Gudang adalah fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyimpanan dan penyaluran barang dari supplier, hingga barang sampai ke pengguna. Dalam prakteknya, perusahaan cenderung memiliki prosentase ketidakpastian akan permintaan barang terutama menyangkut delivery time, meskipun telah direncanakan dengan baik. GudangKondisi ini mendorong munculnya kebijakan perusahaan untuk melakukan persediaan (inventory) agar permintaan barang dapat dipenuhi dan dilayani dengan efektif dan efisien. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory. Aktifitas dalam pergudangan tidak hanya merupakan kegiatan penyimpanan barang saja, namun meliputi proses penanganan barang mulai dari penerimaan barang dan pencatatn, penyimpanan, pemeliharaan, pemilihan, pelabelan, sampai dengan proses pengiriman barang. Melalui manajemen pergudangan (Inventory Management) maka akan dapat dilakukan pengelolaan pergudangan; antara lain memperpendek jarak transportasi dalam pendistribusian barang dan juga dapat meningkatkan frekuensi pengambilan barang dan pengiriman ke pegguna. Administrasi PergudanganProses Administrasi Pergudangan; adalah aktifitas mengurus data-data gudang seperti : pemesanan barang, data persedian, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Dengan semakin banyaknya jumlah dan jenis barang maka sistem pergudangan akan semakin kompleks, pada saatnya akan diperlukan software untuk menangani semuanya secara terintegrasi. Jika ruang lingkup administrasi pergudangan tidak dapat dikelola dengan baik, maka yang akan menanggung akibatnya adalah para pengguna, dan operasional produksi akan mengalami hambatan.Aktifitas Administrasi Pergudangan 1. Sistem dan Data Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang menyimpan barang-barang tertentu, dan akan mengeluarkannya dalam jenis dan jumlah tertentu; sesuai dengan permintaan pengguna. Pemesanan dilakukan oleh pihak purchasing berdasarkan kebutuhan pengeluaran dan data permintaan dari pengguna. Pengguna melakukan permintaan barang ke Gudang setelah mendapat persetujuan dari manajemen perusahaan; yang secara umum akan di periksa urgensinya; serta kesesuaian antara permintaan dengan barang yang ada di Gudang; baik fisik (spesifikasi) maupun dokumennya.2. Sistem dan Data (Inventory) Barang Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Administrasi Pergudangan harus memilki catatan dan data perihal semua barang yang ada di gudang; kesuaian anatara data dokumen dengan fisik barang; serta status barang. Bahkan pada kondisi tertentu harus dapat menampilkan query data untuk kebutuhan tertentu; misalnya satu jenis barang yang telah tersimpan di gudang lebih dari 1 tahun.3. Sistem dan Data Penerimaan Barang Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak digudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini, tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Semua barang yang diterima harus dalam kondisi baik, layak pakai, sesuai spesifikasinya dengan standar permintaan, begitu juga dengan jumlah, dll. Penerimaan barang cukup kompleks karena didalamnya terlibat pemeriksaan mutu barang; untuk menghindari komplain dari pengguna atas kaulitas barang. Perlunya SDM yang KompetenProses dan aktifitas administrasi yang terjadi didalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan atas barang-barang. Dalam gudangnya, kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang sesuai dengan brang-barang secara fisik. Kesuaian ini meliputi jenisnya, jumlahnya, nilainya, spesifikasi, tempatnya digudang, dll. Dalam menjalankan fungsi Administrasi Pergudangan, Kepala Gudang perlu dibantu oleh sumber daya manusia yang kompeten dan berpengalaman dalam hal administrasi pergudangan, karena kesalahan yang sepele dapat menimbulkan berhentinya operasional produksi, dan mengakibatkan kerugian yang tinggi. PT. Krakatau Jasa Industri telah berupaya untuk mengelola tenaga kerja Administrasi Pergudangan sebagai Outsourcing Jasa Pembantu Produksi yang telah terlatih melalui berbagai pelatihan serta berpengalaman di berbagai industri melalui On The Job Training dan bekerja langsung. Baca Juga :
Pelaksanaan warehouse atau yang sering atau lebih dikenal dengan sebutan manajemen gudang ini merupakan salah satu dari sekian banyak elemen yang terdapat dalam suatu bisnis yang perlu di perhatikan. Secara rincian sistem, manajemen gudang atau manajemen warehouse ini diartikan sebagai pengelolaan dar aktifitas yang saling berhubungan untuk melakukan penyimanan barang sementara.  Perlu diketahui bahwa kegiatan manajemen warehouse ini terdiri dari beberapa aktivitas sederhana yang terbagi menjadi beberapa kegiatan lain seperti : Kegiatan pengeluaran dan pemasukan dana yang ada dalam perusahaan diatur seluruhnya dalam aktivitas administrasi. Semua kegiatan pendanaan seluruhnya dilakukan dalam administrasi agar tercatat dan dapat memudahkan pengembangan produk perusahaan. Aktivitas penerimaan barang diatur sepenuhnya agar dapat memetakan besaran dana dengan produk yang di terima oleh perusahaan. Barang yang telah masuk di usahakan tersimpan dengan baik dan aman dari bahaya apapun sehingga dapat tertata dengan baik tanpa merusak barang tersebut.
Pengepakkan barang ini dilakukan untuk memastikan barang yang akan dikirim kepada para konsumen dalam keadaan baik. Pengepakkan barang ini juga di atur oleh manajemen warehouse Semua barang yang keluar dari perusahaan akan di catat agar tercipta suasana produksi yang tertib dan juga efiien. Namun sebuah sistem manajemen yang baik tidak hanya membahas jumlah stock atau persediaan atau budgeting barang melainkan juga mampu memastikan bahwa produk atau barang yang tersimpan di dalam gudang dapat sampai ke tangan konsumen dengan baik. Berikut merupakan cara – cara efektif dalam membangun sebuah sistem manajemen gudang yang baik.
|
Jenis administrasi yang penting dilakukan dalam Manajemen gudang
Pos Terkait
Copyright © 2024 adaberapa Inc.
