Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali

Administrasi Perkantoran : Pengertian, Fungsi dan Tujuannya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Pengertian Admisitrasi Perkantoran. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian administrasi perkantoran, fungsi, tujuan dan ruang lingkupnya dengan secara singkat dan jelas. Untuk lebih jelasnya silahkan simak artikel tentang pengertian administrasi perkantoran berikut ini.

Serangkaian aktifitas atau kegiatan rutin didalam sebuah organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi dalam mencapai tujuan organisasi dengan secara sistematik merupakan pengertian administrasi perkantoran.

Bila melihat secara etimologi, kata Administrasi memiliki arti ministrare, intensif atau bila melihat dalam bahasa indoneisa yaitu melayani, membantu, atau memenuhi.

Melihat definisi dari pengertian administrasi perkantoran merupakan semua atau seluruh aktivfitas teknis dan memiliki peranan pokok di dalam melakukan kegiatan atau operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan berperan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Bila meninjau dalam arti luas bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah sebagi aktifitas perencanaan, mengarahkan, mengorganisisir, menyelenggaran serta mengawasi segala bentuk pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup dikantor dan tata usaha yang tertib.

Agar bisa lebih mudah memahaminya berikut adalah beberapa pendapat dari beberapa ahli diantaranya yaitu:

Menurut George Terry Pengertian administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang sudah ditetapkan itu bisa tercapai.

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell, Pengertian Administrasi perkantoran adalah suatu turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor dengan secara tepat.

Menurut Suparjati, pengertian Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama di dalam lingkup kantor dalam mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

Menurut Arthur Granger, pengertian Administrasi perkantoran mempunyai fungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat serta tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh aktivitas operasional seperti pengelolaan gudang, produksi, transportasi, marketing dan manufacturing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan dari adanya administrator perkantoran yaitu agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan secara efektif dan efisien serta bisa memenuhi dari sisi ekonomi yang mana harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya, psikologi yang mana memberikan kepuasan dan teknis yang mana memiliki manfaat dan daya guna.

Berikut ini adalah beberapa tujuan admunistrasi perkantoran secara lengkap, antara lain yaitu:

• Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam berhubungan dengan manajemen
• Sebagai penyedia data dan informasi dengan secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan dalam pelaksanaan tugas organisasi dengan secara efektif serta efisien
• Melakukan pengawasan pekerjaan kantor serta administrasi supaya bisa memastikan terlaksananya prosedur, tenggat waktu dan standar kualitas yang tepat
• Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja agar dapat mengidentifikasi masalah, penyebabnya, dan berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
• Melakukan evaluasi, pemantauan, dan verifikasi kerja dengan membuat suatu laporan terkait kegiatan penggajian, produksi dan pengiriman.
• Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai pada memilih pegawai.
• Menafsirkan serta juga mengomunikasikan semua atau seluruh prosedur kerja serta kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Sebagai seorang administrator yang mana bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengadaan sara prasarana, pengawasan pegawai atau hal lainnya yang diperlukan.

Berikut adalah beberapa ruang lingkup administrator perkantoran antara lain yaitu:

Dalam aktifitas kantor terdapat beberapa ruang lingkup diantaranya yaitu:

• Office planning (Perencanaan Perkantoran)
• Office organizing (Pengorganisasian Perkantoran)
• Office actuating (Pengarahan Perkantoran)
• Office controlling (Pengawasan Perkantoran)

Berikut ini adalah beberapa sarana atau fasilitas kerja perkantoran meliputi:

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Pada umumnya fungsi administrator perkantoran ada lima yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajeral. Berikut adalah penjelasannya:

1. Fungsi Rutin adalah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan serta penggandaan.
2. Fungsi Teknis adalah  fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, dan juga keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis adalah fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis serta kreatif dan juga kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat serta tepat.
4. Fungsi Interpersonal adalah fungsi administrasi yang memerlukan analisis serta juga penilaian ialah sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial adalah fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengukuran, pengorganisasian, memberikan motivasi.

Demikian panjelasan tentang Administrasi Perkantoran : Pengertian, Fungsi dan Tujuannya, semoga dapat bermanfaat dan menambah wawasan Anda.

Terdapat beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Kantor merupakan sebuah balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan); tempat bekerja.

Pengertian kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan suatu organisasi.

Tempat adalah sebuah ruangan, komplek, gedung, serta perabot-perabot dan perlengkapannya, contohnya seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya.

Jadi dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau suatu tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha.

Tujuan Kantor

Dibentuknya sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi secara baik dan terkendali.

Fungsi Kantor 

Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu informasi, serta melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini.

#1 Menerima Informasi

Kantor berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.

#2 Merekam Informasi

Hal ini berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan apabila seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

#3 Mengatur Informasi

Dengan adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratur secara sistematis, hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis perusahaan

menyediakan informasi  secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data tersebut yang telah diatur dengan sistematis di kantor.

#4 Memberi Informasi

Fungsi dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang memerlukan. Apabila pihak manajemen meminta sebuah informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah diterima,

dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat bersifat rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

#5 Melindungi Aset atau harta

Kantor dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut. Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.

Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik tempat penyimpanannya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga  benar-benar digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak jauh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Kegiatan kantor

Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.

Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini

A# Perencanaan kantor (Office planning)

Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor.

Perencanaan tersebut meliputi :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan atau pencahayaan
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B#  Pengorganisasian kantor

Pengorganisasian kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lalin :

1. Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan atau pun bawahan.
3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

C# Pengarahan kantor (Office actuating)

Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.
6. Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada karyawan.

D# Pengawasan kantor (Office Controlling)

Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas suatu pekerjaan kantor
4. Waktu
5. Biaya yang dikeluarkan kantor

Sarana dan Fasilitas kerja Kantor

Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya.

Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.

a) Lokasi kantor

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

b) Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung

1. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
2. Gedung yang memiliki fasilitas yang memadahi
3. Harga gedung yang kompetitif

c) Peralatan

Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain

1. Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya.
2. Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.

d) Interior

Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.

e) Mesin - mesin kantor

Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor  yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.

Demikianlah penjelasan mengenai  kantor yang meliputi pengertian kantor, tujuan kantor, fungsi kantor, dan kegiatan kantor. Semoga dapat bermanfaat

Referensi :

Modul memahami prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran, SMK dan MAK

*Penulis: Femi Ardiani

Materi lain: