Microsoft excel yang harus dikuasai admin

Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi yang wajib dikuasai khususnya untuk profesi admin baik administrasi perkantoran maupun administrasi pada bidang lain. Dengan adanya produk buatan Microsoft ini tentu akan membuat kita semua bisa mengolah data dengan mudah dan super cepat. Seperti membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisis, meringkas data, melakukan perhitungan aritmatika dan statistika, membantu mengelola soal-soal logika dan matematika, sampai membuat bermacam grafik dan diagram. Tak heran kalau aplikasi ini menjadi pioneer spreadsheet dalam dunia perkantoran. Dengan banyaknya ragam rumus serta formula yang disediakan, tentunya Excel sangatlah bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan kita sehari-hari. Mengingat banyaknya data dan berbagai sheet yang tersedia maka rumus Excel setidaknya dapat membantu produktivitas kerja kita agar lebih rapi dan terstruktur. Meskipun demikian, walaupun banyak aplikasi spreadsheet yang tersedia ternyata Microsoft Excel selalu menjadi parameter yang digunakan dalam dunia kerja maupun dunia akademik. Tidak dapat dipungkiri, bukan hanya saja profesi yang berbau administrasi saja tapi hampir semua pekerjaan di bidang akuntansi dan keuangan, industri, statistik dan penelitian, dan banyak bidang lainnya menggunakan perangkat lunak ini. 

Ketika seorang admin misalnya ingin melakukan pengolahan data, maka perlu menggunakan rumus atau formula untuk menyelesaikan pekerjaannya. Maka dari itu, biasanya kemampuan dasar dalam menggunakan Microsoft Excel selalu menjadi persyaratan wajib dalam setiap job requirements yang ditetapkan perusahaan pelamar kerja dengan menguasai berbagai rumus dasar excel di dunia kerja seperti IF, HLOOKUP, VLOOKUP, SUM, MAX, MIN dan rumus-rumus lainnya. Setiap profesi admin dengan latar belakang industri yang berbeda-beda tentunya memiliki penggunaan rumus excel yang berbeda pula. Berikut ini DQLab akan berikan kamu rekomendasi beberapa rumus excel yang bisa kamu pelajari sebagai starter kit menuju dunia kerja utamanya posisi sebagai admin. Pada artikel DQLab kali ini, kita akan membahas tentang beberapa rumus excel yang biasanya digunakan oleh bagian administrasi. Bagi kalian para pemula data tentunya artikel ini wajib untuk disimak dan diketahui sama-sama. Jadi, pastikan simak baik-baik, stay tune and keep scrolling on this article guys!

1. Admin Gudang: Rumus SUMIF & SUMIFS

Admin gudang merupakan salah satu posisi yang bertugas untuk membuat laporan gudang. Laporan gudang ini berisi tentang stok akhir dan mutasi barang yang terjadi pada gudang tersebut. Laporan stok barang biasanya diberikan pada akhir periode berdasarkan mutasi masuk dan keluar barang setiap hari. Biasanya admin gudang menggunakan rumus SUMIF & SUMIFS untuk menunjang kinerjanya dalam menyusun laporan gudang. Hal ini tentunya perlu diperhatikan oleh sahabat data semua bahwa penggunaan rumus SUM terbilang umum dan cukup familiar di kalangan kita semua. 

Namun, rumus SUMIF & SUMIFS ini tentunya berbeda dengan rumus SUM pada umumnya. Rumus SUMIF ini bisa digunakan untuk menjumlahkan deretan angka dengan syarat atau kondisi yang berbeda kolom dengan angka yang akan dijumlahkan tetapi memiliki syarat yang dapat digabungkan menjadi 1. Contoh dalam laporan persediaan barang kita hanya akan menjumlahkan 1 jenis barang saja dari beberapa barang yang muncul pada laporan tersebut. Ini bisa menggunakan Fungsi SUMIF. Untuk menggunakan Fungsi SUMIF ada tiga argumen yang harus diisi sebagai syarat untuk melakukan penjumlahan. Tiga argumen tersebut adalah range, criteria dan sum_range. Rumus SUMIF digunakan untuk menjumlahkan mutasi barang dalam Data Barang yang bersumber dari Mutasi dengan syarat Kode Barang. Hampir sama dengan rumus SUMIF bahwa SUMIFS digunakan untuk menjumlahkan sebuah deretan angka dengan syarat tertentu. Perbedaannya adalah pada SUMIFS syarat atau kriteria pada penjumlahan bisa lebih dari satu. Misalnya ketika seorang admin gudang ingin melakukan penjumlahan dengan lebih dari satu tanggal mutasi barang dengan syarat kode barang yang diinginkan.

Untuk lebih jelasnya, berikut disajikan data penjualan buku dalam satu minggu. Nantinya kita akan menghitung jumlah penjualan buku yang melebihi target yaitu lebih dari Rp 120.000. Selain itu juga kita akan menjumlahkan juga berapa banyaknya buku yang terjual. Data perolehan banyaknya buku ini berasal dari perolehan penjualannya yang melampaui target. Kali ini kita akan menggunakan rumus SUMIF. Berikut adalah contoh datanya.

Pertama kita akan menghitung total penjualannya terlebih dahulu. Caranya kita akan gunakan rumus SUMIF untuk menghitungnya. Sehingga formulanya adalah sebagai berikut

=SUMIF(B2:B8,">120000")

Sedangkan untuk menghitung berapa banyak buku yang terjual melampaui target bisa menggunakan formula ini

=SUMIF(B2:B8,">120000",C2:C8)

Berikut adalah hasilnya

Sehingga diperoleh total penjualan yang melebihi target lebih dari Rp 120.000 sebesar Rp 3.085.000 dengan banyaknya buku yang terjual sebesar 160 buku.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Admin Keuangan: Rumus IFERROR dan INDEX

Admin keuangan bertugas untuk menyusun laporan keuangan serta arus keuangan yang terjadi dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Biasanya admin keuangan menggunakan beberapa rumus untuk memudahkan kerja seorang admin apalagi yang berhubungan dengan angka-angka. Misalnya penggunaan rumus INDEX dan IFERROR yang digunakan oleh seorang admin keuangan. Rumus Index digunakan untuk mencari suatu data dalam range, Tabel atau Cells tertentu. Rumus ini bisa digunakan untuk mencari data/mengelompokan suatu laporan keuangan perusahaan. Misalnya perusahaan memiliki cabang di setiap Kota, maka kalian bisa menggunakan Rumus Index untuk mencari data yang dibutuhkan. 

Rumus IFERROR digunakan untuk mencari nilai tertentu jika rumus excel yang kamu digunakan menghasilkan nilai ERROR. Penggunaanya hampir sama dengan penggunaan rumus IF, jadi setelah kamu mempelajari tentang Rumus IF di atas maka tidak akan sulit untuk kamu menggunakan rumus IFERROR ini. Penggunaan rumus INDEX dan IFERROR biasanya diaplikasikan pada nota penjualan barang, kredit barang, arus keluar masuk barang, dan slip gaji karyawan.

Untuk lebih jelasnya kita akan sama-sama praktikkan bagaimana caranya untuk mengaplikasikan rumus IFERROR. Kita akan coba melakukan trial and error antara angka dengan tulisan. Berikut adalah contohnya

Pada contoh tersebut no. 1 dan 3 tidak menghasilkan pesan kesalahan, sehingga ketika diuji dengan fungsi IFERROR hasilnya adalah nilai dari rumus tersebut yakni nol (0). Pada contoh rumus excel nomor 2 dan 4 menghasilkan pesan kesalahan, sehingga ketika diuji dengan rumus IFERROR mengembalikan nilai teks "Rumus Salah" sesuai tindakan yang kita harapkan jika ditemukan pesan error dengan fungsi IFERROR

Selanjutnya kita akan coba praktekkan rumus INDEX. Misalnya, Saya memiliki tabel Gaji Pokok dan Tunjangan Karyawan seperti gambar berikut:

Dalam contoh ini, saya sengaja meletakkan tabel data mulai dari Cell A1 untuk melihat bagaimana argument Array bekerja. Kemudian, Saya ingin mengambil Gaji Pokok Karyawan yang bernama Lazuardi (Rp 5.150.000 atau Cell B6) dan menampilkannya pada Cell B10. Untuk tujuan tersebut, silahkan ikuti cara menggunakan Rumus INDEX Array berikut:

Jadi secara garis besar, berikut Rumus INDEX yang digunakan:

=INDEX(C3:E10,5,2)

Artinya:

Ambil Data dari Cell C3 sampai Cell E10 yang terdapat pada Baris Ke 5 dan Kolom ke 2 dari Range Data

Dengan kata lain, Rumus INDEX akan mengambil nilai dari Cell C3 sampai E10 yang terdapat pada baris ke 5 dan kolom ke 2 dari Range Data yang mana Row 3 menjadi baris pertama dan Kolom C menjadi kolom Pertama.

3. Admin Sales: Rumus HLOOKUP dan VLOOKUP

Rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP adalah rumus yang paling sering digunakan untuk melihat data secara vertikal dan horizontal. Berbeda dengan rumus LOOKUP yang dapat mencocokkan data teks maupun numerik, sedangkan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP khusus untuk mencocokkan data numerik saja. Penggunaan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP merupakan rumus yang kompleks terhadap rumus LOOKUP yang sederhana. VLOOKUP berguna untuk mencari serta membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal, dengan mengacu pada data pada kolom paling kiri. Sedangkan HLOOKUP juga memiliki fungsi yang sama, hanya saja bedanya HLOOKUP dilakukan secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling atas. Rumus ini sangat membantu ketika kamu mengerjakan dan menggabungkan 2 data yang berbeda dengan dasar referensi yang sama. 

Rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP tidak hanya digunakan oleh admin penjualan atau sales saja, rumus ini juga digunakan secara umum di beberapa profesi lainnya. Penggunaan rumus ini sangat tricky karena memerlukan tabel referensi sebagai acuan untuk pengambilan keputusan kriteria TRUE atau FALSE pada suatu data. Rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membuat laporan penjualan, penentuan harga baik sebelum maupun setelah diskon, kode barang, bonus penjualan, target penjualan dan lain sebagainya. 

Untuk lebih jelasnya, berikut kita akan praktekkan sama-sama penggunaan rumus VLOOKUP. Disini telah disediakan sebuah contoh data kode item barang dan nama item barangnya. Berikut adalah contoh gambarnya

Kemudian, kita akan melakukan eksperimen untuk memunculkan salah satu nama item barang. Sekarang kita coba untuk memunculkan nama item œMie Goreng Instant. Caranya kalian bisa ikuti dengan penggunaan rumus VLOOKUP. 

=VLOOKUP("Item-05";A1:B10;2)

Dengan demikian, kita sudah melihat bahwa hasil outputnya telah didapatkan item Mie Goreng Instant. Sekarang kita akan coba dengan mengganti œitem-05 menjadi œitem-058. kira-kira bagaimana hasilnya?

Ternyata hasilnya sama seperti gambar sebelumnya menghasilkan item barang Mie Goreng Instant. Padahal anehnya kode œitem-058 tidak ada dalam tabel referensi kode item. Sedangkan kita ini kan mau memastikan kalau memang tidak tersedia di tabel referensi harusnya tidak muncul alias N/A. Lalu bagaimana cara merubahnya biar bisa jadi N/A? 

Caranya kalian bisa tambahkan argumen FALSE diakhir seperti ini

=VLOOKUP("Item-058";A1:B10;2;FALSE)

Berikut adalah hasil outputnya

Setelah rumus VLOOKUP, selanjutnya kita akan praktikkan rumus HLOOKUP. Disediakan sebuah data 4 toko buah yang berjajar dalam satu deretan ruko. Keempat toko tersebut menjual 4 jenis buah yaitu Pepaya, Manggis, Pisang, Jambu. Berikut adalah datanya

Sekarang tugasnya adalah kita akan mencari posisi kata Pisang dengan menggunakan rumus HLOOKUP. Penasaran bagaimana caranya? Yuk ikuti terus ya

Pertama kita menggunakan rumus =HLOOKUP(A8;A2:E6;3;FALSE)

Rumus Hlookup diatas mencari posisi Teks "Pisang" yang merupakan nilai dari sel A8 pada baris pertama Tabel referensi A2:E6.

Pisang ada pada kolom ke-3 pada tabel tersebut. Kemudian fungsi Hlookup akan menghasilkan baris ke-3 yang sejajar/sekolom dengan posisi teks "Pisang". Hasilnya adalah 76. Berikut adalah hasil outputnya

=HLOOKUP(A8;A2:E6;3;TRUE)

Rumus diatas pada dasarnya sama dengan rumus pertama. Hanya saja nilai TRUE digunakan pada Argumen RangeLookup karena nilai teks "Pisang" ditemukan, Rumus Hlookup menghasilkan nilai yang sama dengan rumus sebelumnya

4. Administrasi Perkantoran: Rumus Excel Dasar IF

Rumus IF merupakan rumus yang terbilang familiar dan sangat berguna dalam pengambilan keputusan. Rumus IF merupakan salah satu fungsi Excel yang digunakan untuk melakukan uji logika sederhana terhadap suatu data. Penggunaan rumus IF Excel ini bertujuan untuk melakukan validasi data terhadap uji logika tertentu dengan menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. Fungsi IF menjalankan pengujian logika dan mengembalikan satu nilai untuk hasil yang BENAR, dan nilai lainnya untuk hasil yang SALAH. Misalnya, untuk "lulus" skor di atas 70: = IF (A1> 70, "Lulus", "Gagal"). Percayalah, IF adalah mutlak hukumnya untuk dikuasai karena pasti akan sering berjumpa dengan kasus semacam itu. 

Selanjutnya, rumus IF digunakan untuk menjalankan tes logika, dan memiliki reaksi berbeda bergantung pada apakah hasilnya BENAR atau SALAH. Argumen pertama, tes_logika, adalah ekspresi yang mengembalikan TRUE atau FALSE. Baik value_if_true dan value_if_false adalah opsional, tetapi setidaknya salah satunya harus diberikan. Hasil dari IF bisa berupa nilai, referensi sel, atau bahkan rumus lain. Dalam contoh misalnya, kami ingin menetapkan "Lulus" atau "Gagal" berdasarkan skor tes. Skor kelulusan adalah 70 atau lebih tinggi.

Sekarang kita akan terapkan fungsi IF pada 3 kondisi dengan menggunakan AND. Pertama-tama kita masukkan rumus pada argumen value_if_true dari Rumus IF pertama. Begitu juga untuk IF ke tiga, masukkan pada value_if_true dari IF ke dua. Perhatikan ketika kalian ingin menginput sebuah rumus maka setiap rumus yang kalian masukkan adalah pengganti argumen value_if_true maupun false. Boleh disesuaikan kondisi rumusnya sesuai keinginan. Tipsnya kalian bisa memperhatikan terlebih dahulu bagaimana kondisi datanya yang perlu kalian pahami sebelum membuat argumen. Seperti contoh berikut ini.

Sedikit penjelasan dari argumen berikut, diberikan sebuah contoh bahwa terdapat tiga mata pelajaran yang diujikan oleh Siswa yaitu Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris dan Matematika. Adapun kriteria kelulusan minimal atau KKM disebutkan pada mata pelajaran Bahasa Indonesia 76, Bahasa Inggris 77 dan mata pelajaran Matematika dengan nilai minimal 75. 

Kemudian kita akan membuat argumennya yakni seperti contoh diatas. Jika cell C2 >=76 DAN Jika Cell D2 >=77 DAN Jika Cell E2 >=75 maka siswa tersebut nilainya memenuhi KKM. Jika E2 tidak terpenuhi, maka Tidak memenuhi KKM, Jika D2 tidak terpenuhi, maka Tidak memenuhi KKM, Jika C2 tidak terpenuhi, maka siswa tersebut Tidak memenuhi KKM. Kuncinya ada pada jika - dan pada setiap Rumus IF serta maka pada Rumus IF terakhir. Inilah yang menentukan agar semua kondisi harus terpenuhi. Sementara arti œJika ¦ tidak terpenuhi, maka Gagal, itu makna dari argumen value_if_false masing-masing rumus.

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

5. Penasaran dengan Rumus Excel Yang Lainnya? Cobain Quiz Excel DQLab Yuk!

Mempelajari dan menguasai Excel adalah suatu pondasi yang perlu dimiliki seorang calon praktisi data. Dengan mempelajari Excel, kamu akan terlatih dan terbiasa untuk menghasilkan informasi dari olahan data mentah. Apalagi sekarang ini, Excel digunakan di hampir seluruh bidang industri manapun. Jika kamu penasaran dengan rumus-rumus dasar Excel dan penerapan rumus lainnya, kamu bisa loh untuk coba buat akun gratis dengan DQLab.id/signup.

Mau tahu penerapan rumus Excel di dunia kerja? Yuk kenali Excel dengan mengerjakan Mini Quiz Basic Excel. Kamu akan mengenal komponen ruang kerja Excel, Rumus-rumus Excel serta Grafik di Excel.

Yuk, ikuti Mini Quiznya sekarang caranya dibawah ini :

1. Buat akun di DQLab.id

2. Kamu akan masuk ke Learning Platform DQLab Academy

3. Pilih menu œQuiz dan pilih œExcel

4. Selamat mencoba Sahabat Data DQLab!

Penulis: Reyvan Maulid

Rumus Excel apa saja yang harus dikuasai admin?

Apakah staff admin harus bisa Excel?

Apa saja yang harus dikuasai microsoft Office?

Apa saja yang ada di dalam Microsoft Excel?