5:17:00 PM Show
Bagi seorang yang bekerja di bagian administrasi, mungkin pernah membuat surat yang isinya sama namun dikirim ke banyak orang atau instansi yang berbeda-beda. Misalnya membuat surat penawaran produk, lalu surat tersebut akan dikirim ke 100 perusahaan, apakah kita akan mengcopy atau menyalin lalu mengedit surat (mengubah alamat, nomor surat, dll) sebanyak 100 kali? Tentu TIDAK karena cara tersebut akan memakan waktu yang sangat lama. Jadi bagaimna solusinya? Nah, solusinya yaitu menggunkan fitur Mail Merge atau Surat Massal. Fitur ini tersedia pada Microsoft Word 2003 sampai dengan versi terbaru saat ini. Dengan fitur ini, kita cukup membuat satu surat, sedangkan data-data (tujuan/alamat penerima dan nomor surat) akan diisi secara otomatis. Sebelum melangkah lebih jauh, kita memerlukan Data Source/Sumber Data untuk data-data yang akan muncul secara otomatis. Terdapat dua cara untuk membuat Data Source, yaitu melalui Type a New List pada fitur Mailings atau membuatnya di Ms. Excel. Berikut cara membuat Data Source:
Jadi tentu silahkan pilih cara mana yang lebih mudah untuk membuat data source. Selanjutnya, perhatikan contoh penggunaan fitur Mail Merge berikut ini: Cara Membuat Surat ke Banyak Penerima (Mail Merge) Word
Itulah cara membuat surat ke banyak penerima atau mail merge word, jika ada yang kurang dipahami, silakan bertanya pada kolom komentar di bawah. Terakhir, semoga tutorial tersebut bermanfaat bagi teman-teman dan jangan lupa berbagi pengetahuan
CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD SUMBER DATA DARI EXCEL Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut): Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013 Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari ExcelBiasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata. Step 1: Buat file sumber datanya (source data)Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu. Step 2: Buat naskah utamanyaBuatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya. Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List… 2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi. 3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK. 4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya. 5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama. 6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya. 7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini. 8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain. Step Akhir: Menyimpan dan MencetakJika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
Tambahan Penting:Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara: Klik Edit Recipients List Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK. Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna. Dikutip dari pintarkomputer.com |