Sebutkan dan jelaskan apa saja faktor utama resiko dalam proyek sistem informasi

APA TUJUAN PROYEK MANAJEMEN? MENGAPA MANAJEMEN PROYEK SANGAT PENTING DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI?

sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan menanggung akibat ini:

• Biaya yang jauh melebihi anggaran
• Selip tak terduga waktu
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi

Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi yang gagal seringkali tidak digunakan sesuai dengan tujuannya, atau tidak digunakan sama sekali. Pengguna sering harus mengembangkan sistem manual paralel untuk membuat sistem ini bekerja.

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Kegiatan pengelolaan proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisir pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menugaskan tugas, mengarahkan kegiatan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasilnya. Seperti di bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menghadapi lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

Manajemen proyek mendefinisikan semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dengan sukses, dan harus memastikan bahwa lingkup sebuah proyek tidak berkembang melampaui apa yang pada awalnya ditujukan

METODE APA YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MEMILIH DAN MENGEVALUASI PROYEK SISTEM INFORMASI DAN MENYELARASKANNYA DENGAN TUJUAN BISNIS PERUSAHAAN?

Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru. Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen senior yang bertanggung jawab atas pengembangan dan pengoperasian sistem. Ini terdiri dari kepala departemen dari area pengguna akhir dan sistem informasi. Komite pengarah meninjau dan menyetujui rencana untuk sistem di semua divisi, berusaha untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-kadang terlibat dalam memilih proyek sistem informasi yang spesifik.

Tim proyek bertanggung jawab langsung terhadap proyek sistem individual. Ini terdiri dari analis sistem, spesialis dari area bisnis pengguna akhir yang relevan, pemrogram aplikasi, dan spesialis database. Campuran keterampilan dan ukuran tim proyek bergantung pada sifat spesifik dari solusi sistem.

Perusahaan biasanya disajikan dengan berbagai proyek untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. dengan metode berikut ini :

1. Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.
2. Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis (CSF) manajer. Jika tujuan ini dapat dicapai, kesuksesan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart and Treacy, 1982). CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.
3. Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif.
4. Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung total bobotnya. Dengan menggunakan ini perusahaan harus memutuskan di antara dua sistem perencanaan sumber daya perusahaan alternatif (ERP).

BAGAIMANA PERUSAHAAN MENILAI BISNIS DARI PROYEK SISTEM INFORMASI?

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan klerus yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan manfaat nyata dan terukur daripada sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem kerja kolaboratif yang didukung oleh komputer.

Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi pada proyek investasi modal jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Pada tahun-tahun berikutnya, investasi dapat menyebabkan arus kas keluar tambahan yang akan diimbangi oleh arus kas masuk akibat investasi

Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. ROPM memberi manajer fleksibilitas untuk melakukan investasi TI mereka atau menguji perairan dengan proyek percontohan kecil atau prototip untuk mendapatkan lebih banyak pengetahuan tentang risiko sebuah proyek sebelum berinvestasi di keseluruhan pelaksanaan.

Model keuangan terbatas Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis suatu sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru,

APA FAKTOR RISIKO UTAMA DALAM PROYEK SISTEM INFORMASI?

Tingkat risiko dalam proyek pengembangan sistem ditentukan oleh

1. Ukuran proyek. Semakin besar proyek – seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh – semakin besar risikonya. Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat kegagalan yaitu 50 sampai 75 persen lebih tinggi daripada proyek lainnya karena proyek semacam itu rumit dan sulit dikendalikan.
2. Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan sistem; Hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka.
3. Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

Meskipun kesulitan teknologi merupakan salah satu faktor risiko dalam proyek sistem informasi, namun faktor lainnya terutama bersifat organisasi, berkaitan dengan kompleksitas persyaratan informasi, cakupan proyek, dan berapa banyak bagian organisasi yang akan terpengaruh oleh sistem informasi baru.

STRATEGI APA YANG BERGUNA UNTUK MENGELOLA RISIKO PROYEK DAN IMPLEMENTASI SISTEM?

1. PERUBAHAN MANAJEMEN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan sistem tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan manajemen perubahan yang hati-hati.

Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti Implementasi baru mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti yang baru.  Pakar sistem informasi, misalnya, sering memiliki orientasi teknis, atau mesin yang tinggi terhadap pemecahan masalah. Mereka mencari elegan dansolusi teknis yang canggih di mana efisiensi perangkat keras dan perangkat lunak dioptimalkan dengan mengorbankan kemudahan penggunaan  atau efektivitas organisasi. Pengguna lebih memilih sistem yang berorientasi pada pemecahan masalah bisnis atau memfasilitasi tugas organisasi. Seringkali orientasi kedua kelompok sangat bertentangan sehingga mereka tampaknya berbicara dalam bahasa yang berbeda.

Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen

Pada berbagai tingkatan, lebih cenderung dirasakan positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi

1. MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Dengan cara :

A. Mengelola Kompleksitas Teknis. Tim harus berada di bawah kepemimpinan manajer dengan latar belakang teknis dan manajemen proyek yang kuat, dan anggota tim harus sangat berpengalaman.

B. Alat Perencanaan dan Pengendalian Formal. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT. Bagan Gantt mencantumkan aktivitas proyek dan tanggal mulai dan selesai yang sesuai. Bagan PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950 untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris. Mereka juga dapat membantu pengembang sistem memproyeksikan proyek menjadi segmen yang lebih kecil dan mudah dikelola dengan hasil bisnis yang terukur dan terukur. Teknik kontrol standar dapat berhasil mencatat kemajuan proyek terhadap anggaran dan tanggal target, sehingga penyimpangan dari rencana dapat terlihat.

C. Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Perlawanan Pengguna

Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim pelaksana ke pengguna di semua tingkat organisasi.

1. PERANCANGAN UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web.

Untuk mengintegrasikan sistem informasi dengan sukses dengan organisasi, penilaian dampak organisasi yang terdokumentasi secara menyeluruh dan terdokumentasi harus mendapat perhatian lebih dalam upaya pengembangan.

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual.

(SUMBER : Kenneth C. Laudon dan Jane Price Laudon. 2012. Management Information Systems. London:Pearson Education.)