Sebutkan keuntungan dan kerugian berkomunikasi dengan email

Membangun brand awareness dan brand identity bagi sebuah perusahaan bisnis adalah hal yang penting. Karena tanpa keduanya, perusahaan bisnis akan cenderung sulit untuk menggaet calon pelanggan serta mempromosikan produk.

Nah, salah satu cara ampuh untuk meningkatkan brand awareness adalah melalui penggunaan email bisnis. Email bisnis yang menggunakan domain pribadi mampu memberikan kesan pertama bahwa perusahaan tersebut sangat terpercaya, kredibel, dan profesional.

Oleh karena itu, khusus pada artikel kali ini kita akan berdiskusi dan membahas mengenai kelebihan email bisnis serta kekurangan email bisnis. Selamat membaca!

Apa Itu Email Bisnis?

Mengutip makna dari peribahasa kondang “Tak Kenal Maka Tak Sayang”, maka sebaiknya Exabytes Friends berkenalan dulu yuk dengan apa itu Email Bisnis agar nantinya lebih mudah dalam memahami kelebihan dan kekurangan email bisnis.

Sederhananya, Email Bisnis merupakan sebuah alat komunikasi yang khusus digunakan untuk berinteraksi dengan rekan kerja, satu tim, klien, pelanggan, dan semua pihak yang berhubungan dengan bisnis yang kita jalankan. 

Pada umumnya, email bisnis menggunakan format domain khusus perusahaan. Sebagai contoh, sebuah domain email yang dimiliki oleh Exabytes yaitu [email protected]. Hal ini lah yang menjadi salah satu perbedaan email bisnis dan email pribadi. Dimana email pribadi menggunakan nama domain yang biasa disediakan oleh penyedia layanan email (contoh gmail dan yahoo). Sedangkan email bisnis menggunakan domain sendiri atau nama perusahaan. 

Pada era digital seperti sekarang ini, kegiatan surat menyurat maupun bertukar dokumen semakin mudah untuk dilakukan. Nah, dengan memanfaatkan email bisnis, maka kalian dapat bertukar informasi, menjadwalkan meeting, membagikan dokumen (baik berupa foto, teks, video, audio, atau lainnya), mengirim report, hingga menghubungi para klien dengan mudah. 

Email kalian pun tidak akan dikategorikan sebagai spam karena email bisnis biasanya menggunakan domain sendiri yang dapat meningkatkan kredibilitas. Email bisnis pun kerap kali digunakan sebagai media untuk mengarsipkan file dan dokumen penting perusahaan. Karena memang jika kalian membeli domain email pribadi, maka kapasitas penyimpanan yang disediakan pun lebih besar dan nyaman.

Dalam belantara dunia surat menyurat elektronik, terdapat berbagai macam jenis email, seperti newsletter, email marketing, email biasa, dan email bisnis. Nah, agar Exabytes Friends nantinya lebih paham membedakan email bisnis dan email lainnya berdasarkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki, maka simak terlebih dahulu uraian perbedaan email bisnis dan newsletter di bawah ini.

Perbedaan Email Bisnis dan Newsletter 

Sejatinya newsletter merupakah salah satu bagian dari email marketing. Dalam kamus bahasa Indonesia, newsletter disebut juga dengan “Nawala” atau “Buletin”. Pengertian dari newsletter adalah alat komunikasi yang dapat menjembatani perusahaan atau brand dengan pelanggan untuk berbagi informasi penting dan menarik terkait produk perusahaan secara rutin. 

Jadi, perbedaan mendasar antara newsletter dan email bisnis terletak pada fungsi keduanya. Email bisnis lebih fleksibel karena dapat digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan (berkomunikasi dan mengirim file antar rekan kerja) maupun kebutuhan eksternal perusahaan (menjalin komunikasi dengan pelanggan atau klien luar). 

Sedangkan newsletter hanya khusus untuk kebutuhan eksternal saja terutama untuk menjalin komunikasi dengan para konsumen dan pelanggan. Tetapi email bisnis dan newsletter memiliki kesamaan dalam hal domain yang digunakan. Kedua jenis email tersebut sama-sama menggunakan domain pribadi perusahaan.

Kelebihan Email Bisnis

Nah, kita telah sampai pada pembahasan inti dari artikel kali ini. Yuk, simak selengkapnya penjelasan mengenai kelebihan yang ditawarkan oleh email bisnis.

Membentuk Kredibilitas dan Profesionalitas Brand

Kelebihan email bisnis yang pertama adalah mampu membentuk kredibilitas dan profesionalitas brand. Sebuah perusahaan atau brand yang menggunakan domain email pribadi lebih terlihat profesional dan tidak abal-abal.

Karena ketika menggunakan email biasa (seperti yahoo dan gmail), maka pelanggan akan merasa bahwa perusahaan kurang serius dalam menjalankan bisnis mereka sehingga tidak mampu membeli email hosting untuk menunjukkan brand identity. 

Oleh karena itu, menggunakan email bisnis dapat membangun kepercayaan pelanggan serta menyebarkan brand awareness agar mereka semakin mengenal brand kita. Selain itu, hal tersebut juga dapat menghindarkan email yang kita kirim dianggap spam oleh pelanggan atau rekan bisnis. 

Memiliki Kapasitas Penyimpanan Data yang Besar 

Kelebihan email bisnis selanjutnya yaitu terkait kapasitas penyimpanan data. Karena email bisnis biasanya diperoleh melalui hosting yang memiliki biaya berlangganan cukup mahal, maka fasilitas dan fitur yang didapatkan pun sangat lengkap dan profesional.

Salah satu fasilitas yang dapat dinikmati oleh pengguna layanan email bisnis adalah kapasitas penyimpanan data yang sangat besar hingga 25GB. Selain itu, media penyimpanan pada email bisnis juga dilengkapi dengan fasilitas security and anti-spam yang andal dan akurat. 

Sedangkan apabila menggunakan email biasa, maka kalian hanya mendapatkan kapasitas penyimpanan beberapa GB saja. Bahkan ketika ingin mengirim data melalui email, ukuran data yang terkirim terbatas maksimal hanya beberapa puluh MB saja. 

Oleh karena itu, jika perusahaan yang sedang kalian jalankan membutuhkan proses pertukaran data dengan kapasitas yang masif, maka segera lah beralih menggunakan email hosting untuk bisnis.

Memiliki Fasilitas dan Fitur yang Lengkap dan Memadai

Seperti yang telah disinggung pada pembahasan sebelumnya bahwa email bisnis diliputi berbagai fasilitas yang sangat eksklusif dan premium. Itu lah yang menjadi salah satu kelebihan email bisnis. 

Beberapa fasilitas andalan yang disediakan oleh email bisnis yaitu dapat berkolaborasi antar tim untuk berbagi file (seperti kontak, calendar, tugas, dan catatan), lebih fleksibel dalam melakukan sinkronisasi di berbagai perangkat, fitur keamanan dan anti-spam, kapasitas penyimpanan data hingga 25GB SSD, SmarterMail webmail, menyediakan fitur backup, dapat mengkonfigurasi Ms. Outlook, dan masih banyak lagi. 

Bagi Exabytes Friends yang saat ini sedang mencari layanan email bisnis dengan fasilitas lengkap seperti yang telah disebutkan di atas, maka dapat mencoba layanan email hosting Indonesia yang disediakan oleh Exabytes. Yuk, langsung kunjungi saja laman Exabytes guna mendapatkan informasi selengkapnya, ya! 

Dapat Diakses Melalui Berbagai Perangkat

Kelebihan email bisnis berikutnya yang tak kalah menarik adalah fleksibel untuk diakses pada semua perangkat. Mulai dari berbagai browser (Chrome, Mozilla, Safari, DuckDuckGo, dan lainnya), device (smartphone, tablet, laptop, komputer), hingga pada berbagai email client (seperti Spike, Twobird, Spark, Thunderbird, Airmail, MailSpring, dan lainnya). 

Selain itu, email bisnis saat ini telah menerapkan teknologi canggih yaitu POP3 dan IMAP. Kedua teknologi tersebut dapat membantu proses automasi data untuk langsung dapat terunduh ke storage kita (semisal laptop, smartphone, tablet, atau lainnya). Teknologi yang dimiliki tersebut juga mampu digunakan untuk menyalin data secara otomatis dari server ke perangkat tertaut.

Tersedia Banyak Nama Email yang Dapat Digunakan 

Karena email bisnis menggunakan domain pribadi, maka kalian lebih memiliki fleksibilitas untuk memilih nama email yang akan digunakan. Kalian pun dapat mengkreasikan nama email bisnis yang singkat dan profesional sesuai dengan preferensi dan filosofi bisnis yang dimiliki. 

Berbeda dengan domain email umum seperti yahoo dan gmail yang telah banyak digunakan sehingga pilihan nama email yang tersedia pun lebih terbatas karena mungkin telah diklaim oleh pengguna atau bisnis lainnya. 

Dapat Melakukan Kontrol Bisnis Secara Penuh

Kelebihan email bisnis selanjutnya yaitu kalian dapat memantau dan menjalankan fungsi pengawasan terhadap segala arus komunikasi yang terjadi. Karena email bisnis menggunakan hosting domain pribadi, maka kalian memiliki kontrol penuh dan dapat mengetahui semua aktivitas surat menyurat elektronik yang dilakukan oleh para karyawan yang tergabung di bisnis kalian. 

Selain itu, email bisnis juga mempermudah dalam melakukan penyebaran informasi dan dokumen karena Exabytes Friends dapat mengelompokkan karyawan ke dalam satu nama email sesuai dengan tim mereka. Sehingga proses mengirim email atau forward message pun hanya cukup dengan mencantumkan nama email tim tanpa harus memasukkan email karyawan satu per satu. 

Kekurangan Email Bisnis

Setelah cukup memahami mengenai beberapa kelebihan email bisnis, maka saatnya kini kita mengetahui kekurangan email bisnis agar memperoleh pertimbangan yang akurat jika ingin memilih menggunakannya.

Membutuhkan Anggaran Biaya Tertentu

Kekurangan email bisnis yang pertama yaitu berkaitan dengan biaya. Berbeda dengan email pribadi (seperti yahoo dan gmail) yang bisa Exabytes Friends gunakan secara gartis, email bisnis memerlukan anggaran biaya tertentu jika ingin berlangganan untuk menggunakannya.

Oleh karena itu, kalian harus menyediakan alokasi biaya tertentu setiap bulan demi menggunakan fitur dan layanan email bisnis secara bebas. Namun kalian tidak perlu khawatir biaya berlangganannya mahal. Karena Exabytes menyediakan layanan email hosting dengan harga yang sangat ramah di kantong. 

Mulai dari Rp84.000 saja per bulan kalian sudah dapat menikmati berbagai layanan yang sangat premium dan profesional. Yuk, langsung kunjungi laman Exabytes untuk informasi selengkapnya, ya!

Infrastruktur yang Rumit

Kekurangan email bisnis berikutnya adalah kalian harus siap mengurusi dan melakukan pemeliharaan terhadap infrastruktur (koneksi internet dan server) secara mandiri. 

Biasanya pengguna layanan email bisnis akan menyewa colocation server di beberapa Data Center untuk mengurus masalah koneksi dan akses internet. Sehingga pengguna email bisnis hanya perlu mempersiapkan masalah server saja.

Memerlukan Keahlian Pada Management Server

Dikarenakan pengguna layanan email bisnis harus mempersiapkan masalah server secara mandiri, maka dibutuhkan keahlian dan kemampuan khusus dalam hal Management Server. Management Server yang dimaksud di sini mencakup proses backup data secara berkala, setting dan konfigurasi server, menghindari aktivitas spamming, serta memantau antrean email. 

Namun jika Exabytes Friends tidak ingin pusing dalam mengurusi hal-hal tersebut, maka kalian dapat menyewa seorang Service Manage Server yang akan bertanggungjawab dalam segala hal yang berhubungan dengan Management Server. 

Kesimpulan

Tentu saja pada era di mana semua manusia saling membutuhkan komunikasi secara dekat meskipun saling berjauhan seperti sekarang ini, alat komunikasi canggih dan terpercaya kian dibutuhkan. Tak jarang pula dalam menjalankan bisnis digital kita juga dituntut untuk menjalin komunikasi erat dengan klien dan calon pelanggan. Nah, alat komunikasi dalam bisnis yang sering digunakan adalah Email.

Email sendiri terbagi menjadi email pribadi dan email bisnis. Email pribadi merupakan jenis email yang pada umumnya digunakan oleh individu dengan menggunakan domain gmail atau yahoo. Sedangkan email bisnis menggunakan domain khusus milik perusahaan. 

Secara sederhana, Email Bisnis adalah sebuah alat komunikasi yang khusus digunakan untuk berinteraksi dengan rekan sesama bisnis, satu tim, klien, pelanggan, dan semua pihak yang berhubungan dengan bisnis yang kita jalankan. Pada umumnya, email bisnis menggunakan format domain khusus berupa nama perusahaan. Semisal Exabytes menggunakan email bisnis dengan domain khusus @exabytes.co.id.

Email bisnis memiliki beberapa kelebihan utama yang dapat kalian pertimbangkan untuk beralih menggunakannya. Kelebihan email bisnis adalah Membentuk Kredibilitas dan Profesionalitas Brand, Memiliki Kapasitas Penyimpanan Data yang Besar, Memiliki Fasilitas dan Fitur yang Lengkap dan Memadai, serta Dapat Diakses Melalui Berbagai Perangkat. 

Selain itu, manfaat email hosting selanjutnya yaitu Tersedia Banyak Nama Email yang Dapat Digunakan, serta Dapat Melakukan Kontrol Bisnis Secara Penuh. 

Cukup sekian pembahasan kali ini mengenai kelebihan email bisnis dan kekurangan email bisnis. Semoga bermanfaat bagi Exabytes Friends, ya! Bagi kalian yang ingin membaca artikel-artikel menarik lainnya mengenai website dan tips pembuatan konten, maka dapat mengunjungi blog Exabytes. Selain itu, Exabytes sebagai perusahaan digital marketing Indonesia juga menyediakan jasa Email Marketing, loh! 

Jangan lupa pula untuk subscribe agar tak ketinggalan konten artikel up-to-date lainnya. Sampai jumpa!