Ketika membuat database Access, Anda menyimpan data dalam tabel, daftar berbasis subjek berisi baris dan kolom. Sebagai contoh, Anda dapat membuat tabel Kontak untuk menyimpan daftar nama, alamat, dan nomor telepon, atau tabel Produk untuk menyimpan informasi tentang produk. Artikel ini menjelaskan tentang cara membuat tabel, menambahkan bidang ke tabel, mengatur kunci utama tabel, dan cara mengatur properti bidang dan tabel. Sebelum membuat tabel dan menambahkan bidang, pastikan Anda paham konsep yang mendasarinya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengenalan tabel. Di artikel ini Database sederhana, seperti daftar kontak, mungkin hanya menggunakan satu tabel. Namun, jika banyak database mungkin menggunakan beberapa tabel. Saat membuat database baru, Anda membuat file baru pada komputer yang bertindak sebagai wadah untuk semua objek dalam database, termasuk dalam tabel. Anda dapat membuat tabel dengan membuat database baru, dengan menyisipkan tabel ke database yang sudah ada, atau dengan mengimpor maupun menautkan ke tabel dari sumber data lain, seperti buku kerja Microsoft Excel, dokumen Microsoft Word, file teks, atau database lain. Ketika membuat database baru yang kosong, tabel kosong baru secara otomatis dimasukkan untuk Anda. Selanjutnya Anda bisa memasukkan data dalam tabel untuk memulai menentukan bidang Anda. Atas Halaman
Atas Halaman
Atas Halaman Anda dapat membuat tabel dengan mengimpor atau menautkan data yang disimpan di tempat lain. Anda dapat mengimpor atau menautkan ke data dalam lembar kerja Excel, daftar SharePoint, file XML, database Access lain, folder Microsoft Outlook, dan lainnya. Ketika mengimpor data, Anda membuat salinan data di tabel baru dalam database saat ini. Perubahan selanjutnya terhadap data tidak berpengaruh terhadap data yang diimpor, dan perubahan terhadap data yang diimpor tidak mempengaruhi data sumber. Setelah menghubungkan ke sumber data dan mengimpor datanya, selanjutnya Anda dapat menggunakan data yang diimpor tanpa menghubungkan ke sumber. Anda dapat mengubah desain tabel yang diimpor. Ketika menautkan data, Anda membuat tabel yang ditautkan dalam database saat ini yang menggambarkan tautan langsung ke informasi yang sudah ada, yang tersimpan di tempat lain. Ketika mengubah data dalam tabel terkait, Anda mengubah di sumbernya. Setiap kali sumber data diubah, perubahan itu diperlihatkan dalam tabel yang ditautkan. Anda harus dapat terhubung ke sumber data setiap kali menggunakan tabel yang ditautkan. Anda tidak dapat mengubah desain tabel yang ditautkan.
Catatan: Anda tidak bisa mengedit data dalam lembar kerja Excel menggunakan tabel yang ditautkan. Sebagai solusinya, impor data sumber ke dalam database Access lalu tautkan ke database dari Excel. Atas Halaman
Atas Halaman Tabel dapat dibuat dalam database yang diimpor dari atau ditautkan ke daftar SharePoint. Anda juga dapat membuat daftar SharePoint baru menggunakan templat yang sudah ditentukan sebelumnya. Templat yang sudah ditentukan sebelumnya dalam Access menyertakan Kontak, Tugas, Masalah, dan Acara.
Atas Halaman Anda bisa membuat tabel dalam database Anda yang menyambungkan data di situs web yang menyediakan antarmuka layanan web. Tabel layanan web bersifat baca saja.
Atas Halaman Selain mengatur properti bidang, Anda juga dapat mengatur properti yang diterapkan ke seluruh tabel atau ke seluruh catatan.
Atas Halaman Setelah membuat atau memodifikasi tabel, Anda harus menyimpan desainnya. Ketika Anda menyimpan tabel untuk kali pertama, beri nama yang menjelaskan isi data. Anda juga dapat menggunakan hingga 64 karakter alfanumerik, termasuk spasi. Misalnya, Anda dapat memberi nama tabel sebagai Pelanggan, Bagian Inventaris, atau Produk. Access menyediakan banyak fleksibilitas dalam hal penamaan tabel. Namun, ada beberapa batasan yang perlu diketahui. Panjang nama tabel maksimal 64 karakter, dapat menyertakan semua kombinasi huruf, angka, spasi, dan karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), kurung siku ([]), spasi ekstra di awal, tanda sama dengan di awal (=), atau karakter yang tidak dapat dicetak seperti karakter kembali ke awal. Nama juga tidak boleh berisi salah satu karakter berikut ini:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.
Tips: Anda harus memutuskan aturan penamaan untuk objek dalam database dan menggunakannya secara konsisten.
Atas Halaman Kecuali jika Anda memiliki alasan tertentu untuk tidak menggunakannya, kunci utama harus ditentukan untuk tabel. Access membuat indeks secara otomatis untuk kunci utama, yang dapat membantu meningkatkan kinerja database. Access juga memastikan bahwa setiap catatan memiliki nilai dalam bidang kunci utama, dan bahwa nilai tersebut selalu unik. Nilai unik sangat penting, karena jika tidak, tidak ada cara untuk membedakan baris tertentu dari baris lainnya. Ketika membuat tabel baru dalam tampilan Lembardata, Access membuat kunci utama secara otomatis untuk Anda dan menetapkan nama bidang ID dan tipe data AutoNumber. Dalam tampilan Desain, Anda dapat mengubah atau menghapus kunci utama, atau mengatur kunci utama untuk tabel yang tidak memilikinya. Atas Halaman Terkadang, Anda mungkin sudah memiliki data yang ingin digunakan sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki nomor ID yang sudah ada untuk karyawan. Jika membuat tabel untuk melacak informasi pegawai, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan ID karyawan yang sudah ada sebagai kunci utama untuk tabel. Atau, mungkin ID karyawan unik hanya dalam kombinasi dengan ID departemen, mengharuskan agar menggunakan kedua bidang bersamaan sebagai kunci utama. Kandidat yang baik untuk kunci utama memiliki karakteristik berikut:
Jika tidak ada data yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama, Anda dapat membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama. Saat Anda membuat bidang baru untuk digunakan sebagai kunci utama, atur tipe data bidang menjadi AutoNumber guna membantu memastikan kunci utama tersebut memenuhi tiga karakteristik dalam daftar sebelumnya. Atas Halaman
Atas Halaman Untuk menyimpan data baru mengenai sesuatu yang sudah dimiliki tabel Accessnya, pertimbangkan untuk menambahkan bidang ke tabel tersebut. Misalnya, Anda memiliki tabel yang menyimpan nama belakang, nama depan, alamat email, nomor telepon, dan alamat surat pelanggan. Jika ingin memulai pelacakan metode komunikasi pilihan setiap pelanggan, cukup tambahkan bidang untuk menyimpan data tersebut. Anda menyimpan setiap bagian data yang ingin Anda telusuri dalam sebuah bidang. Sebagai contoh, dalam tabel kontak Anda membuat bidang untuk Nama Belakang, Nama Depan, Nomor Telepon, dan Alamat. Dalam tabel produk Anda membuat bidang untuk Nama Produk, ID Produk dan Harga. Setiap bidang memiliki karakteristik penting tertentu, seperti nama yang mengidentifikasi bidang di dalam tabel, tipe data yang menentukan sifat data, operasi yang bisa dijalankan dalam data, dan seberapa besar ruang penyimpanan menyediakan tempat untuk tiap nilai. Sebelum Anda membuat bidang, cobalah untuk memisahkan data ke bagian terkecilnya yang berguna. Jauh lebih mudah untuk mengombinasikan data nanti daripada memisahkannya nanti. Sebagai contoh, daripada bidang Nama Lengkap, pertimbangkan untuk membuat bidang terpisah untuk Nama Belakang dan Nama Depan. Kemudian, Anda dapat dengan mudah mencari atau mengurutkan menurut Nama Depan, Nama Belakang, atau keduanya. Jika berencana untuk melaporkan, mengurutkan, atau menghitung item data, letakkan item tersebut dalam bidangnya sendiri. Setelah membuat bidang, Anda juga dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya. Misalnya, properti Format menentukan bagaimana data ditampilkan di lembar data atau formulir yang berisi bidang tersebut. Atas Halaman Ketika membuat tabel baru atau membuka tabel yang sudah ada dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat menambahkan bidang ke tabel dengan memasukkan data dalam kolom lembar data Tambahkan Bidang Baru(1). Access menentukan tipe data untuk bidang tersebut secara otomatis berdasarkan nilai yang Anda masukkan. Jika tidak ada tipe data yang dinyatakan oleh input Anda, Access menetapkan tipe data itu Teks, tetapi Anda bisa mengubah tipe data itu.
Untuk memasukkan data dalam kolom Tambahkan Bidang Baru:
Atas Halaman Terkadang lebih mudah untuk memilih dari daftar yang sudah ditentukan sebelumnya yang sesuai dengan kebutuhan daripada membuat bidang secara manual. Anda dapat menggunakan daftar Bidang Lainnya untuk memilih dari daftar templat bidang. Templat bidang adalah sekumpulan karakteristik dan properti yang sudah ditentukan sebelumnya yang menjelaskan sebuah bidang. Definisi templat bidang menyertakan nama bidang, tipe data, pengaturan untuk properti Format bidang, dan properti bidang lainnya.
Atas Halaman Setelah membuat bidang, Anda dapat mengatur properti bidang untuk mengontrol kemunculan dan perilakunya. Sebagai contoh, dengan mengatur properti bidang, Anda dapat:
Beberapa properti bidang yang tersedia dapat diatur ketika bekerja dalam tampilan Lembar Data. Namun, untuk mendapatkan akses dan mengatur daftar properti bidang secara lengkap, Anda harus menggunakan tampilan Desain. Properti yang dapat diatur tergantung pada tipe data bidang. Atas Halaman Anda dapat mengubah nama bidang, mengganti tipe data tersebut, mengganti properti Format, dan mengganti beberapa properti di bidang lainnya saat bekerja dalam tampilan Lembardata.
Atas Halaman Saat Anda menambahkan bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembardata, Access secara otomatis menetapkan nama generik ke bidang. Access menetapkan nama Bidang1 ke bidang baru pertama, Bidang2 untuk bidang baru kedua, dan seterusnya. Secara default, nama bidang digunakan sebagai labelnya setiap kali bidang ditampilkan, seperti judul kolom pada lembar data. Mengganti nama bidang dengan nama yang lebih deskriptif akan membantu ketika Anda menampilkan atau mengedit data karena bidang akan lebih mudah digunakan.
Atas Halaman Ketika membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access menguji data tersebut untuk menentukan tipe data yang benar untuk bidang. Sebagai contoh, jika memasukkan 1/1/2017, Access mengenali data itu sebagai tanggal dan mengatur tipe data untuk bidang ke Tanggal/Waktu. Jika Access tidak dapat menentukan tipe data secara pasti, tipe data secara default diatur ke Teks (Teks Pendek jika Anda menggunakan Access 2016). Tipe data bidang menentukan properti bidang lain yang dapat diatur. Sebagai contoh, Anda hanya dapat mengatur properti Tambahkan Saja untuk bidang yang memiliki tipe data Hyperlink atau tipe data Memo (Teks Panjang jika Anda menggunakan Access 2016). Mungkin terdapat kasus ketika ingin mengubah tipe data bidang secara manual. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai nomor kamar yang menyerupai tanggal seperti 10/2017. Jika memasukkan 10/2017 ke dalam bidang baru dalam tampilan Lembar Data, fitur deteksi tipe data otomatis memilih tipe data Tanggal/Waktu untuk bidang tersebut. Karena nomor kamar merupakan label, dan bukan tanggal, nomor kamar tersebut harus menggunakan tipe data Teks. Gunakan prosedur berikut untuk mengubah tipe data bidang.
Atas Halaman Selain untuk menentukan tipe data dari bidang baru, Access mungkin juga mengatur properti Format untuk bidang, bergantung pada apa yang Anda masukkan. Sebagai contoh, jika Anda memasukkan 10:50 a.m., Access mengatur tipe data ke Tanggal/Waktu dan properti Format ke Waktu Menengah. Untuk mengubah properti Format bidang, lakukan hal berikut:
Atas Halaman
Atas Halaman Anda dapat mengatur properti bidang apa pun saat bekerja dengan tabel dalam tampilan Desain. Dalam tampilan Desain, Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, dan mengatur properti lainnya dalam panel Properti Bidang.
Atas Halaman Anda dapat mengubah beragam aspek bidang setelah Anda membuatnya.
Peringatan: Anda juga dapat mengubah aspek bidang selain yang baru Anda buat. Bagaimana pun juga, jika data sudah ada di bidang, beberapa tindakan tidak akan tersedia, atau dapat menyebabkan hilangnya data.
Atas Halaman
Catatan: Tidak semua format tersedia untuk semua tipe data. Pertama, atur tipe data, lalu jika diperlukan, atur format.
Atas Halaman Untuk memindahkan bidang, seret bidang ke posisi yang Anda inginkan. Untuk memilih beberapa bidang yang bersebelahan untuk dipindahkan, klik bidang pertama, tahan tombol SHIFT lalu pilih bidang terakhir. Setelahnya, Anda dapat menyeret grup bidang yang dipilih ke posisi baru. Menyeret bidang akan mengubah posisinya di Lembar Data, tapi tidak mengubah urutan bidang di desain tabel. Jika Anda mengakses bidang secara progamatik, urutan asli akan berlaku. Sebagai contoh, jika Anda menyeret bidang ke posisi baru di Lembar Data, lalu membuat formulir dari tabel dengan menggunakan tombol Formulir, bidang akan berada di posisi aslinya. Atas Halaman Menambahkan bidang terhitung ke tabel Menambahkan bidang ke formulir atau laporan |