Fungsi dari tanda precurationem pada tanda tangan surat dinas adalah

A. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut. Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan sebagian beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya).

Di lingkungan Departemen Keuangan wewenang dan tanggung jawab tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II.

Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Departemen Keuangan harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya Departemen Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah pekerjaan yang begitu besar.

Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian dari kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat membantu dalam penandatanganan surat.

Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan sebagai berikut :

1.      Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat memperoleh pelimpahan wewenangan penandatanganan surat­menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing­masing ;

2.      Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/  Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

3.   Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena tugasnya otonom dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

            Tindakan bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar pelimpahan wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk beliau (u.b.).

1. Atas nama (a.n.)

Penggunaan sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

*        Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;

*        Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;

*        Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;

*        Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;

Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini :

a.n. Menteri Keuangan                                          a.n.  Sekretaris Jenderal

Sekretaris Jenderal                                                        Kepala Biro......

Nama pejabat                                                                Nama Pejabat

NIP …………..                                                            NIP

2. Untuk beliau (u.b.)

Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

*        Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;

*        Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;

*        Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;

*        Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini : a.n. Menteri Keuangan

Direktur Jenderal Pajak

u.b

Direktur..............................................

Nama pejabat NIP...................

B. CAP DINAS

            Di dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Departemen Keuangan. Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai lambang jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi.

Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat, tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar. Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing.

Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj).

Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau unit organisasi yang bersangkutan.

Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :

1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.)

2.      Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.)

3.      Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan yang berlaku ;

4.      Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya.

5.      Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.

Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan :

Keterangan :

1.      Bentuk surat setengah lurus (semi block).

2.    Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat instansi yang diatur dalam peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia menggunakan huruf anal 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf anal 11, alamat instansi menggunakan huruf anal 7.

3.      Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap.

4.      Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Gads miring dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.

Naskah surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S dalam penomorannya.

Contoh penomoran surat : S- ..../SJ.2/ .....

Contoh kode naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan, sebagaimana lampiran 1 dan 2 modul ini.

5.      Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa.

6.  Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Contoh : Lampiran : 17 berkas

7.      Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin , menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda baca titik serta tidak perlu garis bawah.

Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis.

8.      Alamat Surat

a.       Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kin surat, di bawah hal.

b.      Alamat yang dituju cukup dengan kata "Yth" diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar Iangsung nama yang dituju.

Contoh : Yth. Menteri Keuangan

Yth. Bapak Noor Fuad

Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc.

Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca apapun.

Contoh :

Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan

Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4

Jakarta

9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.

a.    Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat;

b.   Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat;

c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat.

10. Kaki Surat

a.  Nama Jabatan

Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis Iengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan Iengkap pada kop surat;

b.  Tanda tangan pejabat;

c. Nama Iengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa tanda titik.

Contoh :

Kepala Badan

Noor Fuad

NIP 060035183

11. Tembusan

Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar Iangsung diikuti nama orang.

Contoh :

Tembusan :

1. Menteri Keuangan;

Tembusan :

Bapak Jusuf Anwar.

atau

Tembusan :

Dra. Puji Handayani, M.M.

Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan:

Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai.

Contoh :

- nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I;

- nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah;

- nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen Keuangan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/ 2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :

Media/Sarana Surat-Menyurat

Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan adalah :

a.    Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan.

b.    Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman, pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x 330 mm).

c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :

·      Nota Dinas

Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.

·      Memo

Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci.

d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :

·      Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.

·      Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio.

·      Warna kertas putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.

Tipe Huruf

Tipe huruf yang digunakan adalah:

a.    Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah menggunakan huruf pica;

b.    Untuk komputer menggunakan jenis huruf Mal dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan 13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda.

Penggandaan

a.       Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju dan untuk arsip.

b.      Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

c.       Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).

d.      Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan sangat segera harus didahulukan.

e.       Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat.

f.        Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku.

Sumber : jumanta.com/download/doc_download/29-materi-kuliah-adm-perkantoran.html