 Source image: pexels.com Buku agenda merupakan catatan bertanggal yang berfungsi mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Buku agenda diartikan juga sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu. Adapun istilah pada buku agenda Istilah pada buku agenda1. Buku verbal Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar. 2. Buku eksedisi Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat. 3. Buku Arsip Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing. 4. Disposisi Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan. 5. Blangko surat Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim. 6. Blangko konsep Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat. 7. Taklik Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan. Baca juga: Ingin memesan buku agenda sesuai kebutuhan?
https://snapy.co.id/artikel/ketahui-yuk-istilah-pada-buku-agenda
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Fungsi dari buku agenda :
Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri. Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan Surat Surat masuk dapat diterima melalui :
Tugas penerima surat adalah :
Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi 2. Penyortiran Surat Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut. Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut : a. Tahap pertama Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi. b. Tahap kedua Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia c. Tahap ketiga Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya. Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :
3. Pencatatan Surat/ Agendaris Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:
3.a. Menerima semua surat dari penerima surat
3.b. Membuka sampul surat 3.c. Membubuhkan cap agenda Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:
3.d. Memeriksa kelengkapan surat Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran. Daftar Lampiran Surat yang Hilang
Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri
Daftar Lampiran Surat Berharga
e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat f. Mencacat surat dalam buku agenda Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Tunggal
g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan. 4. Pengarahan Surat Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern. 5. Unit Pengolah
6. Penyimpanan Surat Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu. |
Istilah istilah dalam pengurusan surat masuk sistem buku agenda kecuali
Pos Terkait
Copyright © 2024 adaberapa Inc.
