Kertas yang digunakan untuk kegiatan surat-menyurat dan membuat laporan merupakan kertas berukuran

Bahan – Bahan dalam Pembuatan Surat

1) Kertas

Dalam pembuatan surat, diperlukan bahan kertas. Kertas yang digunakan untuk menulis surat dalam surat menyurat kantor ada beberapa jenis, ukuran dan warna. Berikut penjelasannya.

a. Jenis kertas

Kertas yang digunakan untuk menulis surat dapat bermacam-macam jenis. Yang termasuk jenis – jenis kertas yaitu sebagai berikut:

Kertas HVS merupakan kertas yang dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi
Kertas tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat - surat tanda bukti
Kertas stensil biasa digunakan untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya surat edaran
Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri
Kertas segel dipakai untuk membuat macam - macam akta dan surat perjanjian yang sifatnya penting.

b. Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun, beberapa patokan ukuran yang biasa digunakan adalah:

Kertas ukuran polio (21 x 33cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.
Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.
Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris
Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dinas
Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm) digunakan untuk surat pengantar
Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.

Simak juga: Tata Cara Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor Secara Baik dan Benar

c. Warna kertas

Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Hal ini dimaksudkan agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.

2) Tinta

Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang sifatnya resmi pada umumnya adalah warna hitam. Menggunakan tinta warna lain (kecuali warna merah), sebenarnya boleh saja asal warna jelas dan mudah untuk dibaca.

3) Amplop dan lipatan surat

a. Amplop

Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik akan dilipat ataupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.

Berdasarkan wujudnya dapat dibedakan menjadi 4 macam amplop, yakni sebagai berikut:

Banker yaitu amplop yang membuka bagian memanjang
Pocket envelopes yaitu amplop yang membuka bagian pendek
Window envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
Aperture envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.

b. Lipatan surat

Melipat surat memang tidak boleh sembarangan. Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat ini harus lah disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai dan juga sesuai kepentingannya.

Macam – macam lipatan surat dapat meliputi lipatan tunggal (single fold), lipatan baku (standar fold), lipatan baku rendah (low standar fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan Perancis (France fold), lipatan baron (baronial fold), lipatan sejajar ganda (parallel double fold).

Alat-alat atau mesin kantor yang diperlukan dalam pembuatan surat

Alat-alat atau mesin kantor yang digunakan untuk menulis surat meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat. Dalam hal ini termasuk mesin-mesin kantor seperti mesin tik, komputer, stensil, scanneer, offset, fotokopi, faximile, telex, dan sebagainya.

Mesin untuk mencatat keterangan adalah :

a. Mesin tik

b. Mesin komputer

Mesin untuk mendengarkan kembali dikte adalah dictation machine (diktafon).

Mesin untuk memperbanyak surat atau dokumen kantor adalah :

a. Mesin fotokopi

b. Mesin stensil

c. Mesin scanner

d. Mesin spirit duplicator

e. Mesin offset.

Mesin untuk mengirim warta atau keterangan adalah :

a. Mesin telek

b. Mesin faximile

Mesin untuk menyimpan keterangan adalah microfilm.

Ketika menulis surat untuk diserahkan kepada suatu pihak tertentu, tentunya kita membutuhkan kertas surat. Kertas surat ini digunakan untuk mencetak surat yang telah ditulis dan kemudian dikirimkan kepada pihak penerima.

Kertas ada beraneka jenisnya. Namun, tidak semua jenis kertas bisa digunakan untuk mencetak atau menulis surat. Ada jenis kertas surat tersendiri yang menjadi standar penulisan surat. Jenis kertas surat bisa dibedakan berdasarkan wujudnya.

Jenis kertas surat berdasarkan wujudnya terdapat 5 macam, yakni :

• Bond paper (kertas HVS). Kertas HVS adalah kertas yang digunakan untuk menulis surat asli atau laporan -laporan yang bersifat resmi.

• Bank paper (doorshag). Jenis kertas bank paper ini adalah kertas yang digunakan untuk lembar tembusan.

• Stensil duplikator (duplicating paper). Jenis kertas ini adalah kertas yang digunakan untuk stensil atau menggandakan tulisan.

• Airmail paper. Jenis kertas ini digunakan untuk menulis surat atau untuk pos udara.

• Kertas tulis bergaris. Jenis kertas ini digunakan untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan.

Selain beberapa jenis kertas surat di atas, di kantor pos biasanya juga menyediakan beberapa jenis kertas surat, seperti :

• Kartu pos

• Warkat pos

• Wesel pos. Wesel pos ini adalah selembar kertas yang dapat digunakan untuk mengirim uang dan berita pendek (berita diletakkan dalam kolom berita).

• Kartu pindah. Kartu pindah ini adalah satu lembar kertas atau kartu yang bisa digunakan untuk dikirim surat, khususnya kepada relasi, atau keluarga, apabila mengalami pindah tempat.

• Kartu C7. Jenis kartu ini adalah kartu tanda tangan untuk urusan pos.

Baca juga: Contoh Surat Penyesuaian terhadap Pengaduan Kirim Barang

Kertas surat juga bisa dibedakan berdasarkan ukurannya. Berikut ini adalah jenis ukuran kertas yang biasa digunakan untuk surat :

• Kertas ukuran folio = 21 cm x 33 cm

• Kertas ukuran A4 (HVS) = 21 cm x 29,7 cm

• Kertas ukuran kuarto = 21 cm x 28 cm

• Kertas ukuran A0 atau A nol atau rangkap empat = 84,1 cm x 118,9 cm

• Kertas ukuran A1 atau A satu atau rangkap dua = 59,4 cm x 84,1 cm

• Kertas ukuran A2 atau A dua = 45 cm x 59,1 cm

• Kertas ukuran A3 atau A tiga atau lembar separuh = 42 cm x 29,7 cm

• Kertas ukuran A5 atau A lima atau kertas oktavo = 14,8 cm x 21 cm, jenis kertas oktavo biasa digunakan untuk menulis surat -surat yang pendek.

• Kertas ukuran A6 atau A enam atau ukuran yang pendek = 10,5 cm x 14,8 cm