Jelaskan PERKEMBANGAN peralatan kantor saat ini

Assalamualaikum Wr. Wb

Kali ini saya akan menulis artikel hasil referensi dari beberapa sumber yang saya peroleh , tentang Perkembangan Teknologi Perkantoran dalam Perkembangan Teknologi Perkantoran yang akan di bahas kali ini terdapat Peranan Teknologi Informasi, dampak positif serta dampak negatif dalam Perkembangan Teknologi Perkantoran.

Dalam era  globalisasi  kualitas maupun Profesionalisme dalam menggunakan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar ketika seorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Butuh ketrampilan dan selalu punya kemauan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja.

Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahujan dan peralatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

• Peranan Teknologi Informasi

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).

Menurut M.K Alamsyah (1991: 15) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.

Dengan melihat kedua pengertian ini semua pekerjaan kantor akan efektif dan efisien sehingga semua informasi semakin ringkas, akurat serta dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.

Karena meningkatnya teknologi permasalahan yang dihadapi manajer administrasi semakin meningkat, dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif.

Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

Institut Of Administrative Management (dalam Manajeen Perkantoran Modern karangan Mills, Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni yang  membimbing personal kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik atau manual dan listrik. Berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini fasilitas, mesin-mesin, peralatan perkantoran ada yang elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini berkembang dan bersaing semakin pesatnya.

Dalam proses pengelohan data/informasi  efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas  akan terjadi bila kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya.

• Dampak Positif

Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

– elektronik

– multi guna

– mudah mengoperasikannya

– memerlukan tenaga listrik kecil

– ukuran fisik semakin kecil dan

– kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :

1. a) Tenaga Penggeraknya
2. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat
3. Disiplin dan gairah kerja naik.
4. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.
5. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b). Prosedur Kerja

1. Semakin mudah
2. Semakin lancar
3. Semakin sederhana (singkat)
4. Efisiensi kerja (semakin selesai)

c). Hasil Kerja

1. Kualitas produk meningkat.
2. Kuantitas produk meningkat.
3. Standar mutu tertentu terpenuhi.
4. Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

• Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

Referensi

Alamsyah, MK, TEKNOLOGI PERKATORAN, Armico, Bandung, 1991.     .(online) (http://repository.ung.ac.id/get/karyailmiah/202/Bahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf, diakses 17 maret 2015)

Martadisastra, Ukasah, TEKNOLOGI ADMINISTRASI, Nova, Bandung 2003.(online)(http://repository.ung.ac.id/get/karyailmiah/202/Bahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf, diakses 17 maret 2015)

Mills, ADMINISTRATIVE MANAJEMENT, Appleby, Standingford, 1991. .(online)(http://repository.ung.ac.id/get/karyailmiah/202/Bahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf, diakses 17 maret 2015)