Contoh kegiatan perkantoran model lama dan model baru

Pengelompokan teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran dan virtual office

Abstract

Perkembangan teknologi dapat memudahkan berbagai pekerjaan perkantoran, sebagai orang yang belajar dan bekerja di bidang otomatisasi dan tata kelola perkantoran juga harus dapat menerapkan dan menggunakan teknologi dalam setiap pekerjaan kita.

Kegiatan dalam Kantor

Oleh: Shela Novianti Gumilang

NIM: 135211056

Program Studi Diploma III Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

In an office environment the job is the most important part for a smooth running of the office. The office itself has the characteristics and functions of all activities related to the writing. The activity consists of activities to collect, record, process, reproduce, transmit and store each activity has a role in helping each smooth operation of the office . In its activities the office is also conducting the processing of data stored in multiple records can be read and used or could be used as evidence of authentic, other than that such records can be used as the basis for leadership in making decisions. In the course of his own office, usually no special activities performed by employees or secretaries, such as; guest correspondence and handling activities. And to facilitate all the activities that need to be made SOP office within the company.

Keyword: Activity, office, organization

Pendahuluan

Dalam suatu kantor hal yang menjadi kegiatan utamanya adalah pelayanan. Karena dalam setiap kantor terutama dalam bagian administrasi melayani adalah hal yang utama yang akan membantu kegiatan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.

Pada dasarnya dalam kegiatan kantor sebagian besarnya dilaksanakan dengan kegiatan tulis menulis yang dikaitkan dengan

kegiatan tata usaha dan harus disusun dengan sistematis agar memudahkan apabila suatu data tersebut dibutuhkan kembali. Salah satu hasil kantor yang sering kali dibutuhkan adalah arsip atau warkat. Karena setiap kantor baik itu kantor yang berskala kecil maupun skala besar pasti akan menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tidak tergantung pada skala kantor tersebut.

Kegiatan kantor sendiri bisa dibagi-bagi berdasarkan tingkat kepentingannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan kantor tersebut. Seperti berikut;

·         Menciptakan organisasi yang efektif.

·         Adanya fasilitas fisik kantor yang baik.

·         Pengadaan peralatan dan perlengkapan yang menunjang kegiatan kantor.

·         Adanya fasilatas servis.

·         Terjadinya hubungan yang baik antara pimpinan dan karyawan.

·         Memperbaiki prosedur kerja yang salah.

·         Mengawasi aktifitas kantor.

A.    Pengertian Pekerjaan Kantor

Kantor merupakan sebuah tempat dimana diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima hingga informasi tersebut disampaikan kepada pihak yang membutuhkan. Dan berikut  ini adalah beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli;

1.      GR. Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menekankan pada warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford

Menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Dari beberapa pengertian pekeraan kantor diatas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor merupakan kegiatan suatu kegiatan utama di perkantoran yang berkaitan dengan kegiatan tulis menulis yang berhubungan dengan pelayanan.

A.    Hakekat Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor pada dasarnya merupakan kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pelaksanaan kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mesin kantor, alat hitung ataupun cara lainnya yang dilakukan secara manual, meskipun demikian tujuan dari kegiatan tesebut tetaplah sama yaitu membuat dan menyediakan informasi yang memliki manfaat bagi semua pihak.

Pekerjaan kegiatan kantor tersebut dapat kita kelompokkan menjadi beberapa hal berikut;

1.      Mengumpulkan/menghitung keterangan

Kegiatan ini merupakan kegiatan mencari dan berusaha untuk tersedianya informasi maupun keterangan yang sebelumnya belum tersedia di suatu perusahaan ataupun organisasi tersebut. Sehingga keterangan atau informasi tersebut bisa berguna untuk perusahaan maupun organisasi tersebut.

2.      Mencatat keterangan atau informasi

Merupakan kegiatan mencatat semua informasi yang sudah di dapat dari keterangan yang ada menjadi sebuah catatan yang nantinya dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3.      Mengolah keterangan

Kegiatan menyajikan keterangan yang telah di dapat dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan keterangan

Merupakan kegiatan memperbanyak keterangan atupun informasi yang sudah diperoleh sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim keterangan

Kegiatan menyampaikan keterangan maupun informasi yang telah di dapat kepada pihak lain.

6.      Menyimpan keterangan

Kegiatan menyimpan keterangan yang sudah di dapat secara teratur, sistematis dan aman agar tidak kesulitan jika suatu saat dibutuhkan kembali.

Dari pengelompokan diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan kantor meliputi; pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan keterangan ataupun informasi yang diperoleh. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat diperluas lagi menjadi keterangan yang lebih berguna bagi anggota perusahaan maupun anggota organisasi tersebut.

Berdasarkan pengelompokkan diatas kegiatan kantor dapat dikerucutkan lagi menjadi beberapa hal berikut;

1.      Menulis atau melakukan kegiatan wawancara yang berhubungan dengan warkat atau arsip-arsip kantor yang mengandung kegiatan komunikasi.

2.      Menghitung

3.      Menggolongkan dan menyimpan warkat.

Setiap kegiatan penulisan dapat dikatakan sebagai kegiatan kantor yang paling sering dilakukan di suatu perusahaan maupun organisasi demikian juga dengan kegiatan hitung-menghitung.

Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson pekerjaan kantor itu meliputi:

1.      Receiving, dispatching, and shipping orders.

2.      Billing.

3.      Correspondence, dictation, typing.

4.      Filling

5.      Passing credit and collecting outsanding accounts.

6.      Handling, distributing, and dispatching mail.

7.      Duplicating and addressing work.

8.      Miscellancous, such as telephone, receiving visitors, messenger service.

9.      Special tasks.

10.  Making records.

1.      Menerima, mengirim dan mengangkut pesanan.

2.      Membuat rekening.

3.      Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

4.      Menyimpan arsip atau warkat.

5.      Menyampaikan piutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.

6.      Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos.

7.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat.

8.      Bermacam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu

9.      Tugas-tugas khusus.

10.  Membuat warkat.

Selain kegiatan diatas kegiatan kantor juga mempunyai kegiatan lain yang lebih penting yaitu suatu perencanaan yang mengandung ketentuan waktu. Perencanaan merupakan kegiatan membuat rencana tindakan yang menentukan apa yang akan dilakukan, siapa yang mengerjakan dan di mana hal tersebut dikerjakan.

B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Hal-hal yang menjadi ciri-ciri pekerjaan kantor yang penting terdiri dari beberapa hal berikut;

1.      Memiliki sifat memudahkan dan meringankan

Dalam hal ini pekerjaan kantor menjadi media yang penting untuk meningkatkan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Pekerjaan kantor akan membantu anggota dari organisasi ataupun suatu perusahaan dalam menambah output, memotivasi pegawai, pemberian upah atau gaji, pengiriman pesanan barang dan melancarkan komunikasi dengan pihak lain.

2.      Bersifat memberikan pelayanan

Menolong pekerjaan lain agar bisa berjalan dengan baik dan dilaksanakan dengan cepat serta tepat waktu dan dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan dari badan usaha tersebut bisa tercapai secara maksimal.

3.      Merembes kepada semua bagian organisasi

Ciri ini berarti bahwa tata usaha dalam suatu kantor itu diperlukan dimana-mana dan dapat dilaksanakan dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

4.      Semua anggota organisasi melaksanakan kegiatan kantor

Pekerjaan kantor dilaksanakan oleh semua orang yang ada pada organisasi tersebut, terlepas dari apa tugas pokok masing-masing anggota tersebut.

5.      Isi pekerjaan kantor itu sendiri

Pada dasarnya pekerjaan kantor terdiri atas kegiatan mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelepon, menggandakan, mengirim surat, dan lain sebagainya.

6.      Pemencaan

Dalam hal ini pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam tiap bagian di organisasi atau perusahaan tersebut.

C.    Fungsi Kantor

Kantor memiliki suatu fungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi yang baik.

            Dalam menjalankan kegiatan komunikasi berarti suatu organisasi memberikan dan menerima keterangan maupun informasi dari pihak lain. Maka dari itu fungsi-fungsi pokok kantor antara lain menerima, mencatat, menyusun dan memberi keterangan.

            Menurut J.C Denyer dalam bukunya yang berjudul “Office Administration” fungsi kantor yang baik adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi serta warkat, rinciannya sebagai berikut;

a.       To receive information (untuk menerima keterangan).

b.      To record information (untuk mencatat keterangan).

c.       To arrange information (untuk menyusun keterangan).

d.      To give information (untuk memberi keterangan).

e.       To safeguard assets (untuk menjamin aktiva-aktiva).

D.    Kegiatan Perkantoran

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang sulit untuk diukur. Karena kegiatan kantor mencakup proses menjalankan, menyimpan catatan atau warkat, korespondensi dan komunikasi. Maka dari itu para anggota kantor harus up to date terhadap informasi yang ada.

Dalam pembahasan kali ini akan di bahas beberapa kegiatan yang sering dilakukan di kantor, seperti; mengolah data dan informasi, korespondensi, penanganan telepon, dan penerimaan tamu.

1.      Mengolah Data dan Informasi

Dalam hal ini dijelaskan tentang bagaimana mengelola data kantor seperti laporan atau catatan kantor, alur korespondensi dalam surat menyurat, dan arsip kantor.

Dalam mengolah data dan informasi kantor diperlukan catatan-catatan penting yang nantinya akan menjadi sumber informasi. Karena catatan-catatan tersebut adalah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian yang perlu disimpan. Karena itulah catatan kantor pun disebut sebagai data yang digunakan pada setiap kegiatan untuk menarik suatu kesimpulan.

Catatan tersebut terdiri sebagai berikut:

a.       Catatan personalia (personnel records)

Dalam catatan ini biasanya terdapat info mengenai nama, alamat, status, usia, kebangsaan, pendidikan dan pengalaman kerja.

b.      Catatan produksi (production record)

Catatan ini berisi mengenai jumlah produk yang di hasilkan dan dijual, jenis bahan dan jenis mesin yang digunakan.

c.       Catatan inventaris (inventory record)

Catatan ini berisi daftar nama dan jumlah artikel dalam persediaan, dan kondisi fiski; gaya, ukuran dan lokasi.

d.      Catatan penjualan (sales record)

Catatan ini berisi mengenai nama barang, jumlah barang, daerah penjualan dan alat distribusi.

e.       Catatan finansial (Financial records)

Catatan ini berisi menganai kredit perusahaan, tanggal pembayaran, jumlah uang yang akan ditagih, data upah/gaji yang harus dibayar.

Catatan-catatan kantor tersebut akan berpengaruh besar terhadap keputusan yang akan diambil. Tujuan dari catatan kantor itu sendiri adalah sebagai berikut;

-          Menyediakan fakta-fakta tentang kajadian dalam bentuk catatan, seperti; perjanjian jual-beli, konsekuensi tertentu dan hal yang lainnya.

-          Memberikan manajer orientasi tentang

-          posisi perusahaan. Apakah perusahaan tersebut memiliki kemajuan, statis atau bahkan mundur dan bisa juga menggambarkan kondisi kantor.

-          Membuat perbandingan dengan jangkawaktu tertentu mengenai jenis produk, perusahaan dengan perusahaan, cabang dengan cabang, kantor dengan kantor dan bagian dengan bagian.

-          Dapat menemukan kesalahan yang mungkin saja terjadi. Catatan kantor berfungsi sebagai alat untuk mengukur suatu kegiatan yang terjadi di kantor tersebut.

-          Membuat standarisasi catatan yang tertulis yang digunakan untuk memudahkan penyusunan catatan di kantor dan pembacaan data.

-          Memenuhi syarat undang-undang yang berlaku karena catatan kantor dapat dijadikan bukti dan perlindungan hukum. Contohnya; jaminan sosial dan kontrak penjualan.

-          Digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

2.      Korespondensi dalam Kantor

Hampir sepertiga dari pekerjaan kantor terdiri dari pekrjaan mengenai kegiatan komunikasi tertulis, seperti; penanganan surat masuk, penanganan surat keluar, surat-surat antara departemen yang terdapat di kantor dan sebagainya. Bagian yang paling bertanggung jawab dalam kegiatan ini adalah manajemen kantor yang bertugas untuk mengawasi kegiatan komunikasi tertulis ini, khususnya kegiatan surat-menyurat.

Dalam suatu kantor pengendalian surat merupakan hal yang penting. Seorang sekretaris dan stafnya yang ada di sekretariat diwajibkan untuk mengetahui bagaimana proses ataupun prosedur surat masuk dan surat keluar. Jika kantor tersebut merupakan kantor yang kecil maka pengurusan surat-menyurat menjadi tanggung jawab sekretaris, sedangkan pada kantor yang lebih besar dan volume pekerjaan yang tinggi pengendalian surat ditangai oleh bagian khusus, bisa saja dikendalikan oleh bagian kearsipan. Tetapi sekretaris tetap bertanggung jawab dalam pendistribusian surat masuk.

Pengendalian surat ini meliputi kegiatan pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman surat. Hal ini dilakukan agar surat lebih cepat dan tepat sampai pada pengolah dan dapat dilakukan tindak lanjut.

                        Pembagian Surat

1.      Surat Penting

Surat penting adalah surat yang bersifat mengikat dan memerlukan tindak lanjut dengan segera. Bila surat tersebut terlambat ditangani atau bahkan hilang maka akan menghambat dan merugikan kantor itu sendiri.

2.      Surat Biasa

Surat ini biasanya tidak mengikat dan  tidak memerlukan tindak lanjut, jika suratnya pun hilang maka bisa di dapatkan dari sumber yang lainnya.

3.      Surat Rahasia

Surat ini bersifat memerlukan perlindungan. Karena jika sampai bocor maka akan menyulitkan pelaksanaan kegiatan kantor.

Prosedur Penanganan Surat Masuk

Prosedur penanganan surat masuk meliputi:

1.      Menyortir/memisahkan

Ketika ada surat masuk, maka dilakukan pemeriksaan terhadap kebenaran alamatnya kemudian di kelompokan.

2.      Membuka surat

Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu jika seorang atasan yang meminta sekretaris untuk membuka surat pribadinya. Agar tidak rusak saat membuka surat harus digunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya. Kemudian bubuhkan tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat maupun dalam amplop.

3.      Mengeluarkan dan menerima isi surat

4.      Pencatatan surat

Surat yang sudah diberi cap tanggal segera di catat dalam buku agenda surat atau kartu kendali.

5.      Menyampaikan surat kepada pimpinan.

6.      Distribusi surat (disposisi) ke departemen lain.

7.      Menjawab surat.

Proses Penanganan Surat Keluar

1.      Menerima konsep surat dari pimpinan dengan beberapa poin-poin penting dalam isi surat tersebut.

2.      Mencatat pada buku agenda atau kartu kenadali.

Jika surat tersebut sudah di konsep maka staf sekretaris mencatat surat tersebut pada buku agenda atau kartu kendali yang diisi data-data, nomor urut, tanggal pengiriman, hal dan alamat yang dituju.

3.      Mengetik konsep surat (bentuk akhir surat)

Surat diketik dengan dua spasi, agar membantu pimpinan dalam mengoreksi atau menyisipkan sesuatu, jika konsep sudah disetujui maka surat di ketik  pada kertas yang sudah terdapat kepala suratnya.

Apabila surat yang dibuat selesai diketik maka perlu diperhatikan hal-hal berikut;

·         Surat tersebut diperiksa apakah sudah siap dalam bentuk untuk dikirim.

·         Jika terdapat lampiran, staf sekretaris harus melampirkannya dengan menggunakan stapler.

·         Amplop pun harus diketik pada saat yang sama dan dilampirkan pada surat.

4.      Meminta tanda tangan pimpinan

Setelah selesai dibuat, surat segera diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan surat tersebut diletakkan pada map.

5.      Mengecek surat yang akan dikirim

Jika pada kantor tersebut tidak ada bagian khusus yang mengurusi proses pengiriman surat keluar, maka staf sekretaris lah yang harus mengaturnya. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan setelah surat ditandatangai oleh pimpinan;

·         Periksa kembali surat tersebut apakah sudah benar-benar ditandatangani.

·         Surat dilipat dalam bentuk standar.

·         Masukan surat kedalam amplop.

6.      Mendistribusikan surat

Surat pun siap dikirim, baik itu melalui pos, jasa kurir maupun dengan menggunakan office boy kantor.

Hal-hal yang perlu panjang diperhatikan dalam pengiriman surat:

·         Jika melaui pos pastikan prangkonya mencukupi.

·         Jika melalui kurir, pastikan adanya tanda terima untuk di-file.

·         Jika melalui office-boy, perlu digunakan kartu ekspedisi atau pun tanda terima.

3.   Penanganan Telepon di Kantor     

Menurut Sedianingsih, dkk (2010: 44), “ Tugas seorang sekretaris dalam menerima telepon tidaklah sama dengan yang dilakukan oleh operator telepon; karena sekretaris bukan hanya sekedar menyambungkan telepon dari penelepon kepada pimpinan, tetapi harus screening calls terlebih dahulu, yaitu menggali informasi yang cukup sehingga mampu mengklarifikasikan setiap telepon yang masuk.”

Ketika melakukan screening calls informasi yang perlu didapatkan ialah identitas dari penelepon dan hal apa yang akan dibicarakan. Hal ini dapat membantu sekretaris untuk memutuskan telepon mana yang akan di jawab sendiri oleh sekretaris dan telepon yang seperti apa yang harus segera di sambungkan kepada pimpinan dan telepon mana yang harus disambungkan atau di transfer ke bagian lain dari kantor tersebut.

Semua karyawan maupun sekretaris di wajibkan untuk piawai dalam menerima telepon yang masuk. Berikut adalah hal-hal yang perlu di perhatikan dalam bertelepon;

·         Suara yang phonogenic, dalam hal ini memang diperlukan suara yang pas dan enak di dengar di telinga orang yang menelepon, karena suara yang seperti ini akan mendapat nilai tambah bagi penerima telepon maupun bagi kantor.

·         Kecepatan berbicara, hal ini perlu diperhatikan agar apa yang dibicarakan dapat tertangkap dengan jelas oleh penelepon.

·         Nada suara, suara yang keluar sebisa mungkin harus terdengar ramah, penuh perhatian dan bersahabat.

·         Kejelasan pengucapan, perlu di perhatikan agar semua kata yang di ucapkan dapat terdengar dan tertangkap dengan jelas oleh penelepon.

A.    Menerima Telepon

Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam menerima telepon:

1.      Persiapan dalam menerima telepon

a)      Menyiapkan alat tulis dan formulir penerimaan telepon.

b)      Membuat daftar telepon yang sering dibutuhkan.

c)      Tidak menanyakan hal yang bersifat pribadi.

d)     Bersikap waspada dan jangan menyela.

e)      Bersikap seolah-olah sedang bertatap muka, berbicara dengan ramah dan sewajarnya.

f)       Cepat dalam memahami maksud pembicaraan.

g)      Pada waktu sedang bertelepon jangan menampakkan sedang sibuk.

h)      Jangan terlalu cepat dalam berbicara.

i)        Menghindari masalah yang bersifat pribadi dan penyampaian informasi yang bersifat rahasia.

2.      Pada Saat Menerima Telepon

a)      Jika telepon berdering segeralah diangkat pada sebelum deringan ketiga. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang bolpoint untuk mencatat hal-hal yang menjadi poin-poin utama si penelepon.

b)      Menjawab telepon dengan singkat, jelas dan penuh rasa hormat dan berikan identifikasi kantor.

c)      Memberi penjelasan, apabila;

·         Penelepon salah sambung

·         Penelepon ingin berbicar dengan orang yang tidak berada di tempat.

·         Jika penelepon ingin menelepon orang lain hendaknya segera memberikan informasi yang memang dibutuhkan oleh penelepon atau segera hubungkan dengan orang yang dikehendaki.

d)     Jika penelepon tidak mau menyebutkan identitasnya sebaiknya ajukan pertanyaan berikut:

“Maaf saya bicara dengan siapa atau bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu?”

“Maaf, boleh saya tahu dari mana Bapak/Ibu menelepon?”

e)      Jika pimpinan atau manajer tidak ada di tempat.Karena seorang pimpinan merupakan orang yang sibuk kadang-kadang pimpinan tidak sempat atau tidak punya banyak waktu untuk menerima telepon, oleh karenanya seorang sekretaris harus punya jawaban yang diplomatis, seperti; “Maaf Bapak/Ibu harap menunggu sebentar, saya akan melihat/mencari dahulu.”

Jika pimpinan memang tidak berada di tempat maka sambungkan telepon kepada orang yang memang sudah diberikan kuasa oleh pimpinan untuk menggantikannya dan sampaikanlah hal tersebut kepada penelepon. Atau tanyakan kepada penelepon apakah ada pesan yang ingin disampaikan atau tidak.

B.     Melakukan Panggilan Keluar

Ada beberapa hal yang perlu yang perlu diperhatikan ketika akan melakukan panggilan keluar, diantaranya;

a)      Membuat rencana apa yang akan dibicarakan dalam telepon tersebut.

b)      Menyiapkan nomor telepon dan nama orang atau perusahaan yang akan dihubungi.

c)      Hubungi nomor telepon yang telah disiapkan tersebut.

d)     Apabila telepon telah diangkat segera ucapkan salam dengan sopan dan sebutkan identitas diri serta perusahaan.

e)      Jelaskan tujuan dan maksud menelepon dengan jelas dan singkat.

f)       Akhirilah pembicaraan dengan sopan dan santun.

g)      Letakkan gagang telepon dengan posisi yang benar. 

Kesimpulan

Kegiatan kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha yang bersifat melayani siapapun yang memerlukan bantuan dari kantor tersebut.

Tatausaha dalam suatu kantor dapat dirumuskan dalam kegiatan utama yang terdiri dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan ataupun informasi yang nantinya akan diperlukan oleh suatu kantor tersebut.

Berdasarkan intinya kegiatan kantor dapat disimpulkan dalam enam pola sebagai berikut;

1.      Kegiatan mencari dan mengupayakan tersedianya informasi yang pada asalnya tidak tersedia.

2.      Kegiatan membubuhkan tulisan yang berisi keterangan yang nantinya dapat dibaca, disimpan lalu dan dikirm.

3.      Kegitan mengolah suatu informasi atau keterangan menjadi bentuk yang lebih berguna.

4.      Kegiatan memperbanyak keterangan ataupun informasi sebanyak jumlah yang memang diperlukan.

5.      Kegiatan menyampaikan informasi ataupun keterangan dari satu pihak kepada pihak lain yang membutuhkan.

6.      Kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dengan sistematis.

REFERENSI

Alma,Buchari. 2013. Pengantar    Bisnis. Bandung: Alfabeta.

Sedianingsih, dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan

Presentasi plagiat sebesar 4%