Jelaskan langkah yang harus dilakukan untuk menulis dan mengirimkan email?

Menulis email adalah salah satu kegiatan yang paling sering dilakukan, khususnya oleh para pekerja profesional. Email atau surat elektronik adalah salah satu media yang dirasa cukup efektif dan efisien dalam mengirimkan sebuah pesan kepada pihak internal ataupun pihak eksternal perusahaan.

Selain itu, ternyata email yang kita buat juga bisa menunjukkan seberapa profesional kita dalam suatu pekerjaan. Tentunya setiap individu menginginkan sebuah apresiasi dan terlihat profesional saat bekerja. Dari konten email yang baik, pasti akan menghasilkan persepsi yang baik dari rekan kerja, bos, ataupun klien.

Namun, ada sebagian orang yang menganggap email adalah sebatas pendukung kerja dalam berkomunikasi. Oleh karena itu, mereka akan membuat email seadanya saja, tanpa memerhatikan etika profesional dalam membuat email.

Sebuah email dapat mencirikan karakter pribadi dari pembuat email tersebut. Semakin baik kualitas dari sebuah email, akan semakin baik pula feedback yang akan diperoleh. Hal inilah yang terkadang dianggap sepele oleh sebagian orang. Karenanya, berikut adalah beberapa tips yang wajib dilakukan saat membuat email profesional seperti ditulis dari Swara Tunaiku.

1. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Biasanya pihak perusahaan akan membuatkan layanan email perusahaan untuk pegawainya. Tapi, kalau perusahaan tidak menyediakan alamat email perusahaan, kamu bisa menggunakan alamat email pribadi yang profesional. Syaratnya adalah jangan menggunakan nama alay atau nama samaran.

Gunakan username yang jelas sesuai nama lengkap kita, bukan menggunakan nama panggilan atau nama akrab. Hal ini dilakukan agar tidak membingungkan penerima email dan sekaligus menunjukkan bahwa kamu adalah sosok yang profesional.

2. Subjek Harus Sesuai dengan Isi E-mail

Usahakan menulis isi email sesuai dengan subjeknya. Karena, subjek akan muncul di kolom kotak masuk email. Jika terdapat perbedaan, kemungkinan terjadinya salah persepsi akan semakin besar.

Subjek email bisa ditulis secara ringkas namun tetap deskriptif. Kalau kamu ingin menyita perhatian, tulislah subjek email dengan bahasa yang menarik.

3. Tata Bahasa yang Mudah Dipahami

Jenis dan gaya penulisan yang singkat, padat dan jelas akan lebih disukai oleh penerima email. Hal ini menjadi penting dan wajib diperhatikan, supaya pesan yang kamu kirimkan sampai dan dimengerti oleh penerima.

Tata bahasa juga bisa menunjukkan karakter pribadi seseorang. Parameter yang bisa dilihat antara lain, tingkat kepandaian dan tingkat profesionalitas. Oleh karena itu, buatlah email dengan bahasa yang tepat agar mudah dipahami. Susun kalimat dengan singkat, rapi, dan dibuat dalam paragraf yang tidak terlalu panjang.

Typo atau kekeliruan dalam tulisan terkadang menjadi hal yang dianggap biasa. Namun, hal ini tidak berlaku untuk email profesional. Usahakan hindari kesalahan dalam tulisan, karena terdapat beberapa kosakata yang memiliki susunan huruf yang hampir mirip. Jika terjadi typo, otomatis akan terjadi miss-communication antar dua pihak.

Sebelum kamu megirimkan email yang sudah dibuat, luangkanlah waktu untuk membacanya sekali lagi. Periksa semua isi email, informasi, angka-angka, nama-nama penting, ejaan, typo, dan juga susunan kalimatnya. Dengan membaca ulang, kamu bisa menentukan apakah susunan kalimatnya sudah tepat dan enak dibaca atau belum.

6. Lengkapi dengan Signature Block

Buat dan lengkapi email-mu dengan signature block. Hal ini menjadi penting, sebab berisi penanda identitas yang valid dari pengirim email, selain itu hal ini juga membuat emailmu terlihat lebih profesional.

Kamu bisa menuliskan keterangan diri pada signature block, seperti nama lengkap, nama perusahaan, jabatan di kantor, alamat kantor, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

7. Tulis Alamat E-mail Tujuan di Langkah Terakhir

Cantumkan alamat email tujuan di langkah terakhir sebelum menekan tombol “kirim”. Hal ini ditujukan agar kamu tidak keliru dalam mengirim email. Karena bisa saja berakibat buruk jika kamu salah dalam mengirim email.

Kekeliruan dalam menulis alamat tujuan, bisa membuat kamu dianggap sebagai orang yang ceroboh. Oleh karena itu, masukan alamat email tujuan di langkah terakhir dan selalu mengeceknya berulang kali sebelum menekan tombol “kirim”.

Tuesday, 28 June 2016

Berikut ini tips yang bisa anda gunakan untuk mengirim email kepada mereka yang sangat sibuk:

1. Simple dan to the Point

Orang yang sibuk biasanya menyukai hal – hal yang sederhana, cepat dan to the point. Biasanya ketika kita mengirim email, ini selalu terjebak dengan menulis email yang panjang untuk menjelaskan sesuatu dengan jelas. Namun ini dirasa tidak efektif, karena sebelum sempat membaca maksudnya, pembaca sudah merasa jenuh untuk melanjutkan membaca atau bahkan membalasnya. Sehingga usahakan menulis isi email dengan singkat namun mampu mengkomunikasikan maksud dari pesan email tersebut.

2. Kemukakan maksud di awal email

Selalu perhatikan untuk memuat maksud anda pada awal email. Kalaupun anda perlu menjelaskan latar belakang anda mengirim email, usahakan itu di awal paragraf. Sehingga pembaca juga tidak bosan dengan banyak kalimat untuk mencapai latar belakang yang dimaksudkan.

3. Usahakan membuat bagian – bagian dalam email anda

Mengatur email dalam bagian – bagian akan membantu pembaca email anda untuk mengerti dengan baik maksud anda. Terutama bila ada banyak informasi dan permintaan yang ingin anda sampaikan kepada si pembaca. Maka usahakan menulis email jangan hanya dengan 1 bagian yang berisi kalimat yang panjang. Hal ini tentu saja akan membuat pembaca email bosan dan malas untuk melanjutkan.

4. Hindari mengirim attachment

Email yang berisi lampiran atau attachment, termasuk yang akan mendapat perhatian ekstra dari filter spam email. Pada beberapa filter email, lampiran tersebut akan dihilangkan, bahkan terkadang dengan keseluruhan email. Dengan kata lain, email anda tidak sampai pada penerima. Tentu saja kita tidak ingin penerima email tidak sempat membuka email kita karena harus masuk spam.

5. Tujukan email pada satu orang

Tidak jarang dalam beberapa kasus, sering kita harus mengirimkan email kepada banyak orang atau broadcast email untuk memperoleh feedback. Namun terkadang kesalahan kita adalah ketika mengirim satu email kepada banyak orang (tanpa menyebutkan nama penerima dalam email) biasanya tidak akan efektif, karena pembaca cenderung pasif.

6. Tulislah judul email yang menarik

Ketika seseorang menerima email, tentu saja yang pertama kali dilihat adalah judul dari email tersebut. Untuk membuat email anda berbeda dari yang lain, dan tentu saja mendapatkan respon yang baik, jangan lupa membuat judul yang menarik. Karena orang sibuk biasanya melakukan scanning terlebih dahulu sebelum membaca atau membalas email melalui judul. Hal ini dilakukan untuk menentukan mana yang menjadi prioritas dan mana yang harus menunggu.

7. Perhatikan penentuan hari

Mengapa point ini ada? Karena penentuan hari dalam mengirim email sangat penting. Bila email yang anda kirim tidak bersifat mendesak, maka hindarilah mengirim email pada Jum’at sore. Karena bisa jadi email anda akan dibaca pada Senin pagi. Beberapa orang tidak ingin mengganggu akhir pekannya dengan melakukan pekerjaan kantor. Dan bisa jadi email yang anda kirim sudah berada pada posisi paling bawah. Karena bisa saja sabtu dan minggu ada email lain yang masuk.

8. Kirim ulang email anda, Bila mendesak

Bukan tidak mungkin penerima email melewatkan email anda, karena begitu banyak email yang masuk. Bila memang dirasa sangat mendesak, coba ingatkanlah dengan mengirim kembali email anda. hal ini bisa dilakukan sekali saja, karena apabila anda mengirim berkali – kali, bisa jadi penerima email merasa terganggu.