Surat yang dikirimkan atas nama organisasi atau institusi tertentu disebut

Pengenalan Bagian dan Macam Bentuk Surat, Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju. Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail. Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat.

Table of Contents Show

Jenis jenis surat
1. Jenis surat sesuai wujudnya
2. Jenis surat sesuai pembuatan [pencetakan]
3. Jenis surat sesuai amanat surat
4. Jenis surat sesuai keamanan amanat surat
4. Jenis surat berdasarkan sifat umum
5. Jenis surat berdasarkan jumlah pembacanya
6. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaian surat
7. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya
Video yang berhubungan

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

5. Hal/Perihal

Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal 6 (enam) macam bentuk surat, yaitu :

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.

2. Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3. Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.

4. Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

5. Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

6. Official Style (Bentuk Resmi)

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

Surat adalah media komunikasi yang memiliki tujuan untuk menyampaikan pesan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.

Ada berbagai macam jenis surat berdasarkan kriteria tertentu. Penggunaan surat sebagai alat komunikasi lebih dominan diterapkan di perusahaan maupun organisasi. Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, surat menyurat merupakan kegiatan pokok yang dapat mempererat ikatan relasi dengan pihak yang lain.

Jenis jenis surat

Ada berbagai macam bentuk dan jenis surat yang beredar di masyarakat, surat-surat tersebut dapat digolongkan sesuai ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

1. Jenis surat sesuai wujudnya

Kartu posAdalah surat terbuka berukuran 10 x 15 cm. Biasanya lembaran kertasnya tebal sehingga disebut kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita atau informasi yang singkat.
Karena bersifat terbuka, surat ini dapat dilihat oleh pihak lain yang bukan penerima karena terletak di laman terlihat. Surat seperti ini biasanya bisa anda dapatkan di kantor pos.

Warkat posWarkat pos merupakan surat tertutup yang terdiri dari selembar kertas, serta dapat dibentuk menjadi amplop. Pada surat ini, lembaran surat dapat dimanfaatkan sebagai amplop.
Kegunaan surat ini adalah untuk menyampaikan berita atau informasi yang cukup panjang pada sehelai kertas. Sama seperti kartu pos, warkat pos juga bisa anda dapatkan di kantor pos.

Surat bersampulAdalah surat yang menggunakan sampul, sehingga lebih terjaga kerahasiaan isinya dan lebih santun dalam proses surat menyurat.
Kegunaan surat bersampul adalah untuk menyampaikan berita kepada seseorang dengan leluasa dan nyaman, karena kerahasiaan isinya terjaga.

Telegram
Telegram merupakan surat yang berisikan pesan yang relatif ringkas dan singkat. Surat jenis ini akan sampai ke tempat destinasi dalam waktu yang singkat.

2. Jenis surat sesuai pembuatan [pencetakan]

Surat pribadiSurat jenis ini dibuat atas nama pribadi atau individu yang berisikan permasalahan pribadi.
Contoh surat pribadi adalah surut kepada karib kerabat, surat permohonan izin, surat cuti, dsb.

Surat resmiSurat resmi adalah surat yang dicetak oleh suatu lembaga/organisasi/perusahaan, yang diperuntukkan kepada pribadi atau lembaga yang lain, dimana lembaga tersebut disahkan menurut hukum.
Surat ini umumnya dicetak dengan standar ukuran kertas folio atau kertas HVS. Contoh surat resmi yaitu surat dinas, surat niaga, surat tugas, dsb.

3. Jenis surat sesuai amanat surat

Surat keluarga
Surat keluarga adalah surat yang mengandung persoalan keluarga yang berisi tentang masalah-masalah kekerabatan. Contoh surat keluarga adalah surat yang ditujukan kepada orang tua, adik, kakak, maupun saudara.

Surat sosial
Surat ini dibuat oleh sebuah forum sosial dan ditujukan kepada seseorang/individu, organisasi, serta institusi tertentu, yang isi dari suratnya biasanya mencakup berbagai masalah sosial. Contoh surat sosial adalah surat permohonan dana/sumbangan, serta surat himbauan untuk kerja bakti.

Surat semi resmi
Adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang/individu kepada lembaga/organisasi khusus. Yang termasuk surat semi resmi adalah surat lamaran kerja, surat panggilan wawancara kerja, surat permintaan izin kerja, surat permohonan IMB.

Surat dinasSurat ini biasanya berisikan tentang masalah kepemerintahan/kedinasan dari suatu organisasi/lembaga. Surat dinas ditujukan kepada lembaga/institusi lain, perorangan, maupun perusahaan lain.
Contoh surat dinas:
1. Surat pemberitahuan2. Surat undangan3. Surat kuasa4. Surat keterangan5. Surat memo atau nota dinas6. Surat edaran7. Surat pengantar8. Surat perintah9. Surat instruksi10. Surat tugas11. Surat janji temu12. Surat balasan janji temu13. Surat ucapan terima kasih14. Surat ucapan duka cita15. Surat berita acara16. Surat laporan17. Surat referensi18. Surat rekomendasi19. Surat peringatan20. Surat panggilan
21. Surat kuasa

Surat niagaSurat niaga adalah surat yang dikirim oleh suatu institusi perniagaan/perdagangan dengan amanat berniaga/berdagang.
Contoh surat niaga:
1. Surat perkenalan usaha 2. Surat penawaran kerjasama 3. Surat permintaan penawaran (menawarkan produk) 4. Surat penawaran produk barang atau jasa 5. Surat pesanan barang 6. Surat penolakan pesanan 7. Surat pengantar/pengiriman barang 8. Surat konfirmasi pesanan 9. Surat tagihan pembayaran 10. Surat penangguhan pembayaran 11. Surat pemberitahuan keterlambatan pengiriman barang
12. Surat pengaduan ketidaksesuaian produk pesanan atau klaim kerusakan barang

Surat pengantarSurat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada perorangan/individu atau institusi sebagai referensi seseorang untuk berhubungan dengan kelompok penerima surat.
Contoh surat pengantar:
1. Surat pengantar dinas 2. Surat pengantar penelitian 3. Surat pengantar domisili 4. Surat pengantar undangan rapat 5. Surat pengantar untuk mengurus KTP 6. Surat pengantar pembuatan SKCK 7. Surat pengantar magang 8. Surat pengantar barang 9. Surat pengantar kematian 10. Surat pengantar penawaran 11. Surat pengantar mengurus pembuatan KK (kartu keluarga) 12. Surat pengantar keterangan tidak mampu 13. Surat pengantar proposal bantuan dana 14. Surat pengantar dokumen 15. Surat pengantar proposal investasi 16. Surat pengantar KKN (kuliah kerja nyata)
17. Surat pengantar dari perusahaan ke BPJS

4. Jenis surat sesuai keamanan amanat surat

Surat rahasiaSurat ini memuat data/dokumen ringan yang isi beritanya hanya boleh dilihat oleh individu (pejabat) tertentu yang berkuasa pada suatu lembaga/instansi.Surat rahasia menggunakan 2 buah sampul, pada sampul pertama dibubuhkan kode “R” atau “RS” yaitu singkatan Rahasia atau Rahasia Sekali, dan disegel, sementara untuk sampul kedua tidak diberi kode apapun.
Contoh surat rahasia:

1. Surat perihal konduite pemerintahan/pejabat 2. Surat dokumen sebuah instansi/lembaga
3. Surat berita acara pemeriksaan

Surat sangat rahasiaSurat sangat rahasia berisikan dokumen sangat penting yang berkaitan dengan keamanan suatu negara. Karena sifatnya yang lebih berat dari surat rahasia, surat sangat rahasia diberikan sampul sebanyak 3 buah.Sampul yang pertama diberikan kode SR (sangat rahasia), pada bagian sampul kedua diberikan kode SRS (sangat rahasia sekali) dan dibubuhi segel sebagai jaminan akan keutuhan surat, pada bagian terluar, sampul surat dibuat sebiasa mungkin agar tidak mengundang praduga orang lain, sehingga menjaga dari ancaman kejahatan.
Contoh surat sangat rahasia:
1. Surat dari perwakilan luar negeri 2. Surat dokumen kemiliteran 3. Surat kepada negara-negara tetangga 4. Surat yang berhubungan dengan batas-batas negara 5. Surat yang berhubungan dengan keamanan

Surat konfidensialSurat ini hanya hanya dapat diketahui oleh pihak pejabat yang bersangkutan saja, dikarenakan isi surat tersebut memerlukan kebijakan dari pejabat yang bersangkutan.
Contoh surat konfidensial:
1. Surat keputusan hasil diskusi pimpinan 2. Surat proposal pangkat seseorang
3. Surat laporan tentang karyawan yang melakukan kesalahan

Surat biasa
Surat biasa merupakan surat yang apabila diketahui oleh orang lain, maka tidak akan mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Beberapa contoh surat biasa adalah surat undangan dan surat edaran.

4. Jenis surat berdasarkan sifat umum

Surat tertutup
Surat tertutup adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain, sehingga cara pengirimannya dengan menggunakan sampul.

Surat terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik kelompok maupun perorangan yang biasanya diedarkan secara terbuka maupun dimuat di media massa.

Surat kaleng
Surat kaleng adalah surat yang nama dan alamat pengirimnya tidak dicantumkan secara jelas ketika pengiriman, karena pihak pengirim tidak bertanggung jawab terhadap isi suratnya. Namun beberapa hal penting perlu diperhatikan oleh penerima surat tersebut.

5. Jenis surat berdasarkan jumlah pembacanya

Surat pengumumanSurat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepda beberapa orang, instansi, perusahaan, maupun pihak lain yang namanya terlalu banyak guna disebutkan satu persatu.
Pengumuman tersebut dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas, maupun ruang lingkup yang luas. Contoh surat pengumuman adalah pengumuman kelulusan tes, serta pengumuman penerimaan pegawai.

Surat edaranSurat edaran adalah surat yang ditujukan dan dikirimkan kepada beberapa orang, baik itu didalam maupun diluar instansi/perusahaan yang bersangkutan. Isi dari surat edaran adalah berupa informasi yang biasanya hanya diketahui oleh pihak/pejabat tertentu, dan dikeluarkan secara formal oleh pihak instansi resmi.
Contoh surat edaran:
1. Surat edaran tentang pemilu 2. Surat edaran tentang sensus penduduk 3. Surat edaran tentang perayaan hari besar nasional
4. Surat edaran dari organisasi kepada para anggotanya

6. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaian surat

Surat kilatSurat kilat adalah surat yang pesannya harus disampaikan atau dikirimkan kepada penerima surat dalam waktu secepat mungkin, begitu juga dengan balasan/tanggapannya harus dikirimkan kembali dengan cepat.
Cotoh surat kilat adalah surat perintah, surat panggilan, serta surat berita musibah.

Surat segeraSurat segera adalah surat yang perlu disampaikan kepada penerima surat, akan tetapi tidak harus dibalas atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Contoh surat segera adalah surat penawaran, surat pesanan, dan surat pengumuman.

Surat biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang tidak perlu tergesa-gesa dalam mendapatkan tanggapan dari penerimanya. Contoh surat biasa adalah surat ucapan selamat hari raya, dan surat undangan ulang tahun.

7. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya

MemoMemo atau memorandum adalah jenis surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang akan dikomunikasikan, yang dibuat oleh atasan dan ditujukan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan yang membuat memorandum.
Contoh memorandum:
1. Memo dari kepala sekolah untuk dewan guru2. Memo dari direktur utama kepada manager keuangan3. Memo ketua osis kepada ketua bidang humas
4. Memo dari ibu kepada anaknya.

Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada kepada bawahan ataupun sebaliknya, dalam lingkup satu kantor untuk meminta data atau informasi.