Kartu PERSEDIAAN kantor disebut dengan istilah

Semua badan usaha yang memasarkan sesuatu barang tentunya mempunyai tempat khusus bernama gudang. Nah, jika kamu adalah seorang pengelola stok barang pada bagian gudang, tentunya kamu akrab dengan yang namanya kartu persediaan barang. Lalu apa itu pengertian, fungsi dan contoh kartu tersebut?

Apa Itu Kartu Persediaan Barang?

Kartu persediaan barang adalah sebuah kartu yang berguna dan berisi tentang laporan ringkasan yang menjelaskan bagaimana pergerakan dari suatu barang maupun menjadi laporan sisa saldo.

Tentunya, laporan yang ada pada kartu tersebut sangat penting karena mencakup penjualan barang yang berisikan modal awal, penerimaan stok baru dari bagian produksi, penerbitan stok, maupun kuantitas akhir yang dimiliki oleh suatu barang yang ada pada gudang tersebut.

Nah karena catatan dan laporan yang berbentuk kartu ini sangat penting itulah, maka penjaga inventori atau pengelola stok barang dalam gudang sebuah perusahaan akan bertanggung jawab penuh terhadap pengisian kartu.

Jumlah yang terlampir pada kartu tersebut haruslah sama dengan jumlah stok nyata yang ada pada gudang penyimpanan. Jika jumlah tidak sama, maka audit perusahaan atau seseorang yang bertugas menanggungjawabi stok haruslah menyelidiki masalah tersebut.

Baca juga: 11 Tips Berjualan di Marketplace Agar Cepat Laris

Jika kamu adalah seorang staff yang bertanggung jawab untuk menuliskan atau menjumlahkan stok barang pada gudang ini, kamu harus mempunyai sifat yang teliti. Sangat penting untukmu mengontrol aliran stok dengan menggunakan beberapa alat yang memang sudah terbilang efektif.

Alat ini yang akan menjadi penanda atau pelaku pembantu pengontrolan barang tersebut. Alat tersebut bernama kartu persediaan barang. Dengan mengetahui pergerakan keluar yang ada pada suatu barang, maka kamu akan mengetahui apakah penjualan pada periode tersebut baik atau tidak.

Hal ini tentunya akan menguntungkan modal perusahaan yang diinvestasikan untuk membeli barang-barang produksi. Kartu persediaan barang berbentuk kolom kuantitas dan kolom kwitansi. Kolom kwitansi sangat berguna untuk penutupan pada setiap transaksi karena akan menghitung level stock dalam perhitungan fisik.

Fungsi dan Manfaat Kartu Persediaan Barang

Mengenal dan mengerti penjelasan di atas, pasti membuatmu penasaran apa manfaat dan fungsi kartu persediaan barang. Berikut ini adalah beberapa fungsi yang bisa kamu pelajari dan ketahui terlebih lagi jika kamu adalah staf penanggung jawab stok yang ada pada gudang perusahaan.

1. Pengendalian Internal Gudang

Tentunya, fungsi kartu persediaan barang pertama yang menjadi alasan adanya kartu ini adalah sebagai pengendalian internal pada gudang perusahaan. Seperti yang kita ketahui, barang-barang yang ada pada gudang penyimpanan pasti lebih dari satu, bahkan kemungkinan bisa sampai ratusan barang.

Hal itu akan membuat kamu sebagai penanggung jawab stok barang kerepotan dalam mengendalikan barang terutama saat menyimpan dan mengambil kembali barang tersebut.

Itulah mengapa kartu ini dapat menjadi jawaban kamu. Kartu persediaan ini akan membantumu melacak setiap stok persediaan maupun stok barang jual yang ada dalam gudang. Kartu ini juga dapat membantumu dalam mengusulkan pembelian agar mempermudahkan saat menulis laporan.

Untuk memaksimalkan fungsi kartu persediaan barang yang satu ini, kamu harus mencatat level minimum dan maksimal yang ada pada kartu berdasarkan stok yang ada pada gudang secara berkala.

2. Mengurangi Kemungkinan Kehilangan Faktur

Kehilangan faktur atau tanda terima saat suatu barang terkirim ke tangan para pembeli adalah satu kondisi yang tidak menguntungkan dan tidak jarang terjadi pada setiap gudang penyimpanan.

Maka dari itu, inilah manfaat kartu persediaan barang lain yang bisa kamu dapatkan. Jika kamu dapat memperbaharui laporan stok yang biasanya ada pada penanda item, kamu dapat mengurangi resiko kemungkinan kehilangan faktur atau penanda tanda terima tersebut.

Jika kamu mempunyai salinan fraktur atau tanda terima, maka laporan yang akan kamu kirim dan buat akan semakin jelas dan dapat kamu pertanggung jawabkan.

3. Memudahkan Stock Opname

Manfaat kartu persediaan barang terakhir yang dapat kamu ketahui adalah kartu ini dapat memudahkan dalam perhitungan stock opname  dan inventori. Pada setiap tahunan, perusahaan biasanya akan mengadakan sebuah perhitungan tahunan terhadap kinerja pembelian dan penjualan.

Untuk itu, perlu adanya laporan perhitungan tahunan yang akan diberikan kepada para petinggi perusahaan. Nah, laporan tersebut akan dibuat oleh auditor dan penanggung jawab gudang.

Caranya adalah dengan mengidentifikasi materi yang ada pada laporan stok dari periode yang ditentukan secara sebenar-benarnya. Selain itu, kartu persediaan ini juga akan membantu auditor perusahaan dalam menginvestasikan kuantitas stok selama perhitungan berlangsung.

Kekurangan Dalam Menggunakan Katu Persediaan Barang

Melihat berbagai bentuk fungsi kartu persediaan barang, ternyata kartu ini juga mempunyai kekurangan. Berikut ini adalah beberapa kekurangan dari kartu persediaan ini:

1. Membutuhkan Lebih Banyak Waktu

Tentunya, dengan adanya kartu ini, maka para petugas dan penanggung jawab stok yang ada pada sebuah gudang juga mempunya tanggung jawab lebih. Salah satu tanggung jawab yang mereka emban adalah memperbarui kartu setiap ada stok atau barang yang keluar dan masuk.

Selain itu, para staf gudang juga akan memeriksa level stok barang yang ada pada gudang untuk membuktikan pembukuan pada kartu tersebut benar atau tidaknya.

Karena hal inilah, banyak yang tidak menyarankan untuk memakai sistem kartu persediaan ini jika stok barang yang ada pada gudang perusahaan tersebut hanya sedikit.

2. Terjadinya Duplikasi Pekerjaan Para Staf

Kekurangan kedua adalah terjadinya penambahan pada pekerjaan para staf gudang. Seperti yang telah tersebutkan, pekerjaan kamu sebagai penanggung jawab stok akan bertambah dari yang hanya memastikan stok di gudang, kamu juga harus memastikan laporan yang ada pada kartu benar.

Selain itu, laporan yang ada pada kartu dengan laporan keuangan haruslah seimbang dan sama, karena jika tidak sama, maka kamu harus mengulangi laporan tersebut sampai benar.

Tentunya hal tersebut membuat pekerjaan kamu menjadi lebih banyak dengan hasil yang sama saja. Duplikasi pekerjaan ini pasti akan mengakibatkan kinerja staf yang menurun. Namun jika kamu mempunyai skill perhitungan yang baik, maka hal ini tidak akan menjadi suatu masalah.

3. Membutuhkan Ruang Gudang

Dari namanya saja, kamu pasti mengetahui bahwa kartu persediaan barang ini berbentuk fisik. Maka dari itu, setiap diperbaharui, maka kamu haruslah memakai kartu baru.

Jika keterusan seperti itu, maka kartu-kartu tersebut akan menumpuk dan tentunya membutuhkan ruang lebih pada gudang.

Contoh Kartu Persediaan Barang

Setelah melihat penjelasan tentang bagaimana penjelasan tersebut. Berikut ini adalah contoh kartu persediaan barang yang paling default. Memang setiap perusahaan memiliki bentuk dan isi yang berbeda pada kartu tersebut, namun ada beberapa hal yang penting ada pada kartu persediaan tersebut.

Setelah melihat contoh kartu persediaan barang tersebut, ini dia beberapa penjelasan tentang kolom-kolom yang penting ada pada kartu tersebut.

• Nama Perusahaan, setiap kartu haruslah membubuhkan nama perusahaan bisnis agar dapat menunjukan keabsahan dan kemurnian laporan yang kamu tulis pada kartu.
• Penjelasan Material, pada kartu persediaan ini juga haruslah membubuhkan material barang yang menjadi topik. Ciri-ciri barang yang penting kamu bubuhkan adalah nama barang atau kode barang tersebut. Kamu juga bisa membubuhkan kode rak penyimpanan dari barang yang bersangkutan.
• Location, Jika sebuah perusahaan memiliki lebih dari satu gudang, kamu dapat menuliskan lokasi pada gudang tersebut ke dalam kartu persediaan. Hal ini agar memperjelas laporan dari barang mana yang ingin kamu jabarkan.
• Maximum Level, Pada maksimum level ini, kamu harus membubuhkan berapa stok maksimal yang dari suatu barang yang tersimpan dalam gudang tersebut.
• Minimum Level, kebalikannya, kamu juga harus menuliskan berapa jumlah stok minimal dari suatu barang yang ada pada gudang perusahaan.
• Reorder Level, Pada reorder level, kamu harus membubuhkan nilai pemesanan barang

Sudah tau Apa Itu Kartu Persediaan Barang?

Seperti itulah penjelasan, contoh fungsi dan manfaat kartu persediaan barang yang dapat kamu ketahui dan pelajari. Tentunya, mengenal apa-apa saja fungsi dan gambaran dari kartu ini akan membantu kamu khususnya jika kamu bekerja sebagai penanggung jawab stok gudang.

Selalu ingat untuk lebih teliti dalam menggunakan kartu ini, ya. Semoga membantu!