Tuliskan dua contoh penerapan alat komunikasi yang digunakan pada perkantoran

Admin umumsetda | 19 Mei 2015 | 72622 kali

1. Prosedur pengoperasian alat komunikasi

Keahlian komunikasi seorang tenaga penjual merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pembeli dalam berbelanja. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang pramuniaga atau tenaga penjual. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang pramuniaga harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Seorang pramuniaga juga harus mampu membangun citra diri atau kepribadian yang baik dan menarik. Karena pramuniaga merupakan ujung tombak suatu perusahaan dan akan menggambarkan image perusahaan kepada pembeli atau pelanggan.

Pramuniaga yang memiliki kepribadian yang baik dan menarik merupakan promosi bagi perusahaan,sebaliknya jika pramuniaganya berkepribadian buruk, akan merugikan perusahaan, karena tidak akan ada pembeli yang mengunjungi perusahaan atau toko tersebut.

A. Pesawat telepon

Pesawat telepon merupakan salah satu mesin bisnis yang berfungsi sebagai alat komunikasi. Pesawat telepon merupakan salah satu alat yang mempunyai fungsi penting, walupun pada umumnya tidak secara langsung digunakan dalam transaksi perdagangan.

1.      Jenis jenis telepon

 Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:

a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.

b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.

c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.

Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan  pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut

a)      Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.

b)      Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.

c)      Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.

d)     Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.

Sementara itu, hubungan telepon ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:

a.       Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

b.      Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.

c.       Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju.

2.  Klasifikasi pesawat telepon dan fungsi tombol pada telepon

Berdasarkan klasifi  kasinya,telepon dapat dibedakan menjadi empat, yaitu telepon yang menggunakan sistem sambungan, telepon yang menggunakan sistem dialing, telepon yang menggunakan mekanisme mesin dan telepon yang menggunakan fasilitas sambungan.

a.  Telepon yang menggunakan sistem sambungan

Telepon yang menggunakan sistem sambungan ada dua macam yaitu sistem manual dan sistem otomatis.Pesawat telepon yang menggunakan sistem manual memerlukan tenaga operator mengakibatkan ketidakefi  sienan dalam melakukan pekerjaan, sedangkan telepon yang menggunakan sistem otomatis tidak memerlukan operator.

b.  Telepon yang menggunakan sistem dialing

Telepon yang menggunakan sistim dialing terdiri dari dua macam, yaitu telepon yang digunakan dengan cara memutar atau menekan tombol tombol angka.

c.  Telepon yang menggunakan mekanisme mesin

Terdiri dari dua macam, yaitu telepon digital dan telepon non digital. Telepon digital biasanya dipergunakan pada kantor-kantor yang sudah modern.

d.  Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan

Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan dengan menggunakan kabel, satelit dan stasiun microwave. Contoh telepon yang menggunakan fasilitas sistem sambungan satelit adalah telepon WWL (WarellessLine) atau telepon radio,sedangkan telepon yang menggunakan sambungan dengan stasiun microwave ialah telepon selular (hand phone).

e.  Telepon digital

Telepon jenis digital lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, hal ini dikarenakan telepon jenis digital mempunyai beberapa keunggulan antara lain:

1. Mempunyai layar/display yang dapat menunjukan:
2. Jam, tanggal, bulan dan tahun pembicaraan telepon
3. Lamanya pembicaraan telepon
4. Nomor telepon yang dituju
5. Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
6. Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak perlu mengangkat gagang telepon.
7. Mempunyai handset, yaitu fasilitas yang memungkinkan orang tidak memungkinkan mengangkat gagang telepon pada saat menerima telepon.
8. Mempunyai kapasitas yang lebih besar dalam menyimpan nomor telepon.
9. Mempunyai fasilitas  three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
10. Memuat 1 – 8 line telepon dan 1 – 16 ekstensi.
11. Dapat  memindahkan panggilan secara otomatis.
12. Mempunyai fungsi nada sela sehingga dapat menerima panggilan tanpa memutuskan pembicaraan.

Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan, aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan. Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut:

1. Berbicara melalui telepon harus sopan  dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara.
2. Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas.
3. Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima, benar-benar sangat penting.
4. Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.

Dalam kegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan.

3.  Tata cara dalam menangani telepon masuk

1. Setiap kali telepon berdering, harus segera  diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
2. Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
3. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
4. Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
5. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
6. Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
7. Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)

Zaman sekarang ini adalah jaman modern, hampir semua hal bisa dilakukan dari rumah, dari mulai membayar semua tagihan baik berupa tagihan telepon, internet, tv berbayar, listrik, pam dan lain-lain, cukup dengan menggunakan m-banking, dan semua bisa dilakukan dengan cara online. Kita tidak dapat memungkiri pentingnya teknologi informasi dalam kehidupan kita. Teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian yang sangat penting dalam setiap rencana bisnis. Hampir dari seluruh perusahaan baik skala besar maupun kecil menggunakan Teknologi Informasi, sebagai salah satu aktifitas yang sangat dibutuhkan untuk memberikan peningkatan terhadap layanan bisnis yang mereka kelola.

Teknologi Informasi telah banyak digunakan untuk mendukung proses bisnis yang terjadi pada perusahaan, baik bidang ekonomi maupun perbankan. Dengan hadirnya aplikasi-aplikasi dan layanan e-bussiness, e-commerce, e-banking dan lain-lain. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku bisnis merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi menyebabkan perubahan pada pola kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

Dalam dunia bisnis peranan Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce (e-dagang) atau perdagangan elektronik. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. E-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dan lain-lain. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

Mempermudah Cara Komunikasi

Bagi banyak perusahaan, email adalah sarana utama komunikasi antara karyawan, pemasok dan pelanggan. Email adalah salah satu pendorong awal Internet, Penggunaannya sangat mudah dan relatif jauh lebih murah jika dibandingkan dengan faksimile untuk berkomunikasi. Selama bertahun-tahun, sejumlah alat komunikasi lainnya juga berkembang, yang memungkinkan para staf untuk saling berkomunikasi dengan menggunakan sistem chat (chatting), alat pertemuan online dengan sistem konferensi video seperti webinar, Voice over internet protocol (VOIP) dan masih banyak lagi lainnya.

Memberikan Pengetahuan dan Sumber Informasi

Melalui internet, anda hanya membutuhkan satu klik dan semua informasi sudah tersedia di depan mata Anda. Semakin banyak pengetahuan yang anda peroleh mengenai bisnis, maka semakin berkembang pula bisnis yang sedang anda kelola. Selain itu anda dapat dengan mudah untuk mencari informasi yang berkaitan dengan kompetitor anda.

Manajemen Data

Deretan lemari arsip yang berisikan dokumen-dokumen perusahaan sekarang sudah tidak terlalu dibutuhkan lagi oleh beberapa perusahaan, dengan adanya database. Saat ini, sebagian besar perusahaan menyimpan versi digital dari dokumen pada server dan perangkat penyimpanan. Dokumen-dokumen ini menjadi langsung tersedia bagi semua orang di perusahaan, terlepas dari lokasi geografis mereka. Perusahaan yang mampu menyimpan dan memelihara sejumlah besar data historis secara ekonomis, dan karyawan dapat mengakses langsung dokumen yang mereka butuhkan

Sistem Informasi Manajemen

Menyimpan data hanya menguntungkan jika data yang dapat digunakan secara efektif. Perusahaan progresif menggunakan data itu sebagai bagian dari proses perencanaan strategis serta pelaksanaan taktis dari strategi itu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, biaya dan tingkat produktivitas. Informasi ini dapat digunakan untuk melacak profitabilitas dari waktu ke waktu, memaksimalkan laba atas investasi dan mengidentifikasi bidang yang perlu perbaikan. Manajer dapat melacak penjualan setiap hari, yang memungkinkan mereka untuk segera bereaksi terhadap angka yang lebih rendah dari perkiraan dengan meningkatkan produktivitas karyawan atau mengurangi biaya item.

Customer Relationship Management

Perusahaan menggunakan TI untuk memperbaiki cara mereka merancang dan mengelola hubungan terhadap pelanggan. Customer Relationship Management (CRM) sebuah sistem yang dapat menangkap setiap interaksi perusahaan terhadap para pelanggan, sehingga terdapat data kronologis pelanggan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, bagaikan data record. Salah satu contohnya pelanggan menghubungi call center karena mendapatkan masalah, mengenai informasi pengiriman barang yang ia pesan. Dengan adanya CRM staff perusahaan dapat segera memberitahukan keberadaan barang pesanan pelanggan. Karena seluruh interaksi disimpan dalam sistem CRM. Pelanggan pun menjadi tenang, karena mendapatkan pelayanan yang memuaskan, Hal ini memberikan keuntungan bagi perusahaan sehingga dapat lebih meningkatkan kinerja terhadap produktivitas.

Aktivitas Bisnis Selama 24 Jam

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi sangat membantu para pelaku bisnis untuk melakukan aktivitas jual beli selama 24 jam, tidak seperti toko offline yang segala aktivitasnya sangat dibatasi oleh ruang dan waktu.

Seiring dengan berkembang pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, Para pelaku IT mulai gencar memanfaatkan kemajuan tersebut. Khususnya dalam bidang Teknologi Informasi, para pelaku IT dapat memperoleh kemudahan dalam setiap urusannya. Dunia bisnis sudah sangat kompetitif dimana ada banyak persaingan untuk dapat terus berkembang. Diperlukan kreativitas, kegigihan, dan pengetahuan yang maju agar bisa bersaing di dalamnya. Melihat banyaknya fungsi yang diperoleh dari teknologi informasi, sangat jelas kalau kita akan sangat membutuhkannya.