Mengapa dalam suatu perusahaan itu perlu adanya manajemen sarana dan prasarana

Terdapat banyak pendapat mengenai pengertian Sarana dan Prasarana, dan kali ini menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Sarana merupakan  segala sesuatu yang bisa dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.

Dan Prasarana merupakan segala sesuatu yang digunakan sebagai penunjang utama untuk terselenggaranya suatu proses seperti pembangunan, usaha, dan proyek. Untuk memperjelas sarana lebih digambarkan sebagai alat-alat yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, dan prasarana lebih ditegaskan untuk barang-barang yang tidak bergerak, Contohnya seperti gedung, ruang, dan tanah.

Maka Sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai perbekalan kantor.

Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang baik dan berkualitas, sangat diperlukan pada setiap organisasi atau perusahaan dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatan untuk memperoleh tujuan yang diharapkan.

Tanpa adanya sarana dan prasarana, tidak mungkin tujuan akan dapat dicapai dengan mudah. Demikian halnya dengan kantor, yang merupakan tempat untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, dan sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

Jenis - jenis Sarana dan prasarana

A) Peralatan atau perlengkapan kantor (Office supplies)

Office supplies merupakan alat atau bahan yang dipergunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, untuk menghasilkan suatu hasil pekerjaan yang sesuai dengan harapan yaitu selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok :

1# Peralatan atau perlengkapan dilihat dari bentuknya

Pada peralatan atau perlengkapan ini masih dibedakan menjadi 3 (tiga) bagian, antara lain :

a# Peralatan atau perlengkapan berbentuk lembaran

Peralatan atau perlengkapan ini berupa helaian atau lembaran, misalnya Kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, e-kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

b# Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk nonlembar

Peralatan dan perlengkapan dengan bentuk tak berlembar, misalnya pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, rautan, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas, dan lain-lain.

c# Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan dan perlengkapan kantor yang berbentuk buku-buku :

• Buku pedoman organisasi, adalah buku panduan mengenai informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, prosedur kerja hingga produk dan jasa.
• Buku catatan, adalah buku untuk menulis catatan harian sekretaris (block note)
• Buku tamu, merupakan buku yang digunakan untuk mencatat daftar tamu yang datang ke perusahaan kita.
• Buku agenda, adalah buku yang digunakan untuk mencatat masuk keluarnya surat setiap harinya.

2# Peralatan atau perlengkapan dilihat dari penggunaannya :

Dari penggunaannya peralatan dan perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, antara lain :

*  Barang habis pakai

Barang habis pakai merupakan barang-barang yang penggunaannya hanya satu kali pakai dan tidak bertahan lama. Misalnya seperti : kertas, karbon, tinta, pulpen, pensil, klip, dll.

* Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai merupakan barang-barang yang dalam pengguaannya tahan lama, misalnya seperti : perforator, cutter, stapler dan gunting.

B) Mesin-mesin kantor (Office machine)

Mesin-mesin kantor merupakan alat-alat yang digunakan untuk melakukan kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola bahan-bahan keterangan atau data dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik.

Contohnya : Komputer, LCD, Laptop, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

C) Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang dipergunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri maupun ke luar organisasi atau perusahaan. Contohnya: interkom, faksimile, telepon,telepone wireless.

D) Perabotan kantor (Office furniture)

Perabotan kantor merupakan benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu melaksanakan tugas pekerjaan kantor. Seperti : Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk para tamu), rak buku, papan tulis, dan lemari.

E) Interior kantor (Office arrangement)

Interior kantor merupakan barang-barang kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberikan semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan di kantor. Misalnya seperti : Gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, lukisan, vas bunga, patung, bendera, struktur organisasi, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding, dll

F) Tata ruang kantor (Office lay out)

Tata ruang kantor merupakan pengaturan kantor serta penyusunan atau penataan seluruh alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, jadi dapat memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan para tamu.

Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Dengan terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana di suatu perusahaan, maka pengelolaan yang baik, efektif dan efisien mutlak diperlukan mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan.

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana di kantor adalah untuk menangani semua kegiatan yang berkaitan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi atau pun teknis operasional dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dalam melakukan pengelolaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan beberapa rangkaian kegiatan, seperti :

1) Pengadaan

Pengadaan merupakan seluruh kegiatan yang menyediakan sarana dan prasarana atau perbekalan di kantor untuk mendukung pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi atau perusahaan tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan sangat dibutuhkan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan benar manfaat dan juga biaya yang harus dikeluarkan.

2) Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil dari pengadaan barang atau bahan di kantor, baik berasal dari pembelian instansi lain atau pun yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah :

• Agar sarana dan prasarana tidak mudah rusak
• Agar tidak terjadi kehilangan barang-barang
• Agar tersusun rapi sehingga ditemukan apabila barang tersebut sedang dibutuhkan.
• Memudahkan dalam melakukan pengawasan.
• Mempermudah dalam melakukan analisis barang.
• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

 3) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus untuk mengusahakan agar barang atau sarana dan prasarana kantor tetap dalam kondisi baik atau siap untuk dipergunakan. Tujuan dari pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, adalah :

• Agar barang tidak mudah rusak karena faktor hama atau suhu (cuaca)
• Agar barang tidak mudah hilang
• Agar barang tidak mudah susut
• Agar barang tidak kadaluarsa
• Agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

4) Inventarisasi

Inventarisasi merupakan seluruh aktivitas dan usaha untuk mendapatkan data yang dibutuhkan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda antara satu dengan yang lain, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama tujuannya adalah :

• Agar peralatan tidak mudah hilang
• Agar bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
• Memudahkan dalam pengecekan barang
• Mempermudah dalam melakukan pengawasan
• Mempermudah ketika mengadakan aktivitas mutasi atau penghapusan barang

Referensi :

1. Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59
2. Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jakarta: ERLANGGA

*Penulis: Hasna Wijayati

Materi lain:

Anda pasti sering mendengar istilah sarana dan prasarana. Jika kita mendengar istilah ini, tentunya kita akan mempertimbangkan bangunan dan fasilitas yang ada di dalam gedung tersebut. Bagi yang belum paham dengan arti istilah sarana dan prasarana, silahkan simak uraian pengertian sarana dan prasarana di bawah ini.

Pengertian Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana memiliki arti sebagai seperangkat alat yang bisa digunakan untuk melangsungkan suatu kegiatan. Biasanya segala alat ini bisa berupa alat utama atau juga bisa berupa alat pendukung sehingga dapat melancarkan proses dari suatu kegiatan.

Tentu saja seperangkat alat yang digunakan untuk kelancaran kegiatan ini dapat mempermudah Anda untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dari suatu penyelenggaraan kegiatan. Anda juga bisa meraih hasil yang paling baik karena adanya dukungan dari berbagai alat utama dan alat pendukung tersebut.

Segala sarana dan juga prasarana sebenarnya tidak hanya meliputi barang atau benda saja tetapi juga meliputi tempat atau bahkan ruangan yang bisa mendukung kelancaran kegiatan. Meski selalu dipadukan dengan sarana dan prasarana, namun memiliki arti dan fungsi yang berbeda.

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dan bahan untuk mencapai tujuan dari suatu proses produksi. Pada saat yang sama, infrastruktur merupakan penunjang utama pelaksanaan produksi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

KBBI mengemukakan bahwa sarana adalah segala sesuatu yang dapat digunakan untuk mencapai suatu tujuan. Infrastruktur adalah penunjang utama untuk pelaksanaan proses (bisnis, pengembangan, proyek).

Menurut Moenir (1992-119), yang dimaksud dengan semua jenis perlengkapan, perlengkapan dan fasilitas kerja, merupakan alat utama atau alat bantu dalam suatu pekerjaan dan juga menyangkut kepentingan yang berkaitan dengan organisasi kerja.

Dari pengertian sarana yang dikemukakan oleh Moenir terlihat jelas bahwa sarana adalah sekumpulan alat yang digunakan dalam jalannya kegiatan baik alat tersebut. Walaupun infrastruktur mendukung baik peralatan maupun peralatan utama, kedua peralatan tersebut dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Fungsi Sarana dan Prasarana

Ada beberapa macam fungsi dari sarana dan prasarana yang dapat diperoleh. Terutama dalam sebuah perusahaan bila memiliki sarana dan prasarana yang lengkap. Fungsi sarana dan prasarana tentunya akan berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkup penggunaannya masing-masing.

Misalnya sarana dan prasarana transportasi berbeda dengan kesehatan. Tetapi ada tujuan yang sama, yaitu mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan rencana. Berikut adalah fungsi pokok sarana dan prasarana, yaitu:

• Dapat mempercepat proses kerja implementasi, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas barang dan jasa.
• Kualitas hasil pekerjaan lebih tinggi dan terjamin.
• Anda dapat memindahkan pengguna atau aktor dengan lebih sederhana atau mudah.
• Membuat pengaturan stabilitas pekerja lebih aman.
• Ini dapat membawa kenyamanan bagi orang yang relevan.
• Membuat rasa puas di antara orang-orang yang tertarik menggunakannya.

1. Memudahkan pekerjaan.

Sebuah sarana biasanya diadakan dengan tujuan untuk digunakan bagi keperluan Anda. Jadi segala pekerjaan Anda bisa berjalan dengan semakin lancar. Demikian pula prasarana yang berfungsi untuk mendukung sarana juga akan membuat pekerjaan Anda bisa berjalan secara lebih lancar.

2. Menciptakan hasil yang lebih berkualitas.

Mungkin saja Anda akan melakukan suatu kegiatan dengan menggunakan sarana yang ada. Dalam hal ini keberadaan sarana akan membuat kegiatan Anda bisa berjalan secara efektif dan efisien. Hasil kegiatan juga sudah dipastikan bisa lebih baik dan lebih berkualitas dengan adanya kehadiran sarana. Demikian pula dengan adanya prasarana yang juga akan mendukung kegiatan Anda sehingga kegiatan dapat berlangsung dengan baik.

3. Meningkatkan kepuasan.

Penggunaan benda-benda yang memang dibutuhkan tentu akan membuat seseorang merasa puas. Sebab penggunaan benda tersebut bisa membuat Anda merasa puas dengan hasil kegiatan Anda. Setiap sarana ataupun prasarana yang digunakan tentu akan melengkapi berbagai kegiatan Anda sehingga kegiatan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Tentu saja kegiatan Anda akan memberikan suatu hasil yang sangat memuaskan.

4. Menimbulkan kenyamanan.

Adanya seluruh benda yang dapat mendukung kegiatan Anda memang diadakan dengan tujuan agar kegiatan berjalan dengan lancar. Siapapun yang bergabung dalam kegiatan Anda nantinya akan merasa nyaman karena adanya fasilitas yang telah tersedia.

Perbedaan Sarana dan Prasarana

Tentunya ada berbagai macam sarana dan prasarana yang umumnya digunakan. Adapun perbedaan di antaranya yaitu sebagai berikut:

1. Perbedaan berdasarkan bentuk.

Bentuk dari sarana umumnya lebih kecil bila dibandingkan dengan prasarana. Jadi suatu sarana bisa dipindahkan dengan lebih mudah karena bentuknya yang lebih kecil. Terkadang sarana itu bisa bergerak sehingga benda itu bisa berpindah dari satu tempat ke tempat yang lainnya. Lain halnya dengan prasarana yang memiliki bentuk lebih besar. Tentu saja bentuknya yang besar membuatnya tidak dapat dipindahkan dengan lebih mudah. Oleh karena itu keberadannya cederung untuk menetap di suatu tempat.

2. Perbedaan berdasarkan kepemilikan.

Jika dilihat dari segi kepemilikan maka Anda bisa melihat perbedaan dengan jelas dari kedua hal yang sedang dibandingkan tersebut. Suatu sarana sebenarnya bisa dimiliki oleh setiap individu. Artinya setiap orang bisa memilikinya baik perorangan maupun kelompok. Jadi Anda bisa dengan bebas menggunakan sarana tersebut dalam suatu kegiatan. Sedangkan prasarana sebenarnya merupakan suatu alat penunjang yang dapat mendukung sebuah sarana. Prasarana tidak hanya dapat digunakan untuk satu macam keperluan saja tetapi bisa juga digunakan untuk kegiatan lainnya yang berhubungan dengan fungsinya.

3. Perbedaan berdasarkan fungsi.

Sebuah sarana tentunya memiliki fungsi utama dalam suatu kegiatan tertentu. Sarana bisa dipastikan sebagai bagian utama sehingga suatu kegiatan dilaksanakan atau diselenggarakan dengan menggunakan benda yang menjadi sarana. Jika tidak ada benda sarana tersebut maka belum tentu suatu kegiatan bisa terselenggaran. Sementara prasarana lebih berfungsi sebagai pendukung kegiatan saja. Keberadaannya juga berfungsi untuk mendukung sarana agar kegiatan bisa berjalan dengan lebih baik. Bagaimanapun juga baik sarana maupun parasarana sama-sama berfungsi dengan baik.

4. Perbedaan berdasarkan pembiayaan pengadaan.

Suatu sarana biasanya diadakan dengan biaya yang bersumber dari pihak penyelenggara atau pengada kegiatan. Bisa juga sumber biaya diperoleh dari orang atau peserta yang mengikuti kegiatan tersebut. Sedangkan prasarana biasanya dibiayai oleh pemerintah karena pengadaannya dari APBN. Tidak hanya itu saja tetapi sumber pembiayaan juga umumnya berasal dari wajib pajak.

Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana yang ada tentu sangatlah bermanfaat baik bagi perorangan maupun kelompok. Tidak menutup kemungkinan bahwa benda-benda ini juga berguna bagi masyarakat luas. Oleh karena itu harus diadakan pemeliharaan dengan berbagai cara yang tepat. Pemeliharaan ini dilakukan dengan tujuan untuk menjaga segala sarana dan juga prasarana yang ada sehingga tetap awet dan tidak rusak. Dengan keadaan yang baik tentu saja Anda benda tersebut bisa digunakan untuk berbagai macam kegiatan.

Pemeliharaan bisa dilakukan secara berkala sehingga barang bisa dikontrol atau dicek. Dengan pemeliharaan secara berkala inilah maka kerusakan dapat dihindari. Pemeliharaan sebenarnya juga meliputi kegiatan penyimpanan. Maka penyimpanan setiap sarana yang ada serta seluruh prasarana yang bersifat sebagai pendukung perlu dilakukan dengan baik. Dengan penyimpanan yang baik maka benda bisa terhindar dari kerusakan dan tidak mudah hilang.

Selain itu penyimpanan juga harus dilakukan dengan rapi sehingga barang jadi lebih mudah dibersihkan. Penyimpanan yang rapi juga dapat menghindarkan segala barang dari kerusakan. Dengan demikian pemeliharaan segala benda baik sarana maupun prasarana sangatlah penting dan harus dilakukan dengan penuh hati-hati. Tindakan pemeliharaan yang tepat tentu dapat membuat barang yang Anda butuhkan bisa digunakan atau dipakai sewaktu-waktu dan bisa berfungsi dengan baik sehingga keperluan Anda dapat dipenuhi tanpa adanya hambatan.

Contoh sarana dan prasarana

Mudah sekali menemukan contoh sarana dan prasarana di sekitar kita. Kalau ada sarana kesehatan pasti ada sarana dan prasarana, kalau ada sekolah pasti ada sarana dan prasarana, dll. Berikut beberapa contoh sarana dan prasarana yang ada di sekitar kita.

Sekolah

Fasilitas: alat tulis, bahan ajar, alat latihan, alat olah raga, komputer, dll. Infrastruktur: ruang kelas, ruang guru, lapangan olah raga, ruang latihan, dll.

Rumah Sakit

Fasilitas: peralatan bedah, peralatan medis, obat-obatan, ambulans, dll. Infrastruktur: Gedung rumah sakit

Kantor

Fasilitas: Seperangkat peralatan mesin, seperti komputer, mesin fotokopi, printer, scanner, proyektor, mesin ketik, dll. Meja, kursi dan papan tulis. Infrastruktur: gedung perkantoran, gudang, dll.

Hotel

Fasilitas: tempat tidur, lemari, perlengkapan mandi, peralatan spa, bus wisata. Infrastruktur: gedung lobby, kamar hotel, kolam renang, perlengkapan lighting, lapangan golf, dll.

Kesimpulan Sarana dan Pra Sarana

Rupanya memang dengan adanya sarana dan pra sarana akan membantu mempermudah berjalannya semua aktivitas dalam sebuah perusahaan. Demikian ulasan tentang pengertian struktur dasar, fungsi dan contoh dalam kehidupan sehari-hari. Semoga bermanfaat.

Demikian halnya dengan sistem payroll karyawan, hendaknya dibuat lebih mudah dengan menggunakan produk yang tepat. Salah satunya yaitu melalui penggunaan JojoPayroll. Dimana dengan produk yang satu ini maka perusahaan bisa secara otomatis menghitung besarnya gaji karyawan, termasuk menghitung potongan pajak dan tunjangan lainnya. Selain itu produk ini juga bisa membantu cetak slip gaji otomatis, sehingga tidak perlu dilakukan secara manual.

Tentu saja semua kelebihan yang menarik di atas berkat adanya beberapa fitur yang tersemat di dalam JojoPayroll sendiri. Fitur tersebut misalnya yaitu Customized Deduction Component, Multiple Deduction Type, Government Standard BPJS Calculation, Customized BPJS Calculation, BPJS Ketenagakerjaan with 5-tier Risk Level Calculation, Auto Calculation for Bonuses & THR, Prorate Calculation Bonuses & THR, serta berbagai macam fitur menarik lainnya. Oleh karena itu sebaiknya jangan ragu lagi, segera jadwalkan coba gratis JojoPayroll di perusahaan Anda. Biarkan sistem payroll perusahaan berjalan lebih sistematis, lebih teratur dan lebih mudah.