Bagaimana cara membalas email kepada email yang mengirim pesan?

Jakarta, Insertlive -

Cara membalas email merupakan hal yang harus kamu perhatikan saat menerima pesan dari HRD. Biasanya HRD akan mengirimkan pesan email terkait lowongan yang telah kamu lamar.

Membalas email terkait pekerjaan yang kamu lamar tidak boleh sembarangan, lo. Cara kamu berkomunikasi dengan HRD juga akan menjadi poin penting selain kualifikasi yang kamu punya. Kamu harus bisa menampilkan kesan yang profesional saat membalas pesan HRD melalui email.

Membalas pesan HRD tidak boleh asal-asalan. Berikut adalah poin-poin penting cara membalas email HRD yang harus kamu perhatikan.

1. Balas secepat mungkin

Saat kamu membalas pesan HRD dengan cepat, kamu akan menampilkan kesan yang responsif. Usahakan untuk segera membalas pesan HRD dalam jangka waktu 24 jam hingga 48 jam setelah menerima pesan.

2. Balas dengan sopan dan santun

Kamu harus menampilkan kesan bahwa kamu adalah orang yang sopan dan santun saat membalas pesan HRD. Utamakan untuk mengucapkan salam terima kasih dan sampaikan pesan kamu dengan bahasa yang formal.

3. Balas dengan pesan yang tidak bertele-tele

Meski harus membalas pesan dengan sopan dan santun, pesan balasan yang kamu kirim harus jelas dan to the point. Kirim jawaban seringkas mungkin dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas.

4. Balas dengan profesional

Selain dengan memberikan jawaban yang jelas, tampilkan juga kesan bahwa kamu adalah orang yang profesional. Cara membalas email HRD dengan profesional adalah dengan mengirimkan balasan pada hari dan jam kerja.

Nah biar lebih jelas, yuk, simak contoh cara membalas email HRD berikut!

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview

Cara membalas email terkait dengan panggilan interview tidak jauh-jauh dari bagaimana kamu dapat mengonfirmasi kehadiranmu. Jika jadwal yang diberikan oleh HRD sudah sesuai, kamu bisa langsung mengirimkan pesan balasan sebagai berikut:

Yth. Bapak/Ibu HRD

[Nama Perusahaan]

Selamat pagi/siang, terima kasih telah memberikan kesempatan kepada saya untuk menjalani interview yang menjadi salah satu tahap menjalani proses rekrutmen [nama perusahaan]. Saya siap hadir untuk melakukan interview pada hari Senin, 23 Agustus 2022 pukul 10.00 WIB.

Jika ada informasi tambahan terkait dengan interview lamaran saya untuk posisi [posisi yang dilamar], bapak/ibu HRD bisa berikan informasi melalui nomor WhatsApp saya yang tercantum di bawah ini.

Terima kasih,

[Nama]
[Nomor WA].

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview untuk Mengatur Ulang Jadwal

Ketika jadwal interview yang ditetapkan HRD bentrok dengan aktivitasmu yang lain, kamu harus mengatur ulang jadwal interview kamu nih. Nah, berikut adalah contoh cara membalas email untuk mengatur ulang jadwal interview kamu.

Yth. Bapak/Ibu HRD

[Nama Perusahaan]

Selamat pagi/siang, sebelumnya saya ucapkan terima kasih telah memberikan kesempatan kepada saya untuk menjalani interview yang menjadi salah satu tahap menjalani proses rekrutmen [nama perusahaan]. Namun mohon maaf saya tidak bisa hadir dalam interview tersebut.

Pada hari Senin, 22 Agustus 2022 pukul 10.00 WIB, saya harus mengikuti proses seleksi rekrutmen di perusahaan lain. Jika bapak/ibu berkenan, saya siap hadir untuk melakukan interview pada hari berikutnya, yaitu pada hari Selasa, 23 Agustus 2022.

Dengan penuh harap, semoga bapak/ibu masih berkenan untuk mengatur ulang jadwal interview yang telah diberikan agar saya dapat menyampaikan kemampuan yang dapat saya kontribusikan jika diterima untuk bekerja di [nama perusahaan].

Terima kasih,

[Nama].

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview untuk Menolak

Meski menolak panggilan interview, jangan sampai pesan dari HRD kamu abaikan, ya. Kamu juga harus membalas pesan HRD dengan sopan dan memberikan penjelasan terkait alasan kamu menolak pekerjaan tersebut. Yuk, simak contoh cara membalas email untuk menolak panggilan interview berikut!

Yth. Bapak/Ibu HRD

[Nama Perusahaan]

Selamat pagi/siang, sebelumnya saya ucapkan terima kasih telah menghubungi saya untuk menjalani interview yang menjadi salah satu tahap menjalani proses rekrutmen [nama perusahan].

Namun, mohon maaf saya tidak bisa melanjutkan interview untuk posisi [posisi yang dilamar] di [nama perusahaan] karena saya telah diterima untuk bekerja di perusahaan lain (atau sebutkan alasan lain yang sesuai dengan alasan penolakan kamu).

Terima kasih atas kesempatan yang telah bapak/ibu berikan.

Hormat saya,

[Nama].

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris

Jika kamu menerima balasan lamaran email dengan bahasa Inggris, kamu juga harus siap untuk membalas pesan tersebut dengan bahasa Inggris. Berikut adalah contoh cara membalas email panggilan interview dalam bahasa Inggris.

Dear [nama recruiter]

[Nama Perusahaan]

Thank you for your consideration to invite me to do an interview that will be held on Monday, August 22, 2022 for [posisi yang dilamar] position at [nama perusahaan].

I'm available and ready to join the interview. Please inform me if there's any additional information about the interview. I look forward to seeing you.

Sincerely,

[Nama]

[Nomor HP].

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview yntuk yang Telat Merespons Email

Saat kamu telat melihat email panggilan interview dari HRD, kamu tidak perlu panik. Kamu bisa menjawab dengan sopan dan meminta maaf atas keterlambatan kamu. Dan jika jadwal interview-nya sudah lewat, kamu bisa menanyakan terkait dengan penjadwalan ulang. Berikut adalah contoh cara membalas email saat kamu telat melihat pesan interview dari HRD.

Yth. Bapak/Ibu HRD

[Nama Perusahaan]

Selamat pagi/siang, sebelumnya mohon maaf atas keterlambatan saya dalam membalas pesan ini. Apakah saya masih berkesempatan untuk mengikuti interview pada posisi [posisi yang dilamar] di [nama perusahaan]?

Besar harapan saya untuk dapat bergabung dengan [nama perusahaan] untuk memberikan kontribusi dengan kualifikasi yang saya miliki. Semoga bapak/ibu HRD bersedia untuk mengatur kembali jadwal interview, sehingga saya masih memiliki kesempatan untuk dapat bergabung dengan [nama perusahaan].

Salam hormat,

[Nama].

Nah, itulah cara membalas email panggilan interview dari HRD. Semoga cara membalas email HRD ini bermanfaat buat kamu, ya. Selamat mencoba dan semangat!

(Nabila Sahma/and)

Tonton juga video berikut:

Bagaimana cara membalas email kepada alamat email yang mengirim pesan?

Bagaimana membalas email yang baik?

Bagaimana cara membalas surat elektronik email baru?

Bagaimana cara membatalkan pesan di email yang sudah terkirim di HP?