Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip. Show Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering DigunakanDi Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain: Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip. Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing. Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad. Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci. Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.
Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ), nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu : a. Penyimpanan arsip sistem abjad b. Penyimpanan arsip sistem tanggal c. penyimpanan arsip sistem wilayah d. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah e. Penyimanan arsip sistem nomor1. Penyimpanan arsip sistem abjad Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya. Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain : 1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit 2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul 3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal 4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Zkode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks 5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah diindeks Kelebihan sistem abjad : 1) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan 2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat 3) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya 4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen Kelemahan sistem abjad : 1) dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan 2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang 3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk hurufhuruf abjad yang berlainan2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal yang dijadaikan sebagai kode. Dengan ketentuan Tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan tanggal sub sub subjek. Tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun yang tercantuk dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip.3. Penyimpanan Arsip sistem wilayah Sistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitu sisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyai cabang/perwakilan dibeberapa daerah. Kelebihan sistem wilayah adalah : 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui Kelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan / pengetahuan tentang letak geografis 2. Didalam surat/warkat tidakmenulis alamat secara lengkap, sehingga menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/wilayah 3. Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan perwakilan4.Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah
Sumber : Sumber1 Page 2 |
Dibawah ini yang bukan merupakan kelebihan sistem abjad adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 adaberapa Inc.
