) System tanggal (chronologi system)

d) System wilayah (geographic system)

e) System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d) Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.  

3. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll

b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

4. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

5. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.