Berbagiruang.com – Berikut adalah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen yang terdiri dari 30 soal pilihan ganda. Dengan adanya soal latihan ini semoga bisa sebagai bahan pembelajaran dan latihan sebelum menghadapi ujian. 1. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis merupakan pengertian surat menurut …. E. Sondang P. Siagian 2. Berikut jenis surat menurut prosedur oengurusannya adalah …. E. Surat kilat, surat segera, dan surat biasa 3. Surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat yang dikirim oleh unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama disebut surat …. A. Pribadi B. Niaga C. Intern * D. EksternE. Biasa 4. Bagian paling atas dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan disebut …. A. Nomor surat B. Perihal C. Lampiran D. Kop surat * E. Tembusan 5. Penulisan nomor surat yang benar adalah …. A. PB/004/III/19 B. 004/PB/II/2019 * C. II/PB/004/2019 D. 004/II/PB/2019E. II/004/PB/19 6. Berikut ini yang bukan termasuk perlengkapan dalam penangan surat adalah …. E. Lembar disposisi 7. Buku verbal berfungsi untuk …. A. Mencatat surat masuk B. Mencatat surat keluar selama satu tahun * C. Mencatat surat yang akan disimpan D. Tanda terima suratE. Mencatat semua surat masuk dan keluar 8. Proses memilah surat menurut ketentuan pada surat masuk sistem buku agenda dilakukan pada tahap prosedur …. A. Penerimaan surat B. Penyortiran surat * E. Penyampaian surat 9. Tugas pertama pengarah surat dalam menangani surat masuk menggunakan buku agenda adalah …. A. Mencatat surat B. Memberikan langsung ke unit pengolah C. Menyertakan surat lembar disposisi D. Meneliti kebenaran surat * E. Memberikan ke arsiparis setelah mencatat surat 10. Dalam prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali, setelah pengarah surat sudah selesai melaksanakan tugasnya maka surat diberikan kepada …. A. Penerima surat B. Pencatat surat * C. Unit pengolah surat D. Unit kearsipanE. Pimpinan BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Manajemen 11. Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah …. A. Alat pengendali surat masuk dan surat keluar B. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses * C. Alat pelacak surat D. Pengganti buku agenda dan ekspedisiE. Membutuhkan banyak personel 12. Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setelah surat dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, surat beserta kartu kendali 2 dan 3 diserahkan kepada …. E. Pimpinan 13. Penanganan surat keluar pada sistem buku agenda, setelah konsep surat mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah …. A. Pengetikan konsep B. Pemeriksaan konsep C. Dicatat ke dalam buku agenda * D. Penandatanganan suratE. Menandatangani surat 14. Pihak yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah …. A. Konseptor B. Juru ketik C. Sekretaris D. Pimpinan * E. Agendaris 15. Tahap selanjutnya adalah surat keluar diketik dengan rapi adalah …. A. Mmeberikan cap dinas/stempel pada surat B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat C. Agendaris memberikan paraf dengan pensil D. Melipat surat dengan rapi E. Memeriksa pengetikannya * 16. Konsep surat pada surat keluar sistem kartu kendali dibuat oleh …. E. Penata arsip 17. Tanda persetujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah …. A. File B. Acc * C. Dep D. U.pE. Catatan 18. Pada penyimpanan surat keluar sistem kartu kendali, lenbar ke-2 surat dijadikan sebagai …. A. Lampiran B. Surat kendali C. Arsip * D. Surat untuk pimpinanE. Tembusan 19. Tahap terakhir prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali adalah …. A. Pengiriman surat B. Pendatanganan surat C. Penyampaian surat kepada unit pengolah D. Pengarah surat E. Penataan surat * 20. Berikut ini yang bukan manfaat penanganan surat masuk dan keluar adalah …. A. Distribusi surat tepat sasaran B. Tercatat dengan baik C. Meningkatkan kinerja perusahaan D. Mudah menemukan surat jika dibutuhkan E. Semua orang dapat mengetahui isi surat * BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Bentuk dan Struktur Organisasi 21. Surat yang diterima dari organisasi atau perusahaan lain, baik perorangan maupun instansi lain disebut …. A. Surat niaga B. Surat dinas C. Surat masuk * D. Surat keluarE. Surat ekstern 22. Surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain, baik surat dari pimpinan instansi maupun pejabat lainnya adalah …. A. Surat niaga B. Surat dinas C. Surat masuk D. Surat keluar E. Surat ekstern * 23. Surat yang harus dikirimkan paling lambar 2 x 24 jam adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia D. Surat segera * E. Surat sangat rahasia 24. Surat yang biasa diberi kode SR adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia D. Surat segera E. Surat sangat rahasia * 25. Bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk bahwa terdapat dokumen yang disertakan bersama surat adalah …. A. Isi surat B. Lampiran * C. Kop surat D. PerihalE. Alamat dalam 26. Tanda dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani pimpinan disebut …. E. Disposisi 27. Blangko/formulir yang digunakan khusus untuk membuat surat adalah …. A. Taklik B. Cap agenda C. Blangko konsep * D. Buku arsip/klaperE. Disposisi 28. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah dalam buku sendiri-sendiri disebut …. A. Buku agenda tunggal B. Buku agenda kembar * C. Buku agenda akuntansi D. Buku agenda berpasanganE. Buku agenda verbal 29. Setelah pemeriksaan pengetikan langkah selanjutnya adalah …. E. Penyimpanan surat 30. Dibawah ini yang bukan tugas dari pencatat surat yaitu …. A. Menerima surat B. Mencatat surat C. Mengirim surat * D. Menentukan kode suratE. Memberikan stempel/cap Itu lah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen semoga bermanfaat dan bisa menjadi bahan latihan untuk mengasah materi lebih dalam. Semoga bermanfaat.
22.59
Pengertian kartu kendali Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut. - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali. 1. Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Berikut contoh kartu kendali
Kolom kartu kendali: Indeks : Diisi indeks surat Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal : Diisi tanggal terima surat No urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal : Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran : Lampiran surat Dari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat : Diisi nomor surat Pengolah : Diisi unit pengolah Paraf : Diisi paraf pengolah surat3. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.
Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.
Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP |