Apa yang di sebut tamu perusahaan jelaskan

PENGERTIAN TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.

Menurut Soemarto dan Dwiantara, tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi, maupun kepentingan orang lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.

Kehadiran tamu tidak dapat dihindarkan selama organisasi tersebut melakukan interaksi dan menjalin relasi dengan lingkungan. Kehadiran tamu di suatu organisasi membawa berbagai kepentingan dan keperluan, misalnya menjalin kerja sama, ingin menggunakan output organisasi tersebut, ingin menjadi customer, hendak menggunakan jasa organisasi tersebut, atau hanya sekedar berkunjung saja. Oleh karena itu, tamu dapat disebut sebagai iklan hidup bagi organisasi.

Organisasi penerima tamu antar instansi tidaklah sama. Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani oleh setiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud, sedangkan pada organisasi besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan office manager.

JENIS JENIS TAMU

A. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu. Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

Apabila di perusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus menghadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan pertengkaran. Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan mereka dan segera hubungi SATPAM untuk mengamankan mereka.

Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan. Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perli mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila diperusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaliknya digilir agar tidak terlalu memberatkan beban kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut.

B. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

C.Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dsb. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

D. Tamu aparat pemerintah

1. Yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan

3. Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik.

C. Cara Pelayanan Tamu Kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

a) Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan dan maksud kunjungannya.

b) Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menujukkan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.

c) Menyapa, menghormati, memberikan bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

d) Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.

e) Menghubungi pejabat yang berhak menangani masalah yang dibawa oleh tamu, sesuai dengan kebijakan kantor.

f) Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.

g) Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.

h) Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada ditempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan kepada pejabat yang dikehendaki tamu.

Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.

ETIKA MENERIMA TAMU

1. Sambut Dengan Tulus

a. Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus

b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

2. Cara Duduk

a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

3. Janji Temu

a. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik

a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.

b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

Etika Menolak Tamu Kantor

1) Titip pesan pada orang lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa anda tidak pernah mau menerima tamu tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya namanya, keperluannya apa, dan sebagainya.

2) Selesaikan via telepon

Jika memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon, maka selesaikan saja melalui via telepon. Dengan demikian tamu tidak perlu datang lagi kekantor jadi, waktu kerja tidak terbuang.

3) Keluarkan lewat bahasa tubuh

Bahasa tubuh sangatlah membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika anda kedatangan tamu tak diundang, anda bisa menunjukkan keengganan itu dengan tidak menawarkan duduk atau menawarkan minuman.

4) Berbohong demi kebaikan

Jika tamu tersebut bersikeras atau keras kepala untuk tetap tinggal katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.

5) Jangan ajak ke ruangan

Jika anda bertemu dengan tamu tak diundang di lobby atau ruangan resepsionis, maka anda harus melayaninya dengan cara bersikap tegas.

Tata Cara Makan Resmi

Tata cara makan atau dikenal dengan istilah table manner adalah etika yang dilakukan pada saat makan dalam acara resmi. Selain mengatur etika di meja makan saat jamuan makan resmi, table manner juga mengatur tentang peralatan makan yang digunakan. Dengan latar belakang yang berbeda, tentu menghasilkan tata cara makan yang berbeda juga, namun ada beberapa hal mendasar dalam etika makan yang selayaknya diketahui oleh semua orang saat mengikuti jamuan resmi.

1)Etika di meja makan

Bagi beberapa orang, sopan santun saat berada di meja makan menunjukkan intelektualitas seseorang. Karena etika makan tidak bisa dibentuk secara tiba-tiba dan memerlukan proses pembelajaran yang panjang agar terlihat lebih natural. Sebenarnya etika di meja makan cukup sederhana, beberapa hal yang dapat dipelajari adalah cara duduk yang tegak dan tidak bersandar pada sandaran kursi, tidak meletakkan siku pada meja makan dan menggunakan serbet di pangkuan.

2)Etika saat makan

Sekali lagi, aturan makan di beberapa negara memiliki sedikit perbedaan, namun pada dasarnya, etika saat makan jamuan resmi antara lain:

Tunggu hingga Tuan Rumah mempersilahkan makan
Makan tanpa bersuara
Kunyah makanan dengan mulut yang tertutup
Tutup mulut dengan serbet saat batuk ataupun bersin
Tidak memainkan peralatan makan
Jangan meniup sup atau makanan yang masih panas, lebih baik aduk-aduk sup sebentar hingga uap panas hilang
Minta ijin kepada Tuan Rumah saat akan meninggalkan meja makan
Tidak menerima telepon ataupun memperbaiki riasan saat berada di meja makan
Jangan mengambil atau meminta makanan dari piring orang lain
Habiskan makanan di dalam mulut sebelum minum
Usahakan untuk tidak menambahkan bumbu seperti garam atau lada ke dalam makanan, karena dianggap menghina chef
Anda bisa menyisakan sedikit makanan jika tidak ingin atau tidak bisa menghabiskannya
Jangan lupa untuk mengatakan kata ‘tolong’ dan ‘terima kasih’ setiap Anda meminta bantuan

Administrasi Tamu

Yang dimaksud administrasi tamu yaitu susunan atau tata cara menerima tamu,menolak tamu,pelayanan tamu,tata cara pertemuan serta data data tentang semua tamu kantor, pengaturan tentang tempat jadwal tamu yang akan menemui atasan .