You're Reading a Free Preview Show
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.
Mengapa sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip?Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena: Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Apa yang dimaksud dengan arsip sistem subjek? Sistem penyimpanan subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat. Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek terdiri dari tiga tingkatan, yaitu: Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas). Apa itu pengelolaan arsip inaktif? Manajemen arsip inaktif adalah pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan unsur organisasi, barang, peralatan dan biaya , agar dapat tercapai tujuan yang EFEKTIF dan EFISIEN. ketika diperlukan. ® EFISIEN : rendahnya biaya yang diperlukan. informasi yang terkandung didalamnya. Apa yg dimaksud arsip inaktif?6. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Lembaga KeArsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip statis dan pembinaan keArsipan. Jelaskan kegiatan kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi apa saja?Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efesien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip. Apa yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan sistem? Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat.
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa: Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip
Baca juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui 5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR 1. SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD Guide Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar. Folder Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad a. Paham peraturan mengindeks. b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu). c. Menyiapkan peralatan arsip. KEUNTUNGAN SISTEM FILLING ABJAD
KERUGIAN SISTEM FILLING ABJAD
LANGKAH LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP 1. Penampungan 2. Penelitian 3. Pengindeksan 4. Pengkodean 5. Penyortiran 6. Penyimpanan PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DI SIMPAN 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor a. Menyusun pola klasifikasi arsip. b. Menyiapkan peralatan arsip. KELEBIHAN SISTEM FILLING NOMOR
KELEMAHAN SISTEM FILLING NOMOR
Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit. Filing System Nomor Dewey Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut. 1) Merancang daftar klasifikasi nomor Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode. 2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan 3) Penyimpanan Surat Filing System Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut. 1) Menyiapkan perlengkapan 2) Penyimpanan surat 3. SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun. b. Menyiapkan peralatan arsip. KELEBIHAN SISTEM TANGGAL
KEKURANGAN SISTEM KRONOLOGIS ATAU TANGGAL
JENIS-JENIS PERALATAN DAN PERLENGKAPAN DALAM SISTEM TANGGAL Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut; b) Guide Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut. c) Hanging Folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut. d) Kartu Indeks Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal 4. SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. Sebagai contoh adalah : Indonesia (Negara) Sumatera (Provinsi) Liot (Kabupaten) Muaraenim (Ibukota Kabupaten) KELEBIHAN SISTEM WILAYAH
KELEMAHAN SISTEM WILAYAH
5. SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). PROSEDUR PENYIMPANAN SISTEM SUBYEK 1) Memeriksa 2) Mengindeks 3) Mengkode 4) Menyortir LANGKAH LANGKAH PEMBUATAN KLASIFIKASI MASALAH
KELEBIHAN SISTEM SUBYEK
KEKURANGAN SISTEM SUBYEK
Baca Juga 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman Sumber : http://brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/ |