Jelaskan perbedaan memo dan email

Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi. Penulisan memo biasanya tidak lebih dari 10 baris, dan penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan. Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.

Berdasarkan penggunaannya, memo ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi). Memo yang bersifat resmi biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan untuk bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Memo tidak resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi, lembaga, atau instansi. 

Fakultas Ekonomi dan BisnisProgram EkstensiUniversitas Udayana2014Fungsi Surat dan Penggolongan SuratDalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.Dibawah ini akan dijelaskan kegunaan surat, syarat-syarat surat yang baik serta penggolongannya menurut Lamuddin Finoza dan ditambahkan pendapat dari Thomas Wiyasa.Fungsi SuratSalah satu bentuk komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan adalah komunikasi tulis. Salah satu produk komunikasi tulis yang terpenting adalah surat. Sulit membayangkan suatu perusahaan tanpa adanya surat menyurat. Bentuk komunikasi tulis ini saling melengkapi dengan kegiatan komunikasi lisan. Meskipun mempunyai kekurangan, misalnya : memerlukan persiapan khusus,tidak ada kontak langsung, respon tidak langsung diketahui, namun seberapapun canggihnya alat komunikasi modern, keberadaan surat tidak bisa digantikan. Hal ini disebabkan karena surat mempunyai kriteria khusus yang tidak dipunyaimedia komunikasi lain.Kriteria atau dalam hal ini fungsi surat secara rinci dapat diterangkan sebagai :1. Alat komunikasi tulis.2. Bukti tertulis yang otentik.3. Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan (arsip).4. Alat untuk mewakili perseorangan atau mewakili organisasi (duta organisasi).5. Pedoman atau dasar untuk bertindak.6. Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktifitas tertentu.7. Bukti historis dari suatu kegiatan sehingga surat dapat dipergunakan sebagai bahan riset bagi yang memerlukannya.8. Terjamin kerahasiaannya dan ketepatan isinya karena menggunakan amplop tertutup.9. Media yang tepat untuk mengutarakan hal-hal yang sukar dibicarakan.10. Mengatasi hambatan komunikasi interpersonal (malu, gugup, gagap, dan lain-lain).Penggolongan SuratSebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama dan sifatnya. Surat dapat dipakai untuk berbagai keperluan san ruang geraknya menyangkut aspek yang luas. Agar lebih jelas dibawah ini surat digolongkan menurut wujud, pemakaian, sifat serta tingkat urgensinya.(1)Penggolongan surat menurut wujudnya.a.Surat bersampul.Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta amplopnya. Isi surat bersampul boleh beberapa lembar dengan berat maksimum tertentu yang sesuai dengan peraturanPerumtel. Bila berat surat melebihi berat maksimum maka perangko harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah ditentukan.b.Kartu Pos.Kartu pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10x15 Cm yang dikeluarkan oleh Perumtel. Untuk keperluan bisnis seperti : promosi, kartu ucapan, tanda mata dan lain biasanya suatu perusahaan mengeluarkan kartu pos berukuran lebih besar yaitu 15x20 Cm. Karena ukurannya terbatas maka isi kartu pos berisi berita singkat. Kartu pos lazimnya dikirim tanpa amplop sehingga isis beritanya tidak bersifat rahasia.c.Warkat Pos.Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan antara berupa gabungan antara sampul dan kertas surat. Sampul dan kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop. Ke dalam amplop warkat pos tidak boleh diisi benda apapun.

d. Telegram dan Teleks.Telegram berasal dari katateleyang berarti jauh, dangram(graf) yang berartitanda yang tercetak.. Jadi makna kata telegram yang selengkapnya adalah : tanda (berita) yang tercetak dari jarak jauh. Sedangkan katateleksadalah merupakan singkatan daritelegrafer exchangeyang berarti pertukaran berita yang tercetak jarak jauh.e.Memo.Memo adalah surat yang diperlukan untuk keperluan intern suatu organisasi.Memo ini biasanya digunakan untuk meminta atau meberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor. Bentuk dari memo ini umumnya berupa kertas berukuran setengah folio atau setengah kuarto.f.Surat Tanda Bukti.Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan atau aktivitas antara dua pihak atau untuk mebuktikan keabsahan suatu hal bagi perseorangan. Wujud surat tanda bukti sangat beraneka ragam, bisa berbentuk potongan kertas apa saja dan ada pula yangberbentu besar, seperti misalnya : faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu identitas.(2)Penggolongan surat menurut pemakaiannya.a.Surat Pribadi.Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Isinya adalah mengenai kepentingan pribadi. Oleh karena itu dalam surat pribadi, penulis menyebut dirinya dengan katasayaatau nama dirinya. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam :1. Surat pribadi yang bersifatprive, misalnya surat kepada teman atau kerabat/keluarga. Surat ini mempunyai kebebasan bentuk dan bahasanya. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan bentuk surat resmi dan bahasanya boleh tidak baku.2. Surat pribadi yang isnya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau organisasi, misalnya : surat lamaran pekerjaan dan surat pernyataan. Surat pribadi yang demikian ini harus menggunakan bentuk dan bahasa yang baku.b.Surat Pemerintah.Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Mengingat surat pemerintah merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah, maka bahasanyapun harus bahasa resmi.c. Surat Niaga.Surat niaga atau biasa juga disebut surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan atau jual beli. Surat-surat niaga mempunyai bentuk yang bervariasi, tetapi tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam surat niaga biasanya lebih luwes dibandingkan surat pemerintah.d.Surat Sosial.Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya yayasan, kumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan organisasi kemasyarakatan lainnya yang bersifat nirlaba (nonprofit).

(3)Penggolongan surat menurut sifatnya.a.Surat Biasa.Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui orang lain selain orang yang dituju.b.Surat Konfidensial.Surat konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas. Arti katakonfidensialsebenarnya adalahrahasia, namun dalam konteks surat menyurat lebih tepat jika diartikanterbatas. Jadi pengertian konfidensial disini adalah setengah rahasia atau dengan kata lain hanya untuk kalangan tertentu.c.Surat Rahasia.Surat rahasia adalah surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju saja.Untuk menjaga keamanan isinya surat rahasia biasanya diberi sampul lebih dari satu dan pada sampul sebelah atas, kanan atau kiri, diberi tulisan RAHASIA atau RHS.(4)Pengggolongan surat menurut urgensinya.Tidak semua surat memiliki derajat kepentingan yang sama. Ada surat yang perlu segera ditanggapi, ada yang perlu ditanggapi agak cepat dan ada pula yang tidak perlu cepat-cepat ditanggapi. Untuk itu berdasarkan urgensinya surat bisa digolongkan sebagai berikut :a.Surat Biasa.Katabiasadisini mengandung pengertian bahwa surat tersebut tidak perlu diperlakukan secara istimewa dan tidak perlu cepat-cepat ditanggapi. Bila dikirim via pos, perangkonya cukup dengan perangko yang minimal saja.

b.Surat Segera / Ekspres.Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian segera, tapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim lewat pos, perangkonya tentu lebih besar dari surat biasa.c.Surat Kilat.Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian yang sangat segera. Surat ini harus didahulukan daripada surat-surat lain, baik dari segi proses pembuatannya maupun proses pengirimannya.Dalam pembuatan surat yang baik diperlukan kemampuan menulis yang memadai. Bagi seorang karyawan kemampuan menulis adalah sangat membantu bagi perjalanan karirnya. Roy W. Poe, 1994, menjelaskan ada 4 keuntungan yang akan diperoleh seorang karyawan yang mempunyai kemampuan menulis. Keuntungan tersebut adalah :1.Mempunyai nilai lebih dimata perusahaan sehingga membuat kesempatan naik pangkat menjadi lebih besar.2.Kesempatan yang lebih besar untuk mendapatkan pelanggan baru dan sekaligus mempererat hubungan yang sudah terjalin, sehingga bisa meningkatkan penjualan dan keuntungan bagi perusahaan.3.Menghemat tenaga, waktu dan biaya. Hal ini dikarenakan seringkali kita menemui pesan-pesan perusahaan , misalnya berbentuk : surat penawaran, surat perkenalan, iklan lowongan pekerjaaan, pengumunan dan lain-lain, yang mana format maupun kalimat-kalimatnya tidak menarik, membingungkan dan melelahkan pembacanya, sehingga surat/ pesanyang telah memakan tenaga, waktu dan biaya tersebut diabaikan pembacanya. Dengan mempunyai kemampuan menulis yang baik maka hal-hal tersebut akan bisa terhindarkan4.Mempunyai kemampuan yang tinggi untuk menjalin hubungan yang harmonis di lingkungan kerjanya, baik dengan atasan maupun dengan rekan sejawatnya.Karakteristik Email dan Memo yang SuksesPesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan untuk digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respon, menginformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan email dan memo yang sukses pada umumnya mempunyai karakter sebagai berikut : 1. Satu TopikPesan email dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topic. Membatasi topic membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat.2. Bersifat Percakapan.Ada pesan email dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang-kadang dalam bahasa inggris menggunakan singkatan, kata sehari-hari, dan kata ganti orang pertama. Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap professional.3. Keringkasan.Sebagai bentuk fungsional komunikasi, email dan memo hanya mengandung apa yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali email dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat.

4. Penyorotan Grafis.Untuk menonjolkan ide-ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis email dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, table, dan teknik nilainnya.

Menggunakan Email dengan Aman dan EfektifBila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah begaimana menggunakan email secara aman dan efektif. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email, lambat laun cara penggunaannya yang efektif akan ditemukan sendiri, akan tetapi tentu ada baiknya bila disini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman.Beberapa tips penggunaan email secara aman dan efektif antara lain :1. Menulis semua email secara offline2. Singkat dan padat lebih efektif3. Baris yang tidak terlalu panjang4. Mengedit sebelum mereplay5. Subjek yang deskriptif6. Mengelompokkan email7. Menghindari penerimaan attachment berukuran besar8. Dokumentasi email yang telah terkirim9. Mengoleksi alamat email10. Jam dan tanggal sistem computer

Merencanakan Menulis Email dan MemoSecara garis besar dalam merencanakan menulis email sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Penggunaan semua huruf besar hanya untuk menekankan saja. Mengetik email dengan memakai huruf besar semua akan dillihatnya oleh pembaca sebagai ungkapan marah atau berteriak.2. Jangan gunakan pesan marah dengan menggunakan email. Jika anda memiliki konflik dengan seseorang, selesaikan secara tatap muka, tidak secara elektronik.3. Kirimkan kepada seseorang hanya pesan yang mereka butuhkan.4. Ketika anda merespon sebuah emai, sertakan hanya bagian pesan yang asli saja yan penting, agar pembaca mengerti postingan anda.5. Jika kutipan pesan aslinya terlalu panjang, letakkan respon pesan anda terlebih dahulu, baru materi pesan aslinya.

Secara garis besar dalam merencanakan menulis memo sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :1. Memo yang disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :i. Penyusunan letak bagian-bagiuan memo tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.ii. Pengetikan memo benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik.iii. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.2. Isi memo harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi memo dengan cepat, teapt, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa memo haruslah efektif. Bahasa memo juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada memo harus hormat, sopan dan simpatik.

Daftar Pustaka

Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia,1991.Thomas Wiyasa Bratawidjaja, Surat Bisnis Modern, 1991.Roy W. Poe, Bussiness Letter, 1994.http://www.ut.ac.id/html/suplemen/skom4432/mviii%20kbi.htmhttp://www.docstoc.com/docs/138336980/komunikasi-bisnishttp://www.slideshare.net/fauzi_akhmad84/komunikasi-denganmenggunakanmail032000