Apa yang kamu ketahui tentang kartu disposisi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas.

Disposisi adalah sebuah istilah yang kerap dan mungkin sudah tak lagi terdengar asing dalam aktivitas perkantoran khususnya di bidang administrasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas.

Ini kemudian langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau bisa juga dalam sebuah lembar khusus. Surat disposisi ini juga perlu diketahui memiliki ragam manfaat, salah satunya adalah agar staf bisa melakukan tindak lanjut sebuah perintah dari atasan sesuai dengan perintah.

Iklan – Artikel dilanjutkan di bawah

Bagi Anda yang ingin mengetahui lebih dalam apa disposisi tersebut. Merdeka.com sudah merangkum informasi dari beragam sumber untuk Anda. Berikut adalah ulasan lengkap tentang disposisi dan manfaatnya.

Terdapat beberapa hal yang kemudian perlu diisi dalam lembar disposisi mulai dari nomor surat, indeks kode administrasi. Jika lembar-lembar tersebut sudah diisi dengan lengkap, surat disposisi ini akan diberikan kepada pihak staf administrasi untuk segera diteruskan kepada atasan.

Hal ini berguna agar surat disposisi tersebut ditanggapi dan mendapatkan tindaklanjutnya dari atasan.

Iklan – Artikel dilanjutkan di bawah

Manfaat Disposisi dalam Surat Menyurat

Kini dunia persuratan konvensional menjadi surat elektronik, meski begitu kegiatan persuratan tetap dilakukan seperti biasa dan tak mengurangi aktivitasnya. Dengan perubahan atau bergantinya urusan surat menyurat jadi surat digital dan elektronik sebenarnya akan lebih memudahkan pekerjaan yang ada.

Urusan disposisi juga masih bisa dilakukan dalam persuratan digital, hal ini dikarenakan disposisi adalah urusan penting yang terdapat di sebuah perusahaan. Disposisi sebenarnya memiliki kegunaan dan fungsi untuk mengetahui petunjuk atau tindakan yang harus dilakukan oleh bawahan.

Iklan – Artikel dilanjutkan di bawah

Ini bersifat segera yang berarti perintah harus langsung dilakukan dan dikerjakan sesuai petunjuk. Dengan adanya disposisi juga untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima serta mengetahui bagaimana surat tersebut ditindaklanjuti.

Oleh karena itu, disposisi surat wajib ada dalam perusahaan agar staf admin bisa tahu tindakan yang akan dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar mengingat ini harus disesuaikan dengan perintah atasan.

Untuk itu Anda harus memahami pula alur pencatatan surat pada lembar disposisi agar bisa mendapatkan tindaklanjut sesegera mungkin. Dikutip dari penelitian Jurnal Administrasi Bisnis (ATRABIS) berikut adalah alur pencatatan surat pada lembar disposisi:

1. Staff Biro Umum menerima surat masuk dari kurir dan kemudian menandatanganilembar tanda terima surat, sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Penandatangananini penting dan harus dilakukan karena, jika tidak ada bukti tanda tangan penerimaansurat maka surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu sampai benar-benar

terdapat bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.

2. Staff Biro Umum kemudian memisahkan surat yang telah diterimanya, memisahkanantara surat masuk dari dalam ( contohnya Nota Dinas) dan surat masuk dari luar(contohnya permohonan peminjaman tempat, permohonan biaya, permohonan pialaGubernur dan lain lain). Pemisahan ini dilakukan guna mempermudah prosespencatatan surat yang akan dikelola dan mempermudah staff untuk mencatat surat

penting yang akan dikelola terlebih dahulu.

3. Setelah surat masuk tersebut dipisahkan kemudian, surat di catat pada lembar disposisirangkap 2. Rangkap dua lembar disposisi ini berwarna pink dan putih. Lembardisposisi rangkap 2 tersebut ketika proses pencatatan telah selesai maka akan di sobek untuk dipisahkan. Lembar disposisi berwarna pink akan di distribusikan kepadabagian-bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan di simpan untuk di

arsipkan.

4. Setelah surat diberikan lembar disposisi, surat diberikan kepada pimpinan untukdiberikan instruksi agar surat bisa di tindak lanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi

pimpinan.

5. Setelah lembar disposisi diberikan instruksi oleh pimpinan, kemudian lembar disposisidi input ke sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai data dari instansi

tersebut.

6. Setelah selesai di input di sistem, surat yang telah diberikan lembar disposisi didistribusikan kepada bagian-bagian yang sesuai dengan surat untuk ditindak lanjutilebih jauh agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan olehpimpinan. Dan setelah di distribusikan dan ditindak lanjuti maka pencatatan surat pada

lembar disposisi telah terselesaikan.

Artikel Asli

Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat

Ciri-ciri kartu kendali

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

Keuntungan menggunakan kartu kendali

Lebih efisien dibanding buku agenda
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
Menghilangkan pencatatan berulang
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
Memudahkan penyusunan arsip
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

Prosedur surat masuk penting

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti, untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali: