Peralatan apa saja yang dipergunakan untuk menyimpan arsip?

Istilah Peralatan dan Perlengkapan mungkin sudah tak asing lagi terdengar ditelinga kita, tapi masih banyak orang yang salah kaprah dalam mengartikan peralatan dan perlengkapan. Biasanya banyak orang tidak bisa membedakan antara  peralatan dan perlengkapan. Apa sih sebenarnya Peralatan dan Perlengkapan itu? Peralatan adalah barang-barang yg dapat digunakan dalam jangka waktu relatif lama dan mengalami penyusutan, sedangkan Perlengkapan adalah segala sesuatu yang digunakan untuk melengkapi peralatan.

Berbicara mengenai peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kearsipan, Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun). Dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan adalah sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan  mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan:

1.Jenis dokumen yang disimpan.

2.Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.

3.Kebutuhan ruangan.

4.Pertimbangan keamanan

5.Biaya peralatan

6.Biaya operasional penyimpanan

7.Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

Perlengkapan Arsip adalah bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatif singkat. Macam-macam perlengkapan arsip yaitu:

1.Kartu Index

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:

1. judul/nama surat,
2. nomor surat,
3. hal surat,
4. tanggal surat,
5. kode surat,
6. kode kartu indeks.

2.Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan.

3.Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Kegunaan:
a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

4.Map Pengganti (Out Folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

Tempat penyimpanan dokumen dalam konteks ini tidak melulu merujuk pada ruang tetapi juga elemen lain yang dibuthkan agar dokumen tertata rapi.

Dengan demikian, selain diperlukan lemari juga dibutuhkan map arsip, perekat dokumen, pelubang dokumen dan lain sebagainya.

Lantas, mengapa peralatan kearsipan ini penting? Karena pencarian dokumen arsip yang cepat bisa meningkatkan kinerja karyawan.

Apalagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi dan sering berurusan sama nota, catatan pembayaran, inventaris dan surat menyurat.

Artinya, peralatan kearsipan kantor punya hubungan erat dengan manajemen kearsipan atau pengelolaan arsip.

Jika arsip disimpan secara permanen, mungkin butuh peralatan yang juga permanen seperti lemari besi sehingga tidak mudah rusak.

Sementara, apabila dokumen yang dijadikan arsip tersebut masih dibutuhkan atau termasuk arsip aktif, bisa tempatkan di rak arsip, rotary dan lain sebagainya.

Dan untuk anda yang sedang cari jenis peralatan kearsipan, alat-alat kearsipan, fungsi peralatan kearsipan atau macam-macam alat kearsipan, simak artikel ini sampai habis.

Daftar isi tampilkan

13+ Jenis Peralatan Kearsipan yang Wajib Ada Di Kantor

1. Lemari Arsip

2. Filling Cabinet

3. Rak arsip

4. Rotary

5. Map arsip

6. Ordner

7. Staples

8. Perforator

9. Label

10. Sortir

11. Guide

12. Numerator

13. Server

FAQ

1. Apa pengertian peralatan kearsipan dan apa fungsinya?

2. Apa saja jenis peralatan kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara horizontal?

3. Apa saja model penyimpanan arsip yang ada di kantor?

Penutup

13+ Jenis Peralatan Kearsipan yang Wajib Ada Di Kantor

Tanpa perlu berlama-lama, berikut disajikan 13+ Jenis Peralatan Kearsipan yang wajib ada di kantor, seperti:

1. Lemari Arsip

Bentuknya sama seperti lemari pada umumnya hanya saja, lemari jenis ini khusus digunakan untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

Dalam beberapa kasus, lemari arsip sering disebut filling cabinet. Dan sekalipun fungsinya sama tapi ada perbedaan antar keduanya.

Lantas, apa fungsi lemari arsip ini? Fungsinya khusus yakni sebagai tempat dokumen arsip akan disimpan.

Baca Juga:

• 7+ Jenis dan Ukuran Brosur Paling Umum Digunakan
• Laminasi Doff dan Laminasi Glossy: Apa Bedanya?
• 6+ Derita Saat Jadi Fotografer Pernikahan di Kampung

Dan agar dokumen lebih tertata rapi, diperlukan map ordner lalu ditempatkan secara vertikal untuk menghemat ruang.

Tapi bergantung sama kegunaan lemari arsip itu sendiri. Apakah khusus arsip saja atau digunakan juga untuk menyimpan inventaris kantor lainnya.

Umumnya, lemari arsip terbuat dari besi meski ada juga yang dibuat dari kayu. Dan biasanya terdiri dari beberapa laci dari atas sampai ke bawah.

2. Filling Cabinet

Lalu ada Filling cabinet, yang umumnya, ditempatkan di bawah meja kerja. Fungsinya pun sama seperti lemari arsip diatas meski dokumen yang tersimpan tidak dimasukkan ke dalam ordner.

Dengan demikian, filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan berkas yang terdiri dari dua atau lebih laci.

Bahannya sendiri cukup variatif, ada yang terbuat dari kayu, plastik dan juga besi. Dibagian depan laci terdapat slide untuk memudahkan saat dibuka.

Agar dokumen yang disimpan lebih mudah ditemukan, biasanya ditempatkan label berdasarkan jenis dokumen.

Dalam beberapa kasus, Filling cabinet ini punya kunci untuk menghindari pengambilan atau pencurian dokumen.

3. Rak arsip

Jika arsip didalam lemari arsip dan filling cabinet tertutup di dalam laci dengan pengaman atau kunci, maka rak arsip ini umumnya terbuka.

Dengan demikian, bagian depan rak arsip ini tidak punya penutup. Tapi, tetap menggunakan ordner untuk melindungi sekaligus untuk mempermudah pencarian dokumen.

Tiap dokumen yang ada di rak arsip disimpan secara lateral atau dari samping kiri ke kanan dan sebaliknya.

Sebelum itu, dokumen harus dikelompokan dulu berdasarkan jenis lalu dimasukkan ke dalam kotak arsip atau ordner.

Kemudian, kotak arsip atau ordner tersebut akan diberi label untuk mengidentifikasi jenis dokumen lalu ditempatkan ke dalam rak arsip.

4. Rotary

Rotary adalah tempat menyimpan arsip yang bisa diputar dan fungsinya sama seperti peralatan kearsipan diatas namun bentuknya bulat dan portabel.

Salah satu kelebihan dari rotary adalah kemampuannya menyimpan berkas dalam jumlah banyak namun ruang yang dibutuhkan lebih kecil.

Penempatan dokumennya sendiri bebas tapi bergantung penuh sama jumlah rak dan ukurannya.

Jika raknya terdiri dari dua atau lebih, maka biasanya akan diberikan penomoran atau kode identifikasi berdasarkan rak.

Agar lebih tertata rapi, setiap dokumen akan ditempatkan di dalam ordner untuk kemudahan identifikasi jenis dokumen yang ditempatkan.

Dengan rotary ini, pencarian pada satu atau lebih dokumen bakal lebih cepat. Mengapa demikian? Karena tinggal putar alat ini untuk mencari dokumen.

5. Map arsip

Map arsip, yang kadang juga disebut map folder, berbeda dengan ordner meski fungsinya kurang lebih sama yakni untuk menyimpan dokumen.

Hanya saja, jenis dokumen yang disimpan terbatas pada beberapa lembar saja dan bisa dibawa kemana-mana.

Umumnya, map arsip terbuat dari plastik atau kertas karton tebal yang digunakan untuk melindungi dokumen sementara waktu.

Jenisnya sendiri cukup variatif begitu juga dengan warnanya mulai dari stopmap folio, map snelhecter, map folder dan hanging folder. Penjelasan lebih lanjut soal jenis map arsip bisa baca disini.

6. Ordner

Ordner adalah map arsip atau map folder yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen seperti surat-menyurat dan nota sekaligus melindunginya dari kerusakan.

Tapi, kapasitas penyimpanannya lebih besar dibanding map arsip diatas. Didalamnya, ada semacam ring binder untuk menjepit dokumen.

Karena itu, sebelum menempatkan dokumen ke dalam ordner, bagian belakang dokumen harus dilubangi dulu pakai perforator.

7. Staples

Staples, yang kadang juga disebut Stapler, adalah alat yang digunakan untuk menyatukan satu atau lebih dokumen.

Jika mengacu pada alat, maka staples umumnya digunakan untuk menjepit kertas. Tapi, jika merujuk pada komponen, maka mengacu pada benda kecil yang digunakan untuk menjepit.

Hanya saja, secara umum, staples terbagi dalam beberapa jenis dan ukuran yang bisa digunakan untuk menjepit dokumen.

Misalnya, ukuran standar yang bisa digunakan untuk menjepit 10 lembar kertas, ukuran sedang untuk menjepit maksimal 20 lembar dan besar untuk menjepit lebih dari 20 lembar kertas.

8. Perforator

Perforator adalah alat khusus yang digunakan untuk memberi lubang di tepian kertas yang akan ditempatkan ke dalam ordner.

Dengan demikian, jika kantor cenderung menggunakan ordner dalam kearsipan, maka alat ini wajib ada.

Diameter lubang ordner cukup beragam tapi mayoritas yang dijual adalah 5 milimeter. Modelnya sendiri cukup beragam.

Ada yang bisa buat satu lubang, dua sampai 5 lubang sekaligus. Hanya saja, khusus untuk 5 lubang, biasanya digunakan pada percetakan offset saja ketimbang kearsipan.

Mengapa demikian? Karena umumnya hanya digunakan untuk memberi lebih banyak lubang pada cetakan seperti kalender, daftar agenda dan lain sebagainya.

9. Label

Dalam peralatan kearsipan, label adalah alat yang digunakan untuk memberi identifikasi pada satu atau lebih dokumen.

Biasanya, label ditempatkan ke dalam map, ordner dan folder yang berisikan banyak dokumen dengan jenis yang berbeda.

Selain itu, label ini bisa dibuka-ganti sesuai keinginan. Bisa juga buat sendiri agar tampilannya lebih menarik.

Tapi tentu saja ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan. Karena itu, untuk hemat anggaran, biasanya hanya digunakan sticky note.

10. Sortir

Sortir, dalam konteks ini, mengacu pada alat yang digunakan untuk memisahkan berbagai dokumen untuk kemudian dikelompokan menjadi satu.

Hanya saja, alat kearsipan satu ini jarang digunakan kecuali perusahaan atau lembaga yang sering berurusan sama dokumen aktif.

Misalnya, dalam penyusunan faktur pajak, invoice atau dokumen sejenis lalu ditempatkan ke dalam beberapa rangkap sehingga mudah ditemukaan saat dibutuhkan nantinya.

11. Guide

Guide adalah peralatan kearsipan yang digunakan sebagai panduan karena dengan guide dokumen bisa dipisahkan berdasarkan label atau jenis.

Salah satu kelebihan dari guide ini adalah kemudahan dalam pencarian dokumen. Bahkan, bisa buat sendiri sesuai keinginan.

Jika buat guide sendiri, disarankan untuk pakai kertas tebal seperti kertas karton atau kertas jenis lain dengan spesifikasi yang sama.

Karena fungsinya untuk memisahkan berbagai dokumen, ada dua bagian penting dari guide, yakni:

• Badan guide yang mengacu pada pengelompokan berdasarkan tipe dokumen sehingga lebih mudah dicari. Umumnya, pengelompokannya berdasarkan jenis dokumen apakah itu aktif atau pasif
• Tab guide, merupakan pemisah mencolok dengan label tulisan, berupa informasi khusus tentang jenis dokumen, sehingga mudah dibedakan dengan dokumen jenis lain

Umumnya, guide digunakan sebagai pengganti ordner yang ditempatkan di lemari arsip atau pada filling cabinet.

Disisi lain, berkat ukurannya yang kecil, guide bisa ditempatkan di mana saja termasuk ke dalam ordner.

12. Numerator

Numerator adalah alat kearsipan portabel yang digunakan secara khusus untuk memberi penomoran pada dokumen yang akan dijadikan arsip.

Dengan demikian, dokumen tersebut tidak harus dicetak ulang pakai printer hanya untuk memberi penomoran.

Dan alat ini wajib dimiliki untuk memudahkan dalam pengarsipan nantinya. Ukuran nomor pada numerator cukup variatif dan tidak saja digunakan untuk memberikan nomor tapi juga angka.

13. Server

Internet telah mengubah banyak aspek kehidupan kantor dan industrial salah satunya yang berhubungan dengan kearsipan.

Artinya, arsip tidak saja disimpan dalam bentuk fisik tetapi juga digital. Baik yang tersimpan dalam perangkat fisik seperti Hard Disk atau yang tersimpan di server.

Penyimpanan arsip ke server ini akan memudahkan karyawan di satu perusahaan untuk mengakses data yang sama di tempat yang berbeda.

Artinya, dalam konteks kearsipan, server bertindak sebagai repositori pusat data dimana semua arsip di hosting.

Dengan demikian, semua karyawan punya akses ke file arsip karena dicadangkan langsung ke perangkat eksternal seperti cloud storage.

FAQ

Beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan terkait postingan ini bisa dilihat pada QnA di bawah, seperti:

1. Apa pengertian peralatan kearsipan dan apa fungsinya?

Peralatan kearsipan adalah alat, perkakas atau kelengkapan yang digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen atau file.

Misalnya, lemari arsip, rotary, rak arsip, filling cabinet dan lain sebagainya. Dan ini merupakan satu dari beberapa inventaris kantor yang wajib ada.

Lantas, apa fungsi peralatan kearsipan? Secara umum, fungsi peralatan kearsipan adalah untuk menyimpan, menjaga dan mengelola arsip.

2. Apa saja jenis peralatan kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara horizontal?

Jawabannya adalah filling cabinet. Mengapa? Karena alat kearsipan tersebut bisa digunakan untuk menyimpan dokumen arsip secara horizontal.

Artinya, dokumen-dokumen arsip itu akan disusun secara mendatar atau sejajar dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

Disisi lain, untuk memudahkan pencarian, arsip bisa diberi kode identifikasi berdasarkan abjad, nomor atau tipe dokumen.

3. Apa saja model penyimpanan arsip yang ada di kantor?

Secara umum, ada tiga model yang digunakan untuk menyimpan arsip di kantor, seperti:

• Penyimpanan horizontal atau pengarsipan sejajar dimana arsip ditumpuk satu dengan yang lain. Biasanya, arsip paling bawah adalah arsip yang paling lama ditempatkan
• Penyimpanan arsip vertikal atau pengarsipan tegak lurus yang berarti arsip disusun berderet dari kiri ke kanan atau sebaliknya
• Penyimpanan arsip lateral adalah model pengarsipan dimana arsip disusun ke samping dan berderet-deret

Mode penyimpanan di atas dipengaruhi juga oleh peralatan arsip yang digunakan apakah itu laci, filling cabinet, lemari, rotary dan lain sebagainya.

Penutup

Keberadaan berbagai peralatan kearsipan diatas sangat penting karena selain untuk menyimpan dokumen juga bisa memudahkan dalam pengelolaan arsip.

Penempatannya pun cukup variatif dan bisa disesuaikan sama jenis dokumen yang akan disimpan. Misalnya, dokumen lama bisa simpan di lemari arsip.

Sementara, dokumen yang baru saja masuk, bisa disimpan di filling cabinet atau rak arsip sehingga saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

Demikian artikel tentang peralatan kearsipan yang wajib ada di kantor. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Peralatan dan fasilitas apa saja yang diperlukan pada ruang tempat penyimpanan arsip?

Apa yang dimaksud dengan peralatan kearsipan sebutkan jenis peralatan kearsipan?

Alat kearsipan apa saja yang penyimpanannya secara lateral?