Apa saja bukti transaksi yang diperlukan perusahaan dalam melakukan penjualan secara tunai?

Dalam kegiatan transaksi sehari-hari, baik online maupun offline kita akrab dengan yang namanya bukti transaksi. Terkadang, kita menyebutnya sebagai kwitansi atau invoice pembayaran. 

Bukti transaksi biasanya kamu dapatkan saat membeli barang di minimarket, mal, coffee shop, atau marketplace. Seiring dengan kemajuan zaman, banyak pelaku UMKM juga menyediakan struk pembayaran sebagai invoice pembayaran yang keluar dari mesin EDC. 

Lalu, apa sebenarnya invoice pembayaran dan apa pula fungsinya? Dalam artikel ini, Lifepal akan membahas secara lengkap mengenai bukti transaksi, fungsi dan jenis dan macam-macamnya. 

Pengertian bukti transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen sebagai bukti yang mendukung serta mengesahkan transaksi yang telah dilakukan.

Sementara menurut Otoritas Jasa Keuangan, bukti transaksi menjadi dokumen sebagai tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan. 

Bukti transaksi atau invoice pembayaran memuat transaksi yang terjadi pada sebuah bisnis atau perusahaan, baik dengan pihak internal maupun eksternal. Biasanya memuat nama atau jenis transaksi, tanggal, dan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. 

Invoice pembayaran sangat dibutuhkan sebagai catatan yang menjadi rujukan dalam pembuatan laporan keuangan. Jika invoice pembayaran tidak ada atau tidak valid, akan menyebabkan masalah di kemudian hari. 

Sebagai konsumen, terkadang kamu juga menyimpan invoice pembayaran untuk dipakai sewaktu-waktu jika ada permasalahan dengan penjual atau melakukan klaim. 

Fungsi bukti transaksi

Bagi bisnis atau perusahaan, invoice pembayaran memegang peran yang sangat penting. Bagian keuangan bahkan tidak akan mau mencatat transaksi yang tidak ada buktinya. 

Berikut ini beberapa fungsi invoice pembayaran dalam dunia bisnis. 

• Mengetahui pihak-pihak yang terlibat sehingga memudahkan bagian keuangan untuk mengkonfirmasi transaksi tersebut. 
• Sebagai dasar pencatatan keuangan dalam akuntansi karena memuat data keuangan yang mempengaruhi posisi harta, kewajiban dan modal perusahaan.  
• Menghindari adanya duplikasi dalam pengumpulan atau pencatatan data keuangan. 
• Meminimalisasi kesalahan yang bisa saja terjadi karena tidak adanya bukti transaksi. 

Jenis bukti transaksi

Berdasarkan jenisnya, invoice pembayaran dapat dibagi menjadi dua yaitu. 

1. Bukti internal

Bukti dari transaksi yang dilakukan di internal perusahaan saja. Transaksi internal perusahaan bisa melibatkan bagian-bagian di dalam divisi perusahaan tersebut dan berpotensi dalam mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. 

Contoh invoice pembayaran internal antara lain memo yang diberikan oleh atasan kepada divisi atau bagian tertentu (bukti memorandum), bukti kas keluar, dan bukti kas masuk.

Implementasi transaksi internal antara lain gaji karyawan, biaya-biaya penyusutan, dan pengalokasian beban usaha. 

2. Bukti eksternal

Invoice pembayaran antara perusahaan dan pihak luar yang mempengaruhi posisi keuangan. Adapun pihak luar yang dimaksud dapat berupa konsumen langsung (pada transaksi penjualan), mitra, maupun transaksi utang piutang dengan pihak bank atau lainnya. 

Contoh invoice pembayaran itu banyak ragamnya seperti invoice, kwitansi, faktur dan lain sebagainya. 

Macam-macam bukti transaksi

Beberapa macam invoice pembayaran yang disebutkan di bawah ini mungkin membuat kamu bingung tentang perbedaannya.

Untuk itu, Lifepal jelaskan pengertian dari macam-macam invoice pembayaran yang selama ini kita kenal.

1. Kwitansi

Kwitansi adalah bukti atas terjadinya transaksi pembayaran yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi ditandatangani pihak yang menerima uang dan pihak yang memberikan pembayaran. 

Baik pihak penerima maupun pembayar sama-sama mendapatkan kwitansi. Pihak penerima membutuhkannya untuk dasar pencatatan pada laporan keuangan. 

Kwitansi memuat informasi sebagai berikut.

• Nama transaksi (maksud dan tujuan dilakukannya transaksi)
• Nama pihak yang memberikan dan menerima uang
• Nominal uang
• Tanggal terjadinya transaksi 
• Tanda tangan penerima dan pemberi. 

2. Nota

Nota adalah bukti pembayaran atau penjualan secara tunai yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nota dapat dibuat dua salinan untuk disimpan oleh penjual dan pembeli. 

3. Nota debet

Nota debet adalah nota yang berfungsi sebagai permintaan secara resmi pengurangan harga, pengurangan utang, maupun koreksi harga atau jumlah barang kepada pihak penjual. 

Nota debet dibuat saat pembeli merasa ada ketidaksesuaian seperti jumlah barang yang dikirim tidak sebanyak yang seharusnya. Fungsi nota yakni agar tidak membuat konflik saat pencatatan dan bukti dalam aktivitas stock opname. 

4. Nota kredit

Nota kredit merupakan tindak lanjut dari nota debet di mana nota kredit memberikan bukti persetujuan penjual atas permohonan pengurangan harga dari pembeli. 

Nota kredit akan berdampak pada pengurangan piutang pada laporan keuangan. Selain itu, nota kredit juga digunakan sebagai bukti untuk sinkronisasi bagian administrasi dengan tim di lapangan. 

5. Faktur (invoice)

Faktur adalah dokumen tertulis yang memuat catatan transaksi penjualan yang diberikan kepada penjual kepada pembeli. Faktur memuat informasi sebagai berikut. 

• Nama pembeli
• Alamat lengkap
• Tanggal transaksi
• Tanggal pengiriman
• Nomor referensi/pemesanan
• Persyaratan pembayaran (berupa tanggal jatuh tempo dsb)
• Nama barang yang ditransaksikan beserta harganya
• Total harga

Faktur dapat dikirim oleh penjual sebanyak dua kali yakni sebelum permintaan pelanggan diproses dan setelahnya. Namun, ada juga yang memberikan satu kali saja setelah barang selesai diproses. 

6. Cek

Cek adalah perintah tidak bersyarat yang diberikan nasabah kepada pihak bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada pihak yang membawa lembaran cek tersebut atau pihak yang tertulis dalam cek. 

Oleh karena itu, cek terbagi dalam dua jenis, yakni: 

• Cek atas nama (Aan Order), yaitu cek yang di dalamnya terdapat nama penerima dana tersebut. Bank hanya bisa melaksanakan perintah penyaluran dana kepada nama yang tertera di dalam cek. 
• Cek Atas Pembawa (Aan Tonder), yaitu cek yang tidak menyertakan nama penerimanya. Bank yang dikenai kewajiban akan memberikan dana kepada siapa saja yang memberikan cek tersebut. 

6. Bilyet giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari pihak pemilik dana kepada bank tertarik untuk melakukan pemindahbukuan sejumlah dana kepada rekening penerima. 

7. Rekening koran

Ringkasan riwayat transaksi dari sebuah akun rekening, baik rekening individu maupun perusahaan. Rekening koran memuat informasi debet dan kredit berupa tarik tunai, transfer dan sebagainya. 

8. Bukti memorandum

Bukti yang dibuat oleh pimpinan suatu perusahaan kepada divisi terkait/pihak berwenang untuk kejadian yang terjadi di dalam perusahaan. 

9. Bukti setoran bank

Bukti yang dikeluarkan pihak bank kepada nasabah yang melakukan setoran kepada pihak bank. 

10. Bukti kas masuk

Bukti kas masuk adalah bukti bahwa perusahaan telah menerima uang tunai. 

11. Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah bukti pembayaran atau pengeluaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Bukti kas keluar biasanya dipakai untuk pembayaran gaji, biaya perlengkapan kantor dan lain-lain.

Itulah informasi mengenai bukti transaksi. Buat kamu yang mau tahu lebih banyak tentang perbankan atau asuransi? Lihat pertanyaan populer seputar topik-topik tersebut di Tanya Lifepal.

Tanya jawab seputar bukti transaksi

Ketika Anda melakukan sebuah pencatatan atau menganalisis laporan keuangan, hal mendasar yang harus tersedia adalah bukti transaksi. Mungkin Anda sering mendengar mengenai kwitansi, bon, invoice dan lainnya itu semua merupakan contoh dari bukti transaksi, baik bukti transaksi perusahaan dagang ataupun lainnya.

Bukti transaksi adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai alat untuk merekam seluruh transaksi yang terjadi.

Lalu apa pengertian bukti transaksi tersebut? Pengertian bukti transaksi adalah suatu dokumen autentik atau asli, yang mana fungsi bukti transaksi ini sering digunakan sebagai alat untuk mencatat setiap keuangan.

Seperti halnya jika sebuah perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa, maka dari pembelian barang tersebut perusahaan akan mendapatkan bukti transakasi bahwa telah melakukan pembelian atas barang dan jasa tersebut.

Namun begitupun sebaliknya, apabila perusahaan menjual barang atau jasa maka perusahaan akan memberikan sebuah bukti transaksi perusahaan dagang kepada konsumen.

Contoh bukti transaksi ini dinilai sangat penting dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan. Sebab apabila dengan adanya bukti transaksi, maka tingkat keefektifan sumber daya ekonomi perusahaan dapat dinilai, sehingga bisa dijadikan sebagai bahan untuk mengambil sebuah keputusan.

Selain itu, ketika membuat sebuah pencatatan atau pembukuan dalam perusahaan diperlukan adanya analisis bukti transaksi agar pencatatan tersebut valid. Maka dari itu, fungsi bukti transaksi sangatlah berguna dalam membuat pencatatan dan pembukuan.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bukti transaksi, berikut dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai apa saja contoh bukti transaksi dalam sebuah perusahaan.

10 Macam Bukti Transaksi Perusahaan

1. Bukti Transaksi Kwitansi

Contoh bukti transaksi ini merupakan sebuah bukti yang digunakan pada saat melakukan transaksi penerimaan sejumlah uang. Bukti kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu diserahkan kepada yang melakukan pembayaran, kwitansi ini juga merupakan bukti jenis transaksi perusahaan dagang.

Sebab kwitansi ini terdiri dari dua bagian, yaitu yang pertama diberikan kepada pihak yang membayar, dan sedangkan bagian yang tertinggal (Sub atau Bonggol Kwitansi) dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang bagi perusahaan.

Untuk mencatat bukti transaksi perusahaan dagang ini, berikut ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu:

• Mencatat nama lengkap yang memberikan uang.

• Mencatat nominal yang diserahkan atau dibayarkan.

• Tujuan dari pembayaran.

• Tempat dan tanggal penyerahan uang.

• Nama lengkap beserta tanda tangan penerima.

2. Bukti Nota Kontan

Yang dimaksud dari bukti nota kontan ini adalah sebuah dokumen yang dibuat dan diberikan penjual kepada pembeli. Di mana lembar pertama (asli) diserahkan kepada pihak pembeli sedangkan lembar copynya disimpan oleh pihak penjual sebagai sebuah bukti transaksi atas penjualan tunai.

Adapun beberapa hal yang harus Anda isi dan perhatikan ketika ingin mencatat bukti transaksi ini yaitu :

• Mencatat nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan nota.

• Nomor nota.

• Menulis tanggal transaksi

• Mencatat Jenis barang yang dibeli.

• Jumlah barang yang dibeli.

• Mencatat harga satuan pada sebuah barang atau jasa.

3. Faktur Penjualan

Faktur penjualan ini merupakan dokumen di mana berisi tentang transaksi antara pembeli dan penjual.

Untuk melakukan pencatatan pada faktur ini, adapun yang harus Anda isi dalam faktur penjualan ini yaitu:

• Nama

• Jumlah

• Harga barang

• Data perusahaan baik penjual dan juga pembeli

• NPWP

• Pajak Pertambahan Nilai

Analisis bukti transaksi ini menjadi salah satu bukti sebuah perusahaan melakukan pembelian terhadap perusahaan lain dan juga menjadi arsip untuk melakukan penagihan di kemudian hari.

Selain itu faktur penjualan ini juga menjadi salah satu hal yang harus Anda simpan dengan baik karena fungsi bukti transaksi ini digunakan untuk merekam jumlah piutang yang ada.

4. Bukti Transaksi Setoran Bank

Untuk bukti setoran bank bisa dilakukan oleh pihak perusahaan atau bahkan dari pihak bank itu sendiri. Untuk perusahaan besar, biasaya pihak bank akan memberikan bukti setoran bank kepada pihak perusahaan agar memudahkan perusahaan ketika melakukan transaksi.

Ketika Anda ingin membuat transaksi keuangan, Anda juga perlu membuat sebuah rekonsilasi bank tersebut agar memastikan bahwa pencatatan perusahaan dengan bank sudah sesuai.

Tentunya bukti transaksi ini menjadi hal yang memudahkan karena Anda sudah tidak perlu repot lagi untuk mengisi slip setoran saat berada di bank.

Karena bukti setoran bank biasanya rangkap, tentu hal ini menjadi arsip langsung bagi perusahaan. Bukti setoran ini tentu akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar.

5. Bukti Faktur Pembelian

Faktur ini merupakan sebuah bukti tertulis di mana perusahaan telah melakukan pembelian atas barang tertentu. Dalam faktur ini sudah tertera jelas data perusahaan yang menjual dan membeli barang dan beserta tanggal transaksinya.

Faktur pembelian akan didapat ketika Anda membeli barang dari supplier. Adapun beberapa poin yang terdapat dalam faktur pembelian ini yaitu:

• Nama

• Identitas perusahaan baik sebagai pembeli dan penjual

• Nomor transaksi

• Detail transaksi

• Harga yang harus dibayar

• Stempel perusahaan

• Tenggat waktu (apabila transaksi dilakukan dengan kredit)

6. Bukti Kas Keluar

Salah satu yang menjadi hal terpenting dalam akuntansi adalah mengharuskan pencatatan setiap hal yang menyangkut keuangan perusahaan dan melakukan analisis bukti transaksi yang sudah pernah dilakukan.

Biasanya kas keluar digunakan untuk membiayai setiap perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan perkantoran.

Dalam bukti kas keluar ini tentu berisi keterangan sebuah perusahaan, tanggal kejadian, keterangan nama dan jasa yang digunakan, dan dalam kas keluar juga harus tersedia jumlah uang yang dikeluarkan.

Namun agar dokumen bisa dapat dipertanggungjawabkan dibutuhkan tanda tangan dari bagian keuangan seperti pada kasir, manajer keuangan atau pihak yang memiliki otoritas dengan bagian keuangan di sebuah perusahaan.

7. Bukti Transaksi Kas Masuk

Selain bukti kas masuk adapun terdapat bukti kas keluar, bukti kas keluar ini merupakan sebuah dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang diterima oleh perusahaan.

Kas masuk ini berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan oleh customer yang sudah melakukan pembayaran untuk cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya.

8. Bukti Cek

Cek bisa diartikan sebagai perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, kemudian pihak bank akan membayarkan sejumlah uang yang sudah tertulis dalam cek kepada orang yan membawa surat atau yang namanya sudah tertulis pada surat cek tersebut.

Bukti cek ini terdiri dari dua bagian yaitu:

• Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran tersebut.

• Dan pada bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.

9. Bukti Memorandum

Yang dimaksud dengan bukti memorandum adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemimpin perusahaan atau orang yang sudah diberikan wewenang untuk suatu kejadian yang sedang berlangsung pada sebuah internal perusahaan yang bersangkutan.

Contoh bukti transaksi pada momorandum ini seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.

10. Faktur Pajak

Bukti transaksi ini merupakan sebuah nota yang berisi pembeli dan penjual yang telah membayar sejumlah pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Apabila suatu saat dilakukan audit ataupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, maka faktur ini dapat ditunjukkan sebagai bukti patuh kepada aturan negara.

Selain itu bukti fatur ini juga dapat digunakan sebagai tanda pengusaha telah melakukan pembayaran dan melakukan pelaporan masa PPN sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.

Adapun komponen yang terdapat dalam faktur pajak ini adalah seperti:

• Nama.

• Alamat.

• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang mneyerahkan BKP.

• Jenis BKP yang diserahkan.

• Mencantumkan harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

• Pajak penjualan atas barang mewah (PPnBM) yang dipunggut.

• Kode, nomor dan tanggal pembuatan faktur.

Dari jenis-jenis bukti transaksi di atas tentu sangat penting digunakan untuk laporan keuangan agar bisa sebagai pengawasan pembukuan keuangan dan bukti saat terjadi audit.

Terutama pada pembukuan manual, proses penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan dengan benar. Hal ini dikarenakan pembukuan manual rentan dengan kesalahan pencatatan yang memungkinkan Anda mengalami kerugian akibat kesalahan pencatatan tersebut.

Agar mengurangi kesalahan dalam pencatatan, Anda dapat menggunakan software akuntansi yang dapat membantu pembukuan Anda secara cepat dan tepat, salah satu software nya yaitu Harmony.

Harmony adalah software akuntansi online yang bisa membantu Anda mengelola keuangan usaha dengan cepat dan tanpa repot. Harmony praktis dan mudah digunakan serta memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang akan mempermudah Anda dalam menjalankan usaha. Silahkan coba gunakan GRATIS Harmony 30 hari dengan mendaftar di sini.

Anda juga bisa mendapatkan informasi tentang akuntansi, keuangan, pajak, bisnis dan marketing di media sosial Harmony. Follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.

Bagaimana jika Anda adalah pebisnis yang sibuk sehingga tidak sempat membuat laporan keuangan? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi.