Cara membuat data keluar masuk barang di excel

Laporan keluar masuk barang atau laporan stok barang adalah hal penting yang harus perusahaan perhatikan dalam sistem produksi. Tujuannya untuk memonitor persediaan barang yang perusahaan miliki. Orang yang bertugas mengelola laporan ini harus memiliki kecermatan dan ketelitian tingkat tinggi dalam memperhatikan detail barang yang masuk dan keluar. Kegagalan suatu perusahaan dalam mengelola bisnis salah satu penyebabnya adalah karena menganggap remeh pencatatan stok barang. Namun, sejalan dengan perkembangan teknologi kini pencatatan stok dan pembuatan laporan keluar masuk barang tidak perlu lagi melakukannya secara manual. Melalui Software Inventory perusahaan dapat menyederhanakan laporan keluar masuk barang secara otomatis.

Dapatkan Skema Harga Software Inventory

Download Sekarang

Secara harfiah inventory memiliki arti persediaan barang dari suatu bisnis. Sistem Inventory akan membantu dalam pengelolaan persediaan barang yang ada di gudang untuk mengontrol keluar masuknya barang agar lebih terkelola dengan baik. Hal tersebut dapat mempermudah perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen dengan memaksimalkan kelancaran produksi. Sesuaikan kebutuhan bisnis Anda dengan mengunduh skema harga Sistem Inventory terbaik dari HashMicro yang akan mempermudah proses monitoring perpindahan stok melalui notifikasi otomatis. Hal ini juga dapat menghindari penimbunan stok di gudang melalui program stok barang dengan memaksimalkan produk lama terjual lebih dulu. 

Baca Juga : Aplikasi Persediaan dan Pencatatan Stok Barang Sederhana Terbaik

Daftar Isi

• Manfaat Laporan Keluar Masuk Barang
• Contoh Pembukuan Stok Barang (Inventory) Laporan Keluar Masuk dengan Excel
• Contoh Pembukuan Stok Barang Hingga Laporan Barang Terjual dengan Software Inventory HashMicro
• Kesimpulan

Bisnis yang memproduksi suatu barang contohnya seperti industri retail atau perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur tentunya tidak akan bisa lepas dari kegiatan pembuatan laporan keluar masuk barang. Apalagi jika perusahaan tersebut tidak hanya memiliki satu gudang, pencatatan keluar masuk barang akan mempermudah monitor ketersediaan barang. Pemenuhan barang dalam gudang tentunya karena permintaan konsumen yang tinggi atau stok barang untuk persediaan. Apabila pencatatan tidak Anda lakukan dengan tepat kemungkinan kekacauan proses restock barang atau produk yang membusuk di gudang karena tidak terpantau waktu kadaluarsanya atau karena kesalahan pengelolaan stock opname barang mungkin saja terjadi. 

Perusahaan dapat menggunakan pencatatan manual seperti tabel excel maupun penggunaan Software Inventory yang dapat mempermudah laporan keluar masuk barang secara efisien dan otomatis. Menggunakan bantuan Software Inventory dari HashMicro Anda tidak perlu lagi menginput secara manual setiap barang yang masuk dan keluar yang pastinya akan memakan waktu terlalu banyak. Berikut manfaat yang dapat Anda rasakan dalam membuat laporan : 

Menghindari kecurangan

Kecurangan data rentan terjadi untuk keuntungan pribadi yang menimbulkan kerugian perusahaan. Hal tersebut juga sangat mungkin terjadi dalam bisnis skala menengah ke atas dimana kepemilikan barang yang tidak sedikit. Laporan keluar masuk barang bermanfaat untuk meminimalisir kecurangan data. Meskipun apabila penyusunan laporan keluar masuk barang dilakukan secara manual masih terdapat kemungkinan manipulasi data. Penggunaan Software Inventory jauh akan lebih kredibel dalam menghasilkan data yang ada secara real time.

Mengetahui persediaan barang

Persediaan barang yang perusahaan miliki adalah komponen utama dalam penjualan. Apabila persediaan barang tidak sesuai hal tersebut akan memberikan kerugian bagi perusahaan dan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen karena kelangkaan stok. Hal ini juga dapat menghindari persediaan produk yang tidak berkualitas dengan pengecekan berkala.

Memonitor keluar masuknya barang

Catatan laporan keluar masuk barang yang terus diupdate sesering mungkin berguna untuk memonitor ketersediaan dan pengelolaan barang yang perusahaan miliki. Pencatatan tidak hanya untuk barang yang perusahaan produksi dan barang yang terjual. Hal ini juga mencakup retur dari konsumen, penggunaan barang, transaksi barang masuk, dan sebagainya yang tentunya akan mempermudah tracking. Apabila terdapat hal yang tidak sesuai perusahaan dapat memproses untuk penyelidikan. 

Baca Juga : Manfaat Aplikasi Stok Gudang dalam Manajemen Inventory

Tips Membuat Laporan Keluar Masuk Barang

Sebelum menyusun laporan keluar masuk barang terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Hal ini untuk memastikan catatan yang Anda susun sesuai ketentuan yang berlaku dan menghasilkan laporan yang akurat. Berikut beberapa tips langkah yang harus Anda persiapkan dalam menyusun laporan.

Persiapkan data

Komponen utama yang harus ada adalah Anda harus menyiapkan data yang akan menjadi bahan dalam laporan keluar masuk barang. Anda harus menugaskan karyawan yang memiliki kecermatan tinggi untuk mencatat data barang secara detail sehingga mendapatkan data yang sesuai. Melalui data ini dapat Anda manfaatkan untuk menentukan target pasar dan perkiraan penjualan untuk periode selanjutnya. 

Baca Juga : Human Factor atau Human Error

Buat forecast

Forecast atau perkiraan adalah hal penting dalam bisnis untuk menentukan langkah yang akan Anda ambil untuk menentukan strategi. Forecast Anda susun untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang perusahaan butuhkan dalam satu periode. Pencatatan forecast menjadi acuan untuk menentukan per item barang yang Anda butuhkan.

Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan

Untuk memastikan jumlah barang dan hasil catatan sama maka Anda perlu melakukan pengecekan kembali. Pengecekan ulang dapat Anda lakukan sebelum barang tersusun, menyimpannya di rak atau meletakkan barang tersebut di gudang. Hal ini dapat mengantisipasi keadaan barang yang gagal, cacat, dan lain sebagainya. Catat yang rapi agar laporan dapat dengan mudah dipahami. 

Beri kode pada setiap barang

Penggunaan label, kode atau barcode pada barang bukanlah hal jarang untuk Anda temukan saat ini. Hal tersebut bertujuan mempermudah mengecek ketersediaan stok barang yang pelanggan butuhkan. Manfaat lainnya adalah penataan barang Anda dapat menyesuaikan jenis dan kategori barang. Pencatatan laporan keluar masuk barang akan lebih mudah dengan adanya label, kode, atau barcode pada setiap barang.

Pisahkan stok lama dengan stok baru

Stok lama dan stok baru yang ada dapat Anda pisahkan dalam catatan laporan keluar masuk barang. Fungsinya adalah untuk mengetahui jumlah stok barang dan klasifikasi barang yang ada dari setiap periode. Perusahaan dapat mengetahui barang lama dan barang baru sehingga menjadi bahan pembuatan keputusan dalam menentukan strategi terhadap barang yang ada.   

Contoh Pembukuan Stok Barang (Inventory) Laporan Keluar Masuk dengan Excel

Penyusunan laporan keluar masuk barang secara manual biasanya dilakukan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang belum memiliki banyak barang. Penyusunan laporan secara manual dapat Anda lakukan dengan memanfaatkan aplikasi Excel. Melalui bantuan aplikasi Excel data yang akan Anda masukan harus dilakukan satu per satu dan menggabungkan 

1. Buatlah kertas kerja excel atau sheet baru dan beri nama “data barang” dan buat tabel dengan judul kolom: kode, nama barang, stok awal, masuk, keluar, dan stok akhir.
2. Buat header dengan cara memblok semua kolom tadi dan klik tombol tabel di menu insert. Beri tanda centang pada pilihan “My table has header”.
3. Isi data yang sesuai dengan data barang perusahaan Anda.
4. Buat lembar kerja baru dan beri nama “barang masuk”.
5. Buat kolom dengan judul: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
6. Buat sheet baru dan beri nama “barang keluar dan buat kolom yang sama dengan sheet “barang masuk”.
7. Buka atau aktifkan sheet “barang masuk” dan letakkan kursor di kolom nama barang. Ketik “Vlookup” agar jika kode barang Anda ketikkan maka nama barang akan tampil otomatis. 
8. Lakukan hal yang sama pada sheet “barang keluar”.
9. Buka sheet “data barang” dan pada kolom “masuk” masukkan rumus: =Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])

Keterangan :

table6[kode] : pilih kode di sheet “barang masuk”

table8[this row] : pilih kode di sheet “data barang”

table6[jumlah] : pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”

10. Pada kolom stok akhir, ketikkan rumus “stok awal” ditambah “masuk” dikurangi “keluar”

Contoh Laporan Keluar Masuk Barang

Contoh Pembukuan Stok Barang Hingga Laporan Barang Terjual dengan Software Inventory HashMicro

Penyusunan laporan keluar masuk barang selain menggunakan excel juga dapat melalui bantuan Sistem Inventory. Industri retail dan grosir yang sudah memiliki banyak cabang serta memiliki barang yang tidak sedikit apabila dalam pencatatannya masih secara manual tentunya akan sangat merepotkan. Meskipun sudah banyak jenis Software Inventory, namun masih banyak yang belum memiliki jaminan keamanan data dan kemudahan dalam penggunaannya. 

Software Inventory dari HashMicro tidak  hanya akan membantu perusahaan Anda dalam penyusunan laporan keluar masuk barang tetapi fitur lain yang memberikan kesempatan pada kegiatan operasional gudang. Hal tersebut mencakup tracking lokasi barang, stock opname, permintaan restock, hingga barang terjual. Melalui sistem inventory akan mengotomatiskan proses stock opname sehingga tidak ada kesalahan pencatatan dan perhitungan hingga barang terjual. 

Kesimpulan

Laporan keluar masuk barang adalah salah satu hal penting dalam proses produksi suatu bisnis. Industri retail dan grosir serta manufaktur erat kaitannya dengan pengelolaan keluar masuk barang. Hal tersebut penting untuk perusahaan perhatikan dalam menentukan strategi yang tepat untuk memaksimalkan penyusunan catatan. Perusahaan menengah hingga ke atas sudah jarang melakukan pencatatan laporan keluar masuk barang secara manual. Melalui sistem inventory akan membantu mengoptimalkan otomatisasi pencatatan sehingga data yang didapatkan akan lebih akurat. HashMicro menyediakan Software Inventory yang terintegrasi dengan Sistem Akuntansi dan beberapa sistem lainnya yang akan mempermudah Anda dalam pengelolaan data. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan estimasi laba rugi dari produk yang Anda miliki. 

Dapatkan Skema Harga Software Invetory

Download Sekarang

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?