10 aturan etiket email teratas 2022

Kate Allman

Kate Allman

Jurnalis, editor, dan presenter multiplatform

Diterbitkan 8 Juni 2017

"Balas semua" yang tidak disengaja pada email pribadi pasti terjadi lebih dari yang ingin ditangani oleh departemen SDM, tulis Kate Allman.KATE ALLMAN.

Pada 2015 sebuah studi oleh Adobe Systems menemukan bahwa rata -rata pekerja menghabiskan 6,3 jam per hari menyaring dan menanggapi email. Itu lebih dari 30 jam per minggu, dan 63 hari penuh setiap tahun. & Nbsp;

Anda akan berpikir semua latihan akan membuat kami ahli dalam seni komunikasi email. Namun entah bagaimana banyak profesional masih salah. "Balas semua" yang tidak disengaja pada email pribadi pasti lebih sering terjadi daripada yang ingin ditangani oleh departemen SDM. & NBSP; dan berapa kali Anda secara pribadi menerima email yang tidak relevan, tidak pantas, agresif atau sekadar tidak perlu? & NBSP;

Sayangnya Anda tidak dapat "melepaskan" email yang tidak disusun dengan buruk, kecuali perusahaan Anda menggunakan Gmail dan Anda menangkap kesalahan Anda dalam waktu 10 detik setelah membuatnya. Menurut David Gitkos dari global digital forensik, setelah email telah mendarat di kotak masuk penerima tidak ada cara untuk mencegah kerusakan, "kecuali Anda pergi ke komputer mereka dan menghapusnya". & NBSP;

Rachel Clements, direktur layanan psikologis di Sydney's Center for Corporate Health, mengatakan cara terbaik untuk menghindari potensi jebakan adalah dengan mengikuti daftar peraturan untuk etiket email, sebelum mengirim sesuatu yang mungkin Anda sesali. Clements membuat konflik yang hidup memediasi di tempat kerja dan telah melihat email yang tidak direkrut dengan baik memicu e-wars kantor penuh.

Untuk menghindari e-perang dan mengelola kotak masuk hubungan profesional Anda ke kotak masuk, ia menyarankan mengikuti sepuluh tips praktis ini.

10 Aturan untuk Etiket Email

1. Gunakan baris subjek yang jelas dan profesional: Penerima Anda harus mengetahui apa yang akan ditimbulkan oleh email. Banyak orang akan memutuskan apakah mereka akan membuka email tergantung pada baris subjek. Selain itu, untuk seseorang yang mendapat ratusan email sehari, baris subjek yang to the point memudahkan mereka untuk memilah -milah kotak masuk mereka dan kembali ke email tertentu pada waktu tertentu.: Your recipient should be aware of what the email will entail. Many people will decide whether they will open an email depending on the subject line. Additionally, for someone who gets hundreds of emails a day, a subject line that is to the point makes it easy for them to sort through their inbox and come back to a particular email at a given time.
2. Proofread setiap email yang Anda kirim: Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau profesional. Sudahkah Anda mengeja nama penerima dengan benar? Apakah ada kesalahan ejaan? Apakah Anda menggunakan struktur kalimat yang sesuai, termasuk kapitalisasi dan tanda baca yang benar? Tidak memastikan hal -hal ini dipenuhi mengkompromikan profesionalisme dan berpotensi kredibilitas email Anda. Make sure there are no grammatical or professional errors. Have you spelt the recipient’s name correctly? Are there spelling errors? Are you using appropriate sentence structures, including correct capitalisation and punctuation? Not ensuring these things are met compromises the professionalism and potentially the credibility of your email.
3. Tulis email Anda terlebih dahulu sebelum memasukkan alamat email penerima: Jika Anda secara tidak sengaja mengirim pesan terlalu dini, selalu praktik terbaik untuk menulis konten email Anda terlebih dahulu untuk menghindari pengiriman prematur. In case you accidentally send the message too early, it is always best practice to write the contents of your email first to avoid any premature sending.
4. Memperluas itu, Anda juga harus memeriksa ulang Anda memasukkan penerima yang benar: tidak ada yang lebih buruk daripada mengirim email ke jess yang salah atau dokumen rahasia ke perusahaan yang salah. Selalu ada waktu untuk memeriksa lagi. you should also double check you entered the correct recipient: There is nothing worse than sending an email to the wrong Jess or a confidential document to the wrong company. There is always time to check again.
5. Pastikan Anda semua penerima yang relevan: tidak profesional untuk meninggalkan kolega atau klien dari rantai email yang relevan. Berhati -hatilah dengan siapa yang harus diberitahu tentang suatu materi yang diberikan dan menghormati itu. It is unprofessional to leave out a colleague or client from a relevant email chain. Be mindful of who should be informed about a given matter and respect that.
6. Tetapi juga, Anda tidak selalu harus "membalas semua": tidak selalu perlu untuk "membalas semua" dalam rantai email. Pikirkan siapa yang perlu membaca tanggapan Anda dan membuat keputusan eksekutif itu. Tidak ada yang mau membaca rantai email dari 20 orang yang tidak ada hubungannya dengan mereka.: It isn’t always necessary to “reply all” in an email chain. Think about who needs to read your response and make that executive decision. No one wants to read an email chain from 20 people that has nothing to do with them.
7. Ingat perbedaan antara "to" dan "cc": letakkan yang ada di bidang "ke" jika Anda memerlukan respons dari mereka, dan yang ada di bidang "CC" jika Anda hanya fyiing mereka. Put those in the “to” field if you require a response from them, and those in the “CC” field if you are just FYI’ing them.
8. Balas email Anda: Kebanyakan orang di beberapa titik merasa dibanjiri oleh banyaknya email yang harus mereka saring, sehingga sulit untuk memberikan tanggapan kepada setiap orang. Tetapi membalas email bertindak sebagai etiket email yang bagus, terutama jika pengirim mengharapkan tanggapan. Setidaknya mengakui Anda menerima email, tetapi akan kembali ke pengirim di lain waktu, adalah alternatif profesional untuk mengabaikan atau menghindari email tertentu.Most people at some point have felt swamped by the large amount of emails they have to sift through, making it difficult to give a response to every single one. But replying to an email acts as good email etiquette, especially if the sender is expecting a response. At least acknowledging you received the email, but will get back to the sender at a later time, is the professional alternative to ignoring or avoiding certain emails.
9. Gunakan blok tanda tangan Anda: Jika penerima Anda tidak tahu apa -apa tentang Anda, mereka mungkin skeptis dengan keaslian konten email Anda. Lebih profesional untuk memasukkan nama lengkap, judul, perusahaan Anda, dan nomor kontak Anda. Ini menunjukkan apa dan siapa yang Anda wakili Plus memberikan jalan yang jelas untuk kontak lebih lanjut.If your recipient doesn’t know anything about you, they may be skeptical of the authenticity of the content of your email. It is more professional to include your full name, title, your company and your contact number. It shows what and who you represent plus provides a clear avenue for further contact.
10. Gunakan tingkat formalitas yang sesuai: misalnya, mulailah dengan "Dear _____", gunakan "tolong" dan "terima kasih" jika perlu, dan selalu akhiri email Anda dengan frasa yang sesuai, "salam", "terima kasih", " Hormat kami ”dan seterusnya. For instance, begin with “Dear _____”, use “please” and “thank you” where necessary, and always end your email with the appropriate phrase, “Kind regards”, “Thank you”, “Sincerely” and so on.
11. Dan ingat, simpan email singkat dan to the point: Tidak ada yang mau membaca sepotong teks yang sangat besar, dan sering membuat orang pergi. Anda selalu dapat menindaklanjuti masalah ini nanti, Anda bahkan dapat menyarankan agar mereka menelepon Anda jika mereka memiliki "pertanyaan atau masalah apa pun.": No one wants to read an enormous chunk of text, and it often puts people off. You can always follow up on the matter later, you could even suggest for them to give you a call if they have “any queries or concerns.”