Bagian surat yang berisi tempat dan tanggal pembuatan sebuah surat disebut

Pengenalan Bagian dan Macam Bentuk Surat, Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju. Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail. Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat.

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

5. Hal/Perihal

Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal 6 (enam) macam bentuk surat, yaitu :

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.

2. Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3. Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.

4. Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

5. Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

6. Official Style (Bentuk Resmi)

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya – Surat merupakan salah satu media komunikasi untuk berbagi informasi terkait susuatu.

Terdapat dua macam penggolongannya yaitu surat resmi dan surat tidak resmi namun pada halaman ini kita batasi hanya akan membahas surat yang resmi saja.

Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat didefinisikan sebagai  kertas yang bertulis. Atau bahasa lebih mudahnya surat adalah kertas yang berisi tulisan informasi yang dikirim oleh pengirim untuk ditujukan kepada si penerima (pembaca).

Akan tetapi seiring kemajuan teknologi, surat tidak serta merta harus berbentuk kertas namun bisa berupa media digital, misalnya berbentuk ebook atau surat elektronik. Banyak perusahaan besar yang menerapkan kedua bentuk surat tersebut.

Terkait contoh surat resmi yang ditulis di kertas dan di surat elektronik akan kita bahas pada kesempatan lainnya.

Baca juga: Contoh penulisan gelar yang benar

Informasi yang berada di dalam surat bisa bermacam-macam, ada yang menyangkut dokumen penting antar instansi negara, surat yang menyatakan izin suatu perusahaan, surat berkaitan dengan politik, ekonomi, administrasi  organisasi atau lembaga masyarakat dsb.

Oleh karena isinya macam-macam, maka bisa digolongkan menjadi beberapa tipe surat yakni surat dinas, surat lembaga, surat pribadi, surat niaga, surat perusahaan dsb.

Akan tetapi dari sekian banyak tipe surat itu, ada bagian-bagian surat resmi yang pasti ada yaitu kepala surat, tempat & tanggal surat, nomor surat, lampiran yang disertakan, hal/perihal, alamat penerima, salam pembuka, isi  surat, salam penutup, nama & tanda tangan pengirim, tembusan dan catatan kaki.

Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya

1. Kepala surat

Kepala surat dinamakan juga sebagai kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada sebuah surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat dan nomor kontak resmi milik si pengirim surat. Kepala surat selain untuk menunjukkan identitas si pengirim juga biasanya digunakan sebagai sarana promosi.

Contoh kepala surat:

2. Tempat dan tanggal surat         

Tempat dan tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan dimana surat ini dibuat oleh si pengirim. Pada umumnya, tempat diisi dengan kota si pengirim dan diletakan disebelah kanan. Perhatikan contoh berikut:

Kota Bima, 19 Agustus 2021

Bantul, 21 Maret 2020

Yogyakarta, 1 Februari 2013

Cara penulisannya berturut-turut yaitu nama kota/kabupaten, tanggal bulan dan tahun.

Baca juga: Surat izin tidak masuk sekolah, kuliah dan kerja

3. Nomor surat      

Nomor surat dibuat oleh lembaga, perusahaan, organisasi atau komunitas resmi yang bertujuan untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk mengawasi seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan.

Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut surat, kode surat (biasanya berisi informasi terkait kategori surat), tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Contoh nomor surat bisa dilihat di bawah ini.

Nomor: 213/MKP/AT/20/12/2019

Itu maknanya: nomor urut surat adalah 213, Kode MKP maknanya Managemen Keuangan Perusahaan, AT maknanya Anggaran Tahunan sedangkan 20/12/2019 merupakan tanggal dimana surat resmi dikeluarkan.

Atau bisa juga ditulis dengan menghilangkan tanggal dan bulan seperti ini,

Nomor: 213/MKP/AT/2019

Nah, nomor surat ditulis diposisi paling atas di sebelah sisi kiri namun di bawah Kepala surat dan tanggal surat.

4. Lampiran yang disertakan

Lampiran berisi informasi terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang ikut disertakan dalam penerbitan surat resmi. Contohnya begini;

Lampiran: –

Lampiran: 1 (satu) berkas

Lampiran: 2 (dua) berkas

Posisi lampiran diletakkan di bawah nomor surat. Jadi kalau diurutkan dari atas 1) Kepala surat, 2) Tanggal surat, 3) Nomor surat dan 4) Lampiran.

Baca juga: Pengertian makna menurut para ahli

5. Hal/perihal

Hal atau perihal pada surat resmi berisi terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga kita menyatakan sebagai judul surat. Contohnya begini,

Perihal: Permohonan Panitia Lomba

Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan

Hal/perihal ini ditulis dibawah lampiran.

6. Alamat penerima

Alamat penerima ini diisi oleh alamat orang/lembaga yang dituju atau yang menerima surat. Alamat penerima ini ditulis di bawah Hal/perihal. Misalnya seperti ini,

Kepada. Yth Bapak/Ibu

HRD PT Papua Maju Sejahtera

Di Tempat

Kepada. Yth Bapak/Ibu

Kepala Sekolah SD Nurul Iman

Di Jl. Soekarno Hatta No. 37

Papua Barat

7. Salam pembuka

Salam pembuka berisi terkait sapaan awal yang berupa ucapan salam. Misalnya

Selamat Siang,

Assalamu’alaikum…Wr…Wb,

Dengan Hormat,

8. Isi surat

Pada bagian isi surat resmi berisi tiga bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Bagian pembukan berisi pengantar sebelum inti surat diberitahukan.

Pada bagian inti merupakan pokok masalah, topik atau inti permasalahan yang hendak disampaikan. Sedangkan pada bagian penutup berisi penegasan, kesimpulan dan harapan dari topik inti yang disampaikan.

9. Salam penutup

Salam penutup berisi kalimat salam setelah penyampaian surat ini berakhir. Salam pembukan dan penutup merupakan bagian dari tata krama atau adap sopan santun dalam bersurat. Contoh salam penutup.

Selamat Sore,

Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,

Terima Kasih,

10. Nama & tanda tangan pengirim

Nama dan tanda tangan pengirim berisi tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat serta nama terang, tanda tangan dan cap stempel lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan paling bawah setelah salam penutup.

Baca juga: Struktur dan contoh teks eksemplum

11. Tembusan

Tembusan berisi terkait siapa saja yang berhak menerima surat resmi yang telah dikirimkan. Tapi tidak semua surat resmi harus memiliki tembusan karena biasanya surat resmi yang dibuat dapat disesuaikan dengan jumlah si penerima surat.

Contoh tembusan pada surat resmi (ditulis rata kiri)

Tembusan:

1. Ketua Yayasan

2. Wakil Ketua Yayasan

3. Pemilik Yayasan

12. Catatan Kaki

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan bilamana apa yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.

Baca juga: 5 contoh surat izin sakit

Tidak semua surat resmi memiliki catatan kaki ini, karena sifatnya tidak wajib alias hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.

Contohnya:

*Catatan:

1) Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;

2) Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;

3) Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadilan.

Nah, demikianlah artikel terkait bagian-bagian surat resmi beserta penjelasannya semoga bermanfaat.