Apa yang disebut manajemen mutu

Sistem manajemen mutu berpengaruh jangka panjang pada perkembangan perusahaan. Apa saja tujuan sistem tersebut? Simak ulasan berikut ini!

Perkembangan  sebuah perusahaan ditentukan oleh kepuasan konsumennya. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan harus meningkatkan kualitas produk dan pelayanan. Di samping itu, perusahaan mesti mengantongi sertifikat ISO sebagai jaminan sistem manajemen mutu.

Sistem manajemen mutu didukung empat komponen utama, yakni perencanaan, peningkatan, kontrol, dan jaminan kualitas. Salah satu sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan adalah ISO 9001.

Untuk penjelasan lebih mendalam tentang sistem manajemen mutu dan tujuannya, simak pembahasan di bawah ini.

Apa Itu Sistem Manajemen Mutu?

Sistem manajemen mutu dibentuk untuk mengontrol dan mengawasi kegiatan maupun tugas di internal perusahaan. Dengan adanya sistem manajemen mutu, diharapkan produk dan jasa dapat mencapai target dan konsisten dalam produksi.

Sistem manajemen mutu juga diartikan sebagai alat untuk membantu perusahaan mempertahankan kualitasnya secara keseluruhan. Selain itu, sistem manajemen mutu melibatkan sumber daya manusia yang memadai dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Untuk mencapai tujuan manajemen mutu, perusahaan harus mendapatkan dukungan dari semua pihak, termasuk karyawannya. Selain itu, sistem manajemen mutu didasarkan pada prinsip berikut ini.

• Fokus konsumen. Perusahaan wajib peka terhadap kebutuhan konsumen agar bisa memenuhi kepuasan pelanggan.
• Kepemimpinan. Pemimpin perusahaan harus mampu menyeimbangkan antara tujuan perusahaan dan karyawan.
• Keterlibatan orang. Perusahaan harus melibatkan karyawan secara keseluruhan untuk melancarkan operasional organisasi.
• Fokus pada proses. Dalam menghasilkan barang dan jasa berkualitas, perusahaan harus berorientasi pada proses.
• Pendekatan sistem manajemen. Prinsip ini diharapkan mampu mempercepat tercapainya tujuan perusahaan.
• Perbaikan berkesinambungan. Perusahaan diharapkan mampu meningkatkan kualitas dan efektivitasnya.
• Pendekatan faktual. Ketika pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil harus didasarkan pada fakta aktual sehingga bisa diselesaikan secara efektif.

Tujuan Sistem Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu khususnya ISO 9001 memiliki tujuan utama yang mendukung pencapaian di perusahaan. Berikut ini tujuan-tujuan penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan.

• Menentukan standar kerja di organisasi maupun badan usaha sehingga mampu membentuk sumber daya yang berkualitas.
• Memudahkan perusahaan dalam mencapai visi dan misinya.
• Menambah kepercayaan konsumen terhadap produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
• Menciptakan budaya kerja yang solid, rapi, dan terarah.
• Meningkatkan motivasi kerja bagi karyawan ataupun anggota perusahaan.
• Membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya.
• Perusahaan mampu mengukur kesesuaian antara kebutuhan dengan persyaratan yang ditentukan oleh standar tertentu.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan adanya pemenuhan kebutuhan sesuai persyaratan proses maupun produk dari perusahaan serta pelanggan.
• Mendorong personel perusahaan untuk meningkatkan kemampuannya sesuai dengan standarisasi sistem manajemen mutu.
• Membantu perusahaan dalam mencetak personel andal dan bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing.
• Meningkatkan kredibilitas di mata stakeholder seputar barang maupun jasa yang dihasilkan perusahaan.

Bagaimana Mendapatkan Standarisasi Sistem Manajemen Mutu?

Standarisasi sistem manajemen mutu bisa diperoleh melalui lembaga pelatihan yang sudah mendapatkan izin resmi dari pemerintah. Anda bisa mengambil sertifikasi ISO 9001 sebagai jaminan kualitas perusahaan.

Salah satu lembaga yang menyediakan jasa pelatihan sistem manajemen mutu adalah Mutu Institute.

Melalui Mutu Institute, Anda bisa memilih pelatihan ISO 9001 yang terdiri dari empat jenis. Mulai dari understanding and implementing training, internal auditor, lead auditor, serta lead auditor PECB.

Selain itu, Anda juga bisa mengambil sertifikasi ISO 19011:2018. Pelatihan ini memberikan wawasan seputar pedoman audit sistem manajemen. ISO ini pun dijadikan sebagai pedoman dalam menawarkan pendekatan yang selaras dan audit pada waktu bersamaan.

Itulah ulasan singkat seputar sistem manajemen mutu beserta sertifikasi ISO 9001:2008 dan 19011:2018. Jika membutuhkan tempat pelatihan berpengalaman, Mutu Institute siap membimbing Anda. Mutu Institute dipercaya lebih dari 20 tahun serta mendapatkan dukungan sumber daya profesional dan kompeten.

Ingin mengikuti Pelatihan/Training? Belum dapat Lembaga Pelatihan yang terpercaya? Segera hubungi kami melalui  atau 081918800013. Follow juga Instagram Mutu Institute di @mutu_institute untuk update pelatihan lainnya.

Referensi:

Sistem Manajemen Mutu: Pengertian, Manfaat dan Komponen Utama

https://www.linovhr.com/manajemen-mutu/

https://www.pahlevi.net/pengertian-manajemen-mutu/#Tujuan_Manajemen_Mutu

Manajemen merupakan ilmu yang pembahasannya sangat luas, bahkan terbagi dalam beberapa sub pembahasan salah satunya adalah manajemen mutu. Tidak jarang ilmu manajemen banyak diterapkan dalam kehidupan sehari-hari, biasanya, penerapan ilmu manajemen sangat erat kaitannya dengan perusahaan.

Pengertian Manajemen Mutu

Sebelum membahas lebih jauh mengenai manajemen mutu, maka hal pertama yang perlu dibahas adalah pengertian manajemen mutu. Jadi, manajemen mutu adalah tindakan mengawasi aktivitas organisasi, agar dapat mempertahankan tingkat mutu produk maupun layanan yang ditawarkan.

Mutu sangat penting bagi produk dan layanan, agar perusahaan dapat bersaing di pasar. Perusahaan harus bisa memuaskan kebutuhan maupun keinginan konsumen, agar tidak kalah saing dengan kompetitor.

Adapun, fokus ilmu manajemen ini adalah produk, kualitas layanan, serta cara mencapai sekaligus mempertahankan mutu. Sementara, pengertian manajemen mutu menurut para ahli, memiliki perbedaan antara satu dengan lainnya.

Menurut Hadari Nawawi, manajemen mutu terpadu merupakan manajemen yang pendekatannya fokus pada peningkatan kualitas. Agar produk yang dihasilkan sesuai standar kualitas serta bermutu.

Manfaat Manajemen Mutu

Dalam bisnis, manfaat manajemen mutu dapat membuat bisnis konsisten mempertahankan proses serta mutu produk maupun layanan. Manajemen mutu membantu meningkatkan konsistensi organisasi dalam melaksanakan tugas dan kegiatan pada proses produksi.

Selain itu, proses produksi dapat menjadi lebih efisien, sehingga pemborosan bisa dikurangi. Jika efisiensi meningkat, maka penggunaan waktu dan sumber daya lain juga meningkat.

Seperti yang diketahui bahwa agar perusahaan dapat bersaing di pasar, maka harus bisa memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dengan mempelajari ilmu manajemen yang satu ini, maka Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perusahaan dapat memasarkan bisnisnya dengan lebih efektif, jadi bisnis berpeluang untuk meningkatkan produk, sistem, serta prosesnya.

Tujuan Manajemen Mutu

Pada ilmu manajemen mutu, terdapat tujuan manajemen mutu yaitu memastikan seluruh bagian organisasi maupun perusahaan bekerja sama. Adapun, kerja sama yang terbentuk bertujuan untuk meningkatkan proses, layanan, produk, serta budaya perusahaan, agar memperoleh keberhasilan jangka panjang.

Keberhasilan jangka panjang ini berasal dari kepuasan pelanggan. Karena kepuasan pelanggan membuat suatu perusahaan dapat bersaing di pasaran.

Fungsi atau Manfaat Manajemen Mutu Bagi Perusahaan

Bagaimana fungsi atau manfaat manajemen mutu bagi perusahaan? Manajemen mutu berfungsi sebagai tolak ukur mengelola kualitas yang perusahaan tentukan. Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap kualitas maupun kinerja semua anggota perusahaan, ketika menjalankan tugasnya masing-masing.

Adapun, tugas-tugas yang dijalankan anggota perusahaan merupakan upaya untuk mencapai tujuan serta visi perusahaan. Ilmu manajemen yang satu ini juga membantu perusahaan untuk mengelola risiko dalam bisnis.

Selain itu, sistem manajemen ini membuat perusahaan dapat mengelola manajemennya menggunakan standar internasional. Image positif mengenai perusahaan juga dapat tercipta dengan menerapkan manajemen yang membahas tentang mutu ini.

Produktivitas perusahaan, moral, maupun motivasi kerja karyawan juga dapat meningkat dengan adanya penerapan manajemen yang berkaitan dengan mutu. Mutu perusahaan akan meningkat, jika perusahaan memiliki sistem pengendalian yang konsisten.

Komponen Utama Manajemen Mutu

Selain itu, manajemen mutu juga memiliki empat komponen utama manajemen mutu yaitu perencanaan kualitas. Jadi, perencanaan kualitas adalah proses identifikasi standar kualitas yang cocok dalam suatu proyek, serta memutuskan cara memenuhinya.

Kedua, peningkatan kualitas yaitu adanya perubahan yang disengaja pada suatu proses, yang bertujuan meningkatkan kepercayaan maupun keandalan hasil. Ketiga, kontrol kualitas merupakan upaya berlanjut agar bisa menegakkan integritas serta keandalan proses saat mencapai hasil.

Keempat, jaminan kualitas adalah tindakan terencana yang dibutuhkan untuk menawarkan keandalan memadai. Jadi, layanan maupun produk tertentu mampu memenuhi persyaratan yang  sudah ditentukan.

Prinsip Dasar Manajemen Mutu

Beberapa prinsip dasar manajemen mutu diadopsi Standar Internasional. Prinsip-prinsip tersebut dipakai manajemen puncak untuk kerangka kerja yang membimbing organisasi meningkatkan kinerja, berikut ini prinsip manajemen mutu.

1. Fokus Pelanggan

Hal ini menjadi fokus utama seluruh organisasi, yaitu memenuhi bahkan lebih bagus jika melampaui harapan serta kebutuhan pelanggan. Jika organisasi mampu memahami serta memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan di masa mendatang, maka akan menciptakan loyalitas pelanggan.

2. Keterlibatan Orang

Jika Anda melakukan pemberdayaan karyawan, melibatkannya dalam pengambilan keputusan, serta mengapresiasi pencapaian karyawan. Maka, karyawan akan merasa dihargai, jika seperti itu, karyawan akan bekerja dengan mengeluarkan potensi terbaiknya.

3. Kepemimpinan

Kepemimpinan yang baik berbanding lurus dengan kesuksesan organisasi, jadi ciptakan budaya perusahaan yang memberikan kesempatan pada karyawan mengembangkan potensinya. Pemimpin juga melibatkan karyawan dalam penetapan tujuan serta sasaran organisasi.

4. Pendekatan Proses

Maksud dari pendekatan ini adalah proses yang baik dapat menghasilkan peningkatan konsistensi, pengurangan biaya, kegiatan terselesaikan lebih cepat. Selain itu, proses baik dapat mengurangi pembuangan limbah serta adanya peningkatan secara berkelanjutan.

5. Peningkatan Berkesinambungan

Jadi, bisnis harus membuat proses baru yang berkelanjutan serta beradaptasi pada kondisi maupun situasi pasar yang cenderung berubah-ubah.

6. Pengambilan Keputusan yang Berbasis Bukti

Pengambilan keputusan dapat menggunakan metode faktual, agar dapat memahami hubungan sebab akibat, bahkan mengetahui potensi dan hal-hal yang tidak diinginkan.

7. Manajemen Hubungan

Manajemen hubungan merupakan hal yang berkaitan dengan terciptanya hubungan saling menguntungkan pada semua pihak berkepentingan. Contohnya, seperti pada pemasok dan pengecer.

Ketika hubungan dengan pihak-pihak berkepentingan terkelola baik, maka berpeluang terciptanya kolaborasi bisnis berkelanjutan.

Konsep Manajemen Mutu

Bisa dikatakan konsep manajemen mutu yang diterapkan adalah Total Quality Management (TQM). Jadi, TQM merupakan metode manajemen yang diterapkan untuk meningkatkan kualitas serta produktivitas pada organisasi bisnis.

Hal tersebut sejalan dengan tujuan dari manajemen mutu. Jadi, perusahaan berupaya untuk menghasilkan produk maupun layanan terbaik demi kepuasan pelanggan.

William Deming merupakan tokoh yang mengembangkan metode Total Quality Management. Pria ini adalah seorang konsultan manajemen yang mampu menciptakan perubahan besar dalam manufaktur Jepang.

Total Quality Management memiliki tujuh prinsip, pertama masalah ada jadi harus dikendalikan. Maksudnya, setiap perusahaan pasti memiliki permasalahan, namun apakah perusahaan menyadari masalah itu dan mampu mengendalikannya?

Kedua, permasalahan bukan terletak pada manusia namun proses. Hal ini berarti, bisa jadi proses yang diterapkan kurang tepat, sehingga sering timbul permasalahan.

Ketiga, mencari tahu akar permasalahan, bukan hanya sekadar mengobati tanpa tahu akar masalah yang sebenarnya terjadi. Keempat, karyawan bertanggung jawab terhadap kualitas, jadi tanamkan kepada karyawan Anda bahwa mereka mempunyai peran penting.

Maksudnya, karyawan memiliki peran penting dalam meningkatkan kualitas produk maupun layanan perusahaan. Hal tersebut berlaku untuk karyawan biasa serta orang-orang yang memegang manajerial atas.

Kelima, kualitas harus bisa diukur, jika efektivitas sistem manajemen dapat diukur hasilnya, maka peninjauan di implementasi proses perlu dilakukan. Tindakan ini dapat membantu perusahaan untuk menetapkan tujuan jangka panjang serta memantau.

Keenam, peningkatan kualitas dilakukan secara berkelanjutan, agar dapat menciptakan loyalitas pelanggan yang setia terhadap produk Anda. Ketujuh, kualitas merupakan investasi jangka panjang, artinya TQM dirancang untuk meraih kesuksesan jangka panjang, bukan sekadar melakukan perbaikan dalam satu kali.

Contoh Sistem Manajemen Mutu

Perusahaan yang akan dijadikan contoh sistem manajemen mutu yang akan dibahas ini adalah OPDA consulting. Sistem manajemen mutu yang OPDA consulting jalankan dengan beberapa tahapan penerapan ISO 9001 terdiri dari beberapa tahapan yang akan dijelaskan. Berikut ini langkah-langkah penjaminan manajemen mutu pada OPDA consulting.

1. Menilai Gap Analysis

Hal yang dilakukan adalah menganalisis proses dan prosedur yang dijalankan sebuah organisasi. Perbedaan yang terjadi antara proses produksi perusahaan serta persyaratan dasar perusahaan yang berencana menerapkan ISO akan ditentukan viewer ISO.

2. Menerapkan Pelatihan serta Persiapan Implementasi ISO

Tahapan ini diterapkan oleh konsultan ISO 9001 : 2008. Seorang konsultan ini akan memberikan edukasi kepada karyawan mengenai persyaratan dan prosedur yang berlaku pada ISO.

3. Berupaya Melakukan Pengembangan Sistem serta Dokumentasi Perusahaan

Mulai diterapkan pembenahan di perusahaan OPDA consulting pada manual mutu, instruksi kerja, prosedur wajib, serta form yang harus dibuat. Pembenahan ini dilakukan oleh konsultan ISO 9001 : 2008.

4. Implementasi Sistem serta Dokumen Perusahaan Disesuaikan Syarat ISO

Pada tahapan ini, perusahaan OPDA consulting mulai menerapkan implementasi persyaratan ISO yang sesuai dengan pengaturan sistem manajemen mutu. Ketidaksesuaian syarat akan mempengaruhi penilaian audit yang perusahaan lakukan.

5. Proses Audit Internal serta Peninjauan Manajemen ISO 9001 : 2008

Perusahaan OPDA consulting akan dipantau ulang oleh konsultan, karena perusahaan ini menerapkan ISO. Adapun, penilaian tersebut turut diseimbangi pelatihan perusahaan yang diselenggarakan konsultan ISO. Pelatihan tersebut mengenai cara melakukan audit internal serta peninjauan manajemen.

6. Sertifikasi untuk Perusahaan

Jika penilaian yang dilakukan konsultan telah terlampaui secara keseluruhan, maka perusahaan memenuhi kriteria kelayakan dan sesuai sistem ISO. Jadi, Badan Sertifikasi akan memberikan sertifikat pada perusahaan terkait, sekaligus penentuan label kelayakan produksi perusahaan OPDA consulting.

Berdasarkan pembahasan di atas, manajemen mutu sangat penting sebagai sarana bagi perusahaan untuk mempertahankan mutu produk maupun layanan. Selain itu, kepuasan pelanggan merupakan kunci dalam sebuah bisnis, agar perusahaan dapat bersaing di pasaran.