Apa saja alasan yang mendasari perlunya rekonsiliasi kas kecil

Setiap akhir bulan, perusahaan melakukan rekonsiliasi bank untuk mencocokkan data antara buku besar dengan rekening koran dari bank. Apa yang dimaksud dengan rekonsiliasi bank? Apa fungsinya dan bagaimana melakukannya? 

Kegiatan Pencocokan dan Penyesuaian Data

Mengutip dari Wikipedia, rekonsiliasi bank (bank reconciliation) adalah suatu proses pencocokan dan penyesuaian atas informasi catatan transaksi atau saldo antara catatan menurut nasabah dan bank.

Pengertian lainnya, rekonsiliasi bank adalah proses mencocokkan data saldo perusahaan dengan catatan informasi terkait laporan perbankan.

Rekonsiliasi ini juga merupakan verifikasi saldo antara yang tertera di buku besar dengan yang terdapat pada rekening koran bank.

Jika disimpulkan, rekonsiliasi bank merupakan proses penyesuaian informasi catatan keuangan menurut perusahaan dan juga menurut pihak perbankan.

Tujuan Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi dapat terjadi karena beberapa sebab, seperti adanya setoran perusahaan ke rekening bank pada akhir bulan namun tercatat di bulan berikutnya, adanya beban bank yang tidak disadari perusahaan, kesalahan pencatatan dari pihak perusahaan atau bank, cek yang masih beredar, hingga kredit oleh bank yang tidak diketauhi perusahaan.

Karena itu, perusahaan perlu melakukan proses verifikasi saldo antara buku besar dengan rekening koran untuk memastikan adanya persamaan dan perbedaan data  pada dua catatan tersebut. 

Kegiatan pencocokan data ini juga diperlukan untuk merapikan catatan laporan perbankan perusahaan sehingga menjadi lebih akurat. 

Rekonsiliasi bank juga digunakan sebagai kendali dalam setiap penerimaan atau pemba yaran suatu perusahaan, baik itu berbentuk tunai maupun non tunai.

Tujuan rekonsiliasi lainnya adalah untuk mengecek ketelitian dalam setiap pencatatam yang terdapat di dalam rekening kas perusahaan dan catatan bank itu sendiri. Dengan begitu, perusahaan dan bank dapat mengetahui nominal penerimaan atau pengeluaran yang terjadi. Di sisi lain, perusahaan dapat mengetahui informasi keuangan dari bank, yang belum sempat dicatat dalam laporan kas mereka.

Tidak hanya itu, perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi agar dapat mengetahui besarnya selisih antara saldo kas pada laporan bank dengan catatan buku besar perusahaan jika terjadi perbedaan, serta mencari tahu penyebab terjadinya perbedaan informasi keuangan tersebut.

Baca Juga: Rekonsiliasi Fiskal dan Perannya dalam Pelaporan Pajak

Komponen Rekonsiliasi Bank

Dalam proses rekonsiliasi bank, ada komponen-komponen yang tidak boleh terlewatkan, di antaranya:

Komponen deposit in transit adalah uang tunai yang sudah diterima oleh perusahaan, namun informasi tersebut belum diterima oleh bank sehingga belum tercatat dalam laporan bank. 

Jika ini terjadi di akhir bulan, setoran tidak akan muncul pada laporan bank. Karena itu, akan menjadi item rekonsiliasi.

Mengapa tidak muncul pada laporan bank? Setoran tersebut terjadi ketika data terlambat sampai di bank sehingga tidak masuk ke dalam catatan pada hari itu. penyebab lainnya, perusahaan melakukan setoran namun tertunda. Kemungkinan lainnya, perusahaan belum melakukan deposit ke bank.

Outstanding Check adalah cek yang telah dicatat oleh perusahaan, namun belum dicairkan. Jika belum diselesaikan, tidak akan muncul pada laporan bank.

Jika sudah dicairkan, perusahaan perlu membuat laporan untuk bank sehingga catatan kas dapat diperbarui.

• Non-Sufficient Fund Check

Non-sufficient Fund Check atau cek kosong, adalah cek yang tidak diterima oleh bank karena dana dalam rekening perusahaan tidak mencukupi. Jika ini terjadi, bank akan tetap mengeluarkan nota debit dengan jumlah ketidakjujuran (dishonored) dan saldo di rekening perusahaan akan dikurangi. Untuk mengeluarkan cek ini, perusahaan akan dikenakan biaya pemrosesan.

Prosedur Melakukan Pencocokan Data Keuangan 

Bagaimana cara melakukan rekonsiliasi bank? Berikut langkah-langkah prosedurnya:

1. Melakukan perbandingan antara saldo kas perusahaan dan rekening bank

Langkah pertama rekonsiliasi adalah menganalisis rekeing koran bank yang didapatkan setiap bulan. Di dalam rekening koran tersebut, terdapat berbagai macam transaksi, seperti cek, setoran, biaya layanan, dan sebagainya. Di dalam rekening koran tersebut pun terdapat saldo kas perusahaan.

1. Catat transaksi yang dilakukan oleh bank

Catat semua transaksi yang muncul pada rekening koran di dalam buku kas pada bab yang berbeda. Jika terdapat perbedaan yang mencolok, baru tindak lanjuti informasi tersebut.

1. Lakukan penelurusan terhadap transaksi yang masih diproses

Lakukan penelusuran transaksi yang masih diproses dengan menghubungi pihak terkait. Ketika sudah menemukan jawabannya, segera lakukan penyesuaian.

1. Buat lembar kerja rekonsiliasi dan hitung selisihnya

Hitung selisih yang ditemukan pada lembar kerja rekonsiliasi untuk menyelesaikan perbedaan antara dua catatan tersebut. Jika nominal perhitungan selisih sudah tuntas, rekonsiliasi bank sudah selesai. Namun jika masih terdapat selisih, lakukan perhitungan ulang.

1. Penelusuran dan pengecekkan ulang

Sebelum menyelesaikan rekonsiliasi, lakukan pengecekkan ulang untuk memastikan tidak ada selisih dalam dua laporan tersebut.

Baca Juga: Rekonsiliasi PPN di OnlinePajak: Simak Langkah-Langkah Berikut Ini!

Kesimpulan

Setiap akhir bulan, perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi bank untuk mencocokkan informasi saldo yang tercatat dalam buku besar dan rekening koran bank. Kegiatan ini bertujuan untuk merapikan laporan keuangan perusahaan sehingga menjadi lebih akurat, serta mengetahui setiap pengeluaran dan penerimaan yang terjadi. Rekonsiliasi ini juga bertujuan untuk menemukan selisih antara buku besar dan rekening koran, serta menemukan penyebab perbedaan saldo tersebut. 

Untuk memperlancar rekonsiliasi, selalu catat transaksi penjualan dan pembelian perusahaan, termasuk pajak masuk dan keluar. Gunakan aplikasi seperti OnlinePajak untuk merekam semua data transaksi dan perpajakan Anda, termasuk membuat invoice dan faktur pajak, serta melakukan pelaporan dan penyetoran. Lihat fitur kami lebih lengkap di sini, atau cek paket yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda di sini.

Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.

Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

Pengisian Kembali Kas Kecil

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung, hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

Penggunaan Kas Kecil

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik.

TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.

Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu setiap pembukaan di awal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller. Jika sudah diapprove, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment (penyesuaian) atas perbedaan tersebut.