Mengapa setiap manajer harus mempunyai empat fungsi manajemen

Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sangat di butuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan. Dengan menerapkan 4 fungsi manajemen akan terwujud dan berjalan lancar Perencanaan, pengaturan dan pengorganisiran operasional organisasi maupun perusahaan.

Apa itu Manajemen?

Manajemen berasal dari bahasa Perancis ‘menegement’ yang berarti seni untuk mengelola dan mengatur. Sedangkan secara universal, manajemen diartikan sebagai proses kerja sama antar individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas tujuan ekonomi melalui prinsip operasi perusahaan.

Aktivitas manajemen dibutuhkan mulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan hingga pengendalian sumber daya keuangan, informasi, fisik dan manusia.

Apa saja Fungsi Manajemen?

Secara umum terdapat Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

1. Planning (fungsi perencanaan)
2. Organizing (fungsi pengorganisasian)
3. Actuating / Directing (pengarahan)
4. Controlling (pengendalian)

Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

• Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
• Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
• Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

• Mempunyai tujuan yang jelas
• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
• Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian
• Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

• Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
• Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
• Memudahkan pengawasan
• Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

• Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
• Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
• Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
• Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

• Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
• Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
• Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
• Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
• Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

• Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.
• Adanya pembagian tugas yang jelas.
• Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

• Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

• Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
• Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
• Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif jika hal hal berikut diperhatikan:

• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
• Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
• Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan.Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.

DONASI VIA PAYPAL Bantu berikan donasi jika artikelnya dirasa bermanfaat. Donasi akan digunakan untuk memperkaya diri 😀 . Terima kasih.

Usaha sosial di satu sisi jelas harus bisa memberikan dampak sosial positif yang nyata pada masyarakat, tapi di sisi lain usaha-usaha sosial harus bisa berjalan sebagaimana perusahaan lain pada umumnya. Agar usaha sosial dapat berjalan seperti perusahaan lainnya maka usaha sosial juga memerlukan metode, alat, dan perangkat yang juga digunakan oleh perusahaan komersial. Salah satu hal yang pasti ada dalam setiap perusahaan adalah Manajemen. Berikut kami sampaikan secara ringkas mengenai fungsi-fungsi manajemen yang kami ambil dari tulisan Satrio Sakti Utomo yang dimuat dalam modul Akademi Kewirausahaan Masyarakat FISIPOL UGM. 

Layaknya berbisnis pada umumnya, membangun bisnis sosial juga membutuhkan keahlian dan ketrampilan dalam berbisnis. Dalam berbisnis sosial, Anda tidak boleh mengabaikan pendekatan-pendekatan bisnis. Walaupun memiliki tujuan utama mencapai sebuah misi sosial, akan tetapi Anda tidak boleh menomorduakan keuntungan perusahaan karena sebuah perusahaan sosial pun tidak akan tercapai dan berkelanjutan apabila perusahaan tidak mendapatkan keuntungan. Maka dari itu, misi sosial dan mencari keuntungan haruslah seimbang dalam bisnis sosial. Salah satu cara menyeimbangkannya adalah dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

Ada 4 fungsi pokok yang harus dilakukan oleh manajer. Fungsi-fungsi itu adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (leading), dan pengawasan (controlling). Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fungsi tersebut:

Tahap perencanaan merupakan tahap awal yang cukup krusial untuk perjalanan bisnis kedepannya. Pada tahap ini, seorang Anda harus menentukan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang yang ingin dicapai oleh perusahaan. Tujuan perusahaan dapat dalam bentuk kuantitatif maupun kualitatif. Apabila tujuan sudah ditetapkan, maka tahap selanjutnya adalah menentukan bagaimana strategi yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah strategi dirumuskan, selanjutnya Anda harus mengalokasikan sumber daya yang dimiliki untuk menjalankan strategi tersebut.

1. Pengorganisasian (Organizing)

Pada tahap ini tugas Anda adalah membentuk tim/organisasi yang tepat untuk melaksanakan rencana yang telah dirumuskan. Tahap ini juga merupakan salah satu proses dari pengalokasian sumber daya, khususnya sumber daya manusia. Manajer menentukan peran atau posisi apa saja yang dibutuhkan dalam organisasi. Posisi tersebut dibentuk dengan memiliki tugas, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing serta bagaimana hubungannya dengan posisi lain. Dari banyaknya posisi yang ada dalam organisasi, mereka harus dapat bekerja sama dan kooperatif untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dalam melakukan pekerjaan membagi orang-orang ke dalam posisi-posisi ataupun departemen sesuai dengan pekerjaannya, manajer harus bisa merumuskan bagaimana keputusan yang terbaik dalam penggunaan sumber daya manusia yang ada.

Sebagai contoh, apabila Anda memiliki 10 orang anggota tim, maka bagaimana caranya agar 10 orang tersebut dibagi ke dalam pekerjaan-pekerjaan yang berbeda untuk saling bekerja sama mencapai tujuan. Dalam membagi pekerjaan tersebut tentunya juga mempertimbangan karakteristik dan kemampuan dari tiap individu tersebut agar tercapai kinerja yang optimal. 

Ketika pekerjaan-pekerjaan sudah mulai dilakukan oleh tim, maka tugas Anda sebagai seorang manajer adalah untuk mengkomunikasikan visi dari perusahaan. Visi dapat diartikan sebagai pandangan yang jauh tentang akan menjadi seperti apa perusahaan di masa depan nanti. Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak di bidang makanan cepat saji dapat membangun visi “menjadi perusahaan makanan cepat saji yang memiliki 1000 outlet di Indonesia pada tahun 2025”. 

Pemimpin yang baik harus dapat membagikan visinya secara jelas kepada anggota tim dengan kemampuan komunikasi yang baik sehingga tim kita dapat selalu terinspirasi serta memiliki semangat untuk bersama-sama mencapai tujuan tersebut. Selain visi, yang harus dipahami oleh tim adalah mengenai misi perusahaan. Misi adalah langkah-langkah yang dapat perusahaan lakukan agar tercapainya visi perusahaan. 

Pada proses leading inilah leadership mulai teruji. Manajer harus menunjukkan kuasanya, kepribadian, pengaruhnya, hingga keterampilan komunikasinya untuk mengelola invididu serta tim agar selalu bersinergi. Pada praktiknya, kemampuan leading bagi pengusaha sosial yang masih dalam tahap pemula adalah hal yang harus terus menerus diolah dan dikembangkan. 

Tahap pengawasan ini adalah tahap dimana Anda mulai mengevaluasi bagaimana kinerja tim dalam mencapai tujuan serta target yang telah ditentukan di awal. Apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan benar? Apakah indikator keberhasilan sudah tercapai? Apakah misi sosial sudah terselesaikan? Apakah ditemukan kendala dalam pelaksanaan? Jika iya, maka bagaimana solusi yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Seorang manajer dapat mengevaluasi kinerja baik dalam tingkat individu, tim, maupun organisasi secara keseluruhan dengan standar tolak ukur performa tertentu. Hasil dari proses pengawasan ini adalah kemampuan Anda mengukur performa perusahaan bisnis dengan akurat, serta mengembangkan standar-standar baru untuk perusahaan di masa depan.

Keempat fungsi manajemen di atas adalah tanggung jawab yang harus dilakukan manajer dalam berbagai tingkatan, baik dalam perusahaan rintisan maupun besar, organisasi yang mencari keuntungan maupun tidak, perusahaan biasa maupun perusahaan sosial. Seberapa baik keterampilan Anda dalam menjalankan empat fungsi tersebut akan menentukan seberapa efisien dan efektif perusahaan bisnis Anda. 

Dalam mengelola perusahaan yang di dalamnya terdapat orang yang berbeda-beda diperlukan tidak hanya keterampilan akan tetapi juga pengalaman. Maka dari itu, untuk mempelajari itu akan lebih baik apabila Anda juga belajar dari orang-orang lain yang sudah lebih berpengalaman secara langsung di bidangnya. 

Referensi

Jones, Gareth R., George, Jennifer M. (2016), Contemporary Management, 9th ed, New York: McGraw-Hill Education

LEADERSHIP AND MANAGEMENT IN SOCIAL ENTERPRISES (2017) oleh European Social Entrepreneurs.

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash