Apakah perusahaan wajib membuat bagan alir dokumen flowchart sistem informasi akuntansi penjualan

Sistem Informasi Akuntansi

Teknik dan Dokumentasi

Sistem Informasi Akuntansi

Desi Ramadani Br Tarigan

43218120005

Abstrak

Perkembangan dunia teknologi yang pesat memungkinkan terjadinya perubahan di setiap

aspek kehidupan manusia, termasuk di dalamnya dunia ekonomi dan bisnis. Seiring dengan

kemajuan di dunia ekonomi dan bisnis, diharapkan teknologi dapat memberikan dampak

positif bagi kemajuan kegiatan. Keberadaan teknologi informasi dapat memberikan berbagai

solusi dalam berbagai kegiatan yang berlangsung dalam setiap usaha. Dimulai dari segi

pencatatan, penyimpanan, pengolahan, pengambilan keputusan, hingga pelaporan. Melalui

artikel ini, penulis berusaha untuk memaparkan implementasi sistem informasi akuntansi

dalam suatu usaha dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Pendahuluan

Dalam keseharian, kita secara sadar atau tidak terlibat dalam sebuah sistem, misalnya

sistem transportasi, sistem pendidikan, sistem pernapasan, sistem kekebalan tubuh, dan lain-

lain.

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dua atau lebih komponen yang saling terkait

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Secara umum, tujuan utama dari perusahaan adalah

memperoleh profit semaksimal mungkin dengan menekan pengeluaran seminimal mungkin,

tidak terkecuali organisasi nirlaba sekalipun. Perusahaan yang berkinerja baik merupakan

perusahaan yang dapat memaksimalkan sumber daya yang mereka miliki untuk menghasilkan

pendapatan, serta selalu melakukan evaluasi terhadap pencapaian mereka, sehingga selalu

terjadi perubahan yang positif.

Dengan perkembangan teknologi yang sedang berkembang pesat ini, implementasi

sistem dan sistem informasi merupakan suatu hal yang sifatnya wajib agar perusahaan dapat

mempertahankan kelangsungan kegiatan usahanya.

Dengan adanya implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan, maka

diharapkan pihak manajemen dapat dengan mengambil keputusan dengan lebh cepat dan

tepat karena memiliki infromasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Perusahaan

dapat sigap menyesuaikan diri terhadap perubahan yang sedang terjadi sehingga dapat segera

menangkap peluang yang ada atau bahkan menghindari potensi masalah dan meminimalisasi

kerugian yang mungkin terjadi.

Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem

akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi

oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus

memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat

digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.

Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal

Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki

pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney,

2005). Atas alasan tsb, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir

ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran

tersebut, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu

perusahaan.

Literatur Teori

A. Definisi Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan

mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi

auditor intern dan ektern serta para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik

secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Dengan

demikian seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk

mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Untuk menganalisis sebuah sistem, maka

diperlukan desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh seorang

Desainer dan auditor sistem oleh tenaga Akuntansi.

Sedangkan dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart),

diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.

Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan,

diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu

alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan

bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi

dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi

sistem.

B. Pemodelan Sistem Berbasis Data

Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file

magnetis yang beredar, yaitu : file induk, file transaksi, file referensi, dan file arsip.

1. File Induk, secara umu berisi data-data akun. Buku besar dan buku besar pembantu

adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari

transaksi.

2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan

digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan

penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi.

3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk

memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak.

File referansi lainnya meliputi daftar harga untuk faktur pelanggan, daftar pemasok yang

diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk penjualan kredit.

4. File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan

untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagan yang penting dari

jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode

sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, ecord tentang akun yang dihapus dan

buku besar periode sebelumnya.

Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan

keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial,

memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu

sederhana cara beroperasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah

dilakukan. Akan tetapi, ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung kisaran tugas

yang lebih luas dalam organisasi, suatu sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan

file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini kita akan mengkaji general ledger

otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan software dengan

basis-komputer.

Teknik dokumentasi perlu dikuasai oleh akuntan maupun keuangan dan

akuntansi untuk mendesain dan mempermudah auditor sistem, para akuntan

menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Kemampuan untuk mendokumentasikan

sistem dalam bentuk grafik karena merupakan keahlian penting bagi para akuntan untuk

dikuasai. Ada enam teknik dokumentasi dasar, diantaranya: diagram relasi entitas (REA),

diagram arus data (DAD), flowchart dokumen, flowcahart sistem, flowchart program, dan

diagram tata letak record.

C. Peran Teknik Dokumentasi

Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik

pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.

1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia

2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi system pengendalian

internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan

3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah

dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus

menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

D. Pengguna Teknik Sistem

Beberapa aktiftitas yang menggunakan teknik sistem diantaranya:

1. Pengguna teknik-teknik sistem dalam Auditing

2. Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem

E. Pengguna Teknik-Teknik Sistem dalam Aktifitas Auditing

1. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan

akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya

memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :

a. Pengawasa lingkungan

b. Sistem akuntansi

c. Pengawasan prosedur.

Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan

distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

2. Pengujian ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang

digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan

eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern

yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah IPO-HIPO,

flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

3. Kertas kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian

yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama

melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan

menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program,

tabel pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

F. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

1. Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem

yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart

analitis.

2. Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik

sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel

keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan

perancangan sistem.

3. Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah

dibuat.

G. Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi

Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain:

1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)

3. Diagram Relasi Entitas-REA

4. Flow Map

H. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram aliran data untuk

memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan

sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

1.

Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar

dalam suatu sistem.

2.

Diagram Zero : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Konteks.

3.

Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Zero.

Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks. Diagram

konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi

sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana sistem tersebut ditempatkan. Dalam

diagram konteks ada beberapa hal yang harus diperhatikan terdiri dari (Budi Sutejo Dharma

Oetomo, 2002):

1. Kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak ekternal perusahan dan

departemen yang terkait. Di mana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi secara

rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.

2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus terus

diidentifikasi secara lengkap.

3. Arah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat

memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk.

4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah dipahami

oleh pembuat sistem.

Diagram arus data menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses, sumber

data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang

sistem. Diagram arus data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan

perancangan logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem.

Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari

sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.

Diagram aliran data merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan

secara rinci mengenai sistem berbagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu

sama lain dengan menunjukkan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. Pada

umumnya tahapan dalam diagram aliran data dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0

menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namum dalam tahap ini, semua

proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci.

Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan seterusnya,

maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.

Penurunan tahapan dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa proses, namum tidak

semua proses yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. (Budi Sutejo

Dharma Oetomo, 2002).

I. Simbol-Simbol dalam DFD

Entitas luar (external entity) atau masukan (input) atau

keluaran (output) atau orang yang memakai atau

berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau

sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang

dimodelkan. Orang atau organisasi yang mengirim data ke

dan menerima data dari sistem yang mewakili terminal.

Catatan:

Nama yang digunakan pada masukan (input) atau keluaran

(output) biasanya berupa kata benda.

Nama Simbol:

Entity (External Entity 1)

Jenis Shape:

Miscellaneous

Menggambarkan arus data dalam sistem, merupakan data

yang dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau

dari proses ke masukan (input) atau keluaran (output).

Catatan:

Nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata

benda, dapat diawali dengan kata data misalnya “data

siswa” atau tanpa kata data misalnya “siswa”

Nama Simbol:

Aliran / Arus Data

Jenis Shape:

Line /Connector Tool

Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu

sistem. Pada pemodelan perangkat lunak yang akan

diimplementasikan dengan pemograman terstruktur, maka

pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi

tabel-tabel basis data yang dibutuhkan, tabel-tabel ini juga

harus sesuai dengan perancangan tabel-tabel basis data yang

dibutuhkan, tabel-tabel ini juga harus sesuai dengan

perancangan tabel-tabel basis data (Entity Relationship

Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CMD), Physical

Nama Simbol:

File atau basis data atau

penyimpanan/Data Store

(storage)

Data Model (PDM)).

Catatan:

Nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya

kata benda

Proses atau fungsi atau prosedur, pada pemodelan perangkat

lunak yang akan diimplementasikan dengan pemograman

terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya

menjadi fungsi atau prosedur di dalam kode program.

Catatan:

Nama yang diberikan pada sebuah proses biasanya berupa

kata kerja.

Nama Simbol:

Proses (Devided Process

2)

Jenis Shape:

Miscellaneous

J. Elemen-Elemen dalam Diagram Arus Data

Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indikator dasar, yaitu: sumber dari tujuan

data, arus data, proses, tempat penyimpanan data dan kamus data. Kelima elemen ini

dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data

selalu menggunakan symbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya

simbol yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Simbol Sumber dan tujuan data. Penggunaan symbol pada sumber dan tujuan data yang

digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan

maupun orang personal yang menggunakan informasi dari sistem tsb. Pada dasarnya,

sumber dan tujuan tsb disebut sebagai entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan

dengan kotak persegi empat.

2. Simbol Arus data (data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data melalui

pemrosesan, file data dan entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data

akan mengalir melalui tahapan pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia.

Untuk menggambarkan aliran data tsb, ditunjukkan dengan garis lurus atau melengkung

dengan tanda panah.

Penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman

ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran dalam

bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank. Aliran

lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang pada sistem.

Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan

yang telah menyerahkan sejumlah uang berdasarkan informasi piutang yang diterima dari

sistem.

3. Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang

diterima. Pada gambar diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan.

Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek,

bukti setoran dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui pada

buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen

piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai tanggal kejadian.

4. Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat

penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang

disimpan berdasarkan sementara. Data yang disimpan harus diberi label yang jelas dan

tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk perangkat

lunak.

5. Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data,

penyimpanan dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk

sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan

akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang tersedia.

K. Diagram Arus Data ke Dalam Subsistem

Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang

lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah kedalam subbagian yang

lebih kecil, ini dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang

lebih rinci.

Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan

menampilkan diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran

ringkas tentang sistem tsb. Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas

eksternal yang menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.



Sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian

kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan, departemen

penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen pengiriman

menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen

pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari departemen penjualan.

Dalam sistem pesanan penjualan, departemen pengeluaran barang dari departemen penjualan.

Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan berperan mendistribusikan ke

berbagai departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk salinan buku

besar dan departemen buku besar.

L. Menggambar Diagram Arus Data

Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat symbol bagan alir,

symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai proses

penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam

merancang sistem dari tampilan fisik. Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam

membuat diagram arus data adalah perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya

sebelum membuat bagan alir, menentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan

membuat diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi

kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau

tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan tujuan data, tandai setiap langkah proses

kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama pada sub-sub bagian) guna

memudahkan penelusuran kejadian.

M. Diagram Bagan Alir I Flowchart Diagram

Bagan alir (flowchart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang

menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan

metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem

informasi secara jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal

pada suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya.

Auditor, analis sistem, perancang sistem dan pemrogram, merupakan orang-orang yang

paling mengenal notasi ini.

Simbol Flowchart Diagram Sistem Akuntansi merupakan simbol-simbol yang digunakan

untuk mendefinisikan proses pada siklus sistem akuntansi. Berikut ini adalah simbol

flowchart diagram pada sistem akuntansi:

Tempat mengawali dan mengakhiri suatu

sistem. Menunjukkan awal atau akhir

sebuah proses.

Menyatakan kegiatan yang akan terjadi

dalam diagram alier.

Digunakan untuk menunjukkan suatu

proses yang begitu kompleks, sehingga

tidak bisa dijelaskan di diagram alir ini

dan merujuk pada diagram alir yang

terpisah.

Kegiatan

Manual

(Manual

Operation)

Untuk kegiatan yang dilakukan secara

manual.

Shape:

Audit Diagram

Shapes

Untuk memberikan keterangan pada

kegiatan. Melambangkan komentar

tentang suatu atau beberapa bagian dari

diagram alir. Tentu saja, komentar tidak

memiliki dampak apapun terhadap proses

yang berlangsung.

Menunjukkan operasi yang tidak meiliki

efek khusus selain mempersiapkan sebuah

nilai unutk langkah / proses berikutnya.

Lambang ini juga digunakan untuk

menggantikan titik pekuputusan yang

biasanya berbentuk ketupat jika ingin

menggunakan pengulangan pada kondisi

tertentu.

Formulir yang digunakan untuk merekam

data transaksi yang terjadi.

Berbagai

dokumen (Multi

Document)

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan berbagai jenis dokumen

yang digabungkan bersama di dalam satu

paket.

Shape:

Audit Diagram

Shapes

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan dokumen asli dan

tembusannya.

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data yang

direkam sebelumnya di dalam dokumen

atau formulir. Digunakan untuk mewakili

data masuk, atau data keluar. Hanya bisa

dimulai dari masukan menuju keluaran,

bukan sebaliknya.

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

tempat penyimpanan dokumen.

Untuk mengurutkan pengarsipan dokumen

digunakan simbol :

A = menurut Abjad

N = Menurut Nomor Urut

T= Menurut Tanggal

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

arsip permanen yang merupakan tempat

penyimpanan dokumen yang tidak akan

diproses lagi dalam sistem akuntansi yang

bersangkutan.

Konektor Dalam

Halaman

On Connection

(On-page

Reference)

Biasanya digunakan dalam pengulangan.

Digunakan untuk menghubungkan satu

proses ke proses lainnya, sama halnya

seperti tanda panah. Boleh saja lebih dari

satu proses yang mengarah kepadanya,

namun hanya bisa menghasilkan satu

keluaran. Sehingga diagram alir terlihat

lebih rapi karena mengurangi tanda panah

yang lalu lalang di dalam diagram alir.

Konektor Luar

Halaman

Off Connection

(Off-page

Reference)

Penghubung antar halaman yang berbeda.

Terkadang, diagram alir tidak muat dalam

satu halaman saja. Oleh karena itu,

lambang ini berfungsi untuk

menghubungkan satu proses ke proses

lainnya, sama halnya seperti tanda panah,

hanya saja untuk merujuk ke halaman

yang berbeda.

Menunjukkan proses / langkah di mana

ada inspeksi atau pengontrolan.

Simbol ini menggambarkan proses /

langkah yang mengkondisikan keadaan

dimana perlu adanya keputusan atau

adanya kondisi tertentu atau keputusan

yang harus dibuat dalam proses

pengolahan data.

Di titik ini selalu ada dua keluaran untuk

melanjutkan aliran kondisi yang berbeda.

Simbol ini menggambarkan arah proses

pengolahan data. Menunjukkan arah aliran

algoritme, dari satu proses ke proses

berikutnya.

Simbol ini menunjukkan dua garis alir

yang bersimpangan.

Simbol ini digunakan jika dua garis alir

bertemu dan salah satu garis mengikuti

arus garis lainnya.

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan masuk ke sistem yang

digambarkan dalam bagan alir.

Simbol ini menggambarkan keluar ke

sistem lain.

Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu

digambarkan dalam bagan alir.

N. Pembuatan Bagan Alir

Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi yang tepat.

Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain

dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik diantara symbol. Arah

normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Jika garis aliran terputus karena keterbatasan halaman, symbol penghubung harus digunakan

untuk menunjukkan keterputusan tsb. Jika aliran dua arah, dapat ditunjukkan dengan garis

tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk menunjukkan arah aliran

normal dan arah sebaliknya. Pada gambar berikut menunjukkan bentuk bagan alir tentang

penyerahan/pelunasan dari pelanggan.

O. Pengelompokan bagan alir

Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut:

1. Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui

serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan

bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang

terjadi pada data dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-

simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus

berbentuk tanda panah.

2. Bagan alir dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbaai

departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna

untuk menganalisis kelengkapan prosedur pengendalian didalam suatu sistem, seperti

pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format

dengan bagan alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi

pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang digunakan

dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.

3. Bagan alir program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk

memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir program

merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan

mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir sistem. 

a. Bagan Konfigurasi Komputer

Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem

komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen

perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.

b. Bagan Struktur

Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan

pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil

sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan

membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah

dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan

akurat.

Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sebagai berikut:

1. Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang

terkait

2. Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan

3. Buatlah desain bagan alir secara vertical dan horizontal, dengan memulai dari atas

diteruskan kearah bawah dan dari kiri ke kanan

4. Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir

5. Gunakan software computer untuk menggambar symbol-simbol yang digunakan serta

lengkapi dengan nama yang jelas

6. Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala

panah, konektor untuk garis yang bersimpang

P. Tabel Keputusan

Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang

dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk

membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks

yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar

tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.

1. Keunggulan Tabel Keputusan

2. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antar data

input.

3. Mampu menangani lebih banyak alternatif.

4. Kelemahan Tabel Keputusan

5. Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.

6. Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.

Q. Bagan Manajemen Proyek

Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah

proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat

manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan

diagram jaringan.

R. Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu

komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis

sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu

halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang

mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji

5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan

jelas menggunakan simbol penghubung.

7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini.

1. Bagan alir sistem (systems flowchart).

2. Bagan alir dokumen (document flowchart).

3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).

4. Bagan alir program (program flowchart).

Systems Flowchart

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan

secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur

yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form

flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari

laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan

simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan

alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah,

bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan

gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan

gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham

dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk

dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci

langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir

sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol. Bagan alir program

dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan

bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir

logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program

komputer secara logika. Bagan alir-logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.

Pocess Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik

industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam

suatu prosedur. Bagan alir proses menggunakan lima buah simbol tersendiri. Bagan alir

proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu

prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu

yang diperlukan oleh suatu kegiatan.

Pembahasan

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian yang terpisahkan dalam kegiatan

keuangan setiap usaha. Termasuk di dalamnya adalah memberikan manfaat untuk usaha

individu yang begerak di bidang busana. Setiap perusahaan menjalankan sistem informasi

akuntansi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Untuk usaha individu, memerlukan

sistem informasi akuntansi yang cenderung lebih sederhana dibandingkan dengan usaha yang

berskala lebih besar. Sesederhana apapun sistem informasi yang digunakan, sistem informasi

tersebut merupakan suatu kewajiban yang ada dalam usaha.

Teknik dan dokumentasi sistem informasi merupakan kelanjutan dari implementasi

sistem informasi akuntansi yang harus dimiliki oleh suatu perusahaan. Serangkaian teknik

informasi akuntansi diperlukan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan dan memastikan

bahwakegiatan usaha berjalan secara lancar dan efisien. Beberapa teknik yang dapat

dimanfaatkan antara lain:

1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)

3. Diagram Relasi Entitas-REA

4. Flow Map

Akan tetapi, berhubung kegiatan usaha yang dilakukan oleh penulis merupakan usaha

berskala kecil dan sederhana, maka diagtam arus data yang terjadi juga tergolong sangat

sederhana, sebagai berikut:

Kesimpulan

Perkembangan dunia teknologi yang pesat memungkinkan terjadinya perubahan di

setiap aspek kehidupan manusia, termasuk di dalamnya dunia ekonomi dan bisnis. Sistem

informasi akuntansi merupakan salah satu bentuk nyata dari perkembangan dunia teknologi

yang sangat membantu dalam kegiatan usaha. Kegiatan usaha dalam bentuk apapun tidak

bisa lepas dari sistem informasi akuntansi.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi sederhana

lebih sesuai untuk kegiatan usaha berskala kecil dan sederhana. Selain biaya yang lebih

murah, proses pengoperasian juga lebih sederhana.

Daftar Pustaka

Putra, Y. M., (2018). Konsep Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem Informasi

Akuntansi. Jakarta: FEB-Universitas Mercu Buana

Azhar Susanto, 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya

Marshall B. Romney dan Paul John Steintbart, 2015. Accounting Information Systems, edisi-

13, Pearson Education Limited, England.

James A. Hall, 2013. Accounting Information Systems, 8th Edition, South Western Cengage

Learning, USA.

Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization,

Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting

Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.

Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education,

Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality

The Quality of MSME ’ s Financial Reports. The 1st Annual Conference Economics,

Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019, 1(3). https://doi.org/10.4108/eai.3-2-

2020.163573

Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of

Micro, Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become Customer of Islamic Banks

(Religion, Religiosity, and Location of Islamic Banks ). The 1st Annual Conference

Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019, 1, (2).

https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775

Nugroho, L., Mastur, A.A., Fardinal, F., Putra, Y.M., (2019). Hajj, Civilization and Islamic

Banking Contribution Discourses. Location of Islamic Banks ). The 1st Annual

Conference Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS)

2019, 1(11), http://dx.doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290773

Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting

Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-

826. https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129

Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical

Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA

International Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.