Jelaskan faktor-faktor yang Mempengaruhi komunikasi dalam organisasi

Table of Contents Show

Apa itu komunikasi efektif?
Tujuan komunikasi efektif
Faktor komunikasi efektif
Tipe komunikasi efektif
7C’s of effective communication
1. Concrete
2. Coherent
4. Commitment
5. Consistency
6. Completeness
7. Courteous
6 Cara komunikasi efektif
1. Mendengarkan
2. Komunikasi non verbal
3. Keramahan
4. Percaya diri
6. Berpikir terbuka
Video yang berhubungan

2003. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal Purwanto 2003. Komunikasi harus digunakan dalam setiap penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan.

2.2.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi

Menurut Mangkunegara 2004 ada dua tinjauan faktor yang mempengaruhi komunikasi, yaitu faktor yang berasal dari pihak komunikator sender dan dari pihak komunikan receiver. Adapun faktor- faktor yang berasal dari sender maupun receiver, antara lain: 1. Keterampilan sender dan receiver. Sender sebagai pengirim informasi, ide, berita dan pesan perlu menguasai cara-cara penyampaian pikiran secara tertulis maupun lisan. Sedangkan, receiver harus memiliki keterampilan dalam mendengar dan membaca pesan agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti. 2. Sikap sender dan receiver. Sender yang bersikap ragu-ragu dan angkuh terhadap receiver dapat mengakibatkan informasi atau pesan yang diberikan menjadi ditolak dan membuat receiver menjadi tidak percaya terhadap informasi atau pesan yang disampaikan. Sama halnya juga dengan receiver, jika receiver bersikap meremehkan dan berprasangka buruk terhadap sender, maka komunikasi menjadi tidak efektif dan pesan menjadi tidak berarti bagi receiver. 3. Pengetahuan sender dan receiver. Sender yang mempunyai pengetahuan luas dan menguasai materi yang disampaikan akan dapat meninformasikannya kepada receiver sejelas mungkin, sehingga receiver lebih mudah mengerti pesan yang disampaikan oleh sender. Kemudian receiver yang memiliki pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menginterpretasikan ide atau pesan yang diterimanya dari sender. 4. Media yang digunakan oleh sender dan receiver. Sender perlu menggunakan media komunikasi yang sesuai dan menarik perhatian receiver. Sedangkan, receiver yang menggunakan media komunikasi berupa alat indera yang ada pada receiver sangat menentukan apakah pesan dapat diterima atau tidak untuknya. Jika alat indera receiver terganggu, maka pesan yang diberikan oleh sender menjadi kurang jelas bagi receiver.

2.2.2 Proses Komunikasi

Organisasi merupakan suatu sistem yang terbuka dan tempat saling menukar informasi diantara anggotanya. Komunikasi tidak terjadi dengan sendirinya, melainkan melalui sebuah proses. Proses komunikasi merupakan tahapan antara pengirim dan penerima pesan sehingga berpengaruh dalam perpindahan dan pemahaman makna. Menurut Mangkuprawira dan Hubeis 2007 model proses komunikasi dapat terlihat pada Gambar 2. Gambar 2. Model proses komunikasi Mangkuprawira dan Hubeis, 2007 Menurut De Vito 1997 proses komunikasi terdiri dari lima elemen. Elemen proses komunikasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Sumber – penerima Source – Receiver Sebagai sumber mengkomunikasikan pesan kepada penerima pesan. Sebagai penerima pesan dari sumber harus mengolah pesan yang diterima dan memberikan respon atas pesan tersebut. 2. Pesan Messages Pesan komunikasi adalah isi transaksi. Pesan paling sedikit memiliki tiga unsur, yakni simbol, makna pesan, dan pengaturan pesan. interaksi Keterampilan Pengirim Pesan Sikap Saluran Media Pesan keterampilan Pengirim Pesan Sikap 3. Saluran Channel Saluran menunjuk pada sarana yang digunakan untuk mengirimkan pesan. Bentuk-bentuk saluran antara lain saluran visual saat melihat isyarat tubuh, dan saluran suara saat melakukan percakapan. 4. Gangguan Komunikasi Noise Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu, menghambat atau mencampuri komunikasi. Gangguan komunikasi akan menyebabkan komunikasi menjadi kurang efektif. 5. Umpan Balik Feedback Umpan balik adalah respons, verbal atau nonverbal, yang diberikan oleh penerima pesan.. Umpan balik diberikan setelah komunikan menilai suatu pesan yang ditujukan kepadanya. Menurut Bovee dan Thil dalam Purwanto 2003 proses komunikasi terdiri atas enam tahap, seperti terlihat pada Gambar 3 dibawah ini: Gambar 3. Proses komunikasi Purwanto 2003 Adapun penjelasan proses komunikasi menurut Bovee dan John Thil dalam Purwanto 2003, adalah sebagai berikut: 1. Pengirim Mempunyai Suatu Ide atau Gagasan. Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi, baik yang dapat dilihat, didengar, dicium maupun diraba. Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi pesan Tahap 3 Pengirim mengirim pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 4 Penerima menerima pesan Saluran Media 2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan. Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan. 3. Pengirim Menyampaikan Pesan. Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang- pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. 4. Penerima Menerima Pesan. Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Pesan yang diterima adakalanya sempurna, namun tidak jarang hanya sebagian kecil saja. 5. Penerima Menafsirkan Pesan. Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Penafsiran suatu pesan secara benar bila penerima pesan memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan. 6. Penerima Memberi Tanggapan dan Mengirim Umpan Balik Ke Pengirim. Umpan balik feedback adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Feedback dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim. Umpan balik memegang peranan penting, karena member kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, penafsiran kata-kata, dan reaksi secara emosional.

2.2.3 Fungsi Komunikasi

Full PDF PackageDownload Full PDF Package

This Paper

A short summary of this paper

28 Full PDFs related to this paper

Download

PDF Pack

Apakah kamu pernah merasakan konflik dalam tim, perencanaan proyek yang buruk, dokumen yang berantakan, pekerjaan yang terabaikan, juga feedback yang tertunda? Jika iya, maka waktunya membenahi komunikasi dalam tim kamu.

Komunikasi yang tidak efektif akan menyebabkan bisnismu berantakan. Menurut proofhub.com, dalam 400 survey di perusahaan dengan lebih dari 100.000 karyawan di Amerika Serikat dan Inggris, komunikasi yang terhambat merugikan perusahaan rata rata $62.4 juta dalam produktivitas per tahunnya.

Mengetahui bagaimana cara berkomunikasi efektif merupakan salah satu cara agar bisnis berjalan lancar. Perhatikan penjelasan lengkap mengenai komunikasi efektif berikut ini.

Apa itu komunikasi efektif?

Komunikasi yang efektif adalah ketika dua orang dapat saling memahami dengan baik - Pexels

Komunikasi berfungsi sebagai fondasi dalam setiap aspek bisnis. Komunikasi efektif adalah komunikasi antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk menyampaikan, menerima, dan memahami pesan dengan sukses. Hal tersebut merupakan proses berbagai informasi antara anggota tim, dengan mengingat apa yang ingin kamu katakan, apa yang sesungguhnya kamu katakan, dan apa yang diinterpretasikan oleh audiensmu selama komunikasi berlangsung.

Tujuan komunikasi efektif

Bisnis yang baik juga harus didukung oleh komunikasi yang efektif. - Pexels

Tentunya komunikasi efektif memiliki tujuan yang positif untuk keberlangsungan suatu bisnis. Dengan komunikasi efektif diharapkan perusahaan dapat mencapai beberapa hal seperti:

Berkurangnya kesalahpahaman
Budaya tempat kerja yang sehat
Dapat menyelesaikan konflik dengan mudah
Meningkatkan kepercayaan diri
Teamwork yang lebih kuat
Kepuasan kerja karyawan yang meningkat

Dengan tercapainya hal diatas, maka tujuan terakhir adalah tercapainya kesuksesan dalam berbisnis.

Faktor komunikasi efektif

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efektif. - Pexels

Proses komunikasi tidak selalunya berjalan lancar karena penerimaan seseorang akan suatu informasi berbeda-beda. Ada beberapa faktor yang mendukung komunikasi efektif antara lain:

Pengetahuan. Seseorang dengan tingkat pengetahuan tinggi, akan lebih mudah memilih diksi yang tepat untuk menyampaikan informasi baik verbal maupun non verbal.
Persepsi. Hal ini menunjukkan bagaimana seseorang dapat menafsirkan informasi yang didapatkan dan diolah menjadi pandangan. Persepsi dapat menjadi pengaruh baik, tetapi juga dapat menjadi penghambat jalannya komunikasi.
Lingkungan. Tempat kerja yang nyaman dan kondusif akan lebih mendukung komunikasi efektif dan memberikan pengaruh baik pada karyawan.
Emosi. Mempengaruhi reaksi seseorang pada saat berkomunikasi.

Tipe komunikasi efektif

Terdapat 4 tipe komunikasi yang efektif - Pexels

Untuk mempermudah kamu menciptakan komunikasi efektif dalam bisnis. Terdapat 4 tipe dalam komunikasi efektif yang perlu kamu ketahui:

No	Tipe Komunikasi Efektif	Contoh
1	Komunikasi verbal (Intrapersonal, interpersonal, publik, grup kecil).	Perbincangan, interview, meeting, dan presentasi.
2	Komunikasi non verbal.	Nada bicara, ekspresi wajah, dan postur.
3	Komunikasi tertulis.	Surat, laporan, dan memo.
4	Komunikasi visual.	Foto, video, dan film.

Baca juga: 8 Prospek kerja Ilmu Komunikasi terbaik di tahun 2021

7C’s of effective communication

Jika kamu ingin menciptakan komunikasi efektif, kamu perlu mengetahui 7 prinsip komunikasi. Berikut ini adalah daftar prinsip 7C yang akan berguna untuk memastikan komunikasi efektif berjalan di tempat kerja kamu.

1. Concrete

Menjelaskan pesan secara konkret agar komunikasi berjalan lancar. - Pexels

Ketika kamu menyampaikan pesan secara konkret, maka audiens kamu baik tim maupun klien akan memiliki gambaran tentang apa yang kamu coba sampaikan. Pesan yang disampaikan hanya akan menjadi konkret apabila didukung oleh data yang sesuai. Argumen kamu harus didukung dengan materi faktual yang mencakup data dan gambar, sehingga tidak ada ruang untuk bagi pendengar untuk membayangkan hal yang tidak sesuai.

2. Coherent

Komunikasi bisa berjalan lancar apabila dilakukan secara koheren. - Pexels

Poin keseluruhan dari pesan kamu tidak akan berguna jika kamu tidak koheren. Kamu perlu pemahaman yang baik akan arah dari pesan yang ingin disampaikan. Komunikasi yang koheren bersifat logis. Komunikasi efektif tersebut merupakan cara yang terencana dengan baik, logis, dan berurutan. Harus ada koneksi yang baik dari topik utama, juga alurnya juga alurnya harus konsisten.

3. Clarity

Jangan menggunakan kalimat bertele-tele pada saat melakukan komunikasi. - Pexels

Tujuan dari pesanmu harus jelas jika ingin melakukan komunikasi efektif, sehingga audiensmu tidak harus berpikir keras untuk memahami apa yang kamu sampaikan. Perjelas dengan format apa kamu ingin menyampaikan pesanmu. Sampaikan juga secara jelas tujuan dan gol dari pesanmu. Jangan sampai klien atau timmu membuat asumsi mengenai apa yang sedang kamu bicarakan. Misalnya, kalimat yang tidak bertele-tele, to the point, dan pemilihan nada suara yang aktif.

4. Commitment

Memiliki komitmen dapat mengukur dedikasi seorang karyawan. - Pexels

Komitmen adalah bagian utama dari kemampuan berkomunikasi efektif di tempat kerja. Hal ini karena komitmen dapat mengukur dedikasi seseorang dan sejauh mana kamu mengkomunikasikan kepastian pada saat berargumen. Pesan dengan komitmen yang baik, tentunya akan memberikan dampak yang lebih besar, selain itu juga dapat meningkatkan moral kamu.

5. Consistency

Konsistensi merupakan salah satu kunci agar komunikasi berjalan lancar. - Pexels

Ingin melakukan komunikasi efektif dengan tepat? Pastikan pemilihan kata yang baik dan benar pada saat berkomunikasi di kantor. Kata-kata yang kamu utarakan jangan sampai membuat pendengar bingung. Kamu harus mengkomunikasikan pesan dengan singkat, memiliki konsistensi dalam nada, suara, dan konten sehingga kamu tidak membuang waktu. Jangan melakukan pengulangan.

6. Completeness

Berikan pesan secara komplit saat berkomunikasi. - Pexels

Jangan pernah memberikan pesan dengan kalimat yang tidak lengkap.Setiap pesan harus memiliki kesimpulan yang logis. Pastikan kamu berkomunikasi secara keseluruhan yang mencakup hal yang harus diinformasikan dan pengambilan tindakan.

7. Courteous

Bersikap positif dapat mendorong komunikasi menjadi lebih terbuka. - Pexels

Cara komunikasi efektif adalah dengan tetap positif, argumen kamu harus tetap membuat audiens merasa dihormati. Berusahalah sebaik mungkin bahwa kamu mengkomunikasikan pesan dengan jujur, menghormati, terbuka, dan sopan. Komunikasikan dengan hati-hati akan membuat pesan menjadi efektif dan penting. Kata-kata yang menyinggung tentunya akan membuat orang merasa tidak nyaman, bukan?

6 Cara komunikasi efektif

Beberapa cara berkomunikasi yang tepat dapat membuatnya menjadi lebih efektif. - Pexels

Lalu, gimana sih cara untuk berkomunikasi efektif? Kemampuan berkomunikasi dengan baik sangat penting dalam dunia kerja untuk mendukung kelancaran dalam melakukan pekerjaan. Berikut beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk melakukan komunikasi efektif:

1. Mendengarkan

Menjadi good listener merupakan salah satu cara komunikasi efektif berjalan dengan lancar. Pendengar yang baik berarti memperhatikan secara fokus ketika seseorang sedang berkomunikasi. Dengan begitu kamu bisa lebih mengerti dan memberikan respon yang sesuai.

2. Komunikasi non verbal

Body language, kontak mata, gestur, dan nada bicara dapat mempengaruhi pesan yang ingin kamu sampaikan. Kamu juga harus memperhatikan sinyal non verbal yang diberikan oleh audiens. Biasanya perasaan seseorang yang sebenarnya dapat dilihat dari hal tersebut, misalnya perasaan tidak nyaman.

3. Keramahan

Dengan nada bicara yang ramah, pertanyaan personal, atau hanya sekedar senyuman, kamu bisa mendorong timmu untuk berkomunikasi secara terbuka dan jujur. Dengan begitu komunikasi efektif dapat berjalan lancar.

4. Percaya diri

Sifat ini penting ketika kamu sedang berinteraksi dengan orang lain. Percaya diri menunjukkan kepada kolegamu bahwa kamu yakin tentang apa yang kamu katakan dan akan membuktikannya.

5. Empati

Menggunakan kalimat "Saya mengerti situasi yang sedang kamu alami" menunjukkan bahwa kamu mendengarkan dan menghormati opini orang tersebut.

6. Berpikir terbuka

Komunikator yang baik harus dapat masuk dalam berbagai macam percakapan dengan fleksibel, open mind. Cobalah untuk memahami sudut pandang orang lain tanpa menghakimi.

Tahukah kamu bahwa dapat melakukan komunikasi secara efektif merupakan soft-skill yang banyak dicari oleh para perekrut. Pastikan kamu memasukkan kemampuan tersebut dalam CV saat melamar pekerjaan. Jangan lupa untuk mendaftarkan diri dan membuat akun di EKRUT, jika kamu ingin mendapatkan pekerjaan dengan lebih cepat dan mendapatkan karir yang lebih baik.

Baca juga: Perbedaan hard skill dan soft skill disertai contohnya

Itulah dia ulasan mengenai komunikasi efektif yang harus kamu ketahui. Komunikasi efektif yang berjalan lancar akan mempermudah kamu melakukan pekerjaan dan meminimalisir kesalahpahaman dengan kolega maupun klien.