Apa yg menjadi tujuan utama menganalisis anggaran pengeluaran pendidikan?

Mulai tahun ajaran 2020/2021 ini, dana pendidikan yang harus dianggarkan oleh sekolah dipastikan akan meningkat dengan sangat tajam.

Disisi lain, jumlah total pendapatan tahunan sekolah diproyeksikan turun hingga ke tingkat dimana sekolah harus mencari dana tambahan selain dari siswa atau sponsor.

Situasi pandemi dan ancaman resesi ekonomi tentu tidak akan selesai dalam satu dua bulan. Oleh karena itu, sekolah harus mengatur kembali rencana anggaran dana pendidikan mereka.

5 Cara Atur Dana Pendidikan Sekolah

Mengatur anggaran dana pendidikan merupakan hal yang sangat krusial serta tidak bisa dilakukan sembarangan dan tanpa rencana yang matang.

Untuk itu, pihak manajemen harus membuat rencana berdasarkan data, langkah, serta metode penganggaran dana pendidikan yang terstruktur dan tepat.

Berikut 5 langkah mengatur anggaran sekolah yang perlu diperhatikan sekolah:

1. Buat Objective Planning Anggaran

Saat mempersiapkan anggaran operasional untuk sekolah, pertama Anda harus memiliki tujuan utama yang akan menjadi inti rencana tahunan.

Memiliki objective planning yang tepat juga bisa membantu menurunkan risiko timbulnya masalah pada manajemen dan keuangan.

Untuk itu, manajemen perlu memperhatikan tiga hal dalam penganggaran agar tidak menimbulkan masalah di masa depan.

Pertama, anggaran harus seimbang. Selain itu, manajemen harus menjaga aliran pendapatan dapat memenuhi semua pengeluaran yang dibutuhkan.

Kedua, lakukan belanja tahunan dengan prioritas, khususnya belanja pada kebutuhan produktif seperti sarana pembelajaran. Hindari belanja sekolah yang akan menguras kas pada kegiatan konsumtif seperti belanja kegiatan rapat dan event internal.

Ketiga, lakukan review pada pengeluaran dan kinerja sekolah. Perhatikan apakah terjadi over budget pada kegiatan atau turunnya kualitas layanan.

Anda juga bisa memakai data tahun sebelumnya untuk membuat objective planning anggaran.

Namun, rasanya sulit menganalisis kebutuhan berdasarkan data dari tahun sebelumnya bila mengingat situasi yang terjadi sepanjang tahun ini.

Oleh karena itu, hal terbaik yang bisa manajemen lakukan adalah membuat proyeksi berdasarkan data yang dikumpulkan dalam waktu dekat ini.

2. Buat Rencana Prioritas Program

Rencanakan program-program prioritas dengan detail dan matang. Sebab, kesalahan dalam perencanaan program akan sangat mempengaruhi hasil dan goal yang ingin dicapai.

Ada banyak aspek yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan prioritas dan penetapan tujuan penganggaran. Oleh karena itu, tim perencana dan manajemen harus kreatif dalam mengembangkan ide-ide baru.

Pertanyaannya adalah, apa yang harus dilakukan oleh manajemen?

Pertama, buatlah daftar program prioritas dan bagilah ke dalam aspek yang dapat diukur. Anda harus memastikan semua perencanaan program memiliki tujuan yang spesifik.

Kedua, analisis tujuan yang sudah ditetapkan dan buat hipotesis anggaran yang sekolah butuhkan untuk menjalankan semua program prioritas.

Ketiga, berdiskusilah dengan tim administrasi sekolah mengenai masalah yang membuat program di tahun sebelumnya tidak berjalan dengan baik.

3. Buat Analisis Biaya dan Sumber Daya

Setelah melakukan perencanaan objektif, penetapan prioritas, dan tujuan program, selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap sumber daya dan kapasitas finansial sekolah.

Pertama, manajemen harus melakukan analisis terhadap pengeluaran dan proyeksi pendapatan tahunan sekolah. 

Untuk mendapatkan nilai yang akurat, manajemen bisa menerapkan cara berikut:

• Tentukan manfaat dari program yang telah ditentukan serta hitung nilai materiil dari semua manfaat tersebut.
• Hitung semua biaya, baik untuk program prioritas maupun biaya lain seperti infrastruktur dan perawatan.
• Bandingkan manfaat dan sumber daya yang harus dikeluarkan pada setiap program dan kegiatan.
• Selanjutnya, evaluasi pengeluaran dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin tidak ada over cost dalam anggaran.

Kedua, kalkulasikan semua faktor yang dibutuhkan oleh sekolah seperti sumber daya manusia (guru, tendik, dll), fasilitas, peralatan, dan material.

4. Buat Rencana Implementasi Keuangan

Setelah semua rencana penganggaran, pembuatan program prioritas, dan analisis sumber daya selesai, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan oleh manajemen adalah membuat rencana implementasi.

Khususnya rencana strategis mengenai roadmap jangka panjang anggaran dan finansial sekolah.

Ini adalah langkah penerjemahan dari rencana strategis dan program yang sebelumnya dibuat. Oleh karena itu, akan fatal dampaknya bila kesalahan terjadi pada proses ini.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rencana implementasi keuangan sekolah:

• Memastikan semua pihak mengerti dan memahami tujuan bersama serta misi yang ingin dicapai.
• Menciptakan arah dan panduan dalam pembuatan keputusan.
• Menetapkan fokus dan target penggalangan dana operasional.
• Menetapkan jumlah dan nilai alokasi anggaran lebih spesifik serta berorientasi pada peluang di masa depan.
• Mengevaluasi perangkat serta alat yang diperlukan untuk kegiatan dan event yang akan datang.
• Membuat susunan tim dan organisasi yang efektif.

Baca Juga : Gaji Guru Kurang? Ini Tips Efisiensi Uang Bulanannya

5. Pastikan Keberlanjutan Rencana dan Anggaran

Semua rencana diatas adalah bersifat statis. Oleh karena itu, manajemen memerlukan langkah-langkah yang menjamin fleksibilitas anggaran agar terjadi kesinambungan program.

Setidaknya, manajemen harus menerapkan dua strategi berikut ini untuk terjadi keberlanjutan dan kesinambungan program sekolah:

• Membuat anggaran baru pada awal tahun fiskal. Namun, metode ini mungkin harus dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi sekarang.

Pandemi Covid-19 dan ancaman resesi dunia tentunya akan sangat mempengaruhi kelancaran program yang telah dibuat.

• Membuat penyesuaian anggaran di pertengahan tahun dan evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja.

Perencanaan dana pendidikan dan struktur anggaran memang bukan persoalan mudah, khususnya di situasi seperti saat ini.

Metode penganggaran lama tentunya tidak akan bekerja dengan baik.

Oleh karena itu, pihak manajemen sekolah harus pandai memutar otak serta harus lebih kreatif dalam mencari peluang.

Melakukan beberapa pinjaman untuk menjaga kestabilan cash flow atau arus kas sekolah pun bisa menjadi jawaban yang cukup tepat di pertengahan tahun hingga awal tahun 2021.

Selain itu, promosi dan kampanye untuk menarik siswa baru yang potensial pun bisa dilakukan untuk meningkatkan keseimbangan finansial sekolah.

Bagaimana upaya yang dapat dilakukan oleh kepala sekolah agar pengelolaan anggaran sekolah dapat berjalan dengan efektif?

Mengapa kita perlu mempelajari pembiayaan pendidikan?

Faktor apa saja yang harus diperhatikan untuk menentukan biaya pendidikan?

Bagaimana cara mengatasi kurangnya ketersediaan dana pendidikan?