Apa saja langkah langkah dalam membuat analisis jabatan?

siker.id - Dalam bahasan kali ini, siker.id mengajak pembaca untuk mengenal analisis pekerjaan, atau biasa dikenal dengan job analysis. Analisis jabatan berguna untuk membantu memahami seluk-beluk sebuah pekerjaan yang dibutuhkan organisasi sebelum rekrutmen. Tanpa job analysis yang akurat, Anda tidak akan menemukan kandidat yang tepat untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan.

Mari perhatikan langkah-langkah yang bisa diambil dalam membuat job analysis. Poin di bawah bersifat informasi umum, yang mana perlu disesuaikan kembali dengan kondisi di perusahaan/organisasi masing-masing.

Baca juga: Bagaimana Melakukan Analisa Pekerjaan yang Tepat?

1. Mereview informasi tanggung jawab pekerjaan

Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat analisis pekerjaan adalah mengumpulkan informasi secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Sangat penting bagi Anda untuk melakukan wawancara kepada karyawan pemegang jabatan yang akan dianalisis dan menarik informasi seperti apa yang mereka lakukan setiap hari di tempat kerja. Metode atau cara yang paling umum dalam melakukan analisis pekerjaan adalah dengan cara melakukan wawancara terhadap seseorang yang ahli dalam bidang tersebut.

2. Pencarian referensi dari contoh job description

Melihat beberapa referensi akan membantu dalam menulis deskripsi pekerjaan Anda sendiri. Anda dapat menemukan contoh deskripsi pekerjaan dengan melakukan pencarian di internet mengenai “Contoh job description [Title Pekerjaan]” atau Anda dapat melihat posting pekerjaan untuk posisi yang sedang dipekerjakan perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian mereka dalam suatu pekerjaan.

Semua pencarian ini dapat membantu Anda mencari tahu dan mengumpulkan informasi bagaimana cara untuk menuliskan analisis pekerjaan dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang mungkin terlupakan.

3. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa

Melakukan benchmarking kepada perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa juga dapat Anda lakukan. Melakukan sharing mengenai pekerjaan atau jabatan yang serupa dapat membantu Anda dalam menuliskan job description.

Beberapa perusahaan/organisasi menggunakan nama atau judul jabatan yang sama, tetapi masing-masing memiliki peran yang disesuaikan kebutuhan perusahaan. Seorang Production Manager di perusahaan A bisa memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda dengan Production Manager di perusahaan B, bahkan meski keduanya bergerak di industri yang sama.

Baca juga: Apa itu Freelance dan Jenis Pekerjaannya

4. Menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut

Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk menentukan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut. Sehingga hal ini akan membantu Anda dalam melakukan evaluasi dari jabatan tertentu, Misalnya jika Anda melakukan analisis jabatan untuk posisi tenaga penjualan, dan menentukan bahwa hasil yang dibutuhkan adalah mampu menjual 100 produk per hari. Maka hal ini dapat menjadi indikator ketika nanti dilakukan evaluasi jabatan.

5. Menuliskan task statement yang jelas

Setelah semua informasi dikumpulkan dan tugas sudah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah menulis task statement yang nantinya akan digunakan dalam task inventory serta dimasukkan dalam job description. Job description atau deskripsi pekerjaan akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Deskripsi pekerjaan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu. Nantinya juga deskripsi pekerjaan ini akan membantu Anda dalam menentukan job specification atau kualifikasi yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut.

Task statement yang baik haruslah mengandung unsur action (apa tugas yang akan dikerjakan) dan object (terhadap apa tugas tersebut akan dikerjakan). Selain kedua hal tersebut, task statement yang baik juga biasanya mengandung unsur dimana tugas tersebut akan dikerjakan, bagaimana tugas tersebut akan dikerjakan, mengapa tugas tersebut harus dikerjakan, dan kapan tugas tersebut akan dikerjakan.

Hasil dari analisis pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan yang harus terdiri dari delapan bagian yaitu: judul pekerjaan, ringkasan singkat, aktivitas kerja, peralatan dan perlengkapan yang digunakan, konteks kerja, standar kinerja, informasi kompensasi, dan persyaratan pribadi.

Baca juga: Tips Menghadapi Rasa Bosan saat Bekerja

Sekian artikel Langkah-langkah Penting dalam Membuat Job Analysis. Bila menyukai artikel ini anda bisa membagikannya ke semua orang. Bila ada kritik dan saran bisa anda tulis pada kolom komentar.

Terima kasih

Artikel ini akan membahas mengenai teknik, aspek-aspek, langkah-langkah dalam analisa jabatan, spesifikasi jabatan, kaitan analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.

Teknik Analisis JabatanAda 3 tahap dalam proses analisis jabatan yaitu:

mengumpulkan informasi
menganalisis dan mengelola informasi jabatan
menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku

Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pemanfaatannya seperti yang diuraikan diatas.Beberapa prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan, yaitu:1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas.2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur organisasi

image source: pngitem.com

Aspek-Aspek dalam Uraian JabatanUraian jabatana dalah dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatuja batan dijelaskan dan diberikan batasan. Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut.

Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari.

Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description

Langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan adalah sebagai berikut :1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasihasi{analisispekerjaandipergunakanuntukmenetapkanjob description, job specification, danjob evaluation dalampengadaanpegawai.2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.3. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentinganMeninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.Analisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)

Spesifikasipekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalamandan yang lainnyadari orang yang akanmelaksanakanpekerjaantersebutdenganbaik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompetenPada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:1. Tingkat pendidikan pekerja.2. Jenis kelamin pekerja.3. Keadaan fisik pekerja.4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.5. Batas umur pekerja.6. Nikah atau belum.7. Minat pekerja.8. Emosi dan temperamen pekerja.9. Pengalaman pekerja

Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification

Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job analsis merupakan proses mencari informasi sampai dengan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa / siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM.

Analisispekerjaanjugadibutuhkanuntuk job specification (spesifikasipekerjaansehinggapekerjaan yang adabenar-benardapatdikerjaanoleh orang yang profesional.Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau lembaga lain.

Apa saja langkah langkah dalam membuat analisis jabatan?

Pos Terkait

Periklanan

BERITA TERKINI

Toplist Popular

Periklanan

Terpopuler

Periklanan

Tentang Kami

Legal

Dukungan

Social