Apa itu otomatisasi perkantoran? Anda pasti sudah pernah mendengar istilah tersebut kan? Nah, pada artikel kali ini akan dibahas secara lengkap tentang otomatisasi perkantoran. Berikut merupakan penjelasannya. Show
Pengertian Otomatisasi PerkantoranOtomatisasi menurut kamus berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan, sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan. Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dalam peralatan elektronik dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara informasi dengan orang-orang yang ada di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Otomatisasi perkantoran terdiri atas semua sistem elektronik formal dan juga informal. Terutama sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi tentang informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan. Konsep Otomatisasi Perkantoran
Tujuan Otomatisasi PerkantoranSecara umum tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Adapun tujuan spesifik dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Otomatisasi kantor harus bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Dampak Otomatisasi PerkantoranBerikut merupakan beberapa dampak yang diakibatkan oleh otomatisasi perkantoran. 1. Dampak Terhadap Pekerja dan PekerjaanPengangguran adalah dampak dari kemajuan teknologi. Kinerja pegawai meningkat karena teknologi. Teknologi dapat menyebabkan pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru. Misalnya saja telpon jarak jauh tidak membutuhkan operator, namun pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telpon yang harus ditangani meningkat. Wanita yang bekerja terus meningkat. Namun posisi wanita masih belum sama dengan pria.
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk dan pendapatan membutuhkan banyak pekerja professional dan teknis.
Manajer terlatih dibutuhkan untuk program penelitian dan pengembangan serta membuat keputusan dengan teknologi. 60% pekerja tidak secara langsung memproduksi barang. Rasio manajer dan buruh adalah 5:7. Pegawai administrasi adalah posisi yang semakin meningkat, karena meningkatnya industry jasa dan mereka tidak terkena dampak dari otomatisasi. 2. Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan PegawaiPerubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang tampil terus meningkat. Untuk memenuhi kebutuhan pegawai pada perusahaan yang menggunakan otomatisasi, harus ada hubungan antara sekolah, industry dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan. Adanya berbagai jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan. Pegawai harus mengetahui rencana manajemen dan dampak dari otomatisasi terhadap jenis pekerjaan yang tersedia dalam perusahaan. Untuk mengembangkan ketrampilan pegawai maka bisa diadakan pelatihan. 3. Dampak Terhadap Manajemen MenengahManajemen menegah dalam perusahaan mencakup berbagai pekerjaan yang berbeda dengan perusahaan lain. Manajemen menengah terdiri dari semua manajer yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan. Dalam perusahaan manajer kantor administrative masuk kategori manajemen menengah. Dengan adanya komputer ternyata pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang dengan alasan:
4. Dampak Terhadap Operasi PerusahaanDampak otomatisasi akibat dari penerapan otomatisasi perkantoran menggantikan tenaga manusia ke tenaga mesin. Yaitu sesuatu yang biasa terjadi yang bisa disamakan dengan penggantian tenaga kerja yang satu oleh lainnya. Apabila setiap perubahan dalam lingkungan kerja mengakibatkan perubahan sikap para karyawan, maka manajer kantor harus senantiasa menanamkan pengertian pada karyawan tentang arti penting dari perubahan-perubahan tersebut. Pengguna Otomatisasi Perkantoran1. Manajer Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama SDM. 2. Profesional Professional adalah orang yang menyumbangkan keahlian khususnya. Manajer dan professional dikenal dengan pekerja terdidik. 3. Sekretaris Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telpon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Pegawai administrasi Pegawai administrasi melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoprasikan mesin foto copy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. Pengguna Peralatan dalam Otomatisasi PerkantoranTeknologi perkantoran yang lazim diterapkan pada umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Dilihat dari Tenaga Penggerak-nya
2. Dilihat dari Cara Kerja dan Komponen Mesin-nya
3. Dilihat dari Fungsinya dalam Berbagai Pekerjaan Kantor
Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi PerkantoranTerdapat beberapa pengelompokan aplikasi otomatisasi perkantoran, yaitu sebagai berikut. 1. Pengolah Kata (Word Processing)Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis dapat melakukan beberapa macam tugas yang dibutuhkan untuk membuat suatu dokumen ketik maupun cetak. Word processing ini memberikan suatu kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lainnya. 2. Surat Elektronik (Electronic Mail)Lebih dikenal dengan nama e-mail, adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para penggunanya mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. 3. Voice MailHampir sama dengan surat elektronik namun pesan dikirim dengan mengucapkan ke dalam telepon. 4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menandai acara yang sudah ditetapkan oleh manajer. 5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)Adalah penggunaan suatu peralatan komunikasi suara atau audio untuk membuat suatu hubungan audio di antara beberapa orang yang tersebar atau terpisahkan secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu konferensi. Keuntungan dari konferensi audio adalah sebagai berikut:
6. Konferensi VideoAdalah penggunaan suatu peralatan televisi atau TV dengan tujuan untuk dapat menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. 3 konfigurasi dasar konferensi video:
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)Adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Persamaannya dengan e-mail adalah keduanya menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Perbedaan konferensi komputer dengan e-mail adalah orang yang menggunakan sistem, dan masalah yang dibahas. 8. Transmisi Faksimile (Facsimile Transmission)FAX adalah singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membawa citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan di ujung lainnya. 9. VideotextAdalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CTR. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:
10. Pencitraan (Imaging)Imaging storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman suatu masalah. Pencitraan adalah suatu penggunaan pengenalan karakter secara optik dengan tujuan untuk mengubah beberapa catatan berbentuk kertas atau microfilm menjadi format digital untuk dapat disimpan dalam suatu alat penyimpanan sekunder. 11. Desktop Publishing (DTP)DTP adalah suatu penggunaan perangkat komputer untuk dapat menyiapkan output (keluaran) tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Sistem desktop publishing terdiri atas, mikro komputer dengan layar CTR yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran dengan Virtual OfficeTahap – Tahap Penerapan Otomatisasi KantorTahap penerapan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut: 1. Tradisional Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telpon dan lain sebagainya. 2. Transisional Tahapan tersebut ditandai dengan mulai digunakan-nya proses pengelolaan data secara elektronik. Serta dibangunnya berbagai aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh pembuatan database, general ledger, sistem approval elektronik (EAS). 3. Transformasional Adalah konvergensi atau penggabungan telekomunikasi dan informasi. Contoh teleconference, video conference, dan lain sebagainya. Cara Menerapkan Virtual OfficeBeberapa strategi untuk dapat menerapkan kantor maya adalah:
Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis
Keuntungan Kantor Virtual
Kerugian Kantor Virtual
Akhir Kata Demikianlah pembahasan tentang otomatisasi perkantoran. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan menambah wawasan kamu. Jika ada saran, kritik, atau pertanyaan silakan tuliskan saja di kolom komentar. Terima kasih |