Bagaimana cara mengirim tugas ke email dosen?

Pandemi Covid19 memaksakan pembelajaran secara daring. Tak hanya sekedar menyampaikan materi lewat online, mengumpulkan tugas juga mengandalkan email. Meski praktis, namun mengirimkan tugas melalui email juga harus memiliki etika. Tidak boleh menulis asal-asalan saat mengirim tugas melalui email.

Misalnya tanpa mengisi subyek dan body email. Hal itu tentu membingungkan dan dianggap tidak sopan oleh dosen. Saat mengirimkan tugas baik melalui email atau media lain, mahasiswa tetap harus mengedepankan sopan santunnya. Merangkum laman Kagama.co, ada beberapa hal yang perlu diketahui mahasiswa saat mengirimkan tugas ke dosennya. 

1. Perhatikan format pengiriman tugas

Selama pembelajaran online, setiap dosen biasanya mempunyai format khusus untuk mengirimkan tugas. Misalnya, tugas dalam bentuk file, ditulis dengan format Mata Kuliah-Nama-Angkatan. Ada juga dosen yang menentukan format subjek email yang kurang lebih sama dengan format file tugas.

2. Gunakan bahasa formal

Meski tidak bertatap muka langsung, namun penggunaan bahasa formal tentu menjadi kewajiban yang harus dilakukan mahasiswa ke dosennya. Bahasa formal digunakan dari mulai mengucapkan salam hingga penutup. Para mahasiswa harus tetap menggunakan bahasa formal sekalipun mengenal dosen tersebut secara pribadi. Penggunaan bahasa normal saat mengirimkan tugas atau keperluan lain melalui email ini dimulai dengan format kepala surat. Penulisan ucapan salam, “Yth. Bapak/Ibu..”. Begitu seterusnya menggunakan kata-kata baku hingga di bagian penutup. Selain itu, yang tak kalah penting adalah gunakan struktur kalimat yang jelas.

3. Memperkenalkan diri

Agar dosen langsung mengetahui email yang diterimanya, di body email hendaknya mahasiswa memperkenalkan diri setelah menuliskan salam. Memperkenalkan diri ini sering dilupakan oleh mahasiswa. Padahal memperkenalkan diri menjadi kewajiban saat mengirimkan tugas ke dosen. Jelaskan dengan singkat dan spesifik. Seperti nama lengkap, kelas, jurusan, dan angkatan, serta mata kuliah yang diikuti. Etika memperkenalkan diri menjadi penting karena bisa saja dosen mengajar di dua kelas dengan jumlah mahasiswa sampai ratusan.

4. Sampaikan Tujuan

Karena tiap dosen mungkin saja mengajar lebih dari satu mata kuliah. Tugas yang dosen berikan pun bermacam-macam. Sebagai mahasiswa yang baik, kalian perlu menambahkan keterangan tujuan mengirim tugas tersebut. Misalnya, "Sehubungan dengan tugas penelitian yang diberikan pada tanggal/bulan/tahun. Berikut saya lampirkan laporan penelitian dari kegiatan penelitian yang sudah dilakukan".

5. Bersikap baik dan sopan

Meskipun menggunakan perangkat teknologi, perlu diingat jika saat mengirimkan email tersebut juga berkomunikasi dengan orang yang lebih tua. Perlakukan dosen dengan bahasa yang sopan. Artinya, jangan menggunakan kata-kata dengan nada menuntut, memerintah, atau memaksa. Hindari perilaku ini, jika masih ingin dosen menghargai kalian. Selain itu bisa juga menuliskan ini sebelum masuk ke bagian penutup, "Saya menunggu revisi/koreksi dari Bapak". Hal ini menunjukkan kesadaran kalian tentang kondisi dosen, serta kesediaan memberi dosen waktu untuk mengoreksi. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih sebagai penanda hubungan baik.

6. Koreksi lagi emailnya

Jangan langsung terburu-buru mengirim email. Koreksi lebih dulu, pastikan format file tugas sudah sesuai, bahasa yang formal dan sopan, penyampaian tujuan, dan penutupnya. Kalian juga bisa minta tolong teman untuk ikut mengoreksi. Terkait etika mengirimkan tugas melalui email, Dosen Program Studi D3 Farmasi STIKES Muhammadiyah Klaten Rahmi Nurhaini mengaku, sejauh ini selalu menerima tugas dari mahasiswa dengan etika yang baik.

Halo semuanya, kali ini gw mau bahas tentang adab atau tata cara mengirim email tugas ke dosen. Contoh gambar di atas sebenarnya belum pernah dicek ke dosen bahasa Indonesia, namun setidaknya cara mengirim email yang baik untuk tugas tidak hanya sekedar mengirimkan lampiran dengan subyek / judul email sesuai format. Tapi juga harus ada adab dan sopan santun walaupun itu bukan tugas yang dimaksudkan secara tersurat.  Karena hakikatnya, email itu adalah sebuah surat formal, perbedaan hanya pada bentuknya, sehingga tata cara / adab tetap harus ada dan dilaksanakan.

Ibaratnya seperti saat kita mengirimkan hadiah ke rumah seseorang, tidak hanya datang ke depan rumahnya lalu melempar hadiah tersebut melewati gerbang rumahnya kan? Kita akan memberi salam, menyapa kabar, mengenalkan diri barulah menjelaskan maksud kedatangan kita. Padahal kita mau memberi hadiah, tapi kita tetap harus sopan. Sesuatu yang punya tujuan yang baik harus disertai dengan tata cara yang baik pula. Banyak orang yang tidak respek dengan tujuan yang baik hanya karena tata cara / pelaksanaannya tidak baik.

Balik lagi ke email. Tata cara yang pertama adalah memberikan penghormatan kepada dosen yang bersangkutan terlebih dahulu. Tulis nama lengkapnya beserta gelar. Itu sebagai bukti penghormatan kita sebagai mahasiswa, karena kita tahu gelar tersebut bukan hadiah give away dari kalimat "be your self and never surrender". Kita juga tahu bahwa ada begitu banyak perjuangan untuk mendapatkan gelar tersebut. Buktinya, kita sebagai mahasiswa berjuang mengikuti kuliah, mengerjakan tugas, skripsi hanya untuk mendapatkan gelar itu kan? Artinya kita juga paham bahwa semakin tinggi gelar seseorang maka semakin sulit juga untuk mencapainya. Sehingga, saat kita belum mampu untuk meraih tingginya gelar tersebut, maka yang bisa kita lakukan saat ini adalah menghormati orang yang menyandang gelar itu.

Kalimat "Di Tempat" bisa diganti dengan istilah lain seperti "Di Jakarta" atau daerah lainnya jika memang kita tahu pasti domisili dosen tersebut berada.

Kemudian, saat kita tidak mengetahui agama beliau, kita bisa mengatakan "Dengan hormat" tanpa mengucapkan salam keagamaan. Jika kita jelas mengetahui agama beliau, silakan ucapkan salam keagamaan sesuai dengan keyakinan masing-masing. Namun, saya pribadi jarang mengucapkan salam keagamaan di email yang jenisnya seperti tugas ini.

Selanjutnya, perkenalkan diri dengan baik. Kalimat pada gambar mungkin terlalu singkat. Anda bisa menambahkan prolog lain sebelum menjelaskan biodata Anda pada beliau. Setelahnya, kita bisa jelaskan detail biodata diri kita yang terkait dengan tugas tersebut seprti Nama, NIM, Mata Kuliah, Strata dan lain sebagainya. Pada gambar, saya tidak mencantumkan Mata Kuliah karena sudah tertera pada Subject / Judul Email.

Kemudian, jelaskan maksud email tersebut. Langsung pada intinya saja. Kalau bisa tambahkan juga kalimat "tugas mata kuliah A yang diberikan pada tanggal A".

Terakhir, tutup dengan baik seperti pada surat formal lainnya. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Lampirkan file tugas tersebut dalam format yang diinginkan. Jika tidak ada aturan, maka format file nya harus bersifat umum, seperti doc, pdf atau yang sejenisnya. Jangan mengirim file dalam format *.md, *.db, atau format lain yang membutuhkan software tertentu untuk membukanya. Karena kerjaan dosen itu banyak, tidak mau disibukkan dengan hal teknis seperti itu. Sederhananya gini, kita sebagai mahasiswa mengerjakan satu tugas saja kan? Dosen itu memeriksa tugas satu kelas. Kalau kelas itu terdiri dari 40 orang dan beliau mengajar 5 kelas. Ada 200 orang yang harus diperiksa tugasnya. Dan itu tidak dibayar oleh kampus! Jadi hargai dosen yang mau capek untuk memeriksa tugas mahasiswanya dan permudah mereka di saat kita bisa mempermudahnya.

Mungkin sekian dulu tips kali ini, oh ya adab seperti ini sebenarnya wajib dimiliki oleh setiap orang, karena sifat baik harus ada pada setiap orang juga. Tidak ada salahnya melakukan hal yang baik karena setiap kebaikan akan dibalas juga dengan kebaikan. Bisa jadi, karena kesopanan ini, dosen memberikan nilai tambahan pada kita. Kalau pun tidak, kebaikan itu akan kekal dan membekas pada diri kita. Karena sejatinya, kita melakukan kebaikan sebenarnya bukan untuk orang lain, tapi karena kita sadar bahwa manusia memang seharusnya jadi baik.

Semoga bermanfaat.

Bagaimana cara mengirim tugas ke dosen lewat email?

Bagaimana cara mengirim tugas lewat email?

Bagaimana cara mengirim tugas lewat email di hp?

Subjek email tugas diisi apa?