Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal dan eksternal

Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.
2. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
1. Komunikasi eksternal.

Page 2

Komunikasi internal adalah komunikasi dalam suatu organisasi atau bisnis. Komunikasi ini termasuk komunikasi formal atau informal.

Selain itu, berbagai departemen yang mengirimkan informasi kepada karyawan dengan cara berbeda juga berada di bawah lingkup komunikasi internal.

Komunikasi internal harus efektif karena merupakan sumber penting untuk melihat dan mewakili masalah organisasi.

Komunikasi bisnis internal yang efektif dapat meningkatkan tingkat kepuasan kerja, produktivitas, efisiensi karyawan dengan mengurangi turnover, keluhan, dan membantu meningkatkan keuntungan.

Jenis Komunikasi Internal

Komunikasi Bisnis Internal selanjutnya dikategorikan sebagai Komunikasi Internal (Ke atas / Upward) dan Komunikasi Internal (Ke Bawah / Downward).

1. Komunikasi Internal (Ke Atas): Jenis komunikasi internal ini melibatkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas. Di sini, informasi mengalir dari bawahan ke manajer atau siapa pun yang berada di tingkat hierarki.

Mengirimkan informasi dari karyawan ke manajemen puncak juga dilakukan di bawah ini. Dengan tidak adanya komunikasi ke atas, sistem kerja manajemen menjadi tidak berlaku karena mereka tidak dapat mengetahui apakah ada arus informasi atau pesan yang lancar di seluruh organisasi atau tidak.

Upward Communication bertindak sebagai sumber komunikasi kepada karyawan internal untuk:

• Menyajikan ide atau saran

• Mencapai tingkat kepuasan kerja

• Mengomunikasikan umpan balik

Sebagian besar komunikasi ke atas mencakup berbagai bentuk, laporan, dokumen tertulis, templat, dll. Untuk memfasilitasi karyawan dalam memperoleh informasi yang diperlukan dan terperinci

Misalnya, karyawan departemen SDM suatu organisasi menyiapkan laporan atrisi dan mengkomunikasikan hal yang sama kepada Manajer SDM.

Laporan atrisi terdiri dari informasi tentang pergantian karyawan bulanan atau tahunan dari suatu organisasi dan alasan yang sama. Ini membantu Manajer SDM untuk memahami penyebab atrisi dan mengambil tindakan korektif tepat waktu untuk mengurangi pergantian karyawan.

2. Komunikasi Internal (Ke Bawah): Dalam komunikasi ke bawah, informasi mengalir dari manajemen puncak ke karyawan dalam suatu organisasi.

Informasi ini terkait dengan menyampaikan instruksi kepada bawahan atau karyawan untuk melakukan tugasnya. Tujuan utama komunikasi ke bawah adalah untuk mengirimkan informasi yang relevan dan instruksi yang diperlukan kepada karyawan atau bawahan.

Komunikasi ini diperlukan untuk tujuan berbeda dalam organisasi seperti:

• Mentransfer informasi penting

• Untuk mendorong diskusi antar orang

• Untuk meningkatkan kerjasama, moral karyawan

• Untuk meningkatkan produktivitas dan menerima umpan balik

Misalnya, manajemen puncak dapat menginstruksikan manajer dari departemen yang berbeda tentang aturan dan regulasi baru tertentu di area kerja yang perlu dilakukan dalam aktivitas rutin departemen yang berbeda.

Seperti mungkin ada perubahan jam kerja kantor atau timing kantor oleh manajemen dan hal yang sama dikomunikasikan kepada karyawan melalui surat edaran atau pemberitahuan atau melalui sistem email.

Komunikasi ke bawah bisa dalam bentuk surat edaran atau surat atau memo atau E-mail, dll.

Baca juga mengenai komnunikasi eksternal.

Sambung baca terus untuk lebih dalam mengetahui manfaat komunikasi internal.

Manfaat Komunikasi Bisnis Internal

Pentingnya komunikasi bisnis internal dijelaskan sebagai berikut:

1. Berorientasi pada tujuan: Dalam organisasi mana pun, karyawan diharapkan terbiasa dengan tujuan mereka dan strategi atau aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapainya.

Komunikasi internal memfasilitasi karyawan agar tetap termotivasi dan menghargai mereka dengan menetapkan tujuan secara jelas. Selain itu, juga termasuk mengkomunikasikan atau memvisualisasikan tindakan efektif yang akan diambil oleh karyawan untuk mencapai tujuan tersebut.

Komunikasi internal yang efektif membuat karyawan termotivasi untuk bekerja mencapai tujuan bersama.

2. Meningkatkan nilai merek dan kepuasan pelanggan: Melalui komunikasi internal dengan karyawan garis depan, organisasi memastikan untuk menepati janji seperti yang diharapkan oleh pelanggan.

Ini menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih baik dan dengan demikian meningkatkan nilai merek. Tujuan yang dikomunikasikan dan karyawan memiliki informasi terkini menghasilkan loyalitas merek. Ini pada akhirnya meningkatkan pendapatan.

3. Manajemen krisis: Organisasi dapat menangani secara efektif situasi krisis baik dalam lingkungan internal maupun eksternal dengan komunikasi internal yang tepat waktu dan hati-hati. Ini membantu baik dalam manajemen krisis jangka pendek maupun jangka panjang.

Manajemen krisis jangka pendek terkait dengan insiden tertentu dan mengatasinya tetapi manajemen krisis jangka panjang lebih didasarkan pada menjaga reputasi organisasi atau nilai merek dan mengambil tindakan korektif untuk tidak mengulang situasi negatif.

Komunikasi internal memfasilitasi hal ini dengan membuat keseimbangan dalam struktur organisasi, kebijakan, dll. Sebelum situasi krisis muncul.

4. Meningkatkan keterlibatan karyawan: Komunikasi internal yang efektif memberikan umpan balik rutin yang menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan menghasilkan tenaga kerja yang lebih terlibat. Hal ini pada akhirnya mengurangi pergantian karyawan dan juga menarik bakat yang lebih baik dalam suatu organisasi.

Untuk berada di pasar yang kompetitif, sistem komunikasi internal yang terorganisir dengan baik diperlukan oleh organisasi untuk menciptakan lingkungan yang terbuka dan karyawan yang puas karena meningkatkan nilai merek.

5. Meningkatkan inovasi: Sistem komunikasi internal yang terbuka, lancar, dan efektif, menciptakan zona nyaman pada karyawan.

Ketika karyawan merasa nyaman, mereka dapat menggunakan kreativitas dan ide-ide inovatif mereka semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan bersama organisasi sebagai sumber daya yang berdedikasi.

Selain itu, melalui komunikasi internal yang efektif dan terkelola dengan baik, karyawan dapat menyampaikan saran atau idenya untuk kepentingan organisasi.

Dengan tidak adanya komunikasi internal perusahaan yang efektif, potensi karyawan tidak dimanfaatkan secara maksimal.

6. Pembangunan tim yang efisien: Komunikasi internal yang terbuka dan lancar akan menghasilkan tim yang terintegrasi dengan baik dan efisien dengan meningkatkan moral karyawan.

Begitu karyawan merasa memiliki karena informasi atau komunikasi yang tepat tentang nilai dan tujuan organisasi, mereka cenderung bekerja dengan cara yang jauh lebih baik. Selain itu, mereka juga merasakan keamanan kerja dan secara keseluruhan ada peningkatan etika kerja.

7. Meningkatkan lingkungan yang transparan: Organisasi yang memiliki sistem komunikasi internal yang efektif akan mengalami lebih banyak transparansi yang menghasilkan peningkatan nilai merek dengan membangun kepercayaan pada merek dan produk atau layanannya.

Selain itu, komunikasi internal yang lancar membantu dalam menerapkan berbagai kebijakan baru dengan mudah.

8. Manajemen karyawan yang efektif: Melalui komunikasi internal, karyawan mendapatkan informasi yang baik tentang area kerja dan tugas yang harus diselesaikan.

Ini juga membantu dalam bertukar umpan balik (feedback) di antara karyawan dan atasan mereka. Umpan balik diperlukan untuk setiap perbaikan atau perubahan budaya kerja di seluruh organisasi.

Jangan lupa untuk membaca juga metode komunikasi bisnis.