Muktamar berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang mempunyai arti

BPPK JAKARTA SELATAN Kode : ADM. PK 02.032.01 Waktu : 3 x 45 menit JOB 1 MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKAN ERTEMUAN/RAPAT A. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa dapat : 1. Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat 2.. Membuat surat undangan (mail merge) 3. Mempersiapkan ruang rapat B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi C. PRASYARAT Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai kompetensi: 1. Ketrampilan berkomunikasi 2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan 3. Mengoperasikan komputer 4. Melakukan prosedur administrasi Administrasi Perkantoran - 1- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan 5. Menggunakan peralatan kantor D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Seperangkat komputer 2. Printer 3. Kertas HVS 4. Amplop 5. ATK E. KESELAMATAN KERJA 1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja. 2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur 3. Pergunakan waktu dengan tepat. 4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada. F. LANGKAH KERJA 1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang belum jelas 2. Pahami tugas dan perintah dengan baik 3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti 4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan design tempat duduk rapat). a. Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya : Administrasi Perkantoran - 2- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan 1) Buka program microsoft word 2) Atur ukuran kertas dan margin 3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail merge sebagai berikut: a) Klik Tools Letters and Mailing Mail merge wizard b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type c) Klik Next : starting dokumen d) Pastikan option use the current dokumen aktif e) Klik Next: select recepients f) Pastikan option use an exiting list aktif g) Next : Write your letter h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell open i) Akan muncul window select. table j) Mail Merge Recipients pilih sheet 1 Klik tombol select All l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian • Klik tombol insert merge fields maka akan muncul window insert merge field. • Pilih nama Insert Close 4) Cetak surat undangan tersebut 5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju 6) Lipat surat tersebut Administrasi Perkantoran - 3- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan 7) Kirim surat tersebut b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya : 1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat duduk rapat 2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya 3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya 4) Tentukan model / design tempat duduk rapat 5) Gambarkan design tempat duduk rapat 5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan (lihat print priview) 6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar 7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib G. TEORI PENDUKUNG 1. Pengertian rapat. Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan Administrasi Perkantoran - 4- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan. Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan. Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila : 1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak. 2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya. 3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan. 4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama. 5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat. Administrasi Perkantoran - 5- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan 6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala. 2. Beberapa istilah rapat Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut : a. Konferensi Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara. Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah. b. Kongres Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik. c. Seminar Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat. d. Lokakarya Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud. e. Simposium Administrasi Perkantoran - 6- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan. f. Diskusi Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. g. Musyawarah Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan bersama. h. Muktamar Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan kongres dan musyawarah. i. Kampanye Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari dukungan. 3. Alasan diselenggarakannya rapat : a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki. b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera dipecahkan. c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung Administrasi Perkantoran - 7- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama. 4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah: a. Memberikan / memperoleh informasi Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan peserta rapat menyimak dengan seksama. b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu kegiatan sebelumnya. c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting) Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan tersebut. d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting) Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu. e. Mengutarakan keluhan Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat. Administrasi Perkantoran - 8- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan f. Mengambil keputusan Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama. Biasanya keputusan bersama akan lebih efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas kewenangannya. g. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan dalam seperti ini biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan. h. Negosiasi Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang. 5. Manfaat rapat 1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang 2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman 3. Dapat menghemat waktu 4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide Administrasi Perkantoran - 9- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan 5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi 6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru 7. Melatih diri atau pengembangan pribadi 6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan a. Dilihat dari Sifatnya 1). Rapat Formal (Resmi) Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. 2). Rapat Informal (tidak resmi) Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara santai, tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler. 3). Rapat terbuka Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. 4). Rapat tertutup Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia. Administrasi Perkantoran agung - 10- BPPK Lenteng Jakarta Selatan b. Dilihat dari segi frekuensinya 1). Rapat Rutin Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua peserta rapat sudah mengetahuinya. 2). Rapat insidentil Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah. c. Ditinjau dari jangka waktunya 1). Rapat mingguan Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta. 2). Rapat bulanan Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu. 3). Rapat semesteran Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan Administrasi Perkantoran agung - 11- BPPK Lenteng Jakarta Selatan mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya. 4). Rapat tahunan Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang saham. d. Dilihat dari Media rapat 1). Teleconference Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang. 2). Videoconference Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat , sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya. Administrasi Perkantoran agung - 12- BPPK Lenteng Jakarta Selatan e. Dilihat dari Peserta Rapat 1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP) Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu perusahaan tertentu. 2). Rapat direksi / dewan pengurus Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan pengurus guna untuk membahas masalah tertentu. 3). Rapat Internal Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan, rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan. Administrasi Perkantoran agung - 13- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Pertemuan Bersifat Ilmiah Diskusi Simposium Seminar Lokakarya Untuk memecahkan masalah-masalah praktis Untuk mencari dukungan Konferensi Kongres Rapat Musyawarah Muktamar Kampanye Rapat Akbar Rapat Umum 7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam: 1. Bersifat mengikat : • Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu. Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi • Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi Administrasi Perkantoran agung - 14- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan • Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam 2. Bersifat tidak mengikat: • DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon • POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar. • DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat. • SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas. • Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandanganpandangan, • Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003. Administrasi Perkantoran agung - 15- BPPK Lenteng Jakarta Selatan • TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi. • SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”. • LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK • SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas. • TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati. • PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda. • PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis Administrasi Perkantoran agung - 16- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 8. Perencanaan/Persiapan Rapat Keberhasilan persiapannya. rapat yang Semakin akan baik diadakan persiapannya, tergantung dari Semakin baik persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How) a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan ) Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui penyiapan rapat yang baik. b. What (Rapat apakah) Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk mengetahui jenis rapat apakah yang akan dilangsungkan. Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu dengan baik. c. Who (Siapa peserta rapat) Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon Administrasi Perkantoran agung - 17- BPPK Lenteng Jakarta Selatan peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada waktunya. d. Where (Dimana rapat diselenggarakan) Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas. e. When (Kapan rapat dilangsungkan) Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri dan mempersiapkan jadwal kegiatannya. f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan) Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai, teleconference, dll Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan dilangsungkan dapat berjalan dengan baik. Kegiatan peserta rapat meliputi: 1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya. Administrasi Perkantoran agung - 18- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan. 3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat. 4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS. 5). Membuat susunan acara rapat Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan siang dll. Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas. 6). Menyiapkan bahan rapat Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus. 7). Mempersiapkan ruang rapat Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang Administrasi Perkantoran agung - 19- BPPK Lenteng Jakarta Selatan bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. 8) Penyiapan konsumsi Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum. 9). Mempersiapkan Peralatan Rapat Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis, LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll. 10). Administrasi rapat Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima tamu. Administrasi Perkantoran agung - 20- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 9. Mempersiapkan Ruang Rapat Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman. Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi: a. Memilih ruangan Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi. b. Mengatur penerangan Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki pencahayaan yang cukup. Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan Administrasi Perkantoran agung - 21- BPPK Lenteng Jakarta Selatan penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di satu titik saja). c. Mengatur tempat duduk Kegiatan yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat. Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Bila rapat memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan tertentu, maka tempat duduk harus dibuat sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai kedudukan yang sama. Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang, maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang. Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama. Administrasi Perkantoran agung - 22- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan. 1). Tempat duduk model O atau konferensi • Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya. • Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah. • Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil • Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah. • Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta Administrasi Perkantoran agung - 23- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 2 12 4 11 5 10 6 7 8 Administrasi Perkantoran agung Ket : 1. Pimpinan 2. Notulis 3. No 3 s/d 14 peserta rapat 13 3 14 1 9 - 24- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 2). Tempat duduk model U • Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran • Sangat bagus untuk presentasi • Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang LAYAR 8 13 7 12 6 11 5 10 4 9 3 2 1 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 13 adalah peserta rapat Administrasi Perkantoran agung - 25- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 3). Bentuk Kelas • Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar • Cocok untuk rapat penyampaian informasi • Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah • Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang 2 1 3 Meja Penyaji Materi 1 2 4 1 1 5 1 0 6 9 2 1 2 0 8 7 1 9 1 5 1 8 1 7 1 4 1 3 1 6 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 21 peserta rapat Administrasi Perkantoran agung - 26- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 4). Bentuk theater / Klasikal • Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar • Tidak menggunakan meja • Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang Layar 2 1 3 1 1 Meja Penyaji Materi 4 1 2 2 1 3 0 5 1 1 2 0 2 9 1 0 9 1 9 2 8 Administrasi Perkantoran agung 8 1 8 2 7 6 7 1 7 2 6 1 4 1 6 2 5 - 27- 1 3 1 5 2 3 2 2 2 4 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 30 Peserta Rapat BPPK Lenteng Jakarta Selatan 5). Bentuk meja bundar (Round Table) • Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil • Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja Layar 2 1 3 Meja Penyaji Materi 4 1 1 5 6 1 0 7 9 8 Administrasi Perkantoran agung - 28- Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notula 4. No 4 s/d 11 peserta rapat BPPK Lenteng Jakarta Selatan 6). Bentuk tulang iklan • Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran • Sangat bagus untuk presentasi • Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang Meja Penyaji Materi 3 2 1 Layar 1 4 2 5 3 6 Administrasi Perkantoran agung - 29- Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notula 4. NoLenteng 1 s/d 6 BPPK peserta rapat Jakarta Selatan 2 d. Menyiapkan peralatan lainnya Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu disiapkan, antara lain : 1) Papan tulis dan perlengkapannya Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu ada spidol warna. 2). LCD/OHP dan perangkatnya LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu : a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan. b). Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP. c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP d). Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis) Administrasi Perkantoran agung - 30- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 3). Sound sistem Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi. 4). AC atau Kipas angin Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi. 5). Hiasan ruangan Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan Administrasi Perkantoran agung - 31- BPPK Lenteng Jakarta Selatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat Contoh ruang rapat: Administrasi Perkantoran agung - 32- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Administrasi Perkantoran agung - 33- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Contoh presentasi: 7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas : Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan, dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima mempunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan persiapan pemenuhan undangan tersebut. a. Bagian-Bagian Undangan Dinas Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya. Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah: 1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan Administrasi Perkantoran agung - 34- BPPK Lenteng Jakarta Selatan ”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal dibuatnya surat, dan alamat yang dituju; 2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan, misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang harus dibawa, dan sebagainya; 3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada. b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan dinas antara lain : 1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya. 2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan. 3). mencantumkan perihal surat undangan. 4). alamat tujuan harus jelas. 5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya acara. 6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan. 7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi Administrasi Perkantoran agung - 35- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Contoh surat undangan

PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560 e-mail : [email protected] Nomor : 14/VI/2010 Lampiran : Hal : Undangan

21 Juni 2010 Kepada Yth. Drs. Dudung Suryadi Di Jakarta Kami mengharap kehadiran Saudara pada: Hari Tanggal Pukul Tempat Acara : : : : Senin 27 Juni 2010 10.00 WIB Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri Jakarta Selatan : Pengembangan Produk Baru Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Pimpinan Drs. Muhammad, MM 8. Penyusunan Agenda Rapat Administrasi Perkantoran agung - 36- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan. Manfaat agenda rapat: 1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda 2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butuir agenda 3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung 4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik 5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci 6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta Administrasi Perkantoran agung - 37- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Contoh agenda rapat Tujuan rapat Kepada Dari Tanggal Waktu Tempat : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan produk baru : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan, Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie, Parto : Halizah : 25 Mei 2010 : 10.00 – selesai : Ruang pertemuan Butir Agenda Waktu 1. Ucapan selamat dating 20 menit 2. Melihat kembali riwayat munculnya ide ini 3. Memahami peran tim ini 10 meni 4. Membahas informasi dalam kelompok kecil 5. Istirahat 15 menit 6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok kecil 7. Menjelaskan komponen utama dalam proses 8. Menyepakati tindakan berikutnya 20 menit 9. Merencanakan rapat berikutnya 5 menit 10. Mengevaluasi rapat 15 menit 20 menit 10 menit 15 menit 20 menit H. LATIHAN Pekerjaan Kasus 1 Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan Administrasi Perkantoran agung - 38- BPPK Lenteng Jakarta Selatan diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal 15 Mei 2010 pukul 09.00 sampai dengan 12.00 undangan dibuat di jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, SMK GLOBAL MANDIRI M. Pd). Buatlah surat undangan dari kepala SMK MandiriNo. kepada JalanGlobal Raya Condet 35 orang tua Murid kelas XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa Jakarta Timur disertai agenda rapat. Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224 Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ; 1. No. Orang: tua Andri dari kelas XI AP 55/GM/V/10 8 Mei 2010 2. Lamp Orang: tua - Herawati dari kelas XI AK 3. Hal Orang: tua Febrila dari kelas XI AP Undangan Kepada Yth. Kasus 2 Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP) Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama, Di Tempat yang akan Dengan diselenggarakan hormat, pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai pertemuan Kami PT Andhika Pratamakedatangan Jalan Raya Saudara Bogor Km. 20 :Jakarta Timur, mengharapkan pada dengan susunan acara: 1.: Rabu, Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi Hari/tanggal 15 Mei 2010 Keuangan;Pukul 3.Usulan; 4. Keputusan; : 09.00 Wib5. Penutup. Dalam bentuk semi block style.Tempat Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda : Ruang pertemuan Kunci kasus 1 Acara : Rapat koordinasi Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Administrasi Perkantoran agung Hormat kami, - 39BPPK Lenteng Jakarta Selatan Dra. Ambari Ramadani, M. Pd SMK GLOBAL MANDIRI Jalan Raya Condet No. 35 Jakarta Timur Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224 No. : 55/GM/V/10 8 Mei 2010 Lamp : Hal : Undangan Kepada Yth. Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP) Di Tempat Dengan hormat, Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada : Hari/tanggal : Rabu, 15 Mei 2010 Pukul : 09.00 Wib Tempat : Ruang pertemuan Acara : Rapat koordinasi Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Administrasi Perkantoran agung Hormat kami,BPPK Lenteng - 40Jakarta Selatan Dra. Ambari Ramadani, M. Pd Kasus 3. Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya? Administrasi Perkantoran agung - 41- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Kasus 4. Gambarkan design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya? Latihan 1 1. Jelaskan pengertian rapat? 2. Apakah tujuan diadakannya pertemuan / rapat? 3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan? 4. Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas! 5. Banyak faktor yang mempengauhi macam persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor tersebut! Administrasi Perkantoran agung - 42- BPPK Lenteng Jakarta Selatan LEMBAR PENILAIAN MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT No 1 2 3 Unsur Penilaian Maks Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap kerja c. Penggunaan alat d. Keselamatan kerja Proses kerja Pengoperasian komputer untuk surat dan notula rapat Hasil kerja a. Print out notula rapat b. Isi notula rapat 1. Urut kegiatan 2. Keterbacaan 3. Logis 4. Lengkap Total Administrasi Perkantoran - 43- Perolehan Nilai Dicapai 1 Dicapai 2 5 10 10 5 20 20 5 15 5 5 100 BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan Dicapai 3 Keterangan BPPK JAKARTA SELATAN JOB 2 Melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/membuat laporan pertemuan/rapat (Notula) A. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan / rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat: 1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan saat rapat dilangsungkan 2. Membuat notula rapat B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi C. PRASYARAT Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil: 1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office 2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan 3. Membuat notula rapat Administrasi Perkantoran agung - 44- BPPK Lenteng Jakarta Selatan D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Seperangkat Komputer 2. Mesin printer 3. Format rapat dan notula rapat E. KESELAMATAN KERJA 1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja 2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar 3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang ada F. LANGKAH KERJA 1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik 2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula 3. Baca dan cermati rekaman rapat 4. Buka program Microsoft Word 5. Ketik notula 6. Cetak notula G. TEORI PENDUKUNG 1. Pada saat rapat Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan : Administrasi Perkantoran agung - 45- BPPK Lenteng Jakarta Selatan a. Mengecek kembali ruangan rapat Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum. Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera dilakukan b. Mengecek peralatan rapat Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila perlu siapkan cadangannya. c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta. Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat. d. Mencatat jalannya rapat Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian pada saat rapat sedang berlangsung e.Memperhatikan sikap peserta rapat Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama rapat berlangsung. Bila peserta ada yang merasa kurang nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya f. Bertindak selaku notulis Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama Administrasi Perkantoran agung - 46- BPPK Lenteng Jakarta Selatan rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan stenografi atau singkatan, tetapi saat ini yang sedang berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis jalannya rapat langsung dengan komputer. g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila dikehendaki pimpinan. Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus membacakannya dihadapan peserta rapat. 2. Setelah Rapat Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan, antara lain : a. Merapikan notula rapat Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi, maka sekretaris harus segera menyelesaikannya. b. Menindaklanjuti hasil rapat Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya. Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan. Administrasi Perkantoran agung - 47- BPPK Lenteng Jakarta Selatan c. Menggandakan hasil rapat Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang, maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan harus sesuai kebutuhan. e. Mengirimkan hasil rapat Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik. Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2 hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir. 3. Teknik Membuat Notula Rapat Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini meliputi semua pembicaraan yang terjadi dan keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat. hasil Orang yang membuat notula disebut dengan Notulis. Notula rapat ada dua macam yaitu : a. Notula harafiah / Verbatim adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan Administrasi Perkantoran agung - 48- BPPK Lenteng Jakarta Selatan menguranginya. b. Notula rangkuman / resume adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh notulis. Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu mengambil intisari pembicaraan. 90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman. Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut: 1). Judul Notula Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan. Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara centering. b). Waktu rapat. Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat diselenggarakan. c). Tempat Rapat Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila perlu harus dibubuhkan alamatnya. d). Peserta Rapat Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya Administrasi Perkantoran agung - 49- BPPK Lenteng Jakarta Selatan ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan. Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat e). Pemimpin Rapat Adalah orang yang memimpin jalannya rapat. f). Agenda Rapat Adalah daftar yang berisi tentang masalah yang akan dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan. g). Acara rapat Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda rapat h). Jalannya rapat Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang dianggap penting. i). Keputusan/kesimpulan rapat Adalah catatan keputusan/kesimpulan yang diambil dan disepakati oleh peserta rapat. j). Bagian penutup Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh pemimpin rapat disebelah kiri. Administrasi Perkantoran agung - 50- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan format notula berikut ini : Administrasi Perkantoran agung - 51- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Administrasi Perkantoran agung - 52- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Administrasi Perkantoran agung - 53- BPPK Lenteng Jakarta Selatan NOTULA RAPAT …………………. Hari, tanggal Waktu Tempat Peserta rapat Hadir Berhalangan : ………………………… : …….. s.d. ……… : ………………………….. : 1. 2. 9. : 1. 2. Pemimpin Rapat : ………………………………. Acara/Agenda Rapat 1. 2. 3. 4. Keputusan Rapat 1. 2. 3. 4. Catatan Khusus 1. 2. 3. 4. ………….., …………….. Mengetahui Pemimpin rapat, Notulis .......................... ......................... Administrasi Perkantoran agung - 54- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Contoh Notula Rapat. Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009 Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50. Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Notula ditandatangani oleh anda dan atasan. Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut : Pimpinan : Saudara-saudara sekalian, terima kasih atas kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kesibukan kita sangat padat, namun kegiatan ini juga sangat penting, mengingat maju mundurnya usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan yang ada, penjualan kita selama bulan April ini kurang menggembirakan, mengingat target yang kita canangkan yaitu adanya kenaikan 5 % dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. Menurut Saudara sekalian mengapa terjadi demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk mengantisipasinya? Administrasi Perkantoran agung - 55- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Bagus Setyadi : Memang benar Pak, pada bulan April ini rasanya agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga sayur mayur, dan daging. Mardiana : Selain itu juga mungkin karena pada pertengahan bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan melakukan launching dengan cukup meriah. Mungkin kita perlu penataan ulang agar lebih menarik. Sinta Dewi : Memang apa yang disampaikan Bagus dan Mardiana ada benarnya Pak, namun demikian sebetulnya konsumen kita masih setia. Untuk itu bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? Burhanudin : Iya Pak, saya setuju. Souvenir tidak harus mahal, kalau perlu yang dapat menarik anak-anak dan bermanfaat. Kusmirah : Pada prinsipnya, saya setuju dengan usulan temanteman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena seringkali saya melihat bahwa kebutuhan ibu-ibu biasanya diwaktu pagi. Pimpinan : Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan Administrasi Perkantoran agung - 56- BPPK Lenteng Jakarta Selatan positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu : 1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau. 2. Bagus, Mardianah dan Kusmirah untuk merencanakan penataan ulang, agar tampilan kita lebih fresh dan menarik. Terimakasih atas usul dan saran Saudara semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses, mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat kerja masing-masing dan Selamat bertugas. Administrasi Perkantoran agung - 57- BPPK Lenteng Jakarta Selatan NOTULA RAPAT EVALUASI KINERJA BULAN APRIL 2008 Hari : Rabu Tanggal : 30 April 2009 Tempat : Ruang Pimpinan Waktu : 15.00 s.d. 15.50 Peserta Rapat Hadir : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu 2. Adm. kantor 3. Bambang Setiawan 4. Mardiana 5. Kusmirah 6. Bagus Setyadi 7. Burhanudin 8. Sinta Dewi Tidak hadir : -- Pemimpin Rapat : Ibu Dewi Kencono Ungu Agenda Rapat : Evaluasi Kinerja Bulan April 2008 Jalannya Rapat 1. Pembukaan Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00. Administrasi Perkantoran agung - 58- BPPK Lenteng Jakarta Selatan 2. Pembahasan Masalah yang dibicarakan :  Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.  Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008. Usulan-usulan  Adanya penataan ulang toko  Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik anak-anak dan bermanfaat  Mengadakan perubahan jam buka toko. 3. Penutup Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50. Jakarta, 30 April 2008 Mengetahui Pemimpin Rapat, Notulis Dewi Kencono Ungu Adm. Kantor Administrasi Perkantoran agung - 59- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009 Tanggal : 25 Mei 2009 Waktu : Pkl. 10.15 – 12.30 Tempat : Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UI Peserta : 14 orang (daftar terlampir) Dipimpin oleh : Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet) Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut : 1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet) 2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini muncul usulanusulan, diantaranya sebagai berikut: • Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar ― hari saja, sisanya paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya masukan tema IT juga. • Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session ambil keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang MIPA. • Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja tapi harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan • Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya. • Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub tema yang mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education). Administrasi Perkantoran agung - 60- BPPK Lenteng Jakarta Selatan • Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema karena menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI • Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh Menteri dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan Page 2 dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan mengenai bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD, agar menghemat anggaran. • Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat leaflet untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan agenda kerja MIPAnet Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society Sub Tema : 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote Speaker: Dirjen Dikti, Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK) 2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI, Prof. Dr. Lukman Hakim) 3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan Perubahan Iklim Global (Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi) Tanggal Pelaksanaan : 13-14 Agustus 2009 Tempat : Universitas Udayana Bali Opening by : Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek) Jadwal Acara Administrasi Perkantoran agung - 61- BPPK Lenteng Jakarta Selatan : Kamis, 13 Agustus 2009 08.00 – 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker 13.00 – 17.00 WITA Presentasi Paper 19.00 – 21.00 WITA Pemilihan Sekjen Jumat, 14 Agustus 2009 08.00 – 11.00 WITA Presentasi Paper 13.30 – Selesai WITA Trip (Optional) H. LATIHAN Administrasi Perkantoran agung - 62- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Kasus 1. Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni 2009 Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30. Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Anda diminta untuk menjadi notulisnya. Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut : Pimpinan : Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah kami periksa laporan dari tim Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Dalam memperoleh informasi tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim Riset Administrasi Perkantoran agung telah melakukan - 63- penelitian terhadap BPPK Lenteng Jakarta Selatan pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri kepada konsumen yang telah menggunakan berbagai macam produk-produk elektronik buatan kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok. PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV, AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll, sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng Agung Mandiri. Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami mengambil kesimpulan sbb; bahwa secara keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan mereka, oleh karena itu kami minta kepada saudara-saudara untuk memberikan tanggapan atau usulan anda demi kemajuan usaha kita. Bagus setyadi : Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini penjualan produk perusahaan kita mengalami peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik yang kita jual sudah dapat diterima oleh masyarakat. Mardiana : Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus ditingkatkan lagi. Administrasi Perkantoran agung - 64- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Sinta Dewi : Walaupun secara umum seluruh responden yang mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri, tetapi masih terdapat factor-faktor yang dinilai kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas factor-faktor tersebut sedangkan faktor – faktor yang dinilai puas hendaknya di pertahankan. Burhanudin : Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikanperbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan, mutu produk dll agar masyarakat makin setia pada produk kita. Kusmirah : Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada pelanggan harus terus di tingkatkan melalui pelayanan prima, seperti pembungkusan barang yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya tidak ada komplain dari pelanggan. Pimpinan : Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan saudara semua, dan menurut saya informasi dan usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat pagi ini dapat di simpulkan sbb: Administrasi Perkantoran agung - Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. - Meningkatkan mutu produk. - Berpenampilan yang menarik. - 65- BPPK Lenteng Jakarta Selatan Terima kasih atas usul dan saran saudara semuanya semoga kedepan kita lebih sukses, silahkan kembali ketempat kerja masing-masing dan selamat bertugas Kasus 2. Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat berlangsung. Agendanya adalah “Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3 bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009)”. Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Anda diminta untuk menjadi notulisnya. Kasus 3. Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata. Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam 10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina Administrasi Perkantoran agung - 66- BPPK Lenteng Jakarta Selatan osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas. Kasus 4. Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan moderator kemudian buat notulen rapatnnya Pertanyaan: 1. Jelaskan pengertian notula. 2. Jelaskan fungsi notula . 3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula rangkuman/ resume. 4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. 5. Gambarkan bagan Notula. I. LEMBAR PENILAIAN Administrasi Perkantoran agung - 67- BPPK Lenteng Jakarta Selatan NOTULA RAPAT N0 1. 2. UNSUR PENILAIAN PEROLEHAN NILAI MAKSIMAL DICAPAI KET. Persiapan a. Langkah Kerja 4 b. Sikap Kerja 2 c. Penggunaan Alat 5 d. Keselamatan Kerja Sub Total 1 Proses Hasil Pekerjaan 4 15 a. Pengoerasian 10 komputer b. Sistematika penulisan 20 notula c. Bagian-bagian notula 20 d. Isi notula 20 e. Ketepatan waktu 5 f . Kerapihan 5 g. Kebersihan Sub Total 2 5 85 TOTAL 100 …………….,……………2009 Catatan: Guru Pembimbing ( Administrasi Perkantoran agung - 68- )

BPPK Lenteng Jakarta Selatan