Suatu proses yang berkaitan dengan penerimaan penyimpanan serta pengeluaran uang dalam perusahaan

Pengertiandefinisi.com – Kata administrasi keuangan pasti sudah sering terdengar di telinga kita. Kata administrasi keuangan yang kita ketahui biasanya ditafsirkan sebagai proses pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh sebuah organisasi, baik organisasi sektor privat maupun organisasi sektor publik. Keberadaan administrasi keuangan pun menjadi salah satu hal yang mutlak ada di dalam sebuah organisasi, karena setiap organisasi pasti memiliki sumber keuangan berikut dengan alokasinya, sehingga administrasi keuangan pasti dibutuhkan. Salah satu pengertian administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif. Hal ini juga akan mendorong terciptanya keuangan yang lebih tertata dan lebih baik bagi suatu perusahaan tertentu. Tidak perlu khawatir dengan rumitnya rumus dan ketentuan yang ada karena hasilnya akan sangat baik bagi bisnis.

Dua LingkupPengertian Administrasi Keuangan

Seperti ilmu-ilmu lainnya, administrasi keuangan pun memiliki pemahaman dan tafsiran yang berbeda antara satu ahli dengan ahli lainnya. Hal tersebut sangat dimungkinkan terjadi karena seyogyanya ilmu akan terus berubah dan berkembang. Sedikitnya ada dua pengertian administrasi keuangan menurut ahli yang meliputi hal dibawah ini:

Pengelolaan keuangan, dimana pengertian ini merujuk pada administrasi keuangan secara luas. Proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan maupun pemanfaatan keuangan, sehingga tugas pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efisien adalah inti dari proses pengelolaan keuangan itu sendiri.
Tata usaha keuangan, dimana pengertian ini merujuk pada administrasi keuangan secara sempit. Seluruh kegiatan yang termasuk dalam proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang berdasarkan aktivitas penatabukuan adalah inti dari tata usaha keuangan.

Mengacu pada kedua lingkup pengertian administrasi keuangan di atas, dipastikan terdapat beberapa komponen yang termasuk di dalam administrasi keuangan, terutama jika dilihat sebagai sesuatu yang cakupannya lebih luas dibandingkan dari kegiatan tata usaha keuangan. Beberapa komponen tersebut terdiri dari penganggaran keuangan, pengelolaan keuangan, perencanaan keuangan, pencarian keuangan, pengendalian keuangan, pemeriksaan keuangan dan penyimpanan keuangan. Apabila seluruh komponen tersebut berfungsi maka akan membentuk kinerja administrasi keuangan yang baik, sehingga tujuan organisasi ataupun perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Selain penjabaran tentang pengertian administrasi keuangan, manfaat dari adanya administrasi keuangan pun patut diketahui. Sedikitnya terdapat tiga manfaat yang didapatkan dengan adanya administrasi keuangan, yakni: (1) Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran keuangan di dalam sebuah organisasi; (2) Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik; (3) Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan. Beberapa manfaat tersebut pun sejalan dengan pengertian umum administrasi keuangan yang telah dibahas pada paragraf pertama, dimana administrasi keuangan diperlukan untuk mengelola seluruh aktifitas yang melibatkan keuangan demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan secara efektif dan efisien.

Pengertian administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis, karena ia berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi. Tapi, beberapa diantara kita juga masih banyak yang belum memahami arti dari administrasi keuangan yang sebenarnya. Karena, kebanyakan dari kita menganggap bahwa administrasi keuangan adalah staff yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran.

Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan menjelaskan secara detail tentang pengertian administrasi keuangan beserta hal lain yang erat kaitannya dengan administrasi keuangan.

Pengertian Administrasi dalam Konteks Keuangan

Pada dasarnya, administrasi adalah suatu bentuk kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk bisa membantu, mengatur, ataupun melayani kegiatan agar bisa tercapai sesuai dengan tujuannya. Hal ini tentunya sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar seluruh kepentingannya bisa diatur dengan baik.

Pengertian administrasi bisa juga diartikan sebagai suatu bentuk aktivitas yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan secara teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama. Di dalam proses pengerjaannya, administrasi akan mengembangkan pekerjaan dan fungsinya.

Secara umum, bisa diartikan bahwa kegiatan administrasi hanya bisa terlaksana jika orang yang berkepentingan mampu melakukan kegiatan administrasi itu sendiri.

Jika pelaksanaannya bisa dilakukan dengan lebih cepat, maka tentunya akan lebih menguntungkan pihak perusahaan. Salah satu kunci penting agar pengerjaan administrasi bisa dilakukan dengan baik, maka semua orang yang ada di dalamnya harus mampu melakukan kerjasama dengan baik sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Jika tidak melakukan hal demikian, maka seluruh proses yang berjalan akan menjadi terhambat dan menjadi kendala, sehingga tidak bisa berjalan dengan lancar.

Di era modern dan serba digital seperti saat ini, prinsip kerja administrasi akan sangat membantu seluruh proses pengembangan perusahaan. Hal ini sangat berguna agar mampu menggerakan beragam kegiatan operasional perusahaan.

Selain itu, pihak perusahaan pun harus memahami sistem dan organisasi secara menyeluruh agar usahanya bisa berkembang sesuai dengan apa yang diharapkan. Terlebih lagi, keuangan adalah salah satu komponen penting yang ada dalam bisnis apapun.

Baca juga: Redenominasi: Pengertian, Manfaat, dan Risikonya

Pengertian Administrasi Keuangan dalam Arti Luas dan Sempit

Berikut ini adalah pengertian administrasi keuangan secara luas dan sempit:

Administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu pedoman yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk menghasilkan aktivitas organisasi. Termasuk di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Administrasi keuangan dalam arti yang sempit adalah mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik. Sehingga, hal tersebut bisa dipertanggungjawabkan seluruh kebenarannya berdasarkan seluruh ketetapan yang sedang berlaku.

Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan lain, yaitu:

Mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.
Mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.
Mempermudah manajernya dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Baca juga: Financial Distress: Pengertian dan cara Mencegahnya

Fungsi Administrasi Keuangan

Terdapat beberapa fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Investment Function

Dalam hal ini, administrasi keuangan berfungsi sebagai suatu wadah yang digunakan untuk menyimpan debit ataupun dana perusahaan yang nantinya bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan. Terdapat dua investasi yang ada dalam adminsitrasi keuangan yaitu:

Long Term Investment, merupakan aset tertinggi perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan di masa yang akan datang, seperti tanah, alat produksi, kas, dll.
Short Term Investment, merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah sehingga nilainya bisa habis lebih cepat, seperti utang-piutang, persediaan, kas, dll.

2. Shopping Function

Fungsi administrasi keuangan pada poin ini menandakan bahwa administrasi keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan atau debit dari suatu perusahaan yang berguna untuk kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, staff administrasi keuangan bisa membelanjakan dana perusahaan dengan sebijak-bijaknya.

Administrasi keuangan akan diberikan kepercayaan untuk membuat serta menentukan aturan di dalam urusan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan

4. Fundraising Function

Pada umumnya, fungsi yang dimaksud pada poin ini adalah menyediakan dana untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu memenuhi kebutuhannya. Hal ini bisa diartikan sebagai mencari investor ataupun sponsor untuk perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa faktor dan komponen administrasi keuangan, komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut:

Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.
Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan seluruh anggarannya dibuat secara rinci.
Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana.
Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.
Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang kemudian disimpan di tempat yang aman.
Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan.

Baca juga: Otoritas Jasa Keuangan: Fungsi, Tujuan, dan Kebijakannya

Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan

Soerang staff adminstrasi keuangan memiliki peran atau tugas khusus dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan Rencana Keuangan

Pada prinsipnya, rencana keuangan ini mencakup banyak aspek, termasuk pendapatan, pembayaran, dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Pembuatan draf ini biasanya dilakukan atas dasar hasil laporan ataupun arsip dari beberapa periode sebelumnya.

2. Membuat Laporan Keuangan

Tanggung jawab lainnya dari seorang staff administrasi adalah menyusun laporan keuangan tahunan. Persiapan dan pelaksanaannya bisa dilakukan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Seluruhnya bisa dilakukan berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk, keluar, utang, dll.

3. Mengelola Uang Tunai

Mengelola uang tunai atau modal ini pada umumnya menjadi tanggung jawab seorang manajemen keuangan. Dalam hal ini,tugas yang harus dilakukan adalah melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan banyaknya jumlah setoran dana, serta mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola Kredit atau Pinjaman

Staff administrasi keuangan juga harus mengelola dana pinjaman atau kredit yang menjadi beban suatu perusahaan. Biasanya, hal ini berkaitan dengan pemberian tagihan dan melakukan pembayaran atau utang-piutang suatu perusahaan.

Petugas Administrasi Keuangan

1. Sekretaris

Beberapa peran dan tanggung jawab dari seorang administrasi kantor atau sekretaris adalah:

Melakukan tanggung jawabnya atas suatu kegiatan keuangan antara pihak perusahaan dan bank, seperti penyetoran uang di bank.
Melakukan akuntansi yang digunakan untuk pajak atau sumbangan dana atas pemilik perusahaan.
Menangani kas kecil dengan mencatat dan juga menyediakan dana untuk keperluan rutin dengan nilai yang cenderung kecil.

2. Bendahara

Tanggung jawab dan peranan seorang bendahara atau kasir adalah menerima seluruh aplikasi kas untuk kas kecil dan laporan akuntansi kas kecil dari admin perusahaan. Lalu, mengisi dana kas dalam bentuk uang tunai atau cek.

3. Manajer Keuangan

Tanggung jawab dan tugas seorang manajer keuangan adalah menerima dan juga melakukan pemeriksaan laporan kas kecil, dan menyetujui aplikasi agar bisa diisi dengan dana tunai kecil.

Baca juga: Motif Ekonomi: Pengertian, Jenis, dan Tujuannya

Kesimpulan

Pengertian administrasi bisa diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien dengan menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama.

Adanya staff administrasi keuangan memiliki peranan yang penting pada suatu perusahaan. Untuk lebih memudahkannya dalam melakukan tugas, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online. Accurate online akan lebih memudahkan staff administrasi keuangan dalam melakukan pembukuan keuangan atau hal lain yang berkaitan dengan akuntansi.

Accurate online ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat. Selain itu, software akuntansi ini juga bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: