Barang yang dikirim oleh Warehouse sesuai dengan purchase order yang dikirim toko saat

Apa itu Purchase Order (PO)? Pertanyaan itu mungkin muncul di benak Anda saat ini. Seiring dengan meningkatnya permintaan untuk produk dalam Procurement System terlengkap, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih kompleks. Adanya PO dapat mempermudah bisnis Anda dalam memenuhi permintaan produk Anda. Apalagi jika perusahaan Anda menggunakan Sistem Pembelian terbaik di Indonesia karena, dalam sistem ini nantinya Anda dapat mempersiapkan produk yang sesuai dengan permintaan pelanggan guna mencegah pemborosan dan penumpukan barang. Mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien dan mengelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang merupakan manfaat dari Software Pembelian berbasis cloud.  Jika Anda tertarik, kunjungi skema perhitungan harga Sistem Procurement dari HashMicro untuk mengetahui pengeluaran sesuai kebutuhan perusahaan Anda. 

Download Sekarang: Skema Perhitungan Harga Sistem Procurement Terbaik dari HashMicro

Dahulu mungkin Anda dapat dengan mudah memesan material dari supplier hanya melalui telepon atau email. Tetapi ketika bisnis Anda semakin besar, maka penyuplaian pun menjadi lebih sulit dikelola. Oleh sebab itu, di sinilah peran dari purchase order menjadi sangat berguna. Anda dapat menggunakan E-Procurement terbaik dan memiliki fitur terlengkap untuk perusahaan Anda. Software Procurement berbasis web dari HashMicro sudah terintegrasi dengan sistem akuntansi, sistem manajemen inventaris, dan lainnya. 

Simak artikel berikut ini untuk mengetahui pengertian, komponen, serta contohnya! 

Jadi, Apa Itu Purchase Order?

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dengan kata lain, dokumen ini juga dapat berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang pembeli inginkan. Pada saat pengajuan PO, seringkali pembeli telah mencantumkan spesifikasi serta informasi terkait barang yang akan dipesan dari penjual. 

Download Sekarang: Skema Perhitungan Harga Sistem Procurement Terbaik dari HashMicro

Baca juga: Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Procurement yang Tepat bagi Bisnis?

Rincian Purchase Order

Mirip seperti invoice, PO berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli. Adapun rincian penting tersebut meliputi:

• Nama pemesan
• Nama perusahaan
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Tanggal pengiriman
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk
• Jumlah barang
• Harga barang
• Metode pembayaran
• Cara pengiriman
• Nomor pesanan
• Syarat dan ketentuan transaksi

Perbedaan PO dengan Invoice?

Perbedaan antara PO dan invoice adalah pada pihak yang membuatnya. PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau pemasok. Sementara itu, invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati dan kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian mereka. Baik PO dan invoice, kedua dokumen ini sama-sama berperan penting bagi bisnis apa pun.

Langkah Selanjutnya Setelah PO Dikirim?

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang pembeli tawarkan. Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Contoh:

Ali bertanggung jawab dalam melakukan pembelian material untuk membuat produk baru di perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.

Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali. Setelah pembayaran terpenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan kesepakatan waktu.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

Banyak perusahaan yang masih enggan untuk menggunakan PO. Hal ini karena mereka menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan vendor atau supplier mereka.

Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi akibat kurang detailnya permintaan pesanan ke pemasok.

Baca juga: 8 Software e-Procurement Terbaik 2022

Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda. Sementara Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan. Hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa menjadi renggang. Skenario ini tidak akan terjadi bila Anda menggunakan purchase order.

Download Sekarang: Skema Perhitungan Harga Sistem Procurement Terbaik dari HashMicro

PO penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda  secara detail. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.

Contoh PO Digital & PO Manual

Jika Anda menggunakan purchase order manual artinya menggunakannya dalam format kertas. Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan, termasuk rekuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lain-lain. Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul.

Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika ada pembelian atau permintaan yang double, Anda mungkin akan kesulitan menemukannya. Anda mungkin juga bisa kehilangan dokumen-dokumen transaksi terdahulu Anda sewaktu-waktu. Penggunaan Sistem Pembelian terbaik dari HashMicro dengan cara otomatis merupakan solusi yang tepat untuk masalah-masalah tersebut. Dapatkan harga sistem pembelian.

Berikut ini adalah contoh purchase order manual:

Berikut ini adalah contoh purchase order digital:

Selain mengizinkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk dapat membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital.

Semuanya tersimpan di dalam sistem secara aman. Tentunya dengan Sistem Procurement termumpuni ini, Anda dapat dengan mudah melacaknya kapan pun Anda mau. Sistem ini juga dapat menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan. Sistem pembelian ini terintegrasi dengan sistem akuntansi, dimana Anda dapat mengestimasi biaya pengeluaran dan keuntungan yang dihasilkan dari barang atau jasa yang Anda beli dengan menambahkan Sistem Akuntansi terunggul. Beralih ke HashMicro dan dapatkan beragam sistem atau software yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda masing-masing.