Berikut ini yang bukan bagian dari prosedur kerja Kehumasan yaitu

Proses Public Relations

Public Relations merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi dimana Public Relations lebih menitikberatkan kepada usaha untuk menumbuhkan suasana kerjasama, menciptakan saling pengertian antara public yang berkepentingan dengan perusahaan guna mendapatkan tujuan kedua belah pihak dalam suasana yang sling menguntungkan.

Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations tersebut, dikenal tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Public Relations. Adapun tahapan-tahapan itu menurut Cutlip dan Centre dalam Rachmadi (2001 : 111) dibagi ke dalam empat tahap, yaitu :

1. Penemuan Fakta (Fact Finding)

Tahap ini merupakan tahap dimana kegiatannya lebih difokuskan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat dalam masyarakat (opini publik) terhadap suatu langkah yang akan diambil, maupun yang sedang dilaksanakan itu dapat menunjang atau justru malah akan menghambat kegiatan organisasi atau perusahaan. Data-data dan fakta dapat diperoleh melalui survei pendapat, baik yang bersifat internal public maupun yang bersifat eksternal publik dengan menggunakan beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan penemuan data atau fakta ini, maka konsultan Public Relations dituntut untuk melakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Selalu memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial, politik dan juga ekonomi yang secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi organisasi atau perusahaan.

b. Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi informasi.

c. Menganalisis informasi itu agar sesuai dengan keperluan organisasi atau perusahaan.

d. Selalu siap menyajikan berbagai informasi secukupnya kepada setiap unit organisasi atau perusahaan.

e. Menyempurnakan segala macam informasi yang dirasa masih kurang lengkap atau memadai.

f. Melengkapi simpanan data-data dan informasi, antara lain dengan menyelenggarakan dokumentasi dan mengkliping semua informasi dari media massa yang dianggap (press clipping).

2. Perencanaan (Planning)

Perencanaan atau planning merupakan bagian penting dalam usaha memperoleh opini publik yang menguntungkan. Perencanaan ini merupakan bidang yang cukup penting bagi pihak Public Relations, karena merupakan bagian yang sangat menentukan bagi keberhasilan tujuan organisasi, terutama tujuan Public Relations itu sendiri. Tugas Public Relations yaitu menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan perusahaan.

3. Komunikasi

Pada tahap komunikasi ini, yaitu merupakan penyampaian informasi secara aktif kepada publik, baik publik internal maupun publik eksternal mengenai apa yang telah disusun dan juga diprogramkan. Pada proses penyampaian informasi Public Relations menggunakan berbagai bentuk, jenis, dan juga teknik komunikasi agar dapat mencapai efek tertentu seperti yang diharapkan.

Berdasarkan hasil fakta dan data yang dikumpulkan (fact finding), dalam tahap ini sejumlah langkah harus dilakukan, yaitu :

a. Merumuskan target atau tujuan yang harus dicapai ketika mengirim pesan tertentu.

b. Mengolah data yang diperoleh tentang berbagai faktor sosial politik dan lain sebagainya yang sekiranya diperlukan.

c. Merumuskan bagaimana pesan itu harus disebarkan.

d. Menentukan teknik komunikasinya.

e. Memeriksa kesempurnaan informasi yang diperolehnya pada tahapan awal, yaitu fact finding.

f. Membandingkan pengalaman-pengalaman pihak lain dan peusahaan itu sendiri. Guna menjadi bahan pemikiran untuk memperoleh langkah terbaik bagi perusahaan.

g. Mengadakan analisis data atas informasi yang diperoleh serta merumuskannya sesuai dengan program kerja, yaitu sesuai dengan situasi dan tempatnya.

4. Evaluasi (Evaluations)

Setelah komunikasi dilaksanakan, maka perusahaan pastinya tertarik untuk mengetahui dampak atau pengaruh dari tahap komunikasi terhadap publiknya. Untuk mengetahuinya, maka dilakukanlah evaluasi atau evaluations.

Evaluasi sendiri adalah tahap terakhir kegiatan Public Relations dari ketiga kegiatan lain yang sudah disebutkan di atas. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana hasil penelitian berdasarkan hasil dari penelitian atau tidak. Jadi, tahapan evaluasi sangat penting, karena tanpa adanya penilaian, maka tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan Public Relations yang telah dilakukan oleh perusahaan.

Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations, adalah sebagai berikut :

1. Publications

Setiap fungsi dan tugas Public Relations adalah menyelenggarakan publikasu atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers/wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.

2. Event

Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat memengaruhi opini publik. Berikut ini beberapa jenis event :

a. Calender event

Calender event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu, seperti manyambut hari raya Idul Fitri, hari Natal, Tahun Baru, hari ulang tahun, dan sebagainya.

b. Special events

Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen tertntu di luar acara rutin dari program kerja Public Relations, seperti peluncuran produk baru (product launching), pembukaan kantor, pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dan sebagainya.

c. Moment event

Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga menghadapi millenium.

3. News (menciptakan berita)

Berupaya menciptakan berita melalui press release, news letter, buletin, dan lain-lain. Untuk itulah seorang Public Relations harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.

4. Community involvement (kepedulian pada komunitas)

Keterlibatan tugas sehari-hari seorang Public Relations adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.

5. Inform or image (memberitahukan atau meraih citra)

Ada dua fungsi utama dari Public Relations, yaitu memberikan informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.

6. Lobbying and negotiation

Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Public Relations. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) atau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.

7. Social Responsibility (tanggung jawab sosial)

Memiliki tanggungjawab sosial dalam aktivitas Public Relations menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap msayarakat. Hal ini akan meningkatkan citra hotel di mata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan. Bentuknya beragam seperti peduli banjir, memberikan beasiswa, santunan anak yatim, pengobatan gratis, dan masih banyak kegiatan lainnya.

Public Relations (PR) bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut.

PR adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk melayani organisasi dan publik.

Hubungan PR merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya, kegiatan PR mampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh publik.

Untuk melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.

Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang praktisi PR harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut Cutlip dan Center, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 

1. Research (penelitian)

Seorang praktisi PR harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi PR perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi PR harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus meng-olah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses PR tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, danwalking around research.

2. Planning (perencanaan)

Setelah tahap penelitian dan pencarian data, praktisi PR melanjutkan ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi PR melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Komunikasi sering kali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi PR. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan. Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi PR. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelak pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

4. Evaluation (evaluasi)

Cara untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

Page 2