PENYELENGGARAAN
SYSTEM SUBJEK
Tugas ini dibuat
untuk memenuhi salah satu nilai kompetensi Administrasi Kepegawaian
Jalan Mataram I,
Kebayoran Baru
Puji syukur kami
panjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami
telah diberikan kemudahan dalam menyelesaikan penyusunan modul kearsipan system
subjek ini.
Tujuan penyusunan modul
ini adalah untuk memenuhi nilai kompetensi Administrasi Kepegawaian dan untuk
memperkaya pengetahuan dan keterampilan siswa/i. Modul system subjek ini
terdiri dari materi, soal teori dan praktek.
Kami menyadari modul
ini belum sempurna, oleh karena itu berikanlah kritik dan saran guna membangun
dan menciptakan daya cipta dan daya guna modul ini.
Jakarta,
29 November 2016
HALAMAN
JUDUL…...…………………………………………………………………...i
KATA
PENGANTAR.……………………………………………………………………..ii
DAFTAR
ISI…………………………………………………………………....................iii
A. Pengertian
Sistem Subjek……………………………………………………..………..1
B. Tujuan
Sistem Subjek………………………………………………………………..…1
C. Kelebihan
Sistem Subjek……………………………….……………………………....1
D. Kekurangan
Sistem Subjek…………..…………………………………………….…...1
E. Perlengkapan
Sistem Subjek…………………………………………………………...2
F. Istilah
– Istilah Sistem Subjek………………………………………………………….5
G. Proses
Penyimpanan Arsip……………………………………………………………..5
H. Proses
Penemuan Kembali Arsip………………………………………………………6
A. Soal
Pilihan Ganda……………………………………………………………………..8
B. Soal
Essay……………………………………………………………………………..10
C. Lembar
Kunci Jawaban ..…………………………………………………………….11
D. Soal
Praktek…………………………………………………………………………...12
E. Buku
Agenda Tunggal………………………………………………………………...27
F. Daftar
Klasifikasi Surat……………………………………………………………….28
G. Susunan
Laci Sistem Subjek………………………………………………………….29
A. Kesimpulan…………………………………………………………………………....30
B. Saran…………………………………………………………………………………..30
A.
PENGERTIAN
SISTEM SUBJEK
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada
isi surat.
Dalam mengelola
arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah
tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang
ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
·
Agar
istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan
seragam
·
Semua
arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip
yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
·
Mengusahakan
agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan
ke tempat semula.
Dalam menyusun
daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi
beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut:
-
Tingkat I : Masalah utama (masalah yang paling luas)
-
Tingkat II : Sub masalah (masalah yang lebih kecil dari
masalah utama)
-
Tingkat III : Sub-sub masalah (masalah yang
lebih kecil dari sub masalah)
Untuk instansi
yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai
3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup
menggunakan satu atau dua tingkatan saja.
C.
KELEBIHAN SISTEM SUBJEK
D.
KEKURANGAN SISTEM SUBJEK
E.
PERLENGKAPAN SISTEM SUBJEK
Kebutuhan
filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. satu
laci fillng cabinet dapat memuat satu masalah utama. Jika masalah utama ada 10,
maka diperlukan 10 laci ( 3 filling cabinet @ 4 laci ). Dapat juga satu laci
untuk memuat satu sub masalah.
Jika satu
laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak
jumlah sub masalah, ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu
sub masalah, maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub sub masalah.
Hanging
folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah
masalah yang ada pada tingkatan terakhir.
Setiap
satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu indeksnya. Jadi, semua surat
yang disimpan mempunyai kartu indeks.
Tidak
semua surat yang disimpan dibuat kartu tunjuk silang. Tetapi hanya surat –
surat yang berisikan lebih dari satu masalah, baru dibuatkan tunjuk silang.
Diperlukan untuk menyortir surat
berdasarkan subjek. Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk
menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.
Digunakan untuk menyimpan kartu
indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad.
F.
ISTILAH
– ISTILAH SISTEM SUBJEK
1. Judul/ caption.
Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama.
Judul/ caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam
penyusunan dan penyimpanan arsip.
2. Indeks. Merupakan
daftar atau tabel yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok
masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun
menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan dari abjad dan nomor.
3. Klasifikasi. Pengelompokan
surat/naskah secara logis dan sistematis berdasarkan sistem tertentu. Jadi dalam
pengelompokan atau penggolongan arsip/naskah dinas harus ada acuan atau patokan
yang dianut, yaitu suatu yang sistem yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/instansi
yang bersangkutan. Hal ini penting agar ada keteraruran dan kepastian.
4. Unit. Yaitu satuan kerja
pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
5. Kode. Adalah
tanda atau simbol yang tertulis atau yang ditulis di atas kertas (arsip)
yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
6. Dosir. Istilah
dosir (bahasa Belanda : dosier) berarti kumpulan arsip yang mempunyai pokok
masalah yang sama, yang ditempatkan pada suatu pokok masalah yang sama dan
ditempatkan pada suatu tempat tertentu atau alat tertentu. Alat yang digunakan
misalnya ordner, stofmap, snelhechter, dsb.
G.
PROSES
PENYIMPANAN ARSIP
Langkah-langkah menyimpan
arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan system sistemyang
lain, yaitu sebagai berikut.
1.
Memeriksa
tanda pelepas
Berkas atau surat yang disimpan
diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum,
dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas
sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Mengindeks
dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan
mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
3.
Mengkode
4.
Menyortir
Surat-surat
ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
Catatan:
sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan
lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
H.
PROSES
PENEMUAN KEMBALI
Langkah-lanhkah
menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :
1. Tentukan subjek surat yang dicari
Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT ( surat
pemberitahuan pajak ) tahun 2008. Oleh karena itu, afifah sebagai arsiparis
menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT
2. Menentukan indeks subjek surat
kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi
subjek. Contoh : kepegawaian= cuti, cuti melahirkan, cuti
sakit. Keuangan= kredit, pajak.
Contoh : surat tersebut kodenya PPh 4. Mencari arsip pada tempat penyimpanan Contoh: arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di dalam hanging folder berkode PPh 5. Mengambil arsip pada tempat penyimpanan Ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 ) 6. Mengambil arsip jika memang benar arsip yang dicari Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip ( lembar 2 ) 7. Memberikan arsip pada peminjam Jika tidak mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui nama orang / perusahaan sebagai identitas surat yang dicari. Untuk demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks. Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya : 1. Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat. Contoh: Andika ingin mencari arsip atas nama gunawan wubisono, tetapi dia tidak mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian identitas surat tersebut adalah gunawan wibisono. 2. Indekslah nama tersebut. Contoh : Indeks nama dari gunawan wibisono adalah, wibisono, gunawan 3. Tentukan kodenya, yaitu Wi 4. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi. 5. Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks. 6. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek 7. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti. 8. Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 ) 9. Serahkan arsip pada peminjam beerikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 ) 10. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file. 1. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Merupakan pengertian dari…
Oleh: Datia Sabela Konsep Pluralisme dan Multikulturalisme itu sendiri sudah melekat di masyarakat Indonesia. Konsep pluralisme bisa diartikan sebagai pemahaman akan kesatuan dan perbedaan, kesadaran dalam keragaman pun sangat dinilai penting sebagai bagian dari khazanah pemikiran keislaman khususnya dalam dunia pendidikan. Demikian pula dengan konsep multikulturalisme yang tidak kalah pentingnya, konsep multikulturalisme sangat memuliakan manusia karena menyetarakan semua manusia dalam perbedaan khususnya pada budaya, ras, etnis, agama, dan jenis kelamin. Dan dari kedua konsep tersebut sangat berkaitan erat dengan Pancasila pada sila ke-3 yakni Persatuan Indonesia. Sebelumnya, kita perlu mengetahui dahulu apa yang dimaksud dengan Pancasila, Pancasila adalah ideologi negara Indonesia. Yang mana merupakan sebuah pedoman bagi kehidupan berbangsa dan bernegara untuk seluruh rakyat Indonesia. Pancasila tersusun 5 ideologi , yakni 1) Ketuhanan Yang Maha Esa ; 2) Kemanusiaan yang adil dan
SURAT NIAGA Surat niaga disebut juga sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Pertukaran informasi secara tertulis salah satunya menggunakan surat sebagai medianya. Kegiatan inilah yang selanjutnya disebut sebagai korespondensi niaga. Macam-macam surat niaga/surat bisnis 1. Surat Perkenalan ( introduction letter ) 2. Surat Permintaan penawaran ( letter of inquiry ) 3. Surat Penawaran ( offered ) 4. Surat Pesanan ( ordered atau purchase order/PO ) 5. Surat Pemberitahuan pengiriman barang/surat konfirmasi barang 6. Surat Penolakan Pesanan 7. Surat Pengiriman Pesanan 8. Surat Pengaduan dan 9. Surat Penyelesaian pengaduan 10. |