Apa yang dimaksud dengan MRP Material Requirement Planning )?

Dalam proses produksi tentu saja harus ada bahan yang diolah. Untuk memastikan bahan baku atau raw material yang akan diproses siap sedia, ada berbagai macam cara yang harus dilakukan oleh perusahaan manufaktur. Material Requirement Planning (MRP) adalah salah satu cara itu. Apa itu MRP? Dan bagaimana impactnya terhadap proses perencanaan produksi dan kontrol persediaan (PPIC)?

MRP adalah sebuah cara yang ditempuh perusahaan manufaktur untuk memastikan ketersediaan raw material yang akan diproduksi menjadi barang jadi dan siap untuk dijual.

Perusahaan manufaktur yang sifat produksinya adalah berdasarkan Sales Order biasanya hanya akan memproduksi barang saat ada pesanan dari konsumen. Bahkan, dalam kasus tertentu, production order tidak akan diproses jika tidak ada down payment (DP) dari konsumen terlebih dahulu. Biasanya, model produksi seperti itu kita sebut dengan pull. Lalu apa hubungannya dengan MRP? Sabar ya.

Proses produksi pull sudah memiliki rencana produk apa yang akan dibuat. Artinya, pihak PPIC sudah tahu, berapa jumlah barang yang akan dibuat. Dari dasar jumlah barang jadi yang dibutuhkan itu, pasti bisa ditarik ke belakang. Berapa barang setengah jadi (WIP) yang dibutuhkan. Tarik ke belakang lagi dan lagi, hingga akhirnya akan diketahui berapa bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat barang jadi tersebut. Tentu saja, perhitungan itu sudah didapatkan sesuai dengan rumus produksi yang ada. Misalnya untuk membuat satu barang jadi A dibutuhkan dua buah barang setengah jadi B. Lalu untuk membuat satu barang setengah jadi B, dibutuhkan 3 buah bahan baku C. Artinya, kalau yang dipesan adalah 100 barang jadi A, dengan perhitungan yang pas, kita akan tahu kalau kita membutuhkan 600 bahan baku C. Itulah satu bagian dari MRP.

Satu bagian saja? Artinya masih ada bagian yang lain.

Bagian yang lain dari MRP adalah jika stok bahan baku yang ada ternyata tidak mencukupi untuk membuat barang jadi yang dipesan oleh konsumen. Tentu saja, perusahaan manufaktur dituntut untuk menyediakan barang itu bukan? Itulah, yang kemudian membuat perusahaan harus segera memesan bahan baku untuk digunakan oleh departemen produksi. Yap, itulah bagian kedua dari MRP.

Jadi, dalam penjelasan singkat, MRP adalah proses perhitungan kebutuhan material untuk memproduksi menjadi barang jadi yang dipesan, sekaligus jika ternyata stok materialnya tidak mencukupi, perusahaan harus segera membeli bahan baku yang dibutuhkan.

Tentu saja, dalam praktiknya, perusahaan pasti akan kerepotan untuk menentukan angka-angka yang bermain di sana. Karena selain jumlah barang, PPIC juga dituntut untuk memastikan material yang dibeli tidak melebihi dari batas maksimal harga yang ada. Mengapa? Karena kalau belinya lebih mahal, bisa mengakibatkan HPP untuk barang jadi yang harganya sudah deal (Customer Quotation) menjadi membengkak. Artinya? Ya perusahaan rugi. Simpel.

Nah, biasanya agar perhitungan seperti itu lebih mudah, perusahaan bisa mengandalkan software ERP yang saat ini sudah disediakan oleh banyak Software House. SAP, Oracle, Microsoft Dynamic, dan RUN System adalah beberapa software ERP yang bisa dilirik oleh perusahaan manufaktur.''renoade''

Pengadaan bahan baku merupakan salah satu bagian terpenting dalam siklus rantai pasok yang merupakan pokok aliran bisnis perusahaan. Sistem pengadaan bahan baku yang baik, akan mendukung lancarnya produksi perusahaan dan penghematan dari sisi biaya produksi. Namun demikian, permasalahan yang sering muncul adalah biaya persediaan akan menjadi lebih mahal dan terganggunya proses produksi akibat sistem pengelolaan yang kurang efisien dan optimal. Oleh karena itu, manajemen operasi yang bijaksana dibutuhkan untuk mengelola persediaan yang baik. Material Requirement Planning (MRP) merupakan suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan suatu perencanaan produksi.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk identifikasi permasalahan sistem perencanaan bahan baku perusahaan, membangun suatu sistem perencanaan bahan baku yang optimal dengan pendekatan sistem MRP dan melakukan komparasi antara sistem perencanaan bahan baku perusahaan dengan sistem MRP. Tahap-tahap penelitian yang dilakukan meliputi proses identifikasi permasalahan sistem pengadaan bahan baku di perusahaan kemudian dilakukan pengumpulan data. Proses yang dilakukan dalam pengolahan data adalah peramalan hasil penjualan, perencanaan agregat, penyusunan Bill of Material, dan jadwal induk produksinya. Berdasarkan hasil dari jadwal induk produksi, dilakukan perencanaan kebutuhan bahan baku dengan metode MRP dan perhitungan biaya persediaannya. Hasil yang diperoleh dalam penelitian ini adalah sistem perencanaan bahan baku dengan menggunakan metode MRP dapat melakukan perencanaan secara lebih detail dan mampu menekan biaya total material investment jauh lebih rendah sehingga perusahaan mampu menghemat biaya persediaan sebesar Rp 2.104.525,58 atau sekitar 83,03 % dari total biaya persediaan yang harus dikeluarkan.

Procurement of raw materials is one of the most important parts of the supply chain cycle which is the company's principal business flow. The good raw materials procurement system will support the company's production smoothly and save the production costs. However, the problems that often arise are the more expensive inventory costs and the disruption on production processes due to inefficiency and the less optimum of management systems. Therefore, prudent operation management is required for better inventory management. Material Requirement Planning (MRP) is a method for determining what, when and how the number of components and materials are needed to meet the needs of a specific production. The purpose of this study was to identify the problems in raw materials companies planning system and establish a system of optimal raw materials planning systems using MRP systems approach. This study also makes a comparison between the raw material planning system with and without the company's MRP system. The research stages consists of problem identification on raw materials procurement system in the company, data collection, data processing and system planning, and compare the systems proposed to conventional systems. The data processing and system planning is carried out by predict sales results, planed the aggregate, prepares the Bill of Materials, and makes the master production schedule. Next, based on the results of master production scheduling, we conduct the material requirements planning using MRP method and the inventory cost calculation. Finally, we compare the raw materials companies planning system with and without of MRP method for system’s performance evaluation. The results on system’s performance evaluation shows that the raw material planning system using MRP planning methods have an advantage for a more detailed planning and lowers the cost of the investment material. Using the system proposed, the company is able to save on inventory costs as much as Rp. 2,104,525.58 or approximately 83.03% of the total inventory cost.

Kata Kunci : Pengadaan bahan baku, rantai pasok, Material Requirement Planning(MRP), biaya persediaan

Bisnis kadang bukan hanya soal menghasilkan keuntungan, melainkan tentang memberikan nilai tambah. Tidak heran jika banyak pebisnis yang memilih bergerak di sektor manufaktur. Alasannya untuk menghasilkan produk yang bermanfaat sama dengan memberi nilai tambah dalam hidup konsumen.

Seperti kebanyakan bisnis, terdapat berbagai hal yang perlu kamu perhatikan bila ingin menjalankan bisnis manufaktur, salah satunya Material Requirements Planning (MRP). Sebenarnya, apa itu MRP? 

Mengenal Material Requirements Planning (MRP)

MRP adalah sistem manajemen inventori berbasis komputer yang didesain untuk meningkatkan produktivitas bisnis. Biasanya, software atau aplikasi MRP diterapkan untuk mengetahui jumlah bahan baku yang dibutuhkan dalam memproduksi suatu barang. 

Dengan kata lain, sistem akan menunjukkan bahan apa yang dibutuhkan, jumlah kebutuhan bahan, serta kapan bahan-bahan tersebut diperlukan. Menilik pengertiannya, wajar saja bila sistem ini banyak digunakan di industri manufaktur. 

Umumnya, perusahaan yang memanfaatkan sistem MRP tidak akan mengalami kekurangan atau kelebihan stok bahan. Sistem akan selalu membuat estimasi terkait pengolahan bahan baku menjadi produk. Bahkan, sistem tersebut bisa menjadwalkan pengirimannya secara otomatis.

Pentingnya Material Requirements Planning (MRP) serta tantangannya

Dapat dikatakan, MRP memberikan visibilitas bisnis ke dalam kebutuhan inventaris yang diperlukan untuk memenuhi permintaan. Jadi, sistem ini membantu bisnis Anda mengoptimalkan tingkat inventaris dan jadwal produksi. 

Tanpa pengetahuan tersebut, perusahaan akan memiliki visibilitas dan daya tanggap yang terbatas. Akibatnya perusahaan mungkin memesan terlalu banyak persediaan, yang meningkatkan biaya penyimpanan dan mengikat lebih banyak uang tunai dalam persediaan. Padahal, uang tunai tersebut seharusnya dapat digunakan di area bisnis yang lain.

Dampak buruk lain akibat pengetahuan terbatas terkait inventaris adalah perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan karena bahan baku yang tidak mencukupi. Tentunya, hal ini dapat menyebabkan bisnis kehilangan penjualan, pembatalan kontrak, dan kehabisan stok.

Setiap gangguan dalam siklus produksi atau penundaan perakitan mengakibatkan peningkatan biaya produksi dan penurunan output.

Karena itu, perusahaan manufaktur sangat bergantung pada MRP sebagai sistem perencanaan pasokan untuk merencanakan dan mengontrol inventaris, penjadwalan, dan produksi. Namun, MRP juga relevan di banyak industri lain, mulai dari ritel hingga restoran. Gunanya untuk menciptakan keseimbangan antara penawaran dengan permintaan.

Terlepas dari pentingnya sistem yang satu ini, MRP juga mempunyai tantangan tersendiri. Meskipun menggunakan solusi MRP jauh lebih baik daripada menggunakan spreadsheet untuk perencanaan persediaan, hasilnya tergantung seberapa valid daya yang kamu masukkan ke dalam sistem. 

Semakin baik bisnis memahami dan mendokumentasikan prosesnya, maka semakin baik pula sistem MRP dan dapat memberikan output.

Maka dari itu, diperlukan memasukkan data ketersediaan inventaris yang benar, waktu untuk menyelesaikan perakitan yang sesuai, perhitungan limbah yang tepat, dan waktu tunggu sesuai dengan informasi vendor. 

Jika tidak, jadwal produksi yang dibuat akan menjadi tidak akurat. MRP tidak dapat menentukan jadwal produksi dan bahan yang diperlukan jika data tidak diperhitungkan dalam catatan inventaris, tagihan bahan, serta jadwal produksi induk.

Fungsi Material Requirements Planning (MRP)

Dari penjelasan di atas, terlihat jelas bahwa MRP berkaitan erat dengan pengelolaan persediaan barang atau inventory management. Sistem MRP dapat melakukan pemesanan bahan baku secara tepat, menentukan jumlah barang atau bahan baku yang bersangkutan, serta menetapkan waktu produksi serta pengiriman.

Tentunya, selain berhubungan dengan inventori, sistem MRP juga berperan penting dalam pengaturan jadwal atau prioritas. Pasalnya, sistem ini akan memesan bahan baku tepas saat barang tersebut dibutuhkan. Dengan begitu, keterlambatan pasokan bahan baku dapat dicegah. 

Berbicara produksi pasti tidak lepas dari production site atau pabrik. Tiap-tiap pabrik mempunyai plan capacity atau kapasitas produksi yang perlu diperhitungkan. Nah, sistem MRP dapat membantumu rencana pembagian beban pekerjaan dengan lebih lengkap dan tepat.

Latar belakang sistem Material Requirements Planning (MRP)

Perencanaan kebutuhan material atau MRP adalah salah satu sistem yang cukup awal dari sistem teknologi informasi (TI) terintegrasi. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas bisnis dengan menggunakan komputer dan teknologi perangkat lunak.

Sistem manajemen persediaan MRP pertama kali berkembang pada 1940-an dan 1950-an. Perusahaan menggunakan komputer mainframe untuk mengekstrapolasi informasi dari daftar bahan pembentuk produk jadi tertentu ke dalam rencana produksi serta pembelian. 

Tidak lama kemudian, sistem MRP diperluas untuk memasukkan loop umpan balik informasi sehingga manajer produksi dapat mengubah dan memperbarui input sistem sesuai kebutuhan.

Pada generasi MRP berikutnya, perencanaan sumber daya manufaktur, dimasukkan pula aspek pemasaran, keuangan, akuntansi, teknik, dan sumber daya manusia ke dalam proses perencanaan.

Konsep terkait yang berkembang pada MRP adalah perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang menggunakan teknologi komputer untuk menghubungkan berbagai area fungsional di seluruh aspek bisnis. Karena analisis data dan teknologi menjadi lebih canggih, sistem yang lebih komprehensif pun dikembangkan untuk mengintegrasikan MRP dengan aspek lain dalam proses manufaktur.

Cara kerja Material Requirements Planning (MRP)

Pada dasarnya, MRP dirancang untuk menjawab tiga pertanyaan: apa barang yang dibutuhkan? Berapa banyak barang yang dibutuhkan? Kapan barang tersebut dibutuhkan?

Beberapa dari kamu mungkin bertanya, bagaimana cara kerja MRP sehingga dapat merencanakan hal tersebut?

Secara singkat, MRP bekerja mundur dari rencana produksi barang jadi. Rencana produksi diubah menjadi daftar persyaratan untuk merakit bagian-bagian yang lebih kecil dan bahan baku yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk akhir pada jadwal yang ditetapkan.

Dengan kata lain, MRP adalah sistem yang ditujukan untuk mencari tahu bahan dan barang yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tertentu. MRP membantu produsen memahami persyaratan inventaris sambil menyeimbangkan penawaran dan permintaan produk.

Teknologi ini memberikan informasi bagi manajer yang menguraikan data mentah seperti daftar muatan barang serta masa simpan bahan. Jadi, manajer memiliki informasi detail terkait kebutuhan baik tenaga kerja maupun persediaan yang akan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi produksi.

Tahap-tahap Material Requirements Planning (MRP)

Dalam penerapannya, proses MRP dapat dipecah menjadi empat tahap dasar seperti di bawah ini:

1. Membuat perkiraan permintaan serta kebutuhan bahan untuk memenuhinya

Tahap awal dari MRP atau Manufacturing Requirements Planning adalah menentukan permintaan pelanggan. Berikutnya, analisis persyaratan atau hal yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan tersebut. 

Biasanya, MRP memecah permintaan menjadi bahan baku serta komponen tertentu. Caranya, memanfaatkan bill of material yang berisi daftar bahan mentah, rakitan, dan komponen yang diperlukan. 

1. Bandingkan permintaan dengan persediaan dan alokasikan sumber daya 

Ketika permintaan dari konsumen masuk, daftar permintaan dibandingkan terlebih dahulu dengan inventaris yang sudah dimiliki. Selanjutnya, inventaris tersebut didistribusikan ke titik-titik di mana persediaan dibutuhkan. Jadi, MRP juga mengatur alokasi sumber daya yang dimiliki oleh bisnis.

Setelah itu, sistem MRP akan menghitung jumlah waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan manufaktur. Biasanya, batas waktu ditentukan agar produk tidak melewati tempo yang diminta konsumen.

Perlu diingat, setelah bahan mentah menjadi produk, masih ada proses pengiriman sebelum permintaan diterima oleh konsumen. Karena itu, ketepatan waktu manufaktur merupakan salah satu faktor krusial. 

1. Pemantauan proses produksi 

Tahap terakhir dari sistem MRP adalah memantau proses produksi agar tiap masalah yang mungkin timbul dapat segera diatasi. 

MRP dapat secara otomatis memperingatkan manajer jika ada proses yang tertunda. Bahkan, sistem ini bisa menyarankan rencana darurat untuk memenuhi tenggat waktu produksi. 

Material Requirements Planning (MRP) dalam industri manufaktur

Bill of material (BOM) merupakan salah satu input penting dalam MRP atau perencanaan kebutuhan material. Umumnya, BOM terdiri dari daftar bahan mentah, komponen, dan rakitan yang diperlukan untuk membangung, memproduksi, atau memperbaiki produk. 

BOM akan menentukan hubungan antara produk akhir yang disebut juga sebagai permintaan independen dengan komponen (permintaan dependen). Permintaan independen didefinisikan sebagai permintaan yang berasal dari luar pabrik atau sistem produksi. Sebaliknya, permintaan dependen mengacu pada komponen atau tergantung pada bagian yang dibutuhkan untuk membentuk suatu produk..

Perusahaan perlu mengelola jenis dan jumlah bahan yang dibeli secara strategis, merencanakan produk mana yang akan diproduksi, dan jumlah dari produk yang akan dihasilkan. 

Selain itu, perusahaan juga butuh memastikan bahwa mereka mampu memenuhi permintaan pelanggan baik saat ini maupun di masa mendatang. Catatan pentingnya, seluruh kegiatan produksi diupayakan dilakukan dengan biaya serendah mungkin.

Nah, MRP membantu perusahaan mempertahankan tingkat persediaan yang tepat. Pasalnya, membuat keputusan yang kurang tepat di setiap area siklus produksi akan menyebabkan perusahaan merugi. Dengan mempertahankan tingkat persediaan yang sesuai, produsen dapat lebih menyelaraskan produksi dengan naik dan turunnya permintaan.

Jenis data yang perlu dipertimbangkan oleh Material Requirement Planning (MRP)

Dalam proses pelaksanaannya, ada beberapa jenis data yang perlu dipertimbangkan oleh MRP. Adapun data-data tersebut antara lain:

• Nama produk akhir yang sedang dibuat: 

Dalam BOM, hal Ini kadang disebut permintaan independen atau Level "0".

• Informasi tentang ‘berapa’ dan ‘kapan’ 

Informasi yang dimaksud adalah dua pertanyaan penting dalam MRP yaitu; berapa jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan? Kapan produk tersebut dibutuhkan?

• Umur simpan setiap bahan baku.

• Catatan status persediaan

Catatan bahan bersih yang tersedia untuk digunakan. Perlu diingat, catatan ini meliput catatan bahan yang sudah tersedia (di gudang produksi) dan bahan yang sudah dipesan dari pemasok.

Tagihan tersebut terdiri dari rincian bahan, komponen, dan rakitan yang diperlukan untuk membuat setiap produk.

Ini mencakup semua batasan dan arahan untuk menghasilkan item seperti alur kerja, standar tenaga kerja dan mesin, standar kualitas dan pengujian, teknik ukuran lot, serta input lainnya.

Kesimpulan

MRP adalah sistem yang dapat membantu bisnis mengetahui bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi, menghitung jumlahnya, serta menentukan waktu kapan bahan tersebut dibutuhkan. 

Setidaknya, ada dua keuntungan yang dapat diperoleh bisnis bila menerapkan sistem MRP. Pertama, tidak ada risiko penumpukan persediaan stok bahan baku yang berakhir meningkatkan biaya pengelolaan stok. Berikutnya, mencegah risiko bisnis tidak mampu memenuhi permintaan konsumen akibat kekurangan bahan baku produk. 

Sebagai catatan, MRP hanya bisa membantu bisnis menyeimbangkan pasokan bahan baku secara akurat bila kamu memasukkan data yang valid ke dalam sistem.