Jelaskan dan berikan contoh kasus kesalahan kesalahan yang terjadi pada manajemen proyek

Manajemen proyek ialah salah satu manajemen atau tata cara dalam mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat dipakai pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks.

Manajemen proyek merupakan kunci keberhasilan dalam melaksanakan dan menyelesaikan suatu proyek yang telah ditugaskan.

Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang tersedia. Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan berbagai macam komponen yang terlibat di dalamnya.

Satu hal yang harus diperhatikan/diutamakan oleh seorang manajer proyek dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, dan resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan proyek tersebut.

Pengertian Manajemen Proyek

Mari kita bahas lebih mendalam, manajemen proyek adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Faktor kunci yang membedakan manajemen proyek dari hanya manajemen adalah bahwa ia memiliki hasil akhir dan  jangka waktu terbatas , tidak seperti manajemen yang merupakan proses yang berkelanjutan. Karena itu, seorang proyek yang profesional membutuhkan berbagai keterampilan, seringkali keterampilan teknis, dan tentu saja keterampilan manajemen dan kesadaran manajemen bisnis yang baik.

Sedangkan pengertian dari proyek itu sendiri adalah suatu tugas yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang direncanakan, yang dapat didefinisikan dalam hal pecapaian, hasil atau manfaat. Suatu proyek biasanya dianggap berhasil jika mencapai tujuan sesuai dengan kriteria penerimaan mereka, dalam skala waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelangan.

Tujuan Manajemen Proyek

Adapun tujuan-tujuan dari manajemen proyek, berikut penjelasan mengenai tujuan proyek yang harus Anda ketahui :

1. Menyelesaikan Tepat Waktu

Pada saat menyelesaikan sebuah proyek, waktu merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam mengerjakanya, salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan manajemen proyek adalah dengan memberikan keyakinan terhadap pelangan terhadap waktu yang sudah ditentukan dalam menjalankan proyek.

2. Mengelola Resiko

Dalam membangun sebuah proyek pasti tidak lepas dari trial and eror. ketika menyelesaikan proses yang dijalani pada proyek tersebut, tentunya ketika Anda salah atau lalai dalam mengerjakannya,pastinya akan menggangu setiap pekerjaan Anda.

Namun dengan Anda melakukan manajemen proyek, apa pun yang Anda alami, baik kesalahan ataupun kelalaian yang terjadi pada pekerjaan Anda, Anda dapat mengatasinya pada saat resiko itu terjadi.

3. Mengelola Tim

Ketika menjalankan sebuah proyek, kualitas sumber daya manusia sangatlah dibutuhkan dalam melaksanakan proyek tersebut. Peran manajemen proyek iyalah meenggerakan setiap anggotanya dengan tujuan agar dapat melakukan perannya dengan baik, dan memiliki kemampuan dalam mengelola sebuah proyek yang dikerjakan.

4. Membuat Perencanaan yang Tepat

Dalam melakukan sebuah proyek, setiap manajemen proyek pasti akan mengarahkan pada perencanaan yang baik dan tepat, perencanaan yang dimaksud adalah melakukan sebuah pekerjaan mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas, sehingga setiap rencana yang sudah dirancang sesuai dengan apa yang diinginkan.

5. Menjaga Anggaran

Anggaran merupakan kunci dalam membuat sebuah proyek, dengan mengkaji setiap anggaran, maka akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi dengan anggaran tersebut, manajemen proyek akan semaksimal mungkin untuk menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal.

Contoh Manajemen Proyek

Ada beberapa contoh yang terdapat dalam sebuah manajemen proyek, berikut contoh dan penjelasan manajemen proyek :

1. Manajemen Konstruksi

Manajemen Konstruksi adalah usaha yang dilakukan melalui proses manajemen  yaitu perencanaan,  pelaksanaan dan  pengendalian terhadap  kegiatan-kegiatan  proyek  dari  awal  sampai  akhir  dengan mengalokasikan sumber-sumber  daya  secara  efektif  dan  efisien  untuk mencapai  suatu  hasil  yang  memuaskan  sesuai  sasaran  yang diinginkan.

2. Proyek Penelitian

Kegiatan utama dari proyek ini adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan, serta ruang lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan atau metode sistem produksi.

3. Proyek Produksi Manufaktur

Proyek produksi manufaktur merupakan proses pencapaian dan pengutilisasian sumber-sumber daya untuk memproduksi atau menghasilkan barang-barang atau jasa-jasa yang berguna sebagai usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Sasaran dari organisasi ini antara lain adalah untuk memperoleh tingkat keuntungan tertentu atau memaksimalisasi keuntungan, memberikan pelayanan dengan tingkat pelayanan yang baik, serta berupaya dan berusaha untuk menjamin eksistensi dari organisasi tersebut.

4. Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek Pelayanan Manajemen Sangat berkaitan erat dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya Peningkatan produktivitas dari karyawan, pengembangan sistem informasi manajemen perusahaan, dan termasuk manajemen proyek itu sendiri.

5. Proyek Padat Modal

Proyek padat modal merupakan Proyek yang membutuhkan modal besar, seperti pembebasan tanah yang luas, pembelian barang maupun pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas atau produk.

Sudahkah Anda memahami mengenai manajemen proyek ? dalam melaksanakan manajemen proyek, Manajer proyek harus bekerja sama dengan berbagai orang dan organisasi untuk berhasil menyampaikan proyek.

Karenanya beberapa tujuan utama adalah untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan semua kelompok dan orang-orang tersebut, memiliki tim yang hebat, membangun atmosfer berbagi pengetahuan dan kolaborasi, mengembangkan rencana kerja proyek untuk penyelesaian proyek yang berhasil.

Pengambilan keputusan suatu proyek, tampaknya hanya merupakan proses yang sederhana, hanya mencakup pengidentifikasian proyek, dan arus kas setiap proyek tersebut. Namun, keseluruhan proyek tersebut ternyata melibatkan sejumlah pertimbangan perilaku manusia yang dapat mempengaruhi organisasi dalam jangka panjang.

Kesalahan dalam menentukan penggangaran modal dapat menyebabkan kebangkrutan, kesulitan arus kas, dan kegagalan untuk mengoptimalkan operasi perusahaan. Namun Anda tidak perlu khawatir, solusi nya dengan Anda memiliki aplikasi software akuntansi harmony, setiap arus kan dan laporan keuangan yang Anda miliki, akan memiliki penjumlahan yang tepat dan benar.

Harmony merupakan software akuntansi yang praktis dan mudah, dan dengan software akuntansi harmony,pembukuan bisnis Anda tercatat dengan baik, mudah dicari dan cepat diakses. Ingin memiliki laporan keuangan lengkap walau tanpa memiliki background sebagai keuangan atau akuntan ? Anda bisa Gunakan Harmony sekarang juga, dan nikmati GRATIS penggunaan selama 30 hari disini.

Dalam perencanaan sebuah proyek yang berisi beberapa estimasi yang merefleksikan pemahaman kita mengenai situasi yang sedang dihadapi saat ini, informasi yang tersedia, dan asumsi yang harus dibuat. Fakta bahwa kita harus melakukan estimasi mengimplikasikan tingkat ketidakpastian dalam memprediksi outcome yang akan muncul pada peristiwa yang akan datang. Walaupun tidak ada yang dapat memprediksi kejadian yang akan datang dengan tepat, memiliki dasar proses, kelengkapan alat, serta teknik yang kuat dapat meningkatkan keyakinan kita dalam membuat estimasi yang diperlukan.

Sayangnya, jarang sekali hal-hal tersebut berjalan sesuai rencana karena proyek yang dijalankan harus beradaptasi sesuai dengan lingkungan yang dinamis. Project risk management berfokus dalam mengidentifikasi, menganalisa, dan mengembangkan strategi untuk merespon resiko yang mungkin terjadi secara efektif dan efisien. Namun, yang harus diingat adalah bahwa tujuan dari risk management adalah bukan untuk menghindari semua resiko yang mungkin terjadi, tapi bertujuan untuk membuat keputusan atas dasar informasi mengenai resiko mana saja yang bernilai untuk diambil dan untuk merespon resiko tersebut dalam cara yang sesuai.

Sangat disayangkan ketika banyak proyek yang tidak mengikuti risk management approach secara formal. Karena kegagalan untuk merencanakan hal yang tidak terduga, banyak organisasi yang akhirnya mengalami krisis yang terus menerus akibat ketidakmampuan dalam membuat keputusan yang efektif ketika diperlukan. Banyak orang menyebut pendekatan ini sebagai crisis management atau firefighting karena stakeholder dari proyek tersebut menggunakan pendekatan reaktif atau hanya menggunakan manajemen resiko setelah masalah muncul. Beberapa kesalahan yang umumnya terjadi dalam management risk project adalah :

• Tidak memahami keuntungan dari melakukan management risk – Sering kali project sponsor atau client hanya mementingkan hasil akhir tanpa memperduliakn bagaimana cara project team mencapai sasaran dan tujuannya, selama hasil akhir yang diharapkan tercapai. Project manager dan timnya mungkin saja bergantung pada resiko besar dengan pemahaman yang minim mengenai dampak dari keputusan terkait resiko tersebut, oleh karena itu, penting sekali untuk membangun budaya sadar resiko (risk-aware culture) dalam mengambil keputusan.
• Tidak menyediakan waktu yang cukup untuk risk management – risk management dan prosesnya tidak seharusnya dipandang sebagai tambahan dari proses perencanaan project, namun harus ditumbuhkan sebagai kemampuan dan proses yang matang dan terintegrasi secara keseluruhan
• Tidak mengidentifikasi dan menilai resiko menggunakan pendekatan yang terstandarisasi – tidak memiliki pendekatan yang sudah terstandarisasi terhadap risk management dapat berakibat terlalaikannya threat dan opportunities dalam project. Lebih banyak waktu dan sumber daya akan terpakai pada masalah yang sesungguhnya bisa dihindari, opportunities akan terlewatkan, dan keputusan akan dibuat tanpa pemahaman secara menyeluruh.

Source : Marchewka, Jack T. Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 2015.