Asas yang berkaitan dengan kecepatan untuk mempersiapkan sarana dan prasarana kantor adalah

You're Reading a Free Preview
Page 2 is not shown in this preview.

berbagai peralatan kantor

Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu esensial. Dengan demikian penggunaan alat/perlengkapan yang tidak perlu dapat dihindari sehingga tidak terjadi pemborosan.

Suatu analisa yang teliti perlu dilakukan untuk keperluan ini, terutama harus mempunyai pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk melaksanakan kegiatan, sehingga dapat dipilih alat/peralatan yang diperlukan sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot kantor juga berbeda. Hal ini berarti, suatu jenis peralatan kantor yang tepat atau baik untuk suatu organisasi, belum tentu baik atau tepat untuk keperluan kantor lainnya.

Pemakaian oleh orang lain bukan merupakan alasan yang cukup untuk menerima dan menggunakannya, oleh karena itu, dalam menetapkan pengadaan peralatan dan perabot kantor harus disesuaikan dengan hakekat, situasi dan kondisi masing-masing serta kebutuhan karyawan.

Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Dengan demikian akan berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan misalnya: Dengan membeli peralatan yang dapat digunakan untuk beberapa pekerjaan akan lebih murah daripada membeli dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap keperluan.

Demikian pula maksud fasilitas disini, mempunyai arti apabila dimasa yang akan datang terjadi perubahan-perubahan dapat diseesuaikan dan masih dapat digunakan.

Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Nilai keindahan dari suatu kantor sangat dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, sehubungan dengan hal tersebut, keuntungan yang sering diperoleh adalah dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pengadaan peralatan dan perabot kantor.

Selain nilai keindahan, juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Karena dengan keseragaman selain dapat menambah keindahan juga dapat menghemat biaya.

Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perabot kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatanya sama diseluruh organisasi. Standarisasi ini akan menguntungkan penggunaan perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi yang bersangkutan, dapat menciptakan keseragaman dan efisiensi kantor, serta mengurangi perselisihan di antara pegawai karena perebutan peralatan yang paling bagus.

Baca juga  Jenis Dokumen Gudang

Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, karena jika kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga kurang efisien.

Kemampuan dari peralatan itu dapat diketahui dan ditentukan oleh pengalaman dari pemakai. Oleh karena itu karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika pembelian peralatan kantor. Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia (karyawan) menentukan apakan peralatan dan perabotan banyak dipakai atau tidak.

Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai peralatan dan perabotan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperolah dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan. 

Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang harus dibayar. Pembelian peralatan yang berdasarkan pertimbangan yang tepat akan mengakibatkan penghematan, sehingga akan mengurangi penanaman modal.

Selanjutnya dapat dilihat Pemeliharaan dan Perawata Barang

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA  

Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Pendistribusian sarana dan prasarana merupakan suatu kegiatan yang menyangkut pemindahan atau pembagian barang sesuai dengan kebutuhan setiap orang dan ada seseorang yang bertanggung jawab. Untuk menyalurkan sarana dan prasaran ini di lakukan persetujuan oleh seorang kepala sekolah apabila di sebuah instansi pendidikan yang mengatur bagaimana penyaluran sarana prasana pendidikan sudah di distribusikan apa belum kepada pihak yang membutuhkan. Menurut Muflihah (2013) penditribusian perlengkapan pendidikan di sekolah, adalah kegiatan pemindahan barang yang tangung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan. Ada tiga langkah penditribusian perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan barang. Dalam kaitan dengan penditribusian perlengkapan di sekolah ada beberapa  asa yang yang perlu diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitan dengan penyusunan alokasi barang ada empath al yang perlu ditetapkan, yaitu penerima barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah yang akan disalurkan.

Menurut Bafadal dalam Daryanto dan Farid (2013:122), pendistribusian atau penyaluran perlengkapan yaitu merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggungjawab dari seseorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau bahkan orang-orang yang membutuhkan barang tersebut. Dalam prosesnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu: ketetapan barang yang disampaikan baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya dan kondisi barang yang disalurkan.

Dalam pendistribusian ini, ada dua sistem pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu: sistem secara langsung dan sistem secara tidak langsung. Sistem pendistribusian langsung berarti barang-baarang yang sudah diterima dan di inventarisasikan langsung disalurkan  pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan dahulu. Kemudian sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah diterima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang.

Langkah-Langkah Pendistribusian Sarana dan Prasarana

1.      Penyususnan alokasi

Barang yang telah diterima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa oleh berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak berarti semua personel sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggungjawabannya. Apabila pendistribusiannya tidak diatur dengan baik dan optimal, pengelola perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggungjawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal diatas, menurut Bafadal (2014:38), perlu adanya penyususnan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah yang dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi., kualitas, serta kuantitas barang yang tersedia. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerimanya. Dengan demikian, pendistribusiannya lebih mudah dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusuanan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak perlu terjadi.

Dalam penyusunan alokasi ini menurut Bafadal (2014:39), ada empat hal yang yang harus diperhatikn dan ditetapkan yaitu:

a)      Penerima barang, yaitu orang yang menerima barang dan sekaligus mempertanggungjawabkan sesuai dengan daftar barang yang diterima. Identitas orang yang menerima pun juga harus jelas. Identitas yang dimaksud meliputi: (1) nama lengkap ; (2) jabatan resmi di sekolah tersebut ; (3) nomor induk pegawai; (4) alamat penerima

b)      Waktu penyaluran barang. Waktu penyaluran harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan dengan proses belajar mengajar. Selain itu, penyaluran perlengkapan tergantung pada jenisnya. Untuk barang yang habis, seperti kapur tulis, harus dapat dengan mudah disalurkan ke kelas-kelas sehingga tidak menghambat jalannya aktivitas pendidikan. Sementara itu, untuk barang-barang yang tidak habis dipakai dapat disalurkan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan terhadap keberadaan barang yang tersedia. Apabila barang-barang yang ada pada bagian-bagian tertentu kurang dapat difungsikan lagi, perlu ada penggantinya, dan segera mendapatkan penyaluran barang-barang yan baru, sehingga penyalurann barang-barang habis pakai lebih bersifat sewaktu-waaktu bila diperlukan.

c)      Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai. Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misalnya dengan melihat penggunaan barang tersebut.

d)      Jumlah barang yang akan didistrribusikan. Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu ada ketegasan jumlah barang yang disalurkan. Yang perlu dicantumkan dalam jumlah barang ini adalah:

a.       Satuan hitungannya , misalnya: stel, sheet, atau eksemplar

b.      Jumlah satuan, misalnya: 10 unit, 5 stel

c.       Jumlah isi atau bagian dari masing-masing satuan, misalnya: 2 stel meja tamu @ 5 kursi

d.      Harga satuan

2.      Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

3. Penyerahan Barang

               Pada saat penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi beberapa absen seperti daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya. Kemudian barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, lalu kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, namun tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Kemudian apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan baik dan optimal, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dan beberapa kendala dalam membuat laporan pertanggung jawabannya tersebut.

Sistem Dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Bafadal (2014:39-40) menyatakan bahwa ada dua sistem pendistribusian yang dapat dilakukan oleh pengelola perlengkapan sekolah, yakni sistem langsung dan tidak langsung.

1.      Sistem Langsung:

Barang yang telah diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses terlebih dahulu. Pendistribusian sarana dan prasarana pendidikan ini harus berada dalam tanggung jawab salah seorang staf yang ditunjuk, disini yang paling tepat untuk mengampu tanggung jawab tersebut adalah pegawai tata usaha, Nurabadi (2014:51).

2.      Secara Tidak Langsung

Barang-barang yang sudah diterima dan sudah diinvetarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di tempat penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya digunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa. Kegiatan penyimpanan meliputi: (a) menerima barang, (b) menyimpan barang, dan (c) mengeluarkan atau mendistribusikan barang. Kegiatan penyimpanan ini biasanya dilakukan di gudang. Barnawi & Arifin (2012:73) dalam mempersiapkan sebuah gudang untuk menyimpan sarana perlu diperhatikan beberapa faktor pendukung seperti lokasi gudang, sarana pendukung serta keamanan gudang.

a.       Lokasi Gudang

1)      Gudang sebaiknya tidak disekat-sekat (kecuali jika diperlukan).

2)      Letak pintu dan dinding diatur untuk mempermudah pergerakan.

3)      Lorong gudang dapat diatur berdasarkan system arus garis lurus, arus huruf U, atau arus huruf L.

4)      Harus memiliki sirkulasi udara yang cukup, kelembapan udara, serta pencahayaan yang memadai, perlindungan terhadap banjir, dan serangan hama serta efisiensi penanganan (barang diperlakukan sesuai keharusannya.

b.      Sarana Pendukung Pergudangan

Sarana pendukung pergudangan meliputi bangunan gedung, listrik, angkutan (misal: forklift, kendaraan roda dua dan roda empat), alat dokumentasi administrasi (misal: komputer, printer, lemari arsip, dan lain-lain), alat komunikasi (telepon), dan peralatan.

c.       Keamanan gudang

Secara historis gudang harus aman dari bencana (misal: banjir dan tanah longsor). Bahan yang tersimpan dalam gudang harus ditata agar tidak terjadi penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar. Untuk menanggulangi kebakaran secara cepat maka gudang harus dilengkapi dengan alarm kebakaran serta alat-alat pemadam kebakaran yang cukup memadai, serta untuk menjaga keamanan gudang dari pencuri maka perlu dipagar keliling dan dipasang alat keamanan (misalnya: CCTV).

Dilihat dari sistem yang dipakai dalam pendistribusian sarana dan prasarana maka jika menggunakan sistem pendistribusian tidak langsung, barang barang yang perlu disimpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam mempermudah pengawasannya perlu dibuat kartu stok barang yang ditempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan.

Asas-Asas Dalam Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Suatu pendistribusian sarana dan prasarana yang ada di lembaga pendidikan dapat berjalan secara efektif apabila memenuhi asas-asas yang ada. Menurut Nurbaiti (2015) asas-asas dalam pendistribusian sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:

1.      Asas Ketepatan

Asas ketepatan disini yang dimaksudkan yaitu ketepatan jenis dan spesifikasi barang yang disalurkan dan ketepatan jumlah barang yang disalurkan.  

2.      Asas Kecepatan

Yakni asas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk mendistribusikan barang. Jika barang yang disampaikan terlambat datang maka akan berakibat pada terhambatnya aktivitas.

3.      Asas Keamanan

Dalam hal ini yang diperhatikan adalah keamanan penyaluran barang kepada pemakai yang membutuhkan. Dalam penyaluran barang sebaiknya menggunakan alat tertentu, seperti troli, agar memudahkan bagian penyaluran serta menjaga agar barang tidak rusak.

4.      Asas Ekonomis

Asas ini sangat memperhatikan ketepatan pemakaian barang-barang persediaan. Asas ini berhubungan dengan frekuensi pembagian atau penyaluran barang. Agar pemakai dimasing-masing unit tidak memakai barang tersebut dengan sembarangan serta sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pemakaian. 

DAFTAR RUJUKAN

Bafadal,I.2014.Manajemen Perlengkapan Sekolah (Teori dan Aplikasinya).Jakarta: Bumi Aksara.

Barnawi & Arifin.2012.Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah.Jogjakarta: Ar-ruzz Media.

Daryanto & Farid. MT. 2013. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Malang: Gava Media

Nurabadi,A.2012.Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan.Malang: Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang. 

Nurbaiti.2015.Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah.Jurnal.(Online), Volume 9 (www.ejournal.unib.ac.id), diakses pada 11 Maret 2018.

Rohiat. 2006.Manajemen Sekolah: Teori Dasar dan Praktik. Bandung: Refika Aditama

Page 2