Salah satu tujuan dari administrasi sarana dan prasarana, adalah

Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segalasesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
2. Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel 2 sebagai berikut:

KEGIATAN MANAJERIAL : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,DAN PENGAWASAN

Kegiatan operasional : pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan

Objek :Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi.

Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

• Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
• Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.
• Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
• Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
• Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.
• Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
• Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.
• Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2)

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi manajemen dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana yang perlu memperoleh perhatian ialah: 

1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi Kebutuhan, dan Fungsi Penganggaran
3. Fungsi Pengadaan, 
4. Fungsi Penyaluran, 
5. Fungsi Penggudangan, 
6. Fungsi Penyaluran, 
7. Fungsi Inventarisasi, 
8. Fungsi Penghapusan.

Dalam praktik pengelolaan administrasi sarana dan prasarana keterkaitan antar fungsi tersebut digambarkan sebagai suatu siklus atau mata rantai yang berkesinambungan. Ilustrasi siklus atau mata rantai fungsi

12 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dilihat pada gambar 4 berikut;

Gambar 3. Siklus Mata Rantai Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Sumber:  Modul Guru Pembelajar Paket Keahlian Administrasi Perkantoran

Page 2

Pengelolaan sarana dan prasaran merupakan salah satu bagian penting bagi sebuah instansi. Apalagi jika instansi tersebut juga mendapatkan bantuan dari pemerintah, maka administrasi sarana dan prasarana menjadi bagian vital, termasuk bagi instansi pendidikan yang dalam hal ini adalah sekolah. Untuk itulah pada artikel ini kami akan jelaskan pengertian administrasi sarana dan prasarana (sarpras) yang diambil dari pendapat ahli maupun sumber lain yang kredibel.

Pengertian Administrasi Sarpras Menurut Para Ahli

Sebelum membahas mengenai pengertian adminstrasi sarpras, pengertian tentang sarana dan prasarana dapat anda simak pada artikel ini. Selanjutnya administrasi sarana dan prasarana dapat dijabarkan melalui penjelasan berikut ini:

Kata administrasi berasal dari bahasa latin (bukan yunani) yang terdiri dari kata Ad dan ministrare. Kata Ad berarti intensif sedangkan ministrare berarti melayani atau membantu. Sehingga secara etimologis, administrasi adalah melayani kegiatan secara intensif. Dari kata kerja ini muncullah kata sifat administraitivus dan kata benda administratio.

Administrasi itu sendiri menurut KBBI berarti:

1. Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi
2. usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan
3. kegiatan yang berakitan dengan penyelenggaraan pemerintahan
4. kegiatan kantor dan tata usaha
5. pemerintah atau lembaga pemerintah

Dr. Sondang Siagian (2012:13) menyatakan administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi menurut George Terry adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sehingga secra umum pengertian administrasi sarana dan prasarana adalah kegiatan kantor dan tata usaha dalam rangka mengelola seluruh objek yang menunjang tercapainya tujuan organisasi secara langsung maupun tidak langsung.

Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Proses administrasi sarpras di lingkungan sekolah, secara kronologis meliputi beberapa hal di bawah ini:

1. Perencanaan pengadaan barang
2. pengadaan barang
3. inventaris
4. penyaluran
5. pemanfaatan dan pemeliharaan
6. penghapusan
7. pengawasan

Seluruh proses tersebut harus merupakan rangkaian kegiatan yang harmonis atau terpadu. Sistematika kerjanya harus dapat menghindari munculnya simpang siur dan tumpah tindih dalam wewenang, tanggung jawab dan pengawasan, serta pemborosan tenaga, waktu dan biaya.

1. Perencanaan Pengadaan Barang

Tahap-tahap perencanaan pengadaan barang:

1. Analisis terhadap kebutuhan mata pelajaran terhadap alat atau media pembelajarannya
2. Membuat skala prioritas terhadap pengadaan alat, jika kebutuhan lebih tinggi daripada daya beli
3. Melakukan inventaris alat dan media yang telah tersedia
4. Menyeleksi alat dan media yang masih dapat digunakan
5. Melakukan klasifikasi barang, barang bergerak habis pakai dan tidak habis pakai maupun barang tak bergerak
6. Mencari sumber dana (jika belum tersedia)
7. Menunjuk orang sebagai pelaksana

2. Pengadaan Barang

Pengadaan barang adalah suatu kegiatan penyediaan semua kebutuhan barang, jasa, alat untuk keperluan pelaksnaan tugas. Dengan demikian, cakupan pengadaan barang disesuaikan dengan semua yang telah direncanakan di atas, yang meliputi:

1. Pengedaan tanah; dengan membeli, hibah, hak pakai dan sebagainya
2. Pengadaan bangunan; dengan mendirikan bangunan baru, menyewa, hibah dan sebagainya
3. Pengadaan perabot; seperti alat transportasi dan pendidikan dengan membeli, hibah atau bahkan membuatnya sendiri.

3.Inventaris

Kegiatan inventaris adalah aktivitas mencatan dan menyusun daftar barang. Inventaris dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan memberikan masukan berharga bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana.

4. Penyaluran

Penyaluran adalah kegiatan yang berhubungan dengan pemindahan barang dan tanggung jawab dari satu instansi kepada instansi yang lain. Dalam lingkungan sekolah kegiatan penyaluran dapat berwujud distribusi barang kepada guru atau seksi tertentu di sekolah untuk kegiatan belajar mengajar dan perkantoran.

5. Pemanfaatan Dan Pemeliharaan

Dengan penyaluran yang tepat, maka barang inventaris sekolah akan dapat dimanfaatkan oleh guru untuk mendukung kegiatan belajar mengajar. Selain itu, hal penting lain yang juga harus dilakukan adalah pemeliharaan barang. Dengan ini, maka akan menjamin pemanfaatan barang secara kontinu dan mengurangi unsur-unsur kerusakan, sehingga barang infentaris dapat dimanfaatkan secara optimal.

6. Penghapusan

Kegiatan penghapusan bertujuan untuk menghilangkan atau mengeluarkan barang dari daftar iinventaris sesuai peraturan yang berlaku. Penghapusan barang inventaris dapat dilakukan dengan cara melelang barang maupun memusnahkannya. Dengan demikian, gudang di sekolah akan selalu memiliki ruang yang cukup untuk alat atau barang lain yang sesuai dengan kebutuhan sekolah saat itu.

7. Pengawasan

Tentunya seluruh proses di atas tidak mungkin dapat berjalan sendiri tanpa adanya pengawasan. Untuk itu seluruh proses administrasi sarpras wajib dimonitor oleh pimpinan organisasi agar dapat diperhatikan kerja sama antar pihak yang terkait. Pengawasan ini bukanlah merupakan pengaturan yang bersifat kaku yang mengekang gerak masing-masing fungsi pengelola, akan tetapi lebih kepada koordinasi terhadap seluruh fungsi pengelolaan administrasi. Dengan demikian dapat diperoleh efisiensi waktu, tenaga dan biaya.

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi utama adanya administrasi sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki tujuan:

1. Mendata ketersediaan barang.
2. Mengoptialkan pemanfaat barang.
3. Membantu pembuatan laporan inventaris.
4. Memudahkan proses kerja.

Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana

Untuk mendukung tercapainya tujuan administrasi sarana dan prasarana sekolah maka ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan sarpras sekolah. Prinsip-prinsip itu antara lain sebagai berikut:

1. Prinsip pencapaian tujuan. Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan berhasil jika fasilitas sekolah selalu siap pakai.
2. Prinsip efisiensi. Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya.
3. Prinsip administratif. Semua pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah.
4. Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab. Kejelasan deskripsi tugas dan tanggung jawab setiap anggota organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah.
5. Prinsip Kekohesifan. Antara pihak satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik agar manajemen sarana prasarana sekolah dapat terealisasi dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak.

Peran Guru Dalam Administrasi Sarana dan Prasarana

Sesuai kebijakan pemerintah, pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasa 45 ayat (1) yaitu Setiap satuan pendidiak formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbunghan dan perkembangan potensi fisik, kederdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

Maka peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana sekolah adalah sebagai berikut:

1. terlibat dalam perencanaan dan pengadaan alat bantu pengajaran
2. terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan oleh guru
3. melakukan pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

Dengan demikian, guru memiliki andil yang cukup penting dalam hal administrasi sarpras di sekolah masing-masing. Dengan pelibatan seluruh pihak yang ada di satuan pendidikan, diharapkan proses administrasi dapat berjalan dengan baik.

Penutup

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang secara langsung maupun tak langsung menunjang kelangsungan pendidikan. Hal tersebut mutlak yang harus dilakukan oleh setiap sekolah. Dengan manajemen yang efektif dan efisien dapat meningkatkan efektivitas kerja personel sekolah. Pengelolaan administrasi sarpras kini juga dapat dilakukan melalui media digital yang dapat dilakukan secara fleksibel dan transparan melalui aplikasi e-Sarpras.